Request for Proposal (RFP)

Sinopse

Como a Microsoft conseguiu um contrato de 22 bilhões de dólares com o Exército? Eles responderam a um pedido de proposta. Como você pode receber os melhores pedidos possíveis para o seu negócio? Esta apresentação inclui Request for Proposal (RFP) modelos personalizáveis que irão guiá-lo através de cada etapa do processo de proposta, desde a definição de expectativas até a avaliação e pontuação.

Em média, um RFP do setor público tem cento e dezesseis páginas, enquanto uma proposta resultante tem cento e quarenta e quatro páginas. As respostas aos RFPs levam muito tempo e esforço das empresas, por isso a criação de RFPs bem escritos e concisos é um sinal de respeito que atrairá fornecedores de alta qualidade e minimizará os tempos de espera para que seus projetos possam ser concluídos mais rapidamente. Use esses modelos para enxugar seus RFPs e destacar os aspectos mais importantes do seu projeto e os objetivos que precisam ser atingidos, para que os fornecedores conheçam suas expectativas e possam planejar de acordo.

Destaques da ferramenta

Entregáveis e expectativas

É importante definir os objetivos e necessidades do seu projeto desde o início. Quais são os principais entregáveis e o que a sua organização espera? Forneça uma breve visão geral do projeto, incluindo estratégias, membros importantes da equipe, o custo e o orçamento. Certifique-se de referir-se a este gráfico enquanto trabalha no restante do RFP para garantir que ele contém todas as informações chave para o seu projeto.(Slide 6)

Requisito de qualificação

Igualmente importantes são as qualificações que os licitantes devem possuir. Apresente esta lista aos licitantes para que eles saibam que documentação ou outra prova de experiência fornecer à sua organização. Esta prova pode vir na forma de um certificado físico ou digital, que pode ser especificado na lista. Esta é uma ótima maneira de avaliar competências essenciais e filtrar licitantes que podem não ter as qualificações necessárias para concluir o projeto. (Slide 12)

Avaliação e pontuação

Forneça uma divisão de pontuação para que os licitantes saibam exatamente o que você deseja. Este sistema de pontuação ajuda tanto os licitantes quanto os avaliadores a estarem em um campo de jogo nivelado e leva a um processo de avaliação simplificado. Quando os licitantes sabem antecipadamente que serão pontuados se suas propostas estiverem formatadas corretamente, isso os incentiva a fazer propostas no formato que você solicita, o que acelera a avaliação. As pontuações podem ser separadas de acordo com a rodada em que ocorrem. Muitas propostas passam por até quatro rodadas de pontuação. (Slide 14)

Custo da proposta

Aqui é onde os licitantes podem fornecer suas divisões de custo. Este modelo pode ser fornecido como um exemplo dentro do RFP.Este é o local onde ocorre a licitação literal e os potenciais fornecedores apresentam suas finanças ao longo da vida útil do projeto. Cada linha é uma entrega separada, e o gráfico permite comparar rapidamente os custos da proposta entre os licitantes. (Slide 18)

Cronograma de submissão

Os licitantes devem conhecer os prazos-chave do processo de RFP, como as datas de entrega e quando o processo de revisão terminará. Certifique-se de que os prazos deixem tempo suficiente para os fornecedores planejarem uma resposta, e quanto mais detalhado for o seu RFP, mais tempo você deve dar a eles. (Slide 20)

Conclusão

Os RFPs devem estabelecer uma visão clara para uma possível parceria, desde a implementação até o suporte contínuo. E lembre-se: você pode baixar e personalizar esta apresentação de RFP para todas as suas necessidades de proposta para economizar tempo e horas de trabalho. Agora, vá verificar nossa apresentação do Plano de Projeto para as ferramentas para construir um plano de projeto, com slides adicionais e insights sobre como incorporar custos e cronogramas no seu RFP.