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DownloadAlguma vez já teve dificuldades em acompanhar as horas de trabalho da sua equipe e calcular os custos? Criamos um Timesheet Template para ajudar com isso. Este modelo ajuda a gerir todas as horas de trabalho, incluindo pausas e horas extras, em um único lugar. Ele analisa o desempenho e as finanças com painéis semanais e mensais. Além disso, você pode criar automaticamente relatórios em PDF para monitorar e validar as horas de trabalho mensais.
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Desta forma, você não terá que se preocupar com horas extras inesperadas afetando o orçamento da sua empresa ou com pagamentos incorretos. Para as equipes, uma Folha de Ponto pode levar a economias de custos através de uma gestão de tempo mais inteligente. Os freelancers podem ter a certeza de que cada hora trabalhada é devidamente registrada e paga. E a melhor parte? Poupa-lhe tempo na organização e nos cálculos, dando-lhe mais liberdade para se concentrar em outros projetos e tarefas.
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Antes de usar o modelo, é útil saber como ele está configurado. Os campos destacados em azul - ou texto azul - são onde você precisa inserir suas informações, e eles são essenciais para o funcionamento correto do modelo. Os campos pretos possuem fórmulas e cálculos especiais. Tenha cuidado para não apagar os campos com números pretos ou fazer grandes alterações, pois eles são importantes para o funcionamento adequado do modelo.
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Este modelo foi projetado para facilidade de uso e apresenta abas organizadas por cor para fácil navegação: azul para 'Abas de entrada', verde para 'Abas do painel' e cinza para 'Abas de relatórios e PDFs'. As abas azuis são onde você insere seus dados, incluindo detalhes da empresa, nomes de funcionários, supervisores e as horas que cada funcionário trabalha diariamente. Esta seção também é onde você registra as horas específicas de trabalho. As abas do painel verde atualizam automaticamente com gráficos que ilustram os dados que você inseriu nas abas de entrada. Esses visuais ajudam você a entender o total de horas trabalhadas, distinguindo entre horas regulares e horas extras. Por fim, as abas cinza são designadas para a geração automática de PDFs, disponíveis sob demanda. Estes PDFs oferecem um panorama abrangente.
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Entender como registrar suas horas com precisão é crucial para maximizar os benefícios deste modelo. O processo começa na aba 'Campos', onde você configura as informações iniciais. Na seção 'Campos de planilha de horas', insira detalhes para funcionários e supervisores conforme necessário. Na tabela "Distribuição do supervisor", parte da seção "Detalhes da planilha de horas", vincule cada supervisor aos seus respectivos funcionários. Esta configuração permite que o modelo preencha automaticamente os campos relacionados.
Você também pode adicionar motivos de ausência e dois campos personalizáveis adaptados às necessidades específicas da sua empresa.Esta flexibilidade permite o rastreamento de vários elementos, como clientes, projetos, departamentos ou qualquer outra informação pertinente. Essas configurações estarão disponíveis como opções de menu suspenso, simplificando o processo de preenchimento da planilha de horas.
Para registrar horas, vá para a aba 'Entrada de planilha de horas', estruturada em seções distintas para facilitar a entrada de dados:
Preencher esses detalhes aciona duas seções de cálculo automatizadas: 'Horas de trabalho' e 'Cálculo de pagamento'. Essas seções analisam o custo do dia de trabalho, incluindo horas regulares e extras, que exploraremos mais adiante.
Gerenciar adequadamente as horas extras é essencial para controlar os custos operacionais. Em nosso Modelo de Planilha de Horas, você pode configurar as regras de cálculo de horas extras na aba "Campos" de acordo com suas necessidades. Você pode escolher entre cálculos cumulativos diários ou semanais para horas extras.Optar pelo cálculo diário significa que o modelo levará em conta qualquer hora extra trabalhada por um funcionário em uma base diária, fornecendo pagamento adicional por essas horas, independentemente do total de horas trabalhadas durante a semana. Por outro lado, o método de acumulação semanal calcula horas extras apenas se o total de horas semanais de um funcionário exceder as horas padrão de trabalho semanal, oferecendo uma abordagem mais precisa para a gestão do orçamento.
