Request for Proposal (RFP)

Synopsis

Comment Microsoft a-t-il obtenu un contrat de 22 milliards de dollars avec l'Armée ? Ils ont répondu à une demande de proposition. Comment pouvez-vous recevoir les meilleures demandes possibles pour votre entreprise ? Cette présentation comprend des modèles Request for Proposal (RFP) personnalisables qui vous guideront à travers chaque étape du processus de proposition, de la définition des attentes à l'évaluation et à la notation.

En moyenne, une RFP du secteur public compte cent seize pages, tandis qu'une proposition résultante compte cent quarante-quatre pages. Les réponses aux RFP demandent beaucoup de temps et d'effort aux entreprises, donc la création de RFP bien rédigées et concises est un signe de respect qui attirera des fournisseurs de haute qualité et minimisera les temps d'attente afin que vos projets puissent être réalisés plus rapidement. Utilisez ces modèles pour éliminer les superflus de vos RFP et mettre en avant les aspects les plus importants de votre projet et les objectifs à atteindre, afin que les fournisseurs connaissent vos attentes et puissent planifier en conséquence.

Points forts de l'outil

Livraisons et attentes

Il est important de définir vos objectifs et vos besoins de projet dès le départ. Quels sont les livrables clés, et qu'attend votre organisation ? Fournissez un bref aperçu du projet, y compris les stratégies, les membres importants de l'équipe, le coût et le budget. Assurez-vous de vous référer à ce tableau pendant que vous travaillez sur le reste de la RFP pour vous assurer qu'elle contient toutes les informations clés de votre projet.(Diapositive 6)

Exigence de qualification

Il est tout aussi important que les soumissionnaires possèdent les qualifications requises. Présentez cette liste aux soumissionnaires afin qu'ils sachent quels documents ou autres preuves d'expérience fournir à votre organisation. Cette preuve peut prendre la forme d'un certificat physique ou numérique, qui peut être spécifié dans la liste. C'est un excellent moyen d'évaluer les compétences de base et de filtrer les soumissionnaires qui n'ont peut-être pas les qualifications nécessaires pour mener à bien le projet. (Diapositive 12)

Évaluation et notation

Fournissez une répartition des scores afin que les soumissionnaires sachent exactement ce que vous attendez. Ce système de notation aide à la fois les soumissionnaires et les évaluateurs à se situer sur un pied d'égalité et conduit à un processus d'évaluation rationalisé. Lorsque les soumissionnaires savent à l'avance qu'ils seront notés sur la conformité de leurs propositions, cela les incite à faire des propositions dans le format que vous demandez, ce qui accélère l'évaluation. Les scores peuvent être séparés en fonction du tour auquel ils ont lieu. De nombreuses propositions passent par jusqu'à quatre tours de notation. (Diapositive 14)

Coût de la proposition

C'est ici que les soumissionnaires peuvent fournir leurs décompositions de coûts. Ce modèle peut être fourni comme exemple dans le cadre de la RFP.C'est ici que se déroule la véritable mise aux enchères et les fournisseurs potentiels exposent leurs finances sur la durée du projet. Chaque ligne est un livrable distinct, et le tableau vous permet de comparer rapidement les coûts des propositions entre les soumissionnaires. (Diapositive 18)

Calendrier de soumission

Les soumissionnaires doivent connaître les dates clés du processus de RFP, telles que les dates de soumission et la fin du processus d'examen. Assurez-vous que les délais laissent suffisamment de temps aux fournisseurs pour planifier une réponse, et plus votre RFP est détaillé, plus vous devriez leur donner de temps. (Diapositive 20)

Conclusion

Les RFP devraient établir une vision claire pour un partenariat potentiel, de la mise en œuvre au soutien continu. Et n'oubliez pas : vous pouvez télécharger et personnaliser cette présentation de RFP pour tous vos besoins de proposition afin de gagner du temps et des heures de travail. Maintenant, allez consulter notre présentation du Plan de Projet pour les outils nécessaires à l'élaboration d'un plan de projet, avec des diapositives supplémentaires et des informations sur la manière d'intégrer les coûts et les délais dans votre RFP.