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DownloadBesoin d'un moyen de gérer et de résoudre des problèmes concurrents ? Utilisez notre modèle de Suivi des problèmes tableur pour planifier, attribuer, gérer, rapporter et suivre l'avancement de plusieurs problèmes. Une liste de problèmes compile toutes les tâches ouvertes, qui sont ensuite visualisées via des vues kanban, tableau de bord et diagramme de Gantt. Les types de problèmes sont codés en couleur et entièrement personnalisables pour suivre les domaines de problèmes récurrents les plus importants. Les problèmes potentiels pourraient être de nouvelles fonctionnalités à développer, des bugs à résoudre, des tâches récurrentes ou des refontes de l'expérience utilisateur.
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Alors, comment pouvez-vous créer votre propre suivi des problèmes dans Excel ? Pour un suivi des problèmes qui fonctionne comme Jira, vous devez planifier, attribuer, gérer, rapporter et suivre l'avancement d'une série de problèmes concurrents, qu'il s'agisse de nouvelles fonctionnalités, de bugs, de tâches hebdomadaires récurrentes ou de refontes de l'expérience utilisateur. Les suivis des problèmes sont essentiels pour toute industrie, comme l'a récemment révélé une enquête de Gartner qui a trouvé que quatre-vingt-huit pour cent des conseils d'administration considèrent la cybersécurité comme un risque commercial plutôt que comme un simple problème technique informatique. (Source)
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Mais vous n'avez pas besoin d'un logiciel de suivi des problèmes sophistiqué pour gérer vos flux de travail.Ci-dessous, nous allons vous montrer comment vous pouvez créer votre propre modèle de suivi des problèmes dans Excel ou Google Sheets et quels composants inclure pour utiliser avec, ou remplacer, un outil logiciel de gestion de projet de suivi des problèmes existant comme Jira. Pour gagner du temps, vous pouvez également télécharger et personnaliser notre modèle Suivi des problèmes.
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Il s'agit d'un modèle de feuille de calcul de suivi des problèmes que nous avons créé et qui est destiné à compléter le système logiciel de suivi des problèmes que vous utilisez. Pour créer le nôtre, nous avons commencé par faire une liste de problèmes pour suivre les tickets ouverts, puis nous avons divisé cette liste en une section de rapporteur pour celui qui ouvre le ticket et une section de résolveur pour celui à qui le ticket est attribué. Les rapporteurs peuvent être soit des membres de l'équipe interne, soit des clients externes qui rencontrent des problèmes. Un graphique en haut montre la disponibilité du résolveur afin que les gestionnaires sachent quel emploi du temps est le plus ouvert pour attribuer de nouveaux problèmes. Chaque ticket a également sa propre clé d'identification, qui peut être définie par nous, ou par le logiciel de billetterie que nous utilisons.
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Ensuite, le type de problèmes est répertorié, qu'il s'agisse d'un bug, d'une nouvelle fonctionnalité, d'une tâche, d'une sous-tâche, d'une histoire, ou d'une épopée, qui est un ticket de problème qui représente un projet global qui est décomposé en tâches spécifiques appelées histoires d'utilisateurs."Epics" aident les chefs d'équipe à gérer le parcours de l'utilisateur et les tâches associées, tandis que les "user stories" sont des demandes et des besoins dans le parcours de l'utilisateur du client. Donc, si vous êtes un chef de projet qui doit gérer un projet massif, vous le placez dans un epic, décomposé en histoires, tâches et sous-tâches.
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Votre liste de problèmes de suivi des problèmes devrait trier les problèmes par type. Dans notre exemple, nous définissons ces entrées dans l'onglet Champs ici. Votre onglet Champs devrait également définir les niveaux de priorité de vos problèmes, qui peut ouvrir un ticket, les étapes de votre flux de travail et le statut des tickets. Dans notre variation, chaque type de problème est codé par couleur, et les noms de type sont modifiables dans l'onglet Champs.
Maintenant que vous avez chargé tous les problèmes sur une liste de problèmes, vous avez besoin d'un moyen de suivre tous ces problèmes visuellement. Dans notre exemple, nous proposons trois visualisations : un tableau de bugs, un tableau de bord et un diagramme de Gantt - qui est entièrement personnalisable.
Alors, disons que vous voulez suivre le cadre agile que Jira utilise. Ce tableau de bugs utilise une visualisation kanban qui fonctionne avec le style de gestion agile pour trier les problèmes par étape de flux de travail. Suivant le style kanban, ils sont codés par couleur en fonction de la priorité.Dans Agile, le format de flux de travail le plus simple consiste à avoir une étape de backlog, une étape en cours, une étape de revue de code ou d'assurance qualité, puis une étape complète. Vous devriez également fournir quelques filtres comme nous l'avons fait en haut, surtout si vous êtes un manager ou que vous travaillez avec plusieurs membres de l'équipe afin que les individus puissent filtrer leurs métriques les plus importantes.
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En parlant d'indicateurs de performance clés, vous voudrez également créer une sorte de tableau de bord pour faciliter le suivi des problèmes. Dans notre modèle, nous avons créé des graphiques à secteurs pour suivre les problèmes par leur statut et leur priorité, ainsi que des graphiques pour suivre l'âge des problèmes, combien de chaque type de problème sont ouverts, et toutes sortes d'autres métriques utiles pour les chefs de projet.
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Ces métriques sont vitales, car Gartner a prédit qu'au moins 50% des dirigeants de niveau C auront des exigences de performance liées au risque de cybersécurité intégrées dans leurs contrats de travail d'ici 2026. Donc, le suivi de ces KPI est vital non seulement pour vous, mais aussi pour votre patron, le patron de votre patron... et peut-être même le patron du patron de votre patron! (Source)
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Une visualisation alternative au kanban est un diagramme de Gantt.Les diagrammes de Gantt permettent de suivre visuellement l'évolution de votre flux de travail dans le temps, et non seulement à travers les différentes étapes, afin d'évaluer combien de temps chaque problème prend à chaque étape. Dans notre modèle de suivi des problèmes, chaque type de problème est codé par couleur, et les noms des types sont modifiables dans l'onglet Champs. Au fur et à mesure que les membres de l'équipe progressent sur leurs problèmes individuels, ils peuvent modifier les barres de progression de l'étape active en changeant le pourcentage d'achèvement à côté de la barre. Cela assure une responsabilité pour toute l'équipe, de sorte que des progrès sont réalisés (et documentés) sur les tickets actifs en temps réel.
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Voici quelques autres graphiques inclus dans notre tableau de bord des problèmes, y compris des graphiques à secteurs pour "Problèmes par type," pour voir combien de chaque problème vous avez à faire, un graphique à barres pour "Temps depuis le problème," ainsi qu'un pour "Temps de résolution" qui suit combien de temps il faut pour résoudre le problème moyen, et des graphiques à barres qui trient les problèmes par priorité, étape, ou tout autre indicateur que vous souhaitez examiner pour chaque type de problème.
Et c'est tout ce dont vous avez besoin pour créer votre propre modèle de suivi des problèmes dans Google Sheets ou Excel. Si vous préférez vous épargner du temps et des heures de travail, téléchargez simplement la version gratuite de notre modèle et essayez-la. Pour plus d'outils pour augmenter la productivité de votre équipe, allez voir notre modèle de feuille de calcul Liste de choses à faire dès maintenant.
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