Getting Things Done

خلاصه

آیا گردش کار شما سرشار از فشار است؟ آیا می خواهید بهره وری خود را افزایش دهید و به اهداف خود برسید؟ همه ما با مشکل بهره وری مواجه هستیم، اما Getting Things Done به خواننده یک سیستم ساده اما جامع برای افزایش بهره وری ارائه می دهد. این کتاب توسط برترین کارشناس جهان در زمینه سازماندهی شخصی و حرفه ای نوشته شده است و روش های آن توسط میلیون ها نفر در سراسر جهان، همچنین شرکت هایی مانند مایکروسافت و لاکهید استفاده می شود.

این سیستم می تواند به شما کمک کند تا استرس خود را کاهش دهید و در سازماندهی همه کارهای خود، هم شخصی و هم حرفه ای، بهتر شوید، زیرا دستورالعمل های دقیقی را برای ساده سازی زندگی خود، مسلط شدن بر گردش کار، سازماندهی وظایف و حفظ دیدگاه در زندگی خود ارائه می دهد. بنابراین اگر از احساس سردرگمی خسته شده اید، این سیستم یکپارچه برای افزایش بهره وری بدون استرس می تواند به شما آرامش ذهن بخشد، در حالی که به شما امکان می دهد وظایف خود را به طور کارآمد انجام دهید.

خلاصه

Getting Things Done به خواننده یک سیستم ساده اما جامع برای افزایش بهره وری ارائه می دهد. این سیستم، که اغلب به عنوان GTD شناخته می شود، بهره وری را از طریق یک سوال ساده افزایش می دهد - "گام بعدی مشخص که مرا به هدفم نزدیک می کند چیست؟". GTD یک سیستم برجسته است زیرا وظایف را به اندازه کافی ساده نگه می دارد تا به حداقل برساند تاخیر و سربه سر گذاشتن. با وادار کردن فرد به پیدا کردن و انجام دادن عمل بعدی فوری، GTD وضوح و تمرکز را فراهم می کند، که در نتیجه بهره وری را به طور مشهود و قابل مشاهده افزایش می دهد.

پردازش، نه ذخیره سازی

در دنیای امروز، محیط های کاری و وظایف به طور فزاینده ای پیچیده شده اند. با توجه به تعداد زیادی از کارهایی که باید انجام شوند، برای یک فرد آسان است که ساده سرگردان شود. برای جلوگیری از غرق شدن در این پیچیدگی، باید در هر زمان وظایف مختلفی را در نظر گرفت. اما این، به نوبه خود، باعث می شود مغز با داده ها شلوغ شود. بنابراین به جای استفاده از مغز به عنوان یک پردازنده، معمولاً به عنوان یک دستگاه ذخیره سازی استفاده می شود. از آنجا که مغز ما به طور ذاتی در انجام چند کاره بد است، سعی در نگه داشتن آن پر از وظایف معلق منابع ارزشمند را هدر می دهد و از تمرکز آن بر روی اقدامات جلوگیری می کند - از انجام واقعی کارها جلوگیری می کند. برای رسیدن به بهره وری حداکثری، باید بتوان مغز را 100٪ بر وظیفه در دست، بدون توجه به پروژه های معلق یا چیزهای دیگر غیر مرتبط، متمرکز کرد.

مسلط شدن بر گردش کار

برای افزایش تمرکز مغز، باید از اشیاء ناخواسته خالی شود. راه انجام این کار این است که همه چیز را ثبت کنید تا مغز بتواند بر روی اقدامات تمرکز کند. چالش اینجاست که بدانیم چگونه این ایده را به یک عمل ملموس تبدیل کنیم. وظایف و پروژه های مبهم به خصوص مشکل ساز هستند. راه ساده برای مقابله با تعیین مرزها و تعریف وظایف این است که داده هایی که نیاز دارید را جمع آوری کنید، وظیفه قابل اقدام بعدی را روشن کنید و همه چیز را مرور کنید.در اینجا 5 گام ساده وجود دارد که در تسلط بر جریان کار کمک می کند:

1. جمع آوری - جمع آوری به معنای استفاده از سبدها، یادداشت ها، روش های الکترونیکی و غیره برای ثبت همه چیز است. 100٪ از تمام وظایف، پروژه ها و داده های مختلف باید جمع آوری و نوشته شوند.
2. پردازش – پس از نوشتن داده ها، آنها را پردازش کنید. این به معنای پرسیدن سوالاتی مانند "این چیست؟"، "آیا قابل اجرا است؟"، "آیا حیاتی است؟" و غیره است.
3. سازماندهی — داده های پردازش شده سپس باید در یک لیست اقدام بعدی نوشته شوند، دور ریخته شوند، برای بعداً ذخیره شوند یا به طور دیگر سازماندهی شوند.
4. بازبینی — هدف از بازبینی اطمینان حاصل کردن از این است که سیستم تمیز، جاری و کامل است.
5. انجام — وقتی تمام مراحل فوق انجام شده اند، وقت آن است که شروع به انجام اقدامات و مراحل مختلف کنید.

