Meeting & Agenda

Sinopse

De acordo com a "CNBC", 67% dos trabalhadores dizem que passam muito tempo em reuniões. Como resultado, sentem-se distraídos, lutam para definir o objetivo, eliminam distrações, incentivam a participação e, especialmente, terminam com um plano de ação. Para poupar sua equipe do estresse, use a apresentação Meeting & Agenda, que é projetada para ajudar a formalizar pensamentos, elaborar uma agenda ideal e levar sua equipe a um nível mais alto de desempenho.

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Destaques do slide

Com este slide, declare claramente o que é esperado ao final da reunião. Se houver decisões a serem tomadas - apresente-as de maneira direta e esteja pronto para enfatizar por que elas devem ser tomadas o mais rápido possível. Esta é a sua chance de esclarecer o propósito e os objetivos e descrever as principais ações que devem ocorrer na reunião.

Com este slide, você pode criar uma lista de verificação para sua apresentação. Pode incluir diferentes itens, como projetos, tarefas, marcos, revisões, entrega de feedback, medidas de sucesso, indicadores de desempenho e mais. Marcar itens da lista provavelmente fará com que todos os participantes se sintam realizados e inspirados.

Use este slide para tirar conclusões, determinar os próximos passos e atribuir tarefas ao final de cada reunião.Não se esqueça de editar e distribuir as notas da reunião logo após a reunião e marcar cada pessoa responsável por uma tarefa de acordo para evitar confusão, atraso e coisas caindo pelas frestas.

Visão Geral

Existem quatro tipos principais de pauta de reunião:

1. Informativa – esta pauta envolve uma breve apresentação que fornece informações de fundo aos participantes. Normalmente é usada quando uma decisão já foi tomada de cima. Neste caso, os participantes da reunião estão lá para se informar, compreender e seguir.
2. Consultiva – esta pauta é útil quando uma decisão ainda não foi tomada. O líder da reunião pode pedir sugestões, feedback ou contribuições dos participantes. Esta pauta permite que os participantes expressem suas preocupações, opiniões e ideias sobre os itens de discussão.
3. Resolução de problemas – esta pauta é usada para chegar a uma solução de problema. Neste caso, o objetivo do apresentador é coletar as ideias e a expertise dos participantes. Estas reuniões são perfeitas para sessões de brainstorming.
4. Pedido de ajuda – esta pauta é ótima para pedir ajuda a outros sobre um assunto pessoal ou profissional.

Aplicação

Roger Schwarz, um psicólogo organizacional, palestrante, consultor de equipes de liderança e presidente e CEO da Roger Schwarz & Associates recomenda os seguintes passos para elaborar uma pauta para uma reunião eficaz:

• Solicitar a contribuição dos membros da equipe
• Selecionar tópicos que afetam toda a equipe
• Listar os tópicos da pauta como perguntas que a equipe precisa responder
• Indicar se o propósito do tópico é compartilhar informações, buscar contribuições para uma decisão ou tomar uma decisão
• Estimar um tempo realista para cada tópico
• Propor um processo para tratar cada item da pauta
• Especificar como os membros devem se preparar para a reunião
• Identificar quem é responsável por liderar cada tópico
• Tornar o primeiro tópico "revisar e modificar a pauta conforme necessário"
• Encerrar a reunião com uma avaliação "Plus Delta" ("Plus Delta" é uma técnica de avaliação que fornece feedback sobre uma experiência ou evento a fim de gerar e coletar ideias para futuras modificações e melhorias).

Quem faz isso corretamente

Google

Em seu livro, "Work Rules!", o Vice-Presidente Sênior de Operações de Pessoas do Google, Laszlo Bock, compartilha a técnica empregada na empresa para realizar as reuniões mais eficientes.

A técnica é bastante simples, na verdade: como líder, faça com que os membros da sua equipe respondam à pergunta de como planejam tornar a reunião mais eficaz antes dela acontecer e, em seguida, pergunte quais foram os principais pontos que eles absorveram logo após a reunião.

Bock escreve: "Isso [...] treina as suas pessoas para se usarem como seus próprios experimentos, fazendo perguntas, tentando novas abordagens, observando o que acontece e, em seguida, tentando novamente."