Projektplan

Sammanfattning

Behöver du hålla ditt team engagerat och projekt i tid? Vi har skapat en Projektplan kalkylmall som har allt du behöver för att organisera, samordna, hantera och planera ditt nästa projekt. Vår Projektplan mall inkluderar ett projektcharter, intressentregister, uppgiftslista, triagematriser, riskpanel och visualiseringar för att spåra dina framsteg, antingen med Kanban eller Agile projektledningsramverket. Oavsett din ledningsstil och layoutpreferenser för projektplanen kan denna mall laddas ner och anpassas helt efter dina behov. Låt oss nu granska hur man använder detta kalkylblad för dina projektledningsbehov.

Bygg och anpassa din projektledningsmall

Börja med fliken Fält, där de väsentliga fälten är organiserade enligt vilka flikar som refererar till dem. Under Kanban, definiera prioriteten och stadierna som ditt projekt kommer att referera till. Under Charter, lista teammedlemmarna och de intressenivåer och inflytandenivåer de kommer att bedömas av. Under Risk, definiera de sannolikhetsnivåer och allvarlighetsnivåer din organisation använder, vilka också visas nedan i riskmatrisen. Och under Triage, inkludera nivåerna av brådskande och betydelse, samt påverkan och ansträngning som används i triagematriserna, kan anpassas.

Ställ in rätt struktur och projektstart

Projektstadgan låter projektledare lägga till alla specifika detaljer relaterade till detta projekts omfattning, ledarskap, budget, begränsningar, milstolpar och deadlines. Under projektstadgan listar projektintressentregistret alla relevanta roller, deras kontaktinformation, om de är interna eller externa, deras intressenivå och inflytande i projektet, samt eventuella specifika förväntningar eller kommunikationskrav. Visste du att projektledare spenderar 90% av sin tid på kommunikation?

Men, 47% av teamen kallade möten för deras #1 tidsslöseri, så ta deras föredragna kommunikationskrav på allvar. I botten inkluderar projektbudgetberäkningarna den totala kostnaden, planerad och faktisk kostnad, återstående budget och procent använd hittills. Dessa beräkningar får sin data från uppgiftslistan.

Uppgiftslista

På fliken Uppgiftslista, ange alla uppgifter som utgör ett givet projekt. Börja med de övergripande uppgiftsinmatningarna, inklusive ett anpassat ID, uppgiftstiteln, ansvariga teammedlemmar och arbetsframstegsfält. Dessa framstegsfält är redigerbara, så projektledare kan spåra arbetsframsteg när det slutförs i realtid. Ange sedan startdatum, förfallodatum och slutligt slutföringsdatum.Kanban- och agila sektionerna är valfria fält för att visualisera din projektplaneringstidslinje.

Nu, ange de ekonomiska uppgifterna för varje uppgift. Dessa inkluderar baslinjekostnaden, det förväntade marknadsvärdet för uppgiften; den planerade budgeten, den summa pengar som avsatts för denna uppgift; den faktiska kostnaden, eller den del av budgeten som hittills har spenderats. Slutligen finns det återstående budgeten, eller den summa pengar som återstår från din planerade budget.

Detta beräknas genom att subtrahera den faktiska kostnaden från den planerade budgeten. Och om det är negativt, betyder det att du har överskridit budgeten. Den använda procenten beräknas automatiskt genom att dela den faktiska kostnaden med den planerade budgeten. Och den linjära prognostiserade kostnaden delar den faktiska kostnaden med arbetsframstegsprocenten för att bestämma vad det totala projektet troligen kommer att kosta. De ekonomiska uppgifterna för alla uppgifter summeras för att definiera den totala budgeten. Dessa fält är avsedda att uppdateras i realtid. För varje $1 miljard som investeras i USA, slösades $122 miljoner bort på grund av brist på projektresultat.

Så se till att hålla din uppgiftslista uppdaterad, så att din totala projektbudget också är uppdaterad. Slutligen kan du definiera eventuella risker som är förknippade med uppgiften, och nivåerna av betydelse, brådskande, inverkan på det totala projektet.

Dessa indata gör det möjligt för alla intressenter att bedöma potentiella riskområden att planera runt och triagera uppgifter baserat på deras betydelse och inverkan. Glöm inte, du kan ladda ner och anpassa denna projektplanmall just nu!

Ta hänsyn till risker och triagera uppgifter för att prioritera.

Under fliken Triage, triagera uppgifter och avgör vilka som är viktigast. Använd först en åtgärdsprioriteringsmatris för att analysera inverkan av en uppgift jämfört med den ansträngning som krävs för att prioritera arbetet. Alla uppgifter i kvadranten med hög inverkan, låg ansträngning är snabba vinster och bör slutföras först och främst. Alla uppgifter som har hög inverkan och hög ansträngning är stora projekt som bör prioriteras över de fylla i och otacksamma uppgifterna nedan.

Vad om målet är att prioritera uppgifter baserat på deras brådskande nivå? Eisenhower-matrisen nedan klassificerar uppgifter baserat på deras brådskande och betydelse. Till exempel, alla uppgifter som både är brådskande och viktiga representeras i den gröna rutan och bör "göras" omedelbart. Medan de som är viktiga men inte brådskande bör planeras för i enlighet med detta, och de i kvadranten brådskande men inte viktiga bör delegeras till andra att slutföra. Allt som inte är brådskande och inte viktigt? Radera.

Varje risk är märkt enligt uppgifts-ID som är associerat med varje uppgift på uppgiftslistan. För att definiera dessa risker, ange deras detaljer i riskbeskrivningskolumnen, så att teammedlemmar vet vad som är mest på spel med varje uppgift. Analys är makt, och denna flik är avsedd att förutse flaskhalsar så att du kan vara förebyggande i dina föreskrivna åtgärder för att undvika flaskhalsar, omfångskrypning eller ännu värre resultat innan de inträffar.

Kanban eller Agile

För att visualisera projektledningstidslinjen i realtid har vi tillhandahållit både kanban- och agile-vyer. Kanban-brädet använder ett stegsystem som färgkodar kort baserat på deras prioriteringsnivå och inkluderar en framstegsindikator som visar hur långt varje uppgift har kommit. En gräns för arbete-i-processen högst upp förhindrar att något särskilt skede blir alltför överbelastat. Om ett specifikt skede överskrider gränsen för antalet tillåtna uppgifter i det skedet läggs de överflödiga uppgifterna till i den respektive kökolumnen för det skedet. Objekt i kön laddas sedan tillbaka in i skedet när andra uppgifter är slutförda.

Medan Kanban fungerar med den smidiga hanteringsramen, ger Agile-fliken en enkel Gantt-diagramvisualisering för att visa uppgifter efter deras sprints. Sprints definieras på uppgiftslistan och visas först i numerisk ordning, sedan i alfabetisk ordning. Med alla dessa projektledningsverktyg kommer du att ha allt du behöver för att slutföra alla projekt i tid, varje gång. Kom ihåg, du kan ladda ner och anpassa detta projektplaneringskalkylblad just nu för att spara tid och timmar av arbete. Nu, om du vill ha fler projektledningsverktyg för att presentera dina projektrelaterade insikter med interna eller externa intressenter, kolla in vår Project Plan presentationsmall explainer nu.