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Synopsis

Besoin d'une méthode rapide pour augmenter la productivité ? Notre présentation Collection Kanban fournit des diapositives de ressources personnalisables que vous pouvez télécharger et personnaliser pour tout besoin commercial. Elle comprend des diapositives pour les modèles Kanban, les backlogs de fonctionnalités, les limites de travail en cours, les temps de conduite, les graphiques Kanban, et bien plus encore. Examinons comment ces outils fonctionnent et comment chacun rend la gestion de projet beaucoup plus facile et efficace.

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Kanban

Un tableau Kanban est une représentation visuelle du processus de travail. Kanban peut entraîner des augmentations majeures de la productivité personnelle et à travers les équipes avec un minimum d'effort. C'est parce que le cerveau humain peut traiter les images 60 000 fois plus rapidement que le texte. Ici, vous pouvez voir que chaque tâche est codée en couleur pour montrer qui en est responsable. En quelques minutes, Kanban peut transformer un chaos de tâches en une vue partagée et exploitable de ce qui a été fait, de ce qui est en cours et de ce qui doit être fait ensuite avec des cartes codées en couleur.

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Maintenant, des entreprises de toutes tailles dans tous les secteurs - comme Apple, Pixar et Spotify - l'utilisent pour gérer efficacement les projets et organiser les tâches de manière claire et visuelle. Et je vais vous montrer comment ils le font. Par exemple, Spotify a mis en œuvre Kanban après avoir eu du mal à exécuter des projets. Ils ont décidé d'opter pour une approche simple avec seulement trois sections : À faire, En cours et Terminé. C'était pour que les membres de l'équipe ne soient pas submergés par les tâches.

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Les conceptions de Kanban peuvent varier. Dans cet exemple, les tâches sont organisées par voies, ou départements, au lieu d'être organisées par membres individuels de l'équipe. C'est une excellente façon de visualiser et de synchroniser un projet qui s'étend sur plusieurs équipes. (Diapositive 6)

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Ce tableau combine les deux styles pour une vue plus détaillée, segmentée en nouvelles demandes, tâches en cours et tâches terminées. Les cartes montrent le membre de l'équipe et le département responsable de chaque tâche. (Diapositive 10)

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Backlog des fonctionnalités

Kanban est un outil puissant et flexible qui peut aider les équipes à travailler de manière plus intelligente, pas plus dure, et à rationaliser les processus. Pour cette raison, il est populaire auprès des équipes de logiciels, où il y a un flux continu d'exigences de développement, d'améliorations et de corrections de bugs qui arrivent et doivent être triées.

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Comme ces nouvelles tâches ou fonctionnalités peuvent s'accumuler, Kanban utilise un Backlog de fonctionnalités. Il est important de rendre un backlog gérable et de visualiser une ligne de temps pour l'achèvement. Ce tableau organise les tâches par statut et progression. Le tableau montre les nouvelles fonctionnalités qui ont été demandées, celles qui ont été triées - ou triées et déjà assignées - et celles qui sont en cours ou près de l'achèvement. Les équipes peuvent choisir de supprimer les sections divisées si elles le souhaitent et simplement énumérer les fonctionnalités à la place.(Diapositive 17)

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Limite de WIP (travail en cours) et temps de conduite

Le système Kanban a été inventé pour la première fois par Toyota au début des années 1940 afin de suivre les produits. Chaque carte qu'ils utilisaient contenait des informations importantes telles que le numéro de pièce, les informations sur la source et les informations sur la destination. Le système s'assurait que Toyota ne dépensait pas d'argent pour des pièces qui n'étaient pas nécessaires. Il a été si réussi que Toyota est passée d'une entreprise déficitaire à un concurrent mondial qu'elle est aujourd'hui. De nos jours, Toyota utilise toujours Kanban pour gérer son processus de production automobile et réduire les dépenses inutiles. C'est bon pour gérer les déchets - mais quelle est la meilleure façon de s'assurer qu'il y a suffisamment de membres de l'équipe pour tout faire ?

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Si un arriéré devient trop long et qu'il y a trop de tâches en cours, cela va créer un goulot d'étranglement, et les membres de l'équipe vont s'épuiser. Cela n'est pas durable. La façon de contourner cela est à travers un calcul simple appelé la Limite de Travail en Cours. Tout d'abord, calculez l'efficacité du processus en divisant le temps passé sur les tâches ajoutant de la valeur par le temps total passé sur les tâches. Ensuite, divisez le nombre total de membres de l'équipe par cette efficacité, et vous obtiendrez le nombre maximum de tâches qui devraient être en cours. Au-delà de ce nombre, et le travail sera une corvée.(Diapositive 13)

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Une utilisation parfaite pour cela est une file d'attente de réponse du service client, où il est presque impossible de planifier quel type d'appels arrivera et quelle sera la nature de ces appels. Cependant, vous pouvez faire quelques suppositions générales pour planifier la capacité à répondre à cette demande. Dans l'exemple ci-dessous, nous pouvons voir à quel point cette limite de travail en cours est impactante. Le temps de réponse est le temps nécessaire pour passer d'une tâche reçue à une tâche livrée. Une fois que la limite de travail en cours a été utilisée, les temps de réponse ont été considérablement réduits et les tâches ont été réalisées beaucoup plus efficacement. (Diapositive 15)

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Graphiques

Pour encore plus de visualisations, utilisez ces graphiques pour tracer le temps passé à chaque phase de développement. Le nombre au-dessus de chaque colonne représente le nombre de tâches impliquées. Ce diagramme de flux cumulatif trace chaque phase de développement l'une contre l'autre. (Diapositives 22 et 24)

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Conclusion

Les tableaux Kanban ne feront que gagner en popularité avec le passage au travail à distance. Nous pouvons déjà le voir avec la montée des plateformes Kanban comme Jira et Trello. Ils offrent un moyen rapide de synchroniser entre les équipes, peu importe où elles se trouvent. Mais les tableaux Kanban ne sont efficaces que lorsqu'ils prennent en compte les limites d'une équipe, c'est pourquoi il est si important de fixer une limite de travail en cours et de prioriser les tâches les plus importantes à l'aide des outils de cette collection. N'oubliez pas: vous pouvez télécharger et personnaliser cette présentation Collection Kanban pour tous vos besoins de gestion de projet afin d'économiser du temps et des heures de travail. 

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