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सारांश

क्या आपको त्वरित रूप से उत्पादकता बढ़ाने की आवश्यकता है? हमारी कानबान संग्रह प्रस्तुति आपको कस्टमाइज़ करने योग्य संसाधन स्लाइड प्रदान करती है जिन्हें आप किसी भी व्यावसायिक आवश्यकता के लिए डाउनलोड और कस्टमाइज़ कर सकते हैं। इसमें कानबान टेम्पलेट्स, फीचर्स बैकलॉग्स, कार्य प्रगति सीमाएं, लीड समय, कानबान ग्राफ, और बहुत कुछ शामिल है। चलिए देखते हैं कि ये उपकरण कैसे काम करते हैं, और प्रत्येक उपकरण परियोजना प्रबंधन को कितना आसान और कुशल बनाता है।

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कानबान

कानबान बोर्ड कार्य प्रक्रिया का दृश्य प्रतिनिधित्व करता है। कानबान थोड़ी सी मेहनत के साथ व्यक्तिगत उत्पादकता और टीमों में महत्वपूर्ण वृद्धि कर सकता है। इसका कारण यह है कि मानव मस्तिष्क छवियों को पाठ की तुलना में 60,000X तेजी से प्रसंस्करण कर सकते हैं। यहां आप देख सकते हैं कि प्रत्येक कार्य को रंग कोड किया गया है जो दिखाता है कि कौन जिम्मेदार है। कुछ ही मिनटों में, कानबान एक अराजक कार्यों के बेड़े को एक साझा, क्रियान्वित दृश्य में बदल सकता है जो यह दिखाता है कि क्या किया गया है, क्या प्रगति पर है, और अगले कार्य के लिए क्या करना है रंग कोड कार्ड्स के साथ।

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अब, हर उद्योग के हर आकार की कंपनियां - जैसे कि एप्पल, पिक्सार, और स्पॉटिफ़ाई - इसका उपयोग परियोजनाओं को कुशलतापूर्वक प्रबंधित करने और कार्यों को स्पष्ट, दृश्य तरीके से व्यवस्थित करने के लिए करती हैं। और मैं आपको दिखाऊंगा कि वे इसे कैसे करते हैं। उदाहरण के लिए, स्पॉटिफ़ाई ने कानबान का क्रियान्वयन किया जब उन्हें परियोजनाओं को निष्पादित करने में कठिनाई हुई। उन्होंने तीन खंडों के साथ एक सरल दृष्टिकोण अपनाने का फैसला किया: करने के लिए, प्रगति में, और हो चुका। इसका उद्देश्य यह था कि टीम के सदस्य कार्यों से अवगत न हों।

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कानबान डिजाइन अलग-अलग हो सकते हैं। इस उदाहरण में, कार्य लेन, या विभागों, के आधार पर संगठित किए गए हैं, व्यक्तिगत टीम सदस्यों के बजाय। यह एक शानदार तरीका है किसी परियोजना को देखने और समन्वय करने का जो कई टीमों में चल रही हो। (स्लाइड 6)

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यह बोर्ड दोनों शैलियों को एक साथ जोड़ता है एक अधिक विस्तृत दृश्य के लिए, नए अनुरोधों, प्रगति में कार्यों, और पूरे किए गए कार्यों में विभाजित। कार्ड टीम सदस्य और विभाग को दिखाते हैं जो प्रत्येक कार्य के लिए जिम्मेदार हैं। (स्लाइड 10)

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विशेषताओं का बैकलॉग

कानबान एक शक्तिशाली और लचीला उपकरण है जो टीमों को स्मार्टर काम करने में मदद कर सकता है - कठिनाई के बजाय - और प्रक्रियाओं को स्ट्रीमलाइन कर सकता है। इसलिए, यह सॉफ्टवेयर टीमों के साथ लोकप्रिय है, जहां विकास की आवश्यकताओं, सुधारों, और बग फिक्स की निरंतर प्रवाह होता है जो आते हैं और उन्हें छांटने की आवश्यकता होती है।

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चूंकि ये नए कार्य या विशेषताएं ढेर लगा सकती हैं, कानबान एक विशेषताओं का बैकलॉग का उपयोग करता है। यह महत्वपूर्ण है कि बैकलॉग को संभालने योग्य बनाया जाए और समापन के लिए एक समय रेखा को दृश्यमान किया जाए। यह बोर्ड कार्यों को स्थिति और प्रगति के आधार पर संगठित करता है। बोर्ड नई विशेषताओं को दिखाता है जिन्हें मांग की गई है, वे जिन्हें ट्रायज़ - या पहले ही सॉर्ट और असाइन कर दिया गया है - और वे जो प्रगति में हैं या समापन के नजदीक हैं। टीमें चाहें तो विभाजित खंडों को हटा सकती हैं और केवल विशेषताओं की सूची बना सकती हैं।(स्लाइड 17)

