सारांश
क्या आपने कभी अपनी टीम के काम के घंटों का हिसाब रखने और लागत का पता लगाने में परेशानी का सामना किया है? हमने इसके लिए एक टाइमशीट टेम्पलेट बनाया है। यह टेम्पलेट आपको सभी काम के घंटों, ब्रेक और ओवरटाइम सहित, का प्रबंधन करने में मदद करता है। यह साप्ताहिक और मासिक डैशबोर्ड के साथ प्रदर्शन और वित्तीय स्थिति का विश्लेषण करता है। साथ ही, आप मासिक काम के घंटों की निगरानी और मान्यता के लिए स्वचालित रूप से PDF रिपोर्ट बना सकते हैं।
इस तरह, आपको अप्रत्याशित ओवरटाइम ने आपकी कंपनी के बजट को प्रभावित करने या सही तरीके से भुगतान नहीं मिलने की चिंता करने की जरूरत नहीं होगी। टीमों के लिए, एक टाइमशीट स्मार्ट समय प्रबंधन के माध्यम से लागत बचत कर सकता है। फ्रीलांसर्स यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि हर घंटा काम करने का उचित रूप से रिकॉर्ड किया गया है और उसका भुगतान किया गया है। और सबसे अच्छा हिस्सा? यह आपको संगठन और गणना करने में समय बचाता है, जिससे आपको अन्य परियोजनाओं और कार्यों पर ध्यान केंद्रित करने की अधिक स्वतंत्रता मिलती है।
सामग्री
टेम्पलेट का उपयोग कैसे करें
टेम्पलेट का उपयोग करने से पहले, यह जानना उपयोगी होता है कि इसे कैसे सेट किया गया है। नीले रंग के हाइलाइटेड फील्ड्स - या नीले टेक्स्ट - वह हैं जहां आपको अपनी जानकारी दर्ज करनी होती है, और वे टेम्पलेट को सही तरीके से काम करने के लिए आवश्यक होते हैं। काले फील्ड्स में विशेष सूत्र और गणनाएं होती हैं। काले नंबरों वाले फील्ड्स को हटाने या बड़े परिवर्तन करने का ध्यान रखें, क्योंकि वे टेम्पलेट को सही ढंग से काम करने के लिए महत्वपूर्ण होते हैं।
यह टेम्पलेट उपयोग की सुविधा के लिए डिज़ाइन किया गया है और आसान नेविगेशन के लिए रंग से संगठित टैब्स की विशेषताओं से युक्त है: नीले 'इनपुट टैब्स,' हरे 'डैशबोर्ड टैब्स,' और ग्रे 'रिपोर्ट्स और पीडीएफ टैब्स।' नीले टैब्स वह हैं जहां आप अपना डाटा इनपुट करते हैं, जिसमें कंपनी का विवरण, कर्मचारी के नाम, पर्यवेक्षक, और प्रत्येक कर्मचारी दैनिक कितने घंटे काम करता है। यह खंड यह भी है जहां आप विशिष्ट कार्यकाल के लिए लॉग इन करते हैं। हरे डैशबोर्ड टैब्स स्वचालित रूप से ग्राफ के साथ ताजा होते हैं जो आपके द्वारा इनपुट टैब्स में दर्ज डाटा को दर्शाते हैं। ये दृश्य आपको कुल काम किए गए घंटों को समझने में मदद करते हैं, नियमित और ओवरटाइम घंटों के बीच अंतर करते हैं। अंत में, ग्रे टैब्स स्वचालित रूप से पीडीएफ उत्पन्न करने के लिए निर्धारित हैं, जो मांग पर उपलब्ध हैं। ये पीडीएफ एक व्यापक प्रस्तुति प्रदान करते हैं।
काम किए गए घंटों को कैसे रजिस्टर करें
