Eventplaner

Einführung

Der Begriff "Bridezilla" hat inzwischen genug kulturelle Relevanz erlangt, um einen Platz im Urban Dictionary zu haben. Es gibt sogar eine ganze Fernsehshow, die ihm gewidmet ist. Außenstehende fragen sich vielleicht, warum diese Bräute eine freudige Gelegenheit so kompliziert und so intensiv gestalten? Nun, weil die Eventplanung kompliziert und intensiv ist und logistische Alpträume weit verbreitet sind. Aber solange es eine organisierte Anleitung gibt, die man befolgen kann, ist die Eventplanung gar nicht so schlimm. Einige Leute zahlen viel Geld für professionelle Eventplaner, um die Kopfschmerzen zu lösen, aber wir haben hier etwas noch Einfacheres: eine Eventplaner Spreadsheet-Vorlage.

Folgen Sie uns, um die ganze Bandbreite der Organisation eines erfolgreichen Events zu lernen: von der ersten Planungs- und Budgetierungsphase bis hin zum Tag des Events. Mit der Eventplaner Spreadsheet-Vorlage werden wir sie anpassen, um zu veranschaulichen, wie der Prozess mit zwei Szenarien funktioniert: einer Hochzeit und einer Konferenz. Das sollte hoffentlich sowohl Ihr persönliches als auch Ihr berufliches Leben abdecken.

Die Vorlage

Um zu veranschaulichen, wie man diese Eventplaner verwendet, werden wir verschiedene Abschnitte davon abdecken:

1. Das Budget. Die Vorlage enthält einen speziellen Abschnitt zur Erstellung und Verwaltung Ihres Budgets. Listen Sie verschiedene Dienstleistungen auf und vergleichen Sie sie, um die besten Optionen zu ermitteln und zu verfolgen, welche Anbieter bereits bezahlt wurden oder nicht.
2. Die Gästeverwaltung. Die Vorlage hilft dabei, Gäste zu kategorisieren, ihren RSVP-Status zu überwachen und sogar Sitzplätze zuzuweisen, die in einer separaten Tabellendiagramm-Registerkarte bewertet werden können. Für Veranstaltungen, die den Verkauf von Tickets beinhalten, bietet die Vorlage eine Funktion zur Zuweisung von Tickettypen an Gäste und zur Berechnung des Ergebnisses in Einnahmen.
3. Der Tag der Veranstaltung. Die Vorlage bietet Tabellen zur Strukturierung der Agenda und Aufgaben der Veranstaltung. Nutzen Sie sie, um alle Aktivitäten für ein erfolgreiches Veranstaltungsergebnis zu überwachen.
4. Das Dashboard. Die Vorlage sammelt Daten aus allen Bereichen, um Sie während des gesamten Veranstaltungsorganisations- und Planungsprozesses zu unterstützen. Die Ansichten helfen bei der Budgetverfolgung, dem Vergleich von Dienstleistungen, der Nachverfolgung der Gästeteilnahme und mehr. Sie bietet auch einen vollständigen Satz von Diagrammen zur Bewertung des Veranstaltungsergebnisses in Bezug auf Ausgaben, Einnahmen und Gewinn.

Um mehr über die Funktionen und Möglichkeiten unserer Eventplaner zu erfahren, lesen Sie weiter. Wir teilen das vollständige Tutorial für die Vorlage mit zusätzlichen Tipps, wie Sie die Veranstaltung mit den verfügbaren Tools planen und organisieren können.

Inhalt

Veranstaltungsorganisation

Die Vorlage bietet eine Registerkarte zur Organisation der wesentlichen Dienstleistungen für die Veranstaltung. In der Tabelle 'Dienstleistungen' listen Sie alle verfügbaren Optionen auf und bestimmen die für Ihre Anforderungen am besten geeignete.Darüber hinaus ermöglicht diese Tabelle die Klassifizierung von Dienstleistungen nach Kategorie, Verhandlungsstadien, Prioritäten und anderen Kriterien.

