Meeting & Agenda

Zusammenfassung

Laut "CNBC" sagen 67% der Arbeitnehmer, dass sie zu viel Zeit in Meetings verbringen. Sie fühlen sich dadurch abgelenkt, haben Schwierigkeiten, das Ziel zu definieren, Ablenkungen zu beseitigen, die Teilnahme zu fördern und vor allem mit einem Aktionsplan zu enden. Um Ihrem Team diese Belastung zu ersparen, verwenden Sie die Meeting & Agenda Präsentation, die dazu dient, Gedanken zu formalisieren, eine optimale Agenda zu erstellen und Ihr Team zu einer höheren Leistungsstufe zu führen.

Questions and answers

Are there any case studies that demonstrate the effectiveness of the Meeting & Agenda presentation in improving meeting productivity?

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While specific case studies are not mentioned in the content provided, the Meeting & Agenda presentation is designed to address common issues faced in meetings, such as lack of clear objectives, distractions, and lack of participation. By helping to formalize thoughts and create an optimal agenda, it aims to enhance team performance. However, the effectiveness of this tool would depend on its application and the specific context of the meeting.

What are the main components of the Meeting & Agenda presentation that help improve meeting efficiency?

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The main components of the Meeting & Agenda presentation that help improve meeting efficiency are:

1. Clear Objective: The presentation helps in defining the clear objective of the meeting.

2. Elimination of Distractions: It aids in eliminating any potential distractions during the meeting.

3. Encouragement of Participation: The presentation encourages active participation from all the attendees.

4. Action Plan: It ends with a clear and concise action plan for the team to follow post-meeting.

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Höhepunkte der Folie

Mit dieser Folie können Sie klar darstellen, was am Ende des Meetings erwartet wird. Wenn Entscheidungen getroffen werden müssen - legen Sie sie in einer direkten Art und Weise dar und seien Sie bereit zu betonen, warum sie so schnell wie möglich getroffen werden müssen. Dies ist Ihre Chance, den Zweck und die Ziele zu klären und die Schlüsselaktionen zu beschreiben, die in der Sitzung stattfinden müssen.

Questions and answers

Can you compare this meeting and agenda presentation template with other business presentation templates?

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This Meeting & Agenda presentation template is designed to be fully customizable and animated, which can make your presentation more engaging and dynamic compared to standard business presentation templates. It allows you to clearly state the expectations and decisions to be made in the meeting, providing a direct and efficient way to communicate. However, without specific other business presentation templates for comparison, it's hard to provide a detailed comparison. Each template may have its unique features and suitability depending on the context and purpose of the meeting.

How does this meeting and agenda presentation template align with digital transformation initiatives?

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The meeting and agenda presentation template aligns with digital transformation initiatives by enabling a more efficient, streamlined, and digital way of conducting meetings. It allows for clear communication of expectations, decisions to be made, and key actions, which can be shared digitally. This not only reduces the need for physical materials but also allows for easier updates and changes. Furthermore, the template is available in both Powerpoint and Google Slides, catering to different digital platforms and preferences.

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Mit dieser Folie können Sie eine Checkliste für Ihre Präsentation erstellen. Sie kann verschiedene Elemente enthalten, wie Projekte, Aufgaben, Meilensteine, Bewertungen, Feedback, Erfolgsmessungen, Leistungsindikatoren und mehr. Das Abhaken von Dingen auf der Liste wird wahrscheinlich alle Teilnehmer zufrieden und inspiriert machen.

Questions and answers

Can you compare this meeting and agenda framework with other business frameworks?

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The Meeting & Agenda framework is designed to streamline the process of conducting and managing meetings. It emphasizes on clear communication, task assignment, and follow-ups. Compared to other business frameworks, it is more focused on the operational aspect of meetings. Other frameworks, like SWOT or PESTEL, are more strategic and analytical, focusing on business environment and strategy. The Balanced Scorecard, another framework, is more about performance measurement. Each framework serves a different purpose and the Meeting & Agenda framework is more about effective meeting management.

How can companies implement this meeting and agenda framework in their operations?

