Request for Proposal (RFP)

خلاصه

مایکروسافت چگونه قرارداد 22 میلیارد دلاری با ارتش را بدست آورد؟ آنها به یک درخواست برای پیشنهاد پاسخ دادند. چگونه می توانید بهترین درخواست ها را برای کسب و کار خود دریافت کنید؟ این ارائه شامل قالب های Request for Proposal (RFP) قابل تنظیم است که شما را در هر مرحله از فرآیند پیشنهاد، از تعیین انتظارات تا ارزیابی و امتیازدهی، راهنمایی می کند.

میانگین، یک RFP بخش عمومی صد و شانزده صفحه است، در حالی که یک پیشنهاد نتیجه گیری صد و چهل و چهار صفحه است. پاسخ به RFP ها برای شرکت ها زمان و تلاش زیادی می طلبد، بنابراین ایجاد RFP هایی که خوب نوشته شده و مختصر است، نشانه احترامی است که فروشندگان با کیفیت بالا را جذب می کند و زمان انتظار را به حداقل می رساند تا پروژه های شما زودتر انجام شود. از این قالب ها برای کاهش چربی در RFP های خود و تاکید بر جنبه های مهم ترین پروژه خود و اهدافی که باید برآورده شوند استفاده کنید، تا فروشندگان انتظارات شما را بدانند و بتوانند برنامه ریزی مناسبی داشته باشند.

برجسته های ابزار

تحویل دادنی ها و انتظارات

تعریف اهداف و نیازهای پروژه از ابتدا مهم است. تحویل دادنی های کلیدی چیست و سازمان شما چه انتظاری دارد؟ یک بررسی کوتاه از پروژه را ارائه دهید، از جمله استراتژی ها، اعضای مهم تیم، هزینه و بودجه. مطمئن شوید که به این نمودار در حین کار بر روی بقیه RFP ارجاع دهید تا مطمئن شوید که تمام اطلاعات کلیدی پروژه شما در آن وجود دارد.(اسلاید 6)

معیارهای صلاحیت

معیارهای صلاحیت پیشنهاد دهندگان نیز به اندازه کافی مهم هستند. این لیست را برای پیشنهاد دهندگان ارائه دهید تا بدانند چه مدارک یا سایر اثبات های تجربه باید به سازمان شما ارائه دهند. این اثبات ممکن است به صورت یک گواهینامه فیزیکی یا دیجیتال باشد که می تواند در لیست مشخص شود. این روش عالی برای ارزیابی صلاحیت های اصلی و حذف پیشنهاد دهندگانی است که شاید صلاحیت های لازم برای انجام پروژه را نداشته باشند. (اسلاید 12)

ارزیابی و امتیازدهی

یک تفکیک امتیاز ارائه دهید تا پیشنهاد دهندگان دقیقا بدانند چه چیزی را می خواهید. این سیستم امتیازدهی به هر دو پیشنهاد دهنده و ارزیاب کمک می کند تا در یک زمینه مساوی قرار بگیرند و منجر به یک فرآیند ارزیابی بهینه می شود. وقتی پیشنهاد دهندگان از پیش می دانند که بر اساس فرمت پیشنهاداتشان امتیاز می گیرند، آنها را ترغیب می کند تا پیشنهادات خود را در فرمتی که شما درخواست کرده اید ارائه دهند، که این امر سرعت ارزیابی را افزایش می دهد. امتیازات می توانند بر اساس دوره ای که در آن اتفاق می افتند، جدا شوند. بسیاری از پیشنهادات تا چهار دور امتیازدهی را طی می کنند. (اسلاید 14)

هزینه پیشنهاد

اینجا جایی است که پیشنهاد دهندگان می توانند تفکیک هزینه های خود را ارائه دهند. این الگو می تواند به عنوان یک نمونه در داخل RFP ارائه شود.اینجا جایی است که پیشنهادات مالی واقعی ارائه می شوند و فروشندگان بالقوه مالیات خود را در طول عمر پروژه مشخص می کنند. هر ردیف یک تحویل جداگانه است و نمودار به شما اجازه می دهد تا به سرعت هزینه های پیشنهادی را بین پیشنهاد دهندگان مقایسه کنید. (اسلاید 18)

زمان بندی ارسال

پیشنهاد دهندگان باید مهلت های کلیدی فرآیند RFP را بدانند، مانند تاریخ های مهلت ارسال و زمانی که فرآیند بررسی به پایان می رسد. اطمینان حاصل کنید که مهلت ها به فروشندگان فرصت کافی برای برنامه ریزی پاسخ می دهد و هر چه RFP شما دقیق تر باشد، باید به آنها زمان بیشتری بدهید. (اسلاید 20)

نتیجه گیری

RFP ها باید یک دیدگاه واضح برای یک احتمال همکاری را ایجاد کنند، از اجرا تا پشتیبانی مداوم. و به یاد داشته باشید: شما می توانید این ارائه RFP را برای تمام نیازهای پیشنهادی خود دانلود و سفارشی کنید تا زمان و ساعت های کار را صرفه جویی کنید. حالا، برای ابزارهای ساخت یک برنامه پروژه، ارائه برنامه پروژه ما را بررسی کنید، با اسلایدهای اضافی و بینش هایی در مورد چگونگی درج هزینه ها و زمان بندی ها در RFP خود.