Zum Beispiel die Organisation einer Hochzeit, die eine schöne Location benötigt. Um das zu erfassen, geben Sie "Location" in das Feld 'Dienstleistung' ein, zusammen mit dem Unternehmen von Interesse und dessen Kontaktdaten. Wählen Sie anschließend die Kategorie, das aktuelle Verhandlungsstadium, die Priorität der Dienstleistung und die Gesamtkosten. Nachfolgende Felder erleichtern den Vergleich verschiedener Dienstleistungen. Wenn Sie sich unsicher sind, ob Sie eine bestimmte Dienstleistung beauftragen möchten, ändern Sie den 'Vertragsstatus' auf 'Offen'. Wenn Sie sich entschieden haben, die Dienstleistung in Anspruch zu nehmen, ändern Sie den 'Vertragsstatus' auf 'Geschlossen'. Nachdem die Zahlung erfolgt ist, verwenden Sie das Feld 'Zahlungsstatus', um es als bezahlt zu markieren.

Listen Sie alle Dienstleistungen auf, die Sie für Ihre Veranstaltung in Betracht gezogen oder kontaktiert haben. Der Vergleich wird auch in das Dashboard integriert, mit einer entscheidenden Komponente - dem Budget.

Veranstaltungsbudget

Es ist auch wichtig, geschätzte Kosten von tatsächlichen Kosten zu unterscheiden. Auf diese Weise entsteht eine klare finanzielle Roadmap, um sicherzustellen, dass die Veranstaltung innerhalb ihres festgelegten Budgets bleibt. Die Vorlage ermöglicht es Ihnen, ein Budget für jede wesentliche Dienstleistungskategorie für die Veranstaltung festzulegen. Im Tab 'Felder' legen Sie die Kategorien fest, die die Veranstaltung benötigt, wie zum Beispiel "Essen & Getränke", "Unterhaltung" oder "Mieten". Geben Sie anschließend das Budget für jede Kategorie an.

Wenn Sie eine Dienstleistung im Tab 'Dienstleistungen' hinzufügen, vergleicht die Vorlage automatisch die Ausgaben mit dem voreingestellten Budget. Dieser Vergleich, der das Gesamtbudget gegen die tatsächlichen Veranstaltungskosten darstellt, erscheint im Dashboard - das wir später im Detail behandeln werden.

Budgetprioritäten

Wie bereits erwähnt, ermöglicht die Vorlage die Priorisierung von Dienstleistungen, was den Vergleich und die Verteilung des Budgets erleichtert. Wählen Sie die Dienstleistungspriorität im Tab 'Dienstleistungen', und die Vorlage weist eine Farbe über 'bedingte Formatierung' zu. Sie können diese Farben für die Anpassung ändern.

Im Excel-Format:

1. Klicken Sie auf ein beliebiges Prioritätsfeld und gehen Sie zu 'Start' in der Menüleiste;
2. Klicken Sie auf Bedingte Formatierung > Regeln verwalten > Regel auswählen > Regel bearbeiten
3. Wählen Sie die Farbe, die stattdessen angezeigt werden soll, und klicken Sie auf 'OK'.

In der Google Sheets-Version:

1. Navigieren Sie zu 'Format' in der Menüleiste
2. Wählen Sie Bedingte Formatierung > Farbskala
3. Wählen Sie die Regel in der Seitenleiste
4. Wählen Sie die gewünschte Farbe und klicken Sie auf 'Fertig'

Es ist möglich, diesen Prozess auf andere Felder anzuwenden, die bedingte Formatierung verwenden.

Gästeliste

Wir haben bereits behandelt, wie man die Eventkosten kategorisiert. Aber es gibt noch mehr. Zum Beispiel ist es in einem Hochzeitsszenario entscheidend, den RSVP-Status und die Tischaufteilung jedes Gastes zu kennen. Bei einer Konferenz könnten Ticketverkäufe von wesentlicher Bedeutung sein. Diese Vorlage behandelt beide Situationen unter dem Tab 'Gästeliste'.