अपने घंटों को सही तरीके से लॉग करने का समझना इस टेम्पलेट के लाभों को अधिकतम करने के लिए महत्वपूर्ण है। प्रक्रिया 'फील्ड्स' टैब में शुरू होती है, जहां आप प्रारंभिक जानकारी सेट करते हैं। 'टाइमशीट फील्ड्स' खंड में, कर्मचारियों और पर्यवेक्षकों के लिए जरूरत के अनुसार विवरण दर्ज करें। "सुपरवाइजर डिस्ट्रीब्यूशन" टेबल में, जो "टाइमशीट विवरण" खंड का हिस्सा है, प्रत्येक पर्यवेक्षक को उनके संबंधित कर्मचारियों से जोड़ें। यह सेटअप टेम्पलेट को संबंधित फील्ड्स को स्वचालित रूप से भरने में सक्षम बनाता है।
आप अनुपस्थिति के कारण भी जोड़ सकते हैं और आपकी कंपनी की विशिष्ट आवश्यकताओं के अनुसार दो अनुकूलनीय फील्ड्स।यह लचीलापन ग्राहकों, परियोजनाओं, विभागों, या किसी अन्य महत्वपूर्ण जानकारी जैसे विभिन्न तत्वों की ट्रैकिंग की अनुमति देता है। ये सेटिंग्स ड्रॉपडाउन मेनू विकल्पों के रूप में उपलब्ध होंगी, जिससे टाइमशीट पूरा करने की प्रक्रिया सरल होगी।
घंटों को लॉग करने के लिए, 'Timesheet input' टैब पर जाएं, जो आसान डाटा प्रविष्टि के लिए विशिष्ट खंडों में संरचित है:
- 'General details' तारीख और जिम्मेदार व्यक्ति को लॉग करने के लिए।
- 'Work hours details' शुरुआत और समाप्ति के समय, ब्रेक, और किसी भी अनुपस्थिति के कारणों को रिकॉर्ड करने के लिए।
- 'Customizable Inputs' पहले से सेट किए गए कस्टमाइज़ क्षेत्रों के लिए, किसी भी महत्वपूर्ण नोट्स के लिए एक अतिरिक्त क्षेत्र के साथ।
इन विवरणों को भरने से दो स्वचालित गणना खंड सक्रिय होते हैं: 'Work hours' और 'Payment Calculation'। ये खंड कार्यदिवस की लागत का विश्लेषण करते हैं, जिसमें नियमित और ओवरटाइम घंटे शामिल होते हैं, जिसे हम आगे अधिक जांचेंगे।
लागत और अतिरिक्त घंटों की ट्रैकिंग कैसे करें
ओवरटाइम को ठीक से प्रबंधित करना संचालन लागतों को नियंत्रित करने के लिए आवश्यक है। हमारे Timesheet Template में, आप "Fields" टैब में ओवरटाइम गणना नियमों को अपनी जरूरतों के अनुसार कॉन्फ़िगर कर सकते हैं। आप रोजाना या साप्ताहिक संचयी गणनाओं के बीच चुन सकते हैं ओवरटाइम के लिए।दैनिक गणना का चयन करने का मतलब है कि टेम्पलेट किसी कर्मचारी द्वारा दैनिक आधार पर किए गए किसी भी ओवरटाइम का हिसाब रखेगा, इन घंटों के लिए अतिरिक्त भुगतान प्रदान करता है, भले ही सप्ताह के दौरान कुल काम किए गए घंटों की परवाह किए बिना। दूसरी ओर, साप्ताहिक संचय विधि केवल तभी ओवरटाइम की गणना करती है जब किसी कर्मचारी के कुल साप्ताहिक घंटे मानक कार्यसप्ताह के घंटों से अधिक होते हैं, बजट प्रबंधन के लिए एक अधिक सटीक दृष्टिकोण प्रदान करती है।
