Plan Projektu

Streszczenie

Potrzebujesz utrzymać zaangażowanie swojego zespołu i realizować projekty zgodnie z harmonogramem? Stworzyliśmy szablon arkusza kalkulacyjnego Plan Projektu, który zawiera wszystko, czego potrzebujesz do organizacji, koordynacji, zarządzania i planowania kolejnego projektu. Nasz szablon Plan Projektu zawiera karty projektu, rejestr interesariuszy, listę zadań, matryce triażu, tablicę ryzyka i wizualizacje, które pozwalają śledzić postępy, zarówno za pomocą metody Kanban, jak i ramowej metody zarządzania projektami Agile. Bez względu na Twój styl zarządzania i preferencje dotyczące układu planu projektu, ten szablon można pobrać i w pełni dostosować do Twoich potrzeb. Przeanalizujmy teraz, jak korzystać z tego arkusza do zarządzania projektem.

Buduj i dostosowuj swój szablon zarządzania projektem

Zacznij od zakładki Pola, gdzie podstawowe pola są zorganizowane zgodnie z zakładkami, które je odwołują. W ramach Kanban zdefiniuj priorytety i etapy, które będą odnosiły się do Twojego projektu. W ramach Karty projektu wymień członków zespołu i poziomy zainteresowania i wpływu, według których będą oceniani. W ramach Ryzyka zdefiniuj poziomy prawdopodobieństwa i nasilenia, które Twoja organizacja stosuje, a które również pojawiają się poniżej w macierzy ryzyka. A w ramach Triage, uwzględnij poziomy pilności i znaczenia, a także wpływu i wysiłku, które są używane w matrycach triażu, mogą być dostosowane.

Ustal odpowiednią strukturę i rozpocznij projekt

Karta projektu pozwala menedżerom projektów na dodanie wszystkich szczegółów związanych z zakresem tego projektu, kierownictwem, budżetem, ograniczeniami, kamieniami milowymi i terminami. Poniżej karty projektu znajduje się rejestr interesariuszy projektu, który zawiera wszystkie istotne role, ich dane kontaktowe, informacje, czy są wewnętrzni czy zewnętrzni, ich poziom zainteresowania i wpływu na projekt, a także wszelkie specyficzne oczekiwania czy wymagania dotyczące komunikacji. Czy wiedziałeś, że menedżerowie projektów spędzają 90% swojego czasu na komunikacji?

Jednak 47% zespołów uważa spotkania za największe marnotrawstwo czasu, więc traktuj poważnie ich preferencje dotyczące komunikacji. Na dole obliczenia budżetu projektu obejmują całkowity koszt, planowany i rzeczywisty koszt, pozostały budżet i procent wykorzystany do tej pory. Te obliczenia czerpią dane z listy zadań.

Lista zadań

Na karcie Lista zadań wprowadź wszystkie zadania składające się na dany projekt. Zacznij od ogólnych danych wejściowych zadania, w tym niestandardowego ID, tytułu zadania, odpowiedzialnych członków zespołu i pasków postępu pracy. Te paski postępu są edytowalne, więc menedżerowie projektów mogą śledzić postęp pracy w czasie rzeczywistym. Następnie wprowadź datę rozpoczęcia, datę zakończenia i ostateczną datę zakończenia.Sekcje kanban i agile są opcjonalnymi polami do wizualizacji harmonogramu planowania projektu.

Teraz wprowadź dane finansowe dla każdego zadania. Obejmują one koszt bazowy, oczekiwaną wartość rynkową zadania; planowany budżet, kwotę pieniędzy przeznaczoną na to zadanie; rzeczywisty koszt, czyli do tej pory wydaną kwotę budżetu. Na koniec pozostaje nam pozostały budżet, czyli kwota pieniędzy z planowanego budżetu, która pozostała.

Oblicza się go odejmując rzeczywisty koszt od planowanego budżetu. Jeśli jest ujemny, oznacza to, że przekroczyłeś budżet. Procent wykorzystania oblicza się automatycznie, dzieląc rzeczywisty koszt przez planowany budżet. A liniowy prognozowany koszt dzieli rzeczywisty koszt przez procent postępu prac, aby określić, ile prawdopodobnie będzie kosztować cały projekt. Dane finansowe dla wszystkich zadań są sumowane, aby określić ogólny budżet. Te pola mają być aktualizowane na bieżąco. Za każdy miliard dolarów zainwestowany w Stanach Zjednoczonych, 122 miliony dolarów zostało zmarnowane z powodu braku efektywności projektu.