Für Hochzeiten fügen Sie einen Gast hinzu, indem Sie seinen Namen und seine Kontaktdaten eingeben. Ab diesem Punkt variieren die Details je nach Veranstaltungstyp. Sortieren und kategorisieren Sie Gäste nach 'Gasttyp', 'Altersgruppe' und ihrer 'Teilnahme an der Veranstaltung' - diese Felder sind bei Bedarf anpassbar. Wenn die Veranstaltung unterschiedliche Kategorien erfordert, können Sie diese im Tab 'Felder' anpassen.

Zurück zur Vorlage können Sie den RSVP-Status des Gastes aktualisieren (d.h., nein, vielleicht, ja oder keine Antwort), um die Teilnahme zu verwalten und zu überwachen. Die Funktion 'Einen Tisch zuweisen' hilft bei der Platzierung für Hochzeiten oder ähnliche Veranstaltungen. Wählen Sie den Tisch aus, an dem die Gäste sitzen werden, und organisieren Sie sie nach verschiedenen Kategorien, die jeweils durch eine einzigartige Farbe repräsentiert werden. Sie können Tische für Familie, Freunde, Arbeitskollegen oder andere Gruppen erstellen, die die Veranstaltung erfordert. Diese Funktion wird für die Ansicht 'Tischdiagramm', die wir später besprechen werden, notwendig sein.

Nun, in einem Konferenzszenario, können Sie denselben Gast wie zuvor hinzufügen.Um sie zu kategorisieren, verwenden Sie die gleichen Kategorien oder passen Sie sie an, um die Veranstaltung besser widerzuspiegeln, wie zum Beispiel die Angabe des beruflichen Bereichs eines Gastes. Wenn der Ticketverkauf Teil der Konferenz ist, wählen Sie den Tickettyp, den jeder Gast gekauft hat. Die Tickettypen können im Tab 'Felder' angepasst werden und jeder kann mit einem vorbestimmten Preis festgelegt werden. Sobald ein Ticket zugewiesen ist, markieren Sie es als 'bezahlt', und die Vorlage wird es automatisch in die Einnahmen der Veranstaltung einbeziehen.

Ein interessanter Aspekt dieser Funktion ist ihre Anpassungsfähigkeit für Hochzeiten. Während Ticketverkäufe für Hochzeiten nicht typisch sind, sind Spenden und Geschenke weit verbreitet. Verwenden Sie die Ticketverkaufsfunktion, um diese Beiträge zu verwalten und zu überwachen. Bei der Einrichtung von Ticketkategorien, schließen Sie Optionen für Spenden oder Geschenke ein, um die Gesamtbeiträge zu verfolgen, wenn sie den Gästen zugewiesen werden.

Tischdiagramm

Unser Eventplaner hat einen speziellen Tab für Veranstaltungen mit Tischzuweisungen. Der Tab 'Tischdiagramm' präsentiert ein vollständiges Layout der Tische und ihrer entsprechenden Gäste. Jede Farbe repräsentiert verschiedene Tischkategorien. Das Layout hebt auch Gäste basierend auf ihrem RSVP-Status hervor: Rot zeigt unbestätigte Gäste an, während Schwarz bestätigte Gäste repräsentiert.

Die Vorlage erstellt dieses Layout automatisch basierend auf Informationen aus vorherigen Tabs, wie zum Beispiel, wenn wir einen Gast im Tab 'Gästeliste' hinzugefügt und ihm einen Tisch zugewiesen haben. Die Werte im Feld 'Einen Tisch zuweisen' können im Tab 'Felder' angepasst werden.Sie können verschiedene Tabellenkategorien erstellen, jede mit ihrem eigenen Farbcode, und diese bestimmten Tabellen zuweisen. Es ist auch möglich, die Tabellennamen zu bearbeiten, wenn mehr Anpassung erforderlich ist.