आप अपनी टीम के अनुसार कार्यसप्ताह की अवधि को अनुकूलित भी कर सकते हैं, चाहे वह पांच, छह, या सात दिन हो। यह अनुकूलन सुनिश्चित करता है कि साप्ताहिक कार्यभार और ओवरटाइम की गणना प्रभावी लागत प्रबंधन के लिए सटीक रूप से की जाती है। दैनिक कार्य घंटों, प्रति घंटे की दरों, और ओवरटाइम दरों के बारे में विशेष जानकारी "Employees work hours" तालिका में दर्ज की जाती है, जो "Timesheet details" खंड के अंतर्गत होती है। आप प्रत्येक कर्मचारी को उनके अपेक्षित दैनिक घंटों और दरों को सौंप सकते हैं, जिसमें टेम्पलेट स्वचालित रूप से कार्यदिवसों के आधार पर कुल अपेक्षित साप्ताहिक घंटों की गणना करता है।
इस प्रारंभिक सेटअप के बाद, "Timesheet input" टैब दैनिक घंटों की लॉगिंग और लागत की गणना के स्थान का कार्य करता है।जैसे ही आप प्रारंभ और समाप्ति समय, साथ ही ब्रेक्स दर्ज करते हैं, टेम्पलेट स्वचालित रूप से इस जानकारी को प्रसंस्करण करता है और अंतिम दो खंडों में इंसाइट्स उत्पन्न करता है: "कार्य समय" जो कुल नियमित और ओवरटाइम घंटों की ट्रैकिंग के लिए, और "भुगतान की गणना," जो इन घंटों से संबंधित लागतों का मूल्यांकन करता है, जो "फ़ील्ड्स" टैब में सेट पैरामीटर्स के आधार पर होती है.
परिणामों की निगरानी कैसे करें
"फ़ील्ड्स" टैब में प्रारंभिक कॉन्फ़िगरेशन बनाने के बाद और घंटों को लॉग करने के बाद, डैशबोर्ड आउटकम्स का व्यापक और विस्तृत विश्लेषण प्रदान करते हैं। "साप्ताहिक सारांश" टैब एक महत्वपूर्ण बिंदु के रूप में कार्य करता है, जो चुने गए सप्ताह में कितने घंटे आवंटित किए गए थे, इसकी समीक्षा करता है। इसमें समय अवधियों—जैसे वर्ष और महीना—और कर्मचारियों और पर्यवेक्षकों जैसी विशिष्ट श्रेणियों के लिए फ़िल्टर शामिल हैं, जो विस्तृत विश्लेषण को सुगम बनाते हैं.
डैशबोर्ड कुल काम किए गए घंटों के साथ उत्पन्न हुई लागतों का स्पष्ट विवरण प्रस्तुत करता है, नियमित और ओवरटाइम घंटों के बीच अंतर करता है। यह चार्ट्स का उपयोग करके कर्मचारियों और दिन के आधार पर घंटों और लागतों के वितरण को चित्रित करता है, जिससे संचालन गतिविधियों में दृश्यता बढ़ती है। इसके अलावा, यह कर्मचारियों द्वारा लिए गए कुल छुट्टी के दिनों की ट्रैकिंग करता है, जो कारण के आधार पर वर्गीकृत होते हैं, जिससे सटीक प्रबंधन में मदद मिलती है और टीम के भीतर बेहतर समन्वय को बढ़ावा मिलता है।
टैब के निचले हिस्से में, टेम्पलेट सप्ताह के डेटा को संग्रहित करता है, जिसमें तारीखें, कर्मचारियों, कार्यदिवस और कुल लागत शामिल होती हैं। ये साप्ताहिक अंतर्दृष्टि मासिक डैशबोर्ड में बढ़ती हैं, जो चयनित महीने के लिए पूरे डेटा को संकलित करती है। इस स्तर का विश्लेषण कार्यक्रमों के ट्रेंड्स को उजागर कर सकता है, अतिरिक्त ओवरटाइम के क्षेत्रों को निर्धारित कर सकता है, और आगामी परियोजनाओं के लिए कर्मचारियों की योजनाबद्धता का समर्थन कर सकता है।
PDF रिपोर्ट्स कैसे बनाएं
