Haciendo las Cosas

Sinopsis

¿Te sientes abrumado por tu flujo de trabajo? ¿Quieres aumentar tu productividad y alcanzar tus metas? Todos luchamos con ser productivos, pero Haciendo las Cosas presenta al lector un sistema simple pero detallado para aumentar la productividad. Escrito por el experto líder mundial en organización personal y profesional, los métodos de este libro son utilizados por millones de personas en todo el mundo, así como por empresas como Microsoft y Lockheed.

Este sistema puede ayudarte a reducir el estrés y a ser mejor en la organización de todo tu trabajo, tanto personal como profesional, porque proporciona instrucciones detalladas sobre cómo simplificar tu vida, dominar el flujo de trabajo, organizar tareas y mantener la perspectiva en tu vida. Así que si estás cansado de sentirte abrumado, este sistema integrado para una productividad sin estrés puede proporcionarte paz mental, mientras te permite completar tus tareas de manera eficiente.

Resumen

Haciendo las Cosas presenta al lector un sistema simple pero detallado para aumentar la productividad. El sistema, que a menudo se conoce como GTD, impulsa la productividad a través de una simple pregunta: "¿Cuál es el próximo paso concreto que me acercará a mi objetivo?". GTD es un sistema brillante porque mantiene las tareas lo suficientemente simples para que la postergación y la procrastinación se reduzcan al mínimo. Al impulsar a una persona a encontrar y realizar constantemente la próxima acción inmediata, GTD proporciona claridad y enfoque, lo que a su vez aumenta la productividad de una manera muy concreta y visible.

Procesamiento, no almacenamiento

En el mundo actual, los entornos de trabajo y las tareas se han vuelto cada vez más complejos. Con la gran cantidad de cosas que hay que hacer, es fácil que una persona simplemente se pierda. Para evitar ahogarse en esta complejidad, es necesario tener en cuenta varias tareas en todo momento. Pero eso, a su vez, hace que el cerebro se llene de datos. Así que en lugar de usar el cerebro como procesador, tiende a usarse como dispositivo de almacenamiento. Como nuestros cerebros son inherentemente malos para hacer varias cosas a la vez, tratar de mantenerlo lleno de tareas pendientes desperdicia recursos preciosos y le impide concentrarse en las acciones, le impide realmente hacer las cosas. Para lograr la máxima eficiencia, el cerebro tiene que poder concentrarse al 100% en la tarea en cuestión, sin pensar en proyectos pendientes u otras cosas no relacionadas.

Dominar el flujo de trabajo

Para aumentar el enfoque del cerebro, tiene que despejarse. La forma de hacerlo es registrando todo para que el cerebro pueda concentrarse en las acciones. El desafío aquí es saber cómo transferir esta idea a un acto concreto. Las tareas y proyectos ambiguos son especialmente problemáticos. La forma sencilla de lidiar con la definición de límites y tareas es recopilando los datos que necesitas, aclarando la próxima tarea accionable y revisando todo. Hay 5 pasos simples que ayudan a dominar el flujo de trabajo:

1. Recopilación — Recopilar significa usar cestas, notas, métodos electrónicos, etc. para anotar todo. El 100% de todas las tareas, proyectos y diversos datos deben ser recopilados y escritos.
2. Procesamiento – Después de escribir los datos, procésalos. Esto significa hacer preguntas como "¿Qué es?", "¿Es accionable?", "¿Es vital?", etc.
3. Organización — Los datos procesados deben ser escritos en una lista de próximas acciones, desechados, guardados para más tarde u organizados de otra manera.
4. Revisión — El objetivo de la revisión es asegurarse de que el sistema esté limpio, actualizado y completo.
5. Hacer — Cuando se han completado todos los pasos anteriores, es hora de empezar a hacer las diversas acciones y pasos.