Nach der Organisation der Tischordnung steht die Funktion im Tab 'Gästeliste' zur Verfügung. Sobald die Tische zugewiesen sind, wird die Ansicht im Tab 'Tischdiagramm' automatisch mit der gleichen Farbkoordination aus den vorherigen Tabs erstellt.

Diese Funktion ist besonders nützlich für ein Hochzeitsszenario, um die Sitzordnung und die bereits bestätigte Anwesenheit zu visualisieren. Sie kann jedoch auch für andere Zwecke verwendet werden. In einer Konferenzumgebung kann diese Funktion beispielsweise dazu verwendet werden, Gäste bestimmten Räumen, Auditorien und anderen Räumen zuzuweisen. Passen Sie die Tabellennamen und -kategorien nach Bedarf an, und das Tischdiagramm kann genauso verwendet werden. Seien Sie kreativ, und die Möglichkeiten sind unendlich.

Das Layout ist auch optimiert, um in einem PDF exportiert zu werden, um die Weitergabe zu erleichtern.

In Excel:

1. Gehen Sie zu 'Datei' in der Menüleiste.
2. Wählen Sie 'Exportieren', dann 'PDF/XPS-Dokument erstellen'.
3. Klicken Sie auf 'PDF/XPS erstellen' und wählen Sie, wo Sie Ihre Datei speichern möchten.

In Google Sheets:

1. Navigieren Sie zu 'Datei' in der Menüleiste.
2. Fahren Sie mit der Maus über 'Herunterladen', dann wählen Sie 'PDF-Dokument'.
3. Passen Sie die Einstellungen nach Bedarf an und klicken Sie auf 'Herunterladen'.

Indem Sie diesen Schritten folgen, wird das Tabellendiagramm-PDF bereit sein, um versendet und geteilt zu werden.

Veranstaltungstag

Der Veranstaltungstag ist der Tag, an dem alles nach Plan verlaufen sollte. Die Vorlage verfügt über einen speziellen Tab, um die Tagesordnung des Veranstaltungstages zu organisieren und zu planen. Sie können Aufgaben auflisten, sie verschiedenen Personen zuweisen, Start- und Endzeiten festlegen und sie priorisieren.

Unser Eventplaner bietet auch eine stündliche Agenda-Aufschlüsselung, wenn eine detailliertere Liste benötigt wird. Weisen Sie Aufgaben einzelnen Personen zu und planen Sie die Aktivitäten, Orte und Verantwortlichkeiten des Tages. Die Vorlage bietet Platz für bis zu sechs verschiedene Agenden, so dass Sie den Ablauf aller Aktivitäten verfolgen und steuern können.

Diese Tools können in verschiedenen Veranstaltungsszenarien hilfreich sein. Bei Konferenzen sorgt diese Funktion dafür, dass Redner, Sitzungen und Pausen nahtlos ablaufen. Weisen Sie Räume für bestimmte Sitzungen zu, planen Sie Zeit für Networking und stellen Sie sicher, dass alle logistischen Aspekte, von der Registrierung bis zu den Schlussbemerkungen, in Ordnung sind. Jetzt, bei Hochzeiten, ist der Rhythmus des Tages ebenso entscheidend. Von der Startzeit der Zeremonie, Fotosessions und Essenspausen bis zum letzten Tanz, jeder Moment zählt. Durch die Delegation von Aufgaben und das Festlegen klarer Zeitpläne stellen Sie sicher, dass alles wie geplant erledigt wird.

Zusätzlich kann, genau wie das Tabellendiagramm-Layout, die Tagesordnung des Events in ein PDF-Format konvertiert werden. Folgen Sie den gleichen Schritten wie zuvor, und das PDF steht zum Drucken, Senden oder Teilen nach Belieben zur Verfügung.

Event-Dashboard

Wir haben jeden Aspekt der Eventplanung behandelt, von der Budgetzuweisung bis hin zu stündlichen Aufschlüsselungen. Die Vorlage konsolidiert diese Daten in ein Dashboard, das Eventergebnisse anzeigt und bei Entscheidungen hilft, um die Einhaltung des Budgets zu gewährleisten. Das Dashboard enthält auch Filter für gezielte Eventkosten-, Verkaufs- oder Gewinnanalysen.

Dienstleistungen & Ausgaben

Der erste Abschnitt des Dashboards ist "Dienstleistungen & Ausgaben". Dieser Abschnitt enthält alle Informationen, die sich auf die im Tab 'Dienstleistungen' detaillierten Dienstleistungen und das Anfangsbudget beziehen. Die Diagramme ermöglichen es Ihnen, Kosten über verschiedene Dienstleistungen zu verfolgen und den Vergleich mit dem festgelegten Budget zu erleichtern, unter Berücksichtigung verschiedener Prioritäten und Kategorien. Beispielsweise könnten Sie in einem Hochzeitsszenario die Kosten für den Veranstaltungsort oder das Catering priorisieren, während bei einer Konferenz die Gebühren für Sprecher oder Technologiekosten Vorrang haben könnten.

Es ermöglicht auch den Vergleich von Dienstleistungsdetails innerhalb einer Kategorie. Wählen Sie die gewünschte Kategorie aus und die entsprechenden Dienstleistungen aus dem Tab 'Dienstleistungen' werden automatisch aufgelistet.Die Tabellenansicht und das Diagramm bieten eine klare Kosten-Nutzen-Perspektive, um fundierte Entscheidungen zu unterstützen, damit Sie das Budget nicht überschreiten.

Ticketverkauf

Der nächste Abschnitt befasst sich mit dem 'Ticketverkauf'. Für Veranstaltungen mit Einnahmequellen, wie Workshops, fasst dieser Teil die Gesamteinnahmen aus dem Ticketverkauf zusammen, basierend auf den Daten aus dem Tab 'Gästeliste'. In einem Hochzeitskontext, wie erwähnt, während traditionelle Ticketverkäufe möglicherweise nicht zutreffen, kann dieser Abschnitt angepasst werden, um Geschenke oder Spenden zu verfolgen und die Ergebnisse hier genauso anzuzeigen. Er präsentiert auch die Verteilung der RSVP-Status und berechnet die Anzahl der Teilnehmer.

Zusätzlich können Sie ein gewünschtes Feld zur Überwachung in den Diagrammen aus dem Tab 'Gästeliste' auswählen. Diese Felder sind diejenigen, die basierend auf den Anforderungen der Veranstaltung angepasst werden können. Das Dashboard zeigt dann den Gesamtumsatz für jedes Feld an und gibt an, ob eine Zahlung erfolgt ist.

Gewinnanalyse

Schließlich bestimmt der letzte Abschnitt des Dashboards den Gewinn der Veranstaltung. Basierend auf den Kosten- und Umsatzdaten präsentiert dieser Abschnitt Diagramme, die die Einnahmen der Veranstaltung darstellen, sogar auf einer pro Gast Basis. Es spiegelt den gesamten Verlauf der Veranstaltung wider. Von den ersten Planungsphasen bis zur endgültigen Gewinnberechnung bietet es ein klares Bild davon, wo Sie hervorragend waren und wo es Raum für Wachstum gibt.Es ist auch ein Lernwerkzeug, um sicherzustellen, dass jede von Ihnen geplante Veranstaltung besser ist als die letzte.

Schlussfolgerung

Wie Sie sehen können, ist ein erfolgreiches Event nicht nur eine Frage der großen Momente, sondern auch der feinen Details, die dazu führen. Zugegeben, es gibt viele Details zu berücksichtigen: Budgetierung, Gästemanagement, Event-Agendas, Sitzordnungen, um nur einige zu nennen. Aber hoffentlich können Sie Ihr nächstes Event jetzt nahtloser mit dieser Vorlage organisieren, die in Excel oder Google Sheets heruntergeladen werden kann.

Lassen Sie uns in den Kommentaren wissen, wenn Sie Tipps und Tricks zur Eventplanung haben, damit wir alle von Ihrer Erfahrung lernen können.