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Companies can implement this meeting and agenda framework in their operations by first understanding the structure of the framework. This includes having a clear agenda for each meeting, assigning tasks at the end of each meeting, and distributing the meeting notes shortly after the meeting. Each person responsible for a task should be tagged accordingly to avoid confusion and delay. The framework can be customized and animated to suit the company's needs and is available in both Powerpoint and Google Slides. It's important to ensure that all participants understand the framework and are trained on how to use it effectively.

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Verwenden Sie diese Folie, um Schlussfolgerungen zu ziehen, die nächsten Schritte zu bestimmen und Aufgaben am Ende jedes Meetings zuzuweisen. Vergessen Sie nicht, die Meeting-Notizen kurz nach dem Meeting zu bearbeiten und zu verteilen und jede Person, die für eine Aufgabe verantwortlich ist, entsprechend zu markieren, um Verwirrung, Verzögerungen und Dinge, die durch die Lücken fallen, zu vermeiden.

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Überblick

Es gibt vier Haupttypen von Sitzungsagenda:

1. Informationsorientiert – diese Agenda beinhaltet eine kurze Präsentation, die den Teilnehmern Hintergrundinformationen liefert. Sie wird normalerweise verwendet, wenn eine Entscheidung bereits von oben getroffen wurde. In diesem Fall sind die Teilnehmer der Sitzung da, um sich zu informieren, zu verstehen und zu folgen.
2. Beratend – diese Agenda ist hilfreich, wenn eine Entscheidung noch nicht getroffen wurde. Der Leiter der Sitzung kann um Vorschläge, Feedback oder Beiträge von den Teilnehmern bitten. Diese Agenda ermöglicht es den Teilnehmern, ihre Bedenken, Meinungen und Ideen zu den Diskussionspunkten zu äußern.
3. Problemlösung – diese Agenda wird verwendet, um eine Problemlösung zu erarbeiten. In diesem Fall ist das Ziel des Präsentators, die Ideen und das Fachwissen der Teilnehmer zu sammeln. Diese Meetings sind perfekt für Brainstorming-Sitzungen.
4. Hilfeanfrage – diese Agenda ist ideal, um andere um Hilfe bei einer persönlichen oder beruflichen Angelegenheit zu bitten.[/text]

Anwendung

Roger Schwarz, ein Organisationspsychologe, Redner, Beratungsteamleiter und Präsident und CEO von Roger Schwarz & Associates, empfiehlt die folgenden Schritte zur Gestaltung einer Agenda für eine effektive Sitzung:

• Holen Sie sich Input von Teammitgliedern
• Wählen Sie Themen aus, die das gesamte Team betreffen
• Listen Sie die Agendathemen als Fragen auf, die das Team beantworten muss
• Notieren Sie, ob der Zweck des Themas darin besteht, Informationen zu teilen, Input für eine Entscheidung zu suchen oder eine Entscheidung zu treffen
• Schätzen Sie eine realistische Zeit für jedes Thema ein
• Schlagen Sie einen Prozess zur Behandlung jedes Agendapunktes vor
• Geben Sie an, wie die Mitglieder sich auf die Sitzung vorbereiten sollten
• Identifizieren Sie, wer für die Leitung jedes Themas verantwortlich ist
• Machen Sie das erste Thema "Überprüfung und Anpassung der Agenda nach Bedarf"
• Beenden Sie die Sitzung mit einer "Plus Delta"-Bewertung ("Plus Delta" ist eine Bewertungstechnik, die Feedback zu einer Erfahrung oder Veranstaltung liefert, um Ideen für zukünftige Änderungen und Verbesserungen zu generieren und zu sammeln).

Wer macht es richtig

Google

In seinem Buch "Work Rules!" teilt Googles Senior Vice President of People Operations, Laszlo Bock, die Technik, die das Unternehmen für die effizientesten Sitzungen anwendet.

Die Technik ist eigentlich ganz einfach: Als Führungskraft lassen Sie Ihre Teammitglieder die Frage beantworten, wie sie planen, die Sitzung am effektivsten zu gestalten, bevor sie stattfindet, und fragen Sie dann, was die wichtigsten Erkenntnisse für sie direkt nach der Sitzung waren.

Bock schreibt: "Es [...] trainiert Ihre Leute dazu, sich selbst als ihre eigenen Experimente zu nutzen, Fragen zu stellen, neue Ansätze auszuprobieren, zu beobachten, was passiert, und dann erneut zu versuchen."