Cubos

Como mencionamos anteriormente, prevenir el desorden en el cerebro es vital, y GTD ofrece una solución concreta: los cubos. Los cubos se utilizan para almacenar cualquier información o idea que sea lo suficientemente importante como para ser una distracción potencial. Estos cubos no tienen que ser cajas físicas, pueden estar en un cuaderno, una aplicación o un portátil. Lo más importante es que estén lo suficientemente cerca para que puedan ser fácilmente accesibles. Por ejemplo, si una factura necesita ser pagada, en lugar de tenerla en mente, debería ser puesta en un cubo. Hay 7 tipos principales de cubos que ayudan a mantener el sistema limpio y claro. Son:

• Próximas acciones
• Proyectos
• Apoyo a proyectos
• Esperando por
• Algún día/quizás
• Calendario
• Materiales de referencia

Pero, ¿cómo se deben usar estos cubos? Aquí están las explicaciones para cada categoría:

Próximas acciones

Este cubo es para elementos concretos y accionables. La ventaja de tener una lista de próximas acciones en lugar de una lista de tareas pendientes es que las listas de tareas pendientes no son óptimas cuando se trata de tareas que pueden llevar un tiempo impredecible. Las próximas acciones deben organizarse por contexto (casa, trabajo, reuniones, etc.). Si una tarea está vinculada a una fecha u hora determinada, debe ir al calendario, no al cubo de próximas acciones. Si la tarea es compleja, conviértela en un proyecto y transfiérela al cubo de proyectos.

Proyectos

Este cubo es para proyectos en curso, tareas complejas que requieren más de un paso para completarse. Ejemplos de proyectos son la planificación de un evento o la organización de un viaje. Para ser eficaz en la planificación de proyectos, es importante tener claro el resultado deseado de un proyecto. Por ejemplo, "cuando este proyecto esté terminado, podremos ir de viaje". Lo que este tipo de pensamiento centrado en el resultado hace es facilitar la formulación de tareas concretas, lo que hace que el proyecto sea más alcanzable.

Hay 5 pasos para manejar con éxito un proyecto:

1. Definir el propósito: de qué se trata el proyecto
2. Visualizar un resultado: cuál es el resultado deseado del proyecto
3. Lluvia de ideas: qué pasos deben tomarse para lograr ese resultado
4. Organización: categorizar y organizar los pasos
5. Identificar las próximas acciones: seleccionar elementos accionables concretos y transferirlos al cubo de próximas acciones

Con esta gestión natural de proyectos, cada proyecto se convierte en una simple lista de pasos concretos a seguir.

• Apoyo a proyectos — El cubo de apoyo a proyectos es para varios recursos que se utilizan para apoyar las acciones de un proyecto.
• Esperando por — El cubo de esperando por es para acciones que están esperando un disparador. El disparador puede ser cualquier cosa, desde la aportación de alguien, una tarifa de una empresa, un pago, etc. Si se conoce la fecha para obtener el disparador, use el calendario, pero si no se conoce la fecha, la lista de espera es útil.
• Algún día/quizás — El cubo de algún día/quizás es para elementos que no tienen que hacerse de inmediato, es decir, no tienen una fecha límite específica, pero deben hacerse en algún momento. Si hay una fecha límite, use el cubo del calendario. Este es también un cubo para cosas que aún no se han condensado en una idea o tarea concreta.
• Calendario — El calendario es útil para cosas que tienen un tiempo y/o fecha específicos asociados a ellas. Estos pueden ser eventos, reuniones, fechas límite, etc. Los calendarios también se utilizan para elementos que no son acciones, pueden ser cosas que necesitarán atención en un momento específico.
• Materiales de referencia — Esta lista no es para acciones, sino para diversas informaciones importantes.

Con los elementos organizados de manera ordenada en sus respectivos cubos, cada tarea se vuelve más fácil de completar. Pero hay un paso más para utilizar eficientemente el sistema GTD.

Sacar la basura

El sistema de cubos GTD es extremadamente eficiente, pero sólo mientras contiene información útil y actualizada. Esto significa que los cubos necesitan ser limpiados regularmente, al menos una vez por semana. El contenido de los cubos necesita ser revisado, reordenado por prioridad, y cualquier elemento irrelevante o desactualizado necesita ser descargado.

Estructura en el lugar de trabajo

Lo último importante a tener en cuenta es que la estructura en el lugar de trabajo es extremadamente importante para la productividad. Además de organizar regularmente los cubos, el espacio de trabajo en sí mismo necesita estar organizado. Esto significa que todos los materiales relevantes están a mano y que la persona que trabaja allí se siente cómoda.

Cuando se sigue este sistema GTD, se maximizan la eficiencia y la productividad. Si las ideas están organizadas, encontrar pasos concretos y lograrlos se vuelve más fácil, lo que te acerca a la consecución de tu objetivo.