Meeting & Agenda

Synopsis

Selon "CNBC", 67% des travailleurs estiment qu'ils passent trop de temps en réunion. En conséquence, ils se sentent distraits, ont du mal à définir l'objectif, à éliminer les distractions, à encourager la participation et, surtout, à terminer avec un plan d'action. Pour épargner à votre équipe ce stress, utilisez la présentation Meeting & Agenda, qui est conçue pour aider à formaliser les pensées, à élaborer un ordre du jour optimal et à amener votre équipe à un niveau de performance supérieur.

Questions and answers

Are there any case studies that demonstrate the effectiveness of the Meeting & Agenda presentation in improving meeting productivity?

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While specific case studies are not mentioned in the content provided, the Meeting & Agenda presentation is designed to address common issues faced in meetings, such as lack of clear objectives, distractions, and lack of participation. By helping to formalize thoughts and create an optimal agenda, it aims to enhance team performance. However, the effectiveness of this tool would depend on its application and the specific context of the meeting.

What are the main components of the Meeting & Agenda presentation that help improve meeting efficiency?

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The main components of the Meeting & Agenda presentation that help improve meeting efficiency are:

1. Clear Objective: The presentation helps in defining the clear objective of the meeting.

2. Elimination of Distractions: It aids in eliminating any potential distractions during the meeting.

3. Encouragement of Participation: The presentation encourages active participation from all the attendees.

4. Action Plan: It ends with a clear and concise action plan for the team to follow post-meeting.

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Points forts de la diapositive

Avec cette diapositive, indiquez clairement ce qui est attendu à la fin de la réunion. S'il y a des décisions à prendre - exposez-les de manière directe et soyez prêt à souligner pourquoi elles doivent être prises le plus tôt possible. C'est votre chance de clarifier le but et les objectifs et de décrire les actions clés qui doivent se produire lors de la réunion.

Questions and answers

Can you compare this meeting and agenda presentation template with other business presentation templates?

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This Meeting & Agenda presentation template is designed to be fully customizable and animated, which can make your presentation more engaging and dynamic compared to standard business presentation templates. It allows you to clearly state the expectations and decisions to be made in the meeting, providing a direct and efficient way to communicate. However, without specific other business presentation templates for comparison, it's hard to provide a detailed comparison. Each template may have its unique features and suitability depending on the context and purpose of the meeting.

How does this meeting and agenda presentation template align with digital transformation initiatives?

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The meeting and agenda presentation template aligns with digital transformation initiatives by enabling a more efficient, streamlined, and digital way of conducting meetings. It allows for clear communication of expectations, decisions to be made, and key actions, which can be shared digitally. This not only reduces the need for physical materials but also allows for easier updates and changes. Furthermore, the template is available in both Powerpoint and Google Slides, catering to different digital platforms and preferences.

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Avec cette diapositive, vous pouvez créer une liste de contrôle pour votre présentation. Elle peut inclure différents éléments, tels que des projets, des tâches, des jalons, des revues, la livraison de feedback, des mesures de succès, des indicateurs de performance et plus encore. Cocher des éléments sur la liste donnera probablement à tous les participants le sentiment d'avoir accompli quelque chose et les inspirera.

Questions and answers

Can you compare this meeting and agenda framework with other business frameworks?

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The Meeting & Agenda framework is designed to streamline the process of conducting and managing meetings. It emphasizes on clear communication, task assignment, and follow-ups. Compared to other business frameworks, it is more focused on the operational aspect of meetings. Other frameworks, like SWOT or PESTEL, are more strategic and analytical, focusing on business environment and strategy. The Balanced Scorecard, another framework, is more about performance measurement. Each framework serves a different purpose and the Meeting & Agenda framework is more about effective meeting management.

How can companies implement this meeting and agenda framework in their operations?

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Companies can implement this meeting and agenda framework in their operations by first understanding the structure of the framework. This includes having a clear agenda for each meeting, assigning tasks at the end of each meeting, and distributing the meeting notes shortly after the meeting. Each person responsible for a task should be tagged accordingly to avoid confusion and delay. The framework can be customized and animated to suit the company's needs and is available in both Powerpoint and Google Slides. It's important to ensure that all participants understand the framework and are trained on how to use it effectively.

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Utilisez cette diapositive pour tirer des conclusions, déterminer les prochaines étapes et attribuer des tâches à la fin de chaque réunion.N'oubliez pas de modifier et de distribuer les notes de réunion peu de temps après la réunion et de marquer chaque personne responsable d'une tâche en conséquence pour éviter la confusion, le retard et les choses qui tombent à travers les fissures.

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Aperçu

Il existe quatre principaux types d'ordre du jour de réunion:

1. Informatif – cet ordre du jour implique une brève présentation qui fournit des informations de base aux participants. Il est normalement utilisé lorsqu'une décision a déjà été prise par le haut. Dans ce cas, les participants à la réunion sont là pour s'informer, comprendre et suivre.
2. Consultatif – cet ordre du jour est utile lorsqu'une décision n'a pas encore été prise. Le responsable de la réunion peut demander des suggestions, des commentaires ou des contributions des participants. Cet ordre du jour permet aux participants d'exprimer leurs préoccupations, opinions et idées sur les points de discussion.
3. Résolution de problèmes – cet ordre du jour est utilisé pour trouver une solution à un problème. Dans ce cas, l'objectif du présentateur est de recueillir les idées et l'expertise des participants. Ces réunions sont parfaites pour les séances de brainstorming.
4. Demande d'aide – cet ordre du jour est idéal pour demander de l'aide à d'autres sur une question personnelle ou professionnelle.

Application

Roger Schwarz, un psychologue organisationnel, conférencier, consultant en équipe de direction et président et PDG de Roger Schwarz & Associates recommande les étapes suivantes pour concevoir un ordre du jour pour une réunion efficace:

• Solliciter les contributions des membres de l'équipe
• Sélectionner des sujets qui concernent toute l'équipe
• Lister les sujets de l'ordre du jour sous forme de questions que l'équipe doit répondre
• Indiquer si le but du sujet est de partager des informations, de solliciter des contributions pour une décision ou de prendre une décision
• Estimer un temps réaliste pour chaque sujet
• Proposer un processus pour traiter chaque point de l'ordre du jour
• Spécifier comment les membres doivent se préparer pour la réunion
• Identifier qui est responsable de la conduite de chaque sujet
• Faire du premier sujet "examiner et modifier l'ordre du jour si nécessaire"
• Terminer la réunion avec une évaluation "Plus Delta" ("Plus Delta" est une technique d'évaluation qui fournit des commentaires sur une expérience ou un événement afin de générer et de recueillir des idées pour des modifications et des améliorations futures).

Qui le fait bien

Google

Dans son livre, "Work Rules!" le vice-président senior des opérations humaines de Google, Laszlo Bock, partage la technique utilisée dans l'entreprise pour organiser les réunions les plus efficaces.

La technique est assez simple, en fait : en tant que leader, faites répondre à vos membres d'équipe à la question de comment ils prévoient de rendre la réunion la plus efficace avant celle-ci et demandez ensuite quels ont été les principaux points à retenir pour eux juste après la réunion.

Bock écrit : "Cela [...] forme vos gens à se servir d'eux-mêmes comme de leurs propres expériences, posant des questions, essayant de nouvelles approches, observant ce qui se passe, puis essayant à nouveau."