Task Tracker

Zusammenfassung

Bringen Sie Ihr Team und Ihre Projekte mit unserem Task Tracker Deck wieder auf Kurs. Sparen Sie Zeit, die Sie für die Erstellung von Fortschrittsberichten aufwenden, mit diesen speziell erstellten täglichen, wöchentlichen und monatlichen Checklisten. Organisieren Sie Aufgaben nach Priorität, Fälligkeitsdatum, prozentualer Fertigstellung, Zuweisung und vielen weiteren Optionen.

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Höhepunkte der Folie

45% der Mitarbeiter berichten, dass Gantt-Diagramme ihr am häufigsten verwendetes Projektmanagement-Tool sind. Nutzen Sie diese Folie, um Aufgaben genau zu messen, sie über mehrere Phasen eines einzelnen Projekts zu verfolgen und genauere Zeitpläne für Ihr Team zu erstellen.

Verwalten Sie Teamaktivitäten über mehrere Mitarbeiter hinweg mit dieser Aufgabenzuweisungstabelle. Erstellen Sie einen Überblick auf höchster Ebene darüber, wer welche Aufgabe mit Fälligkeitsdaten zugewiesen bekommt. Sehen Sie, wie viele Aufgaben jedes Mitglied abgeschlossen hat und identifizieren Sie Engpässe.

Nutzen Sie diesen Zielverfolger, um zu überprüfen, wie oft tägliche Aufgaben über einen Monat hinweg erledigt werden. Zeigen Sie den Teammitgliedern, wie ihre tägliche Produktivität dazu beiträgt, Aufgaben und Bereiche zu definieren, die eine höhere Priorität erfordern.

Problem

Nur 52% der Führungskräfte sind der Meinung, dass die Art und Weise, wie ihre Mitarbeiter ihre Zeit einsetzen, den Unternehmensprioritäten entspricht, während nur 9% mit der Zeiteinteilung ihres gesamten Arbeitsplatzes zufrieden sind. 46% der Teamleiter nennen das "Einhalten von Projektfristen" als ihre größte Hürde.

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Das liegt daran, dass die meisten Mitarbeiter mindestens die Hälfte ihrer Woche damit verbringen, Projekte zu "überarbeiten" und schlecht kommunizierte Aufgaben - das sind über 20 Stunden verschwendete Arbeit. Dies kostet kleine Unternehmen bis zu