Meeting & Agenda

Zusammenfassung

Laut "CNBC" sagen 67% der Arbeitnehmer, dass sie zu viel Zeit in Meetings verbringen. Sie fühlen sich dadurch abgelenkt, haben Schwierigkeiten, das Ziel zu definieren, Ablenkungen zu beseitigen, die Teilnahme zu fördern und vor allem mit einem Aktionsplan zu enden. Um Ihrem Team diese Belastung zu ersparen, verwenden Sie die Meeting & Agenda Präsentation, die dazu dient, Gedanken zu formalisieren, eine optimale Agenda zu erstellen und Ihr Team zu einer höheren Leistungsstufe zu führen.

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Höhepunkte der Folie

Mit dieser Folie können Sie klar darstellen, was am Ende des Meetings erwartet wird. Wenn Entscheidungen getroffen werden müssen - legen Sie sie in einer direkten Art und Weise dar und seien Sie bereit zu betonen, warum sie so schnell wie möglich getroffen werden müssen. Dies ist Ihre Chance, den Zweck und die Ziele zu klären und die Schlüsselaktionen zu beschreiben, die in der Sitzung stattfinden müssen.

Mit dieser Folie können Sie eine Checkliste für Ihre Präsentation erstellen. Sie kann verschiedene Elemente enthalten, wie Projekte, Aufgaben, Meilensteine, Bewertungen, Feedback, Erfolgsmessungen, Leistungsindikatoren und mehr. Das Abhaken von Dingen auf der Liste wird wahrscheinlich alle Teilnehmer zufrieden und inspiriert machen.

Verwenden Sie diese Folie, um Schlussfolgerungen zu ziehen, die nächsten Schritte zu bestimmen und Aufgaben am Ende jedes Meetings zuzuweisen. Vergessen Sie nicht, die Meeting-Notizen kurz nach dem Meeting zu bearbeiten und zu verteilen und jede Person, die für eine Aufgabe verantwortlich ist, entsprechend zu markieren, um Verwirrung, Verzögerungen und Dinge, die durch die Lücken fallen, zu vermeiden.

Überblick

Es gibt vier Haupttypen von Sitzungsagenda:

1. Informationsorientiert – diese Agenda beinhaltet eine kurze Präsentation, die den Teilnehmern Hintergrundinformationen liefert. Sie wird normalerweise verwendet, wenn eine Entscheidung bereits von oben getroffen wurde. In diesem Fall sind die Teilnehmer der Sitzung da, um sich zu informieren, zu verstehen und zu folgen.
2. Beratend – diese Agenda ist hilfreich, wenn eine Entscheidung noch nicht getroffen wurde. Der Leiter der Sitzung kann um Vorschläge, Feedback oder Beiträge von den Teilnehmern bitten. Diese Agenda ermöglicht es den Teilnehmern, ihre Bedenken, Meinungen und Ideen zu den Diskussionspunkten zu äußern.
3. Problemlösung – diese Agenda wird verwendet, um eine Problemlösung zu erarbeiten. In diesem Fall ist das Ziel des Präsentators, die Ideen und das Fachwissen der Teilnehmer zu sammeln. Diese Meetings sind perfekt für Brainstorming-Sitzungen.
4. Hilfeanfrage – diese Agenda ist ideal, um andere um Hilfe bei einer persönlichen oder beruflichen Angelegenheit zu bitten.[/text]

Anwendung

Roger Schwarz, ein Organisationspsychologe, Redner, Beratungsteamleiter und Präsident und CEO von Roger Schwarz & Associates, empfiehlt die folgenden Schritte zur Gestaltung einer Agenda für eine effektive Sitzung:

• Holen Sie sich Input von Teammitgliedern
• Wählen Sie Themen aus, die das gesamte Team betreffen
• Listen Sie die Agendathemen als Fragen auf, die das Team beantworten muss
• Notieren Sie, ob der Zweck des Themas darin besteht, Informationen zu teilen, Input für eine Entscheidung zu suchen oder eine Entscheidung zu treffen
• Schätzen Sie eine realistische Zeit für jedes Thema ein
• Schlagen Sie einen Prozess zur Behandlung jedes Agendapunktes vor
• Geben Sie an, wie die Mitglieder sich auf die Sitzung vorbereiten sollten
• Identifizieren Sie, wer für die Leitung jedes Themas verantwortlich ist
• Machen Sie das erste Thema "Überprüfung und Anpassung der Agenda nach Bedarf"
• Beenden Sie die Sitzung mit einer "Plus Delta"-Bewertung ("Plus Delta" ist eine Bewertungstechnik, die Feedback zu einer Erfahrung oder Veranstaltung liefert, um Ideen für zukünftige Änderungen und Verbesserungen zu generieren und zu sammeln).

Wer macht es richtig

Google

In seinem Buch "Work Rules!" teilt Googles Senior Vice President of People Operations, Laszlo Bock, die Technik, die das Unternehmen für die effizientesten Sitzungen anwendet.

Die Technik ist eigentlich ganz einfach: Als Führungskraft lassen Sie Ihre Teammitglieder die Frage beantworten, wie sie planen, die Sitzung am effektivsten zu gestalten, bevor sie stattfindet, und fragen Sie dann, was die wichtigsten Erkenntnisse für sie direkt nach der Sitzung waren.

Bock schreibt: "Es [...] trainiert Ihre Leute dazu, sich selbst als ihre eigenen Experimente zu nutzen, Fragen zu stellen, neue Ansätze auszuprobieren, zu beobachten, was passiert, und dann erneut zu versuchen."