Voila! You can now download this spreadsheet
Downloadآیا تا به حال با پیگیری ساعات کار تیم خود و محاسبه هزینه ها مشکل داشته اید؟ ما یک Timesheet Template را برای کمک به این موضوع ایجاد کردیم. این الگو به شما کمک می کند تا تمام ساعات کار، از جمله وقت استراحت و اضافه کاری، را در یک مکان مدیریت کنید. این الگو عملکرد و مالی را با داشبوردهای هفتگی و ماهانه تجزیه و تحلیل می کند. علاوه بر این، شما می توانید به صورت خودکار گزارشات PDF ایجاد کنید تا ساعات کار ماهانه را پایش و تأیید کنید.
Questions and answers
به این ترتیب، دیگر نیازی به نگرانی در مورد اضافه کاری غیرمنتظره که بودجه شرکت شما را تحت تأثیر قرار می دهد یا پرداخت درست و عادلانه نداشته باشید. برای تیم ها، یک برگه زمان می تواند منجر به صرفه جویی در هزینه ها از طریق مدیریت هوشمندانه زمان شود. فریلنسرها می توانند مطمئن باشند که هر ساعت کاری به درستی ثبت و پرداخت می شود. و بهترین بخش؟ این به شما زمان صرفه جویی می کند در سازماندهی و انجام محاسبات، به شما آزادی بیشتری برای تمرکز بر روی پروژه ها و وظایف دیگر می دهد.
Questions and answers
قبل از استفاده از الگو، مفید است که بدانید چگونه آن را تنظیم کرده اید. فیلدهای برجسته آبی - یا متن آبی - جایی هستند که شما باید اطلاعات خود را وارد کنید و برای کار درست الگو ضروری هستند. فیلدهای سیاه فرمول ها و محاسبات خاصی دارند. مراقب باشید که فیلدهایی با اعداد سیاه را حذف نکنید یا تغییرات بزرگی ایجاد نکنید، زیرا آنها برای کار درست الگو مهم هستند.
Questions and answers
این الگو برای سهولت استفاده طراحی شده است و دارای برگه هایی است که با رنگ برای ناوبری آسان سازماندهی شده اند: آبی برای 'برگه های ورودی'، سبز برای 'برگه های داشبورد' و خاکستری برای 'برگه های گزارشات و PDF ها'. برگه های آبی جایی هستند که شما داده های خود را وارد می کنید، از جمله جزئیات شرکت، نام کارمندان، سرپرستان و ساعاتی که هر کارمند روزانه کار می کند. این بخش همچنین جایی است که شما برای ساعات کاری خاص وارد سیستم می شوید. برگه های داشبورد سبز به طور خودکار با نمودارهایی که داده هایی را که در برگه های ورودی وارد کرده اید نشان می دهد، تازه می شوند. این تصاویر بصری به شما کمک می کنند تا ساعات کل کاری را درک کنید، بین ساعات معمولی و اضافه کاری تمایز قائل شوید. در نهایت، برگه های خاکستری برای تولید خودکار PDF ها، در دسترس درخواست، اختصاص یافته اند. این PDF ها یک مجموعه جامع ارائه می دهند.
Questions and answers
درک چگونگی ثبت دقیق ساعات کاری برای بیشترین استفاده از این الگو بسیار حیاتی است. فرآیند در برگه 'Fields' شروع می شود، جایی که شما اطلاعات اولیه را تنظیم می کنید. در بخش 'Timesheet fields'، جزئیات مربوط به کارمندان و سرپرستان را به میزان نیاز وارد کنید. در جدول "توزیع سرپرست"، که بخشی از بخش "جزئیات Timesheet" است، هر سرپرست را به کارمندان مربوطه خود متصل کنید. این تنظیمات باعث می شود الگو بتواند زمینه های مرتبط را به طور خودکار پر کند.
