بر اساس "CNBC"، 67 درصد کارمندان می گویند زمان زیادی را در جلسات صرف می کنند. در نتیجه، آنها حس پریشانی می کنند، با تعریف هدف مشکل دارند، مشغله ها را حذف می کنند، مشارکت را تشویق می کنند و به خصوص، با یک برنامه عمل پایان می دهند. برای رفع این مشکل برای تیم خود، از ارائه Meeting & Agenda استفاده کنید که برای کمک به رسمی کردن افکار، تهیه یک دستور کار بهینه و رهبری تیم شما به سطح بالاتری از عملکرد طراحی شده است.
Ask follow up
با این اسلاید، به صراحت بیان کنید که در پایان جلسه چه انتظاری وجود دارد. اگر تصمیماتی باید گرفته شود - آنها را به صورت مستقیم بیان کنید و آماده باشید تا تأکید کنید که چرا باید به زودی اتخاذ شوند. این فرصت شماست تا هدف و اهداف را روشن کنید و اقدامات کلیدی که باید در جلسه اتفاق بیفتد را توصیف کنید.
با این اسلاید، می توانید یک لیست بررسی برای ارائه خود ایجاد کنید. این ممکن است شامل موارد مختلفی باشد، مانند پروژه ها، وظایف، نقاط عطف، بررسی ها، تحویل بازخورد، اندازه گیری موفقیت، شاخص های عملکرد و بیشتر. بررسی موارد از لیست احتمالاً باعث می شود تمام شرکت کنندگان احساس تکمیل و الهام بخش شوند.
از این اسلاید برای رسیدن به نتیجه، تعیین مراحل بعدی و تخصیص وظایف در پایان هر جلسه استفاده کنید. فراموش نکنید که یادداشت های جلسه را کمی بعد از جلسه ویرایش و توزیع کنید و هر فرد مسئول یک وظیفه را مطابقاً برچسب بزنید تا از سردرگمی، تاخیر و افتادن چیزها از سوراخ ها جلوگیری شود.
چهار نوع اصلی دستور کار جلسه وجود دارد:
Ask follow up
روجر شوارتز، روانشناس سازمانی، سخنران، مشاور تیم رهبری و رئیس و مدیر عامل شرکت روجر شوارتز و همکاران، مراحل زیر را برای طراحی دستور کار جلسه موثر پیشنهاد می کند:
Ask follow up
در کتاب خود، "قوانین کار!" معاون ارشد گوگل برای عملیات افراد، لازلو بوک، روشی را که در شرکت برای برگزاری جلسات موثرتر استفاده می شود، به اشتراک می گذارد.
این روش در واقع بسیار ساده است: به عنوان یک رهبر، باعث شوید تا اعضای تیم شما پاسخ به سوال اینکه چگونه قصد دارند جلسه را موثرتر کنند قبل از آن و سپس بپرسید که چه چیزهای مهمی برای آنها بعد از جلسه بود.
بوک می نویسد: "این [..] افراد شما را آموزش می دهد تا خود را به عنوان آزمایش های خود استفاده کنند، سوالاتی بپرسند، رویکردهای جدیدی را امتحان کنند، مشاهده کنند که چه اتفاقی می افتد، و سپس دوباره تلاش کنند."