프로젝트 계획

개요

팀을 참여시키고 프로젝트를 예정대로 진행하고 싶으신가요? 우리는 다음 프로젝트를 조직하고, 조정하고, 관리하고, 계획하는 데 필요한 모든 것이 포함된 프로젝트 계획 스프레드시트 템플릿을 만들었습니다. 우리의 프로젝트 계획 템플릿에는 프로젝트 헌장, 이해 관계자 등록부, 작업 목록, 트라이지 매트릭스, 위험 대시보드, 그리고 칸반 또는 애자일 프로젝트 관리 프레임워크를 사용하여 진행 상황을 추적하는 시각화가 포함되어 있습니다. 관리 스타일과 프로젝트 계획 레이아웃 선호도에 관계없이 이 템플릿은 다운로드하여 귀하의 필요에 맞게 완전히 사용자 정의할 수 있습니다. 이제 이 스프레드시트를 어떻게 프로젝트 관리에 사용하는지 살펴보겠습니다.

프로젝트 관리 템플릿 구축 및 사용자 정의

필드 탭에서 시작하여, 핵심 필드들이 어떤 탭들이 참조하는지에 따라 정리되어 있습니다. 칸반 아래에서는 프로젝트가 참조할 우선 순위와 단계를 정의합니다. 헌장 아래에서는 팀 멤버와 그들이 평가될 관심도와 영향력을 나열합니다. 위험 아래에서는 귀하의 조직이 사용하는 가능성과 심각성 수준을 정의하며, 이는 아래의 위험 매트릭스에도 나타납니다. 트라이지에서는 긴급성과 중요성, 그리고 트라이지 매트릭스에서 사용되는 영향력과 노력의 수준을 포함하여 사용자 정의할 수 있습니다.

적절한 구조와 프로젝트 개시 설정

프로젝트 헌장은 PM들이 이 프로젝트의 범위, 리더십, 예산, 제약사항, 마일스톤 및 마감일과 관련된 모든 구체적인 세부사항을 추가할 수 있게 해줍니다. 프로젝트 헌장 아래에는 프로젝트 이해관계자 등록부가 모든 관련 역할, 연락처 정보, 내부인지 외부인지, 프로젝트에 대한 관심도와 영향력, 그리고 특정 기대치나 의사소통 요구사항을 나열합니다. PM들이 시간의 90%를 의사소통에 사용한다는 사실을 알고 계셨나요?

그러나, 47%의 팀들이 회의를 #1 시간 낭비라고 지적했으므로, 그들의 선호하는 의사소통 요구사항을 진지하게 받아들이세요. 하단에는 프로젝트 예산 계산이 포함되어 있으며, 이는 총 비용, 계획된 비용과 실제 비용, 남은 예산, 그리고 지금까지 사용된 비율을 포함합니다. 이 계산들은 작업 목록에서 데이터를 얻습니다.

작업 목록

작업 목록 탭에서 주어진 프로젝트를 구성하는 모든 작업을 입력합니다. 사용자 정의 ID, 작업 제목, 담당 팀 멤버, 작업 진행 바를 포함한 전체 작업 입력부터 시작합니다. 이 진행 바는 편집 가능하므로 PM들은 실시간으로 작업 진행 상황을 추적할 수 있습니다. 다음으로, 시작 날짜, 마감 날짜, 그리고 최종 완료 날짜를 입력합니다.칸반 및 애자일 섹션은 프로젝트 계획 시간표를 시각화하기 위한 선택적 필드입니다.

이제 각 작업에 대한 재무를 입력하십시오. 이에는 기준 비용, 작업의 예상 공정 시장 가치; 계획된 예산, 이 작업에 대해 예약된 금액; 실제 비용, 즉 지금까지 사용된 예산 금액. 마지막으로, 남아있는 예산, 즉 계획된 예산에서 남은 금액이 있습니다.

이는 계획된 예산에서 실제 비용을 뺌으로써 계산됩니다. 그리고 음수라면 예산을 초과한 것을 의미합니다. 사용된 퍼센트는 실제 비용을 계획된 예산으로 나눔으로써 자동으로 계산됩니다. 그리고 선형 예상 비용은 실제 비용을 작업 진행률 퍼센트로 나누어 전체 프로젝트가 예상되는 비용을 결정합니다. 모든 작업의 재무 데이터는 전체 예산을 정의하기 위해 합산됩니다. 이 필드는 실시간으로 업데이트되어야 합니다. 미국에서 10억 달러를 투자할 때마다, 프로젝트 성과 부족으로 인해 1억 2천 2백만 달러가 낭비되었습니다.

