Request for Proposal (RFP)

Zusammenfassung

Wie hat Microsoft einen Vertrag über 22 Milliarden Dollar mit der Armee abgeschlossen? Sie haben auf eine Ausschreibung geantwortet. Wie können Sie die bestmöglichen Anfragen für Ihr Unternehmen erhalten? Diese Präsentation enthält anpassbare Request for Proposal (RFP) Vorlagen, die Sie durch jeden Schritt des Ausschreibungsprozesses führen, von der Erwartungsklärung bis zur Bewertung und Punktevergabe.

Im Durchschnitt ist eine öffentliche Ausschreibung hundertsechzehn Seiten lang, während ein daraus resultierender Vorschlag hundertvierundvierzig Seiten lang ist. Antworten auf Ausschreibungen erfordern von Unternehmen viel Zeit und Mühe, daher sind gut geschriebene und präzise Ausschreibungen ein Zeichen von Respekt, das qualitativ hochwertige Anbieter anzieht und Wartezeiten minimiert, damit Ihre Projekte schneller abgeschlossen werden können. Nutzen Sie diese Vorlagen, um überflüssige Informationen aus Ihren Ausschreibungen zu entfernen und die wichtigsten Aspekte Ihres Projekts und die zu erreichenden Ziele hervorzuheben, damit die Anbieter Ihre Erwartungen kennen und entsprechend planen können.

Höhepunkte des Tools

Lieferergebnisse und Erwartungen

Es ist wichtig, Ihre Projektziele und -anforderungen von Anfang an zu definieren. Was sind die Schlüsselergebnisse und was erwartet Ihre Organisation? Geben Sie einen kurzen Projektüberblick, einschließlich Strategien, wichtige Teammitglieder, die Kosten und das Budget. Beziehen Sie sich während der Arbeit an der Ausschreibung immer auf diese Übersicht, um sicherzustellen, dass sie alle wichtigen Informationen zu Ihrem Projekt enthält.(Folie 6)

Qualifikationsanforderung

Ebenso wichtig sind die Qualifikationen, die die Bieter haben müssen. Präsentieren Sie diese Liste den Bietern, damit sie wissen, welche Dokumentation oder andere Nachweise ihrer Erfahrung sie Ihrer Organisation zur Verfügung stellen müssen. Dieser Nachweis kann in Form eines physischen oder digitalen Zertifikats erfolgen, das in der Liste angegeben werden kann. Dies ist eine hervorragende Möglichkeit, Kernkompetenzen zu bewerten und Bieter auszusortieren, die möglicherweise nicht die notwendigen Qualifikationen haben, um das Projekt abzuschließen. (Folie 12)

Bewertung und Punktevergabe

Geben Sie eine Punkteverteilung an, damit die Bieter genau wissen, was Sie wollen. Dieses Punktesystem hilft sowohl den Bietern als auch den Bewertern, auf ein gleiches Niveau zu kommen und führt zu einem vereinfachten Bewertungsprozess. Wenn Bieter im Voraus wissen, dass sie danach bewertet werden, ob ihre Vorschläge korrekt formatiert sind, motiviert sie das dazu, Vorschläge in dem von Ihnen gewünschten Format zu erstellen, was die Bewertung beschleunigt. Punkte können je nach der Runde, in der sie stattfinden, getrennt werden. Viele Vorschläge durchlaufen bis zu vier Runden der Punktevergabe. (Folie 14)

Vorschlagskosten

Hier können die Bieter ihre Kostenaufschlüsselungen angeben. Diese Vorlage kann als Beispiel innerhalb der RFP bereitgestellt werden.Hier findet das eigentliche Bieten statt und potenzielle Anbieter legen ihre Finanzen über die Projektlebensdauer dar. Jede Zeile ist eine separate Lieferung, und die Tabelle ermöglicht es Ihnen, die Vorschlagskosten zwischen den Bietern schnell zu vergleichen. (Folie 18)

Einreichungszeitplan

Bieter sollten die Schlüsseltermine des RFP-Prozesses kennen, wie zum Beispiel Einreichungsfristen und wann der Überprüfungsprozess enden wird. Stellen Sie sicher, dass die Fristen den Anbietern genügend Zeit lassen, um eine Antwort zu planen, und je detaillierter Ihr RFP ist, desto mehr Zeit sollten Sie ihnen geben. (Folie 20)

Fazit

RFPs sollten eine klare Vision für eine potenzielle Partnerschaft schaffen, von der Implementierung bis zur laufenden Unterstützung. Und denken Sie daran: Sie können diese RFP-Präsentation herunterladen und anpassen, um all Ihre Vorschlagsbedürfnisse zu erfüllen und Zeit und Arbeitsstunden zu sparen. Jetzt gehen Sie und schauen Sie sich unsere Projektplan-Präsentation für die Werkzeuge an, um einen Projektplan zu erstellen, mit zusätzlichen Folien und Einblicken, wie Sie Kosten und Zeitpläne in Ihr RFP einbeziehen können.