شما همچنین می توانید دلایل غیبت و دو زمینه قابل سفارشی سازی را اضافه کنید که به نیازهای خاص شرکت شما متناسب باشد.این انعطاف پذیری امکان ردیابی عناصر مختلفی مانند مشتریان، پروژه ها، دپارتمان ها یا هر اطلاعات مربوطه دیگری را فراهم می کند. این تنظیمات به عنوان گزینه های منوی کشویی در دسترس خواهند بود، که فرآیند تکمیل timesheet را ساده می کند.
برای ثبت ساعات، به برگه 'ورودی Timesheet' بروید، که به بخش های متمایز برای ورود داده ها به راحتی ساخته شده است:
پر کردن این جزئیات باعث فعال شدن دو بخش محاسبه خودکار می شود: 'ساعات کاری' و 'محاسبه پرداخت'. این بخش ها هزینه روز کاری را تحلیل می کنند، از جمله ساعات معمولی و اضافه کاری، که ما بیشتر بررسی خواهیم کرد.
مدیریت صحیح اضافه کاری برای کنترل هزینه های عملیاتی ضروری است. در قالب Timesheet ما، شما می توانید قوانین محاسبه اضافه کاری را در برگه "Fields" بر اساس نیازهای خود تنظیم کنید. شما می توانید بین محاسبات تجمعی روزانه یا هفتگی برای اضافه کاری انتخاب کنید.انتخاب محاسبه روزانه به معنی این است که الگو برای هر ساعت اضافه کاری که توسط یک کارمند در طول روز انجام می شود، حساب می کند و برای این ساعات حقوق اضافی ارائه می دهد، بدون توجه به ساعات کلی کارکرد در طول هفته. از سوی دیگر، روش تجمع هفتگی فقط زمانی اضافه کاری را محاسبه می کند که ساعات کلی هفتگی یک کارمند بیشتر از ساعات کاری استاندارد هفتگی باشد، رویکردی دقیق تر به مدیریت بودجه ارائه می دهد.
شما همچنین می توانید مدت زمان کار هفتگی را برای هماهنگی با برنامه تیم خود سفارشی کنید، چه پنج، شش یا هفت روز باشد. این سفارشی سازی اطمینان می دهد که بار کاری هفتگی و اضافه کاری به طور دقیق محاسبه می شوند برای مدیریت هزینه های موثر. جزئیات در مورد ساعات کار روزانه، نرخ های ساعتی، و نرخ های اضافه کاری در جدول "ساعات کار کارمندان" زیر بخش "جزئیات برگه زمان" وارد می شوند. شما می توانید برای هر کارمند ساعات روزانه و نرخ های مورد انتظار خود را اختصاص دهید، با الگویی که به طور خودکار ساعات هفتگی مورد انتظار کلی را بر اساس روزهای کاری مشخص می کند.
Questions and answers
پس از این راه اندازی اولیه، برگه "ورودی برگه زمان" مکانی برای ورود ساعات روزانه و محاسبه هزینه می شود.هنگامی که شما زمان شروع و پایان را وارد می کنید، همراه با وقفه ها، الگو به طور خودکار این اطلاعات را پردازش می کند تا در دو بخش نهایی بینش هایی را ایجاد کند: "ساعات کاری" برای ردیابی کل ساعات معمولی و اضافه کاری، و "محاسبه پرداخت," که هزینه های مرتبط با این ساعات را بر اساس پارامترهای تعیین شده در برگه "Fields" ارزیابی می کند.
پس از اینکه تنظیمات اولیه در برگه "Fields" انجام شده و ساعات ثبت شده اند، داشبوردها تحلیل جامع و دقیقی از نتایج را ارائه می دهند. برگه "خلاصه هفتگی" به عنوان نقطه محوری برای بررسی چگونگی تخصیص ساعات در طول یک هفته انتخاب شده عمل می کند. این شامل فیلترهایی برای دوره های زمانی مانند سال و ماه و دسته بندی های خاص مانند کارمندان و ناظران است، که تحلیل دقیق را تسهیل می کند.