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WIP (काम प्रगति पर) सीमा और नेतृत्व समय

कानबान प्रणाली को पहली बार टोयोटा ने 1940 के शुरुआती दशक में उत्पादों की ट्रैकिंग के लिए आविष्कार किया था। हर कार्ड में वे महत्वपूर्ण जानकारी जैसे कि भाग संख्या, स्रोत जानकारी, और गंतव्य जानकारी शामिल थी। यह प्रणाली यह सुनिश्चित करती थी कि टोयोटा उन भागों पर पैसा नहीं खर्च करता जो आवश्यक नहीं थे। यह इतना सफल था कि टोयोटा नुकसान उठाने वाले से आज के वैश्विक प्रतिस्पर्धी बन गया। आजकल, टोयोटा अपनी कार उत्पादन प्रक्रिया को प्रबंधित करने के लिए कानबान का उपयोग करता है और अपव्ययी खर्च को कम करता है। यह अपव्यय को प्रबंधित करने के लिए अच्छा है - लेकिन सबसे अच्छा तरीका क्या है यह सुनिश्चित करने का कि कार्य सम्पन्न करने के लिए पर्याप्त टीम सदस्य हों?

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यदि एक बैकलॉग बहुत लंबा हो जाता है और प्रगति में बहुत सारे कार्य होते हैं, तो यह एक बोतलनेक होगा, और टीम के सदस्य बर्नआउट का अनुभव करेंगे। यह सतत नहीं है। इसे दूर करने का तरीका एक सरल गणना है जिसे काम प्रगति पर सीमा कहा जाता है। पहले, मूल्य-वर्धक कार्यों पर बिताए गए समय को कुल कार्यों पर बिताए गए समय से विभाजित करके प्रक्रिया की क्षमता की गणना करें। फिर, कुल टीम के सदस्यों की संख्या को उस क्षमता से विभाजित करें, और आपको प्रगति में होने वाले कार्यों की अधिकतम संख्या मिलेगी। उस राशि के पार, और काम एक धीमा हो जाएगा।(स्लाइड 13)

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इसका एक उत्तम उपयोग ग्राहक सेवा प्रतिक्रिया कतार में हो सकता है, जहां यह लगभग असंभव है कि कौन सी कॉलें आएंगी और उन कॉलों का स्वरूप क्या होगा। हालांकि, आप कुछ सामान्य मान्यताओं को योजना बनाने के लिए उपयोग कर सकते हैं ताकि वह मांग पूरी कर सकें। नीचे दिए गए उदाहरण में, हम देख सकते हैं कि कार्य प्रगति सीमा कितनी प्रभावी होती है। लीड समय वह समय होता है जो कार्य प्राप्त करने से लेकर कार्य संपन्न करने तक लगता है। एक बार कार्य प्रगति सीमा का उपयोग किया गया, तो लीड समयों को काफी कम किया गया और कार्यों को बहुत अधिक कुशलतापूर्वक पूरा किया गया। (स्लाइड 15)

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ग्राफ

अधिक दृश्यीकरण के लिए, इन ग्राफों का उपयोग करें जो हर विकास चरण में बिताए गए समय की मात्रा को प्लॉट करते हैं। प्रत्येक स्तंभ के ऊपर दिए गए नंबर से संबंधित कार्यों की संख्या का प्रतिनिधित्व किया जाता है। यह संचयी प्रवाह आरेख हर विकास चरण को एक दूसरे के खिलाफ प्लॉट करता है। (स्लाइड 22 और 24)

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निष्कर्ष

कानबान बोर्ड दूरस्थ कार्य की ओर होने वाले स्थानांतरण के साथ और अधिक लोकप्रिय होंगे। हम पहले से ही जीरा और ट्रेलो जैसे कानबान प्लेटफॉर्मों के उभार को देख सकते हैं। वे टीमों के बीच सिंक करने का एक त्वरित तरीका प्रदान करते हैं, चाहे वे कहीं भी हों। लेकिन कानबान बोर्ड केवल तभी प्रभावी होते हैं जब वे एक टीम की सीमाओं को ध्यान में रखते हैं, इसलिए यह बहुत महत्वपूर्ण है कि एक कार्य-प्रगति सीमा निर्धारित की जाए और इस संग्रह में उपकरणों की सहायता से सबसे महत्वपूर्ण कार्यों को प्राथमिकता दी जाए। याद रखें: आप इस कानबान संग्रह प्रस्तुति को अपनी सभी परियोजना प्रबंधन आवश्यकताओं के लिए समय और काम के घंटों की बचत करने के लिए डाउनलोड और अनुकूलित कर सकते हैं। 

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