سطل ها

همانطور که قبلاً اشاره کردیم، جلوگیری از ایجاد هرج و مرج در مغز حیاتی است و GTD یک راه حل ملموس ارائه می دهد - سطل ها. سطل ها برای ذخیره هرگونه اطلاعات یا ایده هایی استفاده می شوند که به اندازه کافی مهم هستند تا یک حواس پرتی بالقوه باشند. این سطل ها نیازی به اینکه جعبه های فیزیکی باشند ندارند - آنها می توانند در یک دفترچه یادداشت، برنامه یا لپ تاپ قرار گیرند. مهمترین چیز این است که آنها به اندازه کافی نزدیک باشند تا به راحتی دسترسی داشته باشند. به عنوان مثال، اگر باید یک قبض پرداخت شود، به جای نگه داشتن آن در ذهن، باید آن را در یک سطل قرار دهید. 7 نوع اصلی سطل وجود دارد که در نگه داشتن سیستم تمیز و شفاف کمک می کنند. آنها عبارتند از:

• اقدامات بعدی
• پروژه ها
• پشتیبانی از پروژه ها
• در انتظار
• روزی/شاید ها
• تقویم
• مواد مرجع

اما، چگونه باید از این سطل ها استفاده کرد؟ در اینجا توضیحاتی برای هر دسته وجود دارد:

اقدامات بعدی

این سطل برای موارد قابل اجرا و ملموس است. مزیت داشتن یک لیست اقدامات بعدی به جای یک لیست کارهایی که باید انجام شود این است که لیست های کاری بهینه نیستند زمانی که به وظایفی می رسند که می توانند مقدار زمان غیرقابل پیش بینی را اشغال کنند. اقدامات بعدی باید بر اساس زمینه (خانه، کار، جلسات و غیره) سازماندهی شوند. اگر یک وظیفه به تاریخ یا ساعت خاصی مرتبط است، باید وارد تقویم شود، نه سطل اقدامات بعدی. اگر وظیفه پیچیده است، آن را تبدیل به یک پروژه کنید و آن را به سطل پروژه ها منتقل کنید.

پروژه ها

این سطل برای پروژه های در حال اجرا - وظایف پیچیده که نیاز به بیش از یک مرحله برای انجام دارند. نمونه هایی از پروژه ها برنامه ریزی یک رویداد یا سازماندهی یک سفر است. برای برنامه ریزی موثر پروژه ها، مهم است که در مورد نتیجه مورد نظر از یک پروژه واضح باشید. به عنوان مثال "وقتی این پروژه انجام شد، ما قادر به رفتن به سفر خواهیم بود." آنچه این نوع تفکر متمرکز بر نتیجه انجام می دهد این است که تشکیل وظایف ملموس را آسان تر می کند، که باعث می شود پروژه قابل دستیابی تر باشد.

پنج مرحله برای موفقیت در انجام یک پروژه وجود دارد:

1. تعریف هدف - پروژه درباره چیست
2. تصور نتیجه - نتیجه مورد نظر از پروژه چیست
3. طوفان ایده - چه مراحلی باید برداشته شود تا به این نتیجه دست یافت
4. سازماندهی - دسته بندی و سازماندهی مراحل
5. شناسایی اقدامات بعدی - انتخاب موارد قابل اجرا و انتقال آنها به سطل اقدامات بعدی

با این مدیریت طبیعی پروژه، هر پروژه به فهرست ساده ای از مراحل ملموس تبدیل می شود.

• پشتیبانی از پروژه ها — سطل پشتیبانی از پروژه ها برای منابع مختلفی است که برای پشتیبانی از اقدامات یک پروژه استفاده می شوند.
• در انتظار — سطل در انتظار برای اقداماتی است که در انتظار یک محرک هستند. محرک می تواند هر چیزی از ورودی کسی، نرخ از یک شرکت، پرداخت و غیره باشد. اگر تاریخ معینی برای دریافت محرک وجود دارد، به جای آن از تقویم استفاده کنید، اما اگر تاریخ معینی وجود ندارد، فهرست در انتظار مفید است.
• روزی/شاید ها — سطل روزی/شاید ها برای مواردی است که نیازی به انجام فوری ندارند، یعنی مهلت خاصی ندارند، اما باید در یک زمانی انجام شوند. اگر مهلتی وجود دارد، از سطل تقویم استفاده کنید. این همچنین سطلی برای چیزهایی است که هنوز به یک ایده یا وظیفه ملموس تبدیل نشده اند.
• تقویم — تقویم برای چیزهایی که زمان و یا تاریخ خاصی به آنها مرتبط است، مفید است. این می تواند رویدادها، جلسات، مهلت ها و غیره باشد. تقویم ها همچنین برای مواردی که اقدامات نیستند استفاده می شوند - آنها می توانند چیزهایی باشند که در یک زمان خاص نیاز به توجه دارند.
• مواد مرجع — این فهرست برای اقدامات نیست، بلکه برای اطلاعات مهم مختلف است.

با سازماندهی موارد به طور منظم در سطل های مربوطه، هر کاری آسان تر انجام می شود. اما یک مرحله دیگر برای استفاده بهینه از سیستم GTD وجود دارد.

دور انداختن زباله ها

سیستم سطل GTD بسیار کارآمد است، اما فقط زمانی که اطلاعات مفید و به روز در آن وجود دارد. این به این معنی است که سطل ها باید به طور منظم تمیز شوند - حداقل یک بار در هفته. محتوای سطل ها باید مورد بررسی قرار گیرد، بر اساس اولویت مرتب شود و هر مورد بی ارزش یا منسوخ شده ای باید دور ریخته شود.

ساختار در محل کار

نکته نهایی مهم این است که ساختار در محل کار برای بهره وری بسیار مهم است. به غیر از سازماندهی منظم سطل ها، فضای کاری خود نیز باید سازماندهی شود. این به این معنی است که تمام مواد مربوطه در دسترس هستند و فردی که در آنجا کار می کند راحت است.

وقتی این سیستم GTD رعایت شود، کارایی و بهره وری به حداکثر می رسد.اگر ایده ها سازمان یافته باشند، پیدا کردن گام های محسوس و انجام آنها آسان تر می شود، که شما را به دست یافتن به هدف خود نزدیک تر می کند.