داشبورد یک تجزیه و تحلیل واضح از کل ساعات کاری را در کنار هزینه های بوجود آمده، با تمایز بین ساعات معمولی و اضافه کاری، ارائه می دهد. از نمودارها برای نشان دادن توزیع ساعات و هزینه ها در بین کارمندان و بر اساس روز استفاده می کند، که دیدگاهی را در دینامیک های عملیاتی افزایش می دهد. علاوه بر این، این تعداد کل روزهای تعطیل گرفته شده توسط کارمندان را ردیابی می کند، که بر اساس دلیل دسته بندی شده است، که در مدیریت دقیق کمک می کند و هماهنگی بهتری در تیم را ترغیب می کند.
در پایین تب، الگو داده های هفتگی را جمع آوری می کند، تاریخ ها، کارمندان، روزهای کاری و هزینه کل را تفصیل می دهد. این بینش هفتگی به داشبورد ماهانه گسترش می یابد که داده های کل ماه انتخاب شده را جمع آوری می کند. این سطح از تجزیه و تحلیل می تواند روندهای کاری را کشف کند، نقاطی را که اضافه کاری بیش از حد است را مشخص کند و در برنامه ریزی استراتژیک برای کادر کارمندان در پروژه های آینده پشتیبانی کند.
الگوی Timesheet ما شامل ویژگی هایی برای ایجاد گزارشات PDF است که بینش های دقیقی در مورد ساعات کاری در سطوح فردی و تیمی ارائه می دهد. این تب ها با یک عملکرد فیلترینگ مجهز هستند و امکان تولید گزارشات برای بازه های زمانی خاص را فراهم می کند.
تب "گزارش Timesheet" برای تولید گزارشات کارمندان فردی طراحی شده است. این عملکرد به خصوص برای ردیابی دقیق ساعت مفید است و فرآیند تأیید توسط ناظران را ساده می کند، از جمله فضاهایی برای امضاهای لازم. این گزارش شخصی سازی شده به حفظ شفافیت و مسئولیت پذیری برای ساعات کار هر کارمند کمک می کند. در مقابل، تب "گزارش کارمند" ساعات کاری تمام کارمندانی که به یک ناظر خاص گزارش می دهند را در یک گزارش جامع تجمیع می کند. این نمای کلی به ناظران امکان می دهد تا ساعات کلی که تیم آنها کار کرده است را به طور کارآمد ارزیابی کنند، زمینه ای مستحکم برای تأیید ساعات گزارش شده و مدیریت بهره وری تیم را فراهم می کند.
Questions and answers
پس از تنظیم دوره ای که می خواهید گزارشات خود را صادر کنید، می توانید آنها را در PDF صادر کنید. اینجا چگونگی انجام آن را می بینید:
همچنین می توانید لوگوی خود را در قالب وارد کنید. برای این کار، این مراحل را دنبال کنید:
پس از وارد کردن، تصویر بر روی سلول ها ظاهر می شود. می توانید روی تصویر کلیک کنید و آن را به هر جایی که می خواهید بکشید. برای تغییر اندازه تصویر، روی آن کلیک کنید و دسته های گوشه یا کنار را بکشید.
قالب Timesheet به مدیریت ساعات کاری کمک می کند، با گزینه های ورود داده های قابل سفارشی و محاسبات خودکار برای ساعات و هزینه ها، بنابراین تصمیم گیری عملیاتی را برای بهینه سازی ساعات تیم و استفاده از بودجه ساده می کند.این الگو با هدف بهبود نتایج طراحی شده است، در حالی که طراحی کاربرپسند آن زمان را صرفه جویی می کند، به شما امکان می دهد تا بر روی وظایف حیاتی دیگر تمرکز کنید.
Voila! You can now download this spreadsheet
Download