따라서 작업 목록을 최신 상태로 유지하여 전체 프로젝트 예산도 최신 상태로 유지하십시오. 마지막으로, 작업과 관련된 모든 위험을 정의하고, 중요성, 긴급성, 전체 프로젝트에 미치는 영향의 수준을 정의할 수 있습니다.

이 입력값들은 모든 이해관계자들이 잠재적인 위험 영역을 평가하고 그 중요성과 영향에 따라 작업을 분류할 수 있게 해줍니다. 잊지 마세요, 지금 바로 이 프로젝트 계획 템플릿을 다운로드하고 사용자 정의할 수 있습니다!

위험을 고려하고 작업을 분류하여 우선 순위를 정합니다.

분류 탭에서 작업을 분류하고 가장 중요한 작업을 결정합니다. 먼저, 작업의 영향과 필요한 노력을 분석하기 위해 행동 우선 순위 매트릭스를 사용합니다. 높은 영향력과 낮은 노력을 요구하는 모든 작업은 빠른 승리를 가져와야 하며, 가장 먼저 완료해야 합니다. 높은 영향력과 높은 노력을 요구하는 작업은 주요 프로젝트로, 그 아래의 채우기와 감사의 작업보다 우선 순위를 두어야 합니다.

만약 목표가 그들의 긴급성 수준에 따라 작업을 우선 순위로 정하는 것이라면 어떨까요? 아래의 Eisenhower 매트릭스는 작업을 그들의 긴급성과 중요성에 따라 분류합니다. 예를 들어, 긴급하고 중요한 모든 작업은 녹색 상자에 표시되며, 즉시 "실행"되어야 합니다. 중요하지만 긴급하지 않은 작업은 그에 따라 계획되어야 하며, 긴급하지만 중요하지 않은 작업은 다른 사람들에게 완료하도록 위임해야 합니다. 긴급하지도 중요하지도 않은 것은? 삭제하세요.

[text]이 위험 분석 탭은 각 작업에 대한 확률, 심각성, 위험 수준을 분류합니다. 차트는 문제를 일으킬 가능성이 가장 높은 개별 위험과 이 프로젝트의 전반적인 위험 수준을 시각화합니다.[text]

각 위험은 작업 목록의 각 작업과 연관된 작업 ID에 따라 레이블이 지정됩니다. 이러한 위험을 정의하려면 위험 설명 열에 그들의 세부 사항을 입력하여 팀원들이 각 작업과 관련하여 가장 위험한 것이 무엇인지 알 수 있게 합니다. 분석은 힘이며, 이 탭은 병목 현상을 예측하여 병목 현상, 범위 침범, 또는 그보다 더 나쁜 결과를 미리 피할 수 있도록 예방적인 조치를 취할 수 있도록 설계되었습니다.

칸반 또는 애자일

프로젝트 관리 타임라인을 실시간으로 시각화하기 위해, 우리는 칸반과 애자일 뷰를 모두 제공하였습니다. 칸반 보드는 우선 순위에 따라 카드의 색상을 코드화하는 단계 시스템을 사용하며, 각 작업이 얼마나 진행되었는지를 보여주는 진행 바를 포함합니다. 작업 진행 중인 한계는 특정 단계가 너무 과부하되는 것을 금지합니다. 특정 단계에서 허용된 작업 수를 초과하면 초과 작업은 해당 단계의 대기열 열에 추가됩니다. 대기열의 항목은 다른 작업이 완료되면 다시 단계로 로드됩니다.

칸반은 애자일 관리 프레임워크와 함께 작동하는 반면, 애자일 탭은 간트 차트 시각화를 제공하여 작업을 스프린트별로 표시합니다. 스프린트는 작업 목록에서 정의되며, 먼저 숫자 순으로, 그 다음 알파벳 순으로 표시됩니다. 이러한 프로젝트 관리 도구를 모두 활용하면, 어떤 프로젝트든 항상 시간 내에 완료할 수 있는 모든 것을 갖추게 됩니다. 기억하세요, 이 프로젝트 계획 스프레드시트를 지금 바로 다운로드하고 사용자 정의하여 작업 시간을 절약할 수 있습니다. 이제, 프로젝트 관련 통찰력을 내부 또는 외부 이해 관계자에게 제시하기 위한 더 많은 프로젝트 관리 도구가 필요하다면, 우리의 Project Plan 프레젠테이션 템플릿 설명서를 확인해 보세요.