Você também pode personalizar a duração da semana de trabalho para se alinhar com o cronograma da sua equipe, seja de cinco, seis ou sete dias. Essa personalização garante que a carga de trabalho semanal e as horas extras sejam calculadas com precisão para uma gestão de custos eficaz. Detalhes sobre as horas de trabalho diárias, taxas horárias e taxas de horas extras são inseridos na tabela "Horas de trabalho dos funcionários" na seção "Detalhes da planilha de horas". Você pode atribuir a cada funcionário suas horas diárias e taxas esperadas, com o modelo calculando automaticamente o total de horas semanais esperadas com base nos dias de trabalho especificados.
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Após essa configuração inicial, a aba "Entrada da planilha de horas" se torna o local para o registro diário de horas e o cálculo de custos.Ao inserir os horários de início e fim, juntamente com as pausas, o modelo processa automaticamente essas informações para gerar insights nas duas últimas seções: "Horas de trabalho" para rastrear o total de horas regulares e extras, e "Cálculo de pagamento," que avalia os custos associados a essas horas com base nos parâmetros definidos na guia "Campos".
Uma vez que as configurações iniciais são feitas na guia "Campos" e as horas são registradas, os painéis oferecem uma análise abrangente e detalhada dos resultados. A guia "Resumo Semanal" serve como um ponto crucial para revisar como as horas foram alocadas durante uma semana escolhida. Inclui filtros para períodos de tempo - como ano e mês - e categorias específicas, como funcionários e supervisores, o que facilita a análise granular.
O painel apresenta uma clara divisão das horas trabalhadas totais juntamente com os custos incorridos, distinguindo entre horas regulares e extras. Utiliza gráficos para representar a distribuição de horas e custos entre os funcionários e por dia, aumentando a visibilidade das dinâmicas operacionais. Além disso, rastreia o total de dias de folga tirados pelos funcionários, categorizados por motivo, o que auxilia na gestão precisa e promove uma melhor coordenação dentro da equipe.
Na parte inferior da aba, o modelo consolida os dados da semana, detalhando datas, funcionários, dias de trabalho e o custo total. Essas informações semanais se estendem ao painel mensal, que compila os dados de todo o mês selecionado. Esse nível de análise pode revelar tendências de trabalho, identificar áreas onde as horas extras são excessivas e apoiar o planejamento estratégico para a alocação de pessoal em projetos futuros.
Nosso Modelo de Folha de Ponto inclui recursos para a criação de relatórios em PDF que fornecem insights detalhados sobre as horas de trabalho em níveis individuais e de equipe. Essas abas vêm equipadas com uma função de filtragem e permitem a geração de relatórios para períodos de tempo específicos.
A aba "Relatório de Folha de Ponto" é adaptada para a geração de relatórios individuais de funcionários. Essa função é particularmente útil para o rastreamento detalhado de horas e simplifica o processo de validação pelos supervisores, incluindo espaços para as assinaturas necessárias. Este relatório personalizado ajuda a manter a transparência e a responsabilidade pelas horas de trabalho de cada funcionário. Em contrapartida, a aba "Relatório de Funcionário" agrega as horas trabalhadas por todos os funcionários que reportam a um supervisor específico em um único relatório abrangente. Esta visão coletiva permite aos supervisores avaliar eficientemente o total de horas trabalhadas pela sua equipe, estabelecendo uma base sólida para a verificação das horas reportadas e a gestão da produtividade da equipe.
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Após definir o período que deseja exportar seus relatórios, você pode emiti-los em PDF. Veja como:
Você também pode inserir seu próprio logotipo no modelo. Para fazer isso, siga estas etapas:
Uma vez inserida, a imagem aparecerá sobre as células. Você pode clicar e arrastar a imagem para posicioná-la onde quiser. Para redimensionar a imagem, clique nela e arraste qualquer canto ou alça lateral.
O Modelo de Planilha de Horas aprimora a gestão das horas de trabalho, equipado com opções de entrada de dados personalizáveis e cálculos automatizados para horas e custos, simplificando assim a tomada de decisões operacionais para otimizar as horas da equipe e a utilização do orçamento.Este modelo visa melhorar os resultados, enquanto seu design amigável economiza tempo, permitindo que você se concentre em outras tarefas cruciais.
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