हमारा टाइमशीट टेम्पलेट कार्य घंटों के विस्तृत अंतर्दृष्टि प्रदान करने वाली PDF रिपोर्ट्स बनाने के लिए सुविधाएं शामिल करता है, जो व्यक्तिगत और टीम स्तर पर होती हैं। इन टैब्स में एक फ़िल्टरिंग फ़ंक्शन होता है और विशेष समय अवधियों के लिए रिपोर्ट्स का उत्पादन करने की अनुमति देता है।
"Timesheet Report" टैब व्यक्तिगत कर्मचारी रिपोर्ट्स उत्पन्न करने के लिए तैयार किया गया है। यह कार्यक्षमता विस्तृत घंटों की ट्रैकिंग के लिए विशेष रूप से उपयोगी है और पर्यवेक्षकों द्वारा सत्यापन की प्रक्रिया को सरल बनाती है, जिसमें आवश्यक हस्ताक्षरों के लिए स्थान शामिल होते हैं। यह व्यक्तिगत रिपोर्ट प्रत्येक कर्मचारी के कार्य घंटों के लिए पारदर्शिता और जवाबदेही बनाए रखने में मदद करती है। उल्टा, "Employee Report" टैब एक विशिष्ट पर्यवेक्षक के रिपोर्ट करने वाले सभी कर्मचारियों द्वारा काम किए गए घंटों को एक संग्रहीत, व्यापक रिपोर्ट में एकत्रित करता है। यह सामूहिक दृष्टिकोण पर्यवेक्षकों को उनकी टीम ने कितने घंटे काम किए हैं, इसका मूल्यांकन करने की अनुमति देता है, जो रिपोर्ट किए गए घंटों की पुष्टि करने और टीम की कार्यक्षमता का प्रबंधन करने के लिए मजबूत आधार तैयार करता है।
PDF निर्यात करें
जब आप अपनी रिपोर्ट्स को निर्यात करने की अवधि सेट करते हैं, तो आप उन्हें PDF में जारी कर सकते हैं। यहाँ देखें कैसे:
- Excel के ऊपरी बाएं कोने में "File" टैब पर क्लिक करें। साइडबार मेनू से, "Print." का चयन करें।
- "Microsoft Print to PDF" का चयन करें और "Print" पर फिर से क्लिक करें ताकि आप PDF को कहाँ सेव करना चाहते हैं, यह चुन सकें।
- यदि आपके पास प्रिंटर है, तो इसे चुनकर अपनी रिपोर्ट को सीधे हस्ताक्षर के लिए प्रिंट करें।
लोगो को अनुकूलित करें
आप टेम्पलेट में अपना खुद का लोगो भी डाल सकते हैं। इसके लिए, इन चरणों का पालन करें:
- रिबन पर "Insert" टैब पर जाएं;
- "Illustrations" समूह में "Pictures" पर क्लिक करें;
- "Over cells" > "This Device" > चित्र फ़ाइल के लिए ब्राउज़ करें, इसे चुनें, और "Insert." पर क्लिक करें।
एक बार सम्मिलित होने के बाद, छवि सेल्स के ऊपर दिखाई देगी। आप छवि पर क्लिक करके और इसे खींचकर इसे जहां चाहें, वहां स्थित कर सकते हैं। छवि का आकार बदलने के लिए, इस पर क्लिक करें और किसी भी कोने या साइड हैंडल्स को खींचें।
निष्कर्ष
Timesheet Template कार्य घंटों के प्रबंधन को बढ़ाता है, अनुकूलन योग्य डेटा प्रविष्टि विकल्पों और घंटों और लागतों के लिए स्वचालित गणनाओं के साथ, जिससे टीम के घंटों और बजट उपयोग को अनुकूलित करने के लिए संचालनीय निर्णय लेना सरल होता है।यह टेम्पलेट परिणामों में सुधार करने के लिए तैयार किया गया है, जबकि इसका उपयोगकर्ता-अनुकूल डिज़ाइन समय बचाता है, जिससे आप अन्य महत्वपूर्ण कार्यों पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं।