Więc upewnij się, że twoja lista zadań jest na bieżąco, aby twój ogólny budżet projektu był również aktualny. Na koniec możesz określić jakiekolwiek ryzyko związane z zadaniem, a także poziomy ważności, pilności, wpływu na ogólny projekt.

Te dane umożliwiają wszystkim zainteresowanym ocenę potencjalnych obszarów ryzyka do zaplanowania i tryjażu zadań na podstawie ich znaczenia i wpływu. Nie zapomnij, możesz pobrać i dostosować ten szablon planu projektu już teraz!

Uwzględnij ryzyka i tryjaż zadań do priorytetów.

W zakładce Tryjaż, tryjażuj zadania i określ, które z nich są najważniejsze. Najpierw użyj macierzy priorytetów działań, aby przeanalizować wpływ zadania w porównaniu do wymaganego wysiłku, aby ustalić priorytety pracy. Wszelkie zadania w kwadrancie o dużym wpływie i niskim wysiłku są szybkimi wygranymi i powinny być wykonane przede wszystkim. Każde zadanie, które jest w kwadrancie o dużym wpływie i dużym wysiłku, to duże projekty, które powinny być priorytetowe w porównaniu do zadań uzupełniających i niewdzięcznych poniżej.

Co jeśli celem jest priorytetowanie zadań na podstawie ich pilności? Poniższa macierz Eisenhowera klasyfikuje zadania na podstawie ich pilności i ważności. Na przykład, wszystkie zadania, które są zarówno pilne, jak i ważne, są reprezentowane w zielonym polu i powinny być "wykonane" natychmiast. Te, które są ważne, ale nie pilne, powinny być odpowiednio zaplanowane, a te w kwadrancie pilnym, ale nie ważnym, powinny być delegowane innym do wykonania. Cokolwiek, co nie jest pilne i nie ważne? Usuń.

Ta zakładka Analiza ryzyka prezentuje prawdopodobieństwo, nasilenie i poziom ryzyka dla każdego zadania. Wykresy ilustrują indywidualne ryzyka, które najprawdopodobniej spowodują problemy, oraz ogólny poziom ryzyka dla tego projektu.

Każde ryzyko jest oznaczone zgodnie z ID zadania powiązanym z każdym zadaniem na liście zadań. Aby zdefiniować te ryzyka, wprowadź ich szczegóły w kolumnie opisu ryzyka, aby członkowie zespołu wiedzieli, co jest najbardziej zagrożone w każdym zadaniu. Analiza to siła, a ta zakładka ma na celu prognozowanie wąskich gardeł, aby można było podjąć prewencyjne działania naprawcze, aby uniknąć wąskich gardeł, rozszerzenia zakresu lub jeszcze gorszych wyników, zanim one wystąpią.

Kanban czy Agile

Aby zobrazować harmonogram zarządzania projektem w czasie rzeczywistym, dostarczyliśmy zarówno widoki kanban, jak i agile. Tablica Kanban korzysta z systemu etapów, który koduje karty kolorami na podstawie ich priorytetu i zawiera pasek postępu pokazujący, jak daleko jest każde zadanie. Limit prac w toku na górze uniemożliwia przeciążenie jakiegokolwiek etapu. Jeśli określony etap przekroczy limit liczby zadań dozwolonych na tym etapie, nadmiar zadań jest dodawany do odpowiedniej kolumny kolejki tego etapu. Elementy w kolejce są następnie wczytywane z powrotem do etapu, gdy inne zadania są zakończone.

Podczas gdy Kanban współpracuje z ramowym systemem zarządzania Agile, zakładka Agile dostarcza prostą wizualizację wykresu Gantta, aby wyświetlić zadania według ich sprintów. Sprinty są definiowane na liście zadań i pojawiają się najpierw w porządku numerycznym, a następnie alfabetycznym. Dzięki wszystkim tym narzędziom zarządzania projektami, będziesz miał wszystko, czego potrzebujesz, aby zakończyć każdy projekt na czas, za każdym razem. Pamiętaj, że możesz teraz pobrać i dostosować ten arkusz kalkulacyjny planu projektu, aby zaoszczędzić czas i godziny pracy. Teraz, jeśli chcesz więcej narzędzi do zarządzania projektami, aby prezentować swoje wnioski związane z projektem wewnętrznym lub zewnętrznym interesariuszom, sprawdź teraz nasz szablon prezentacji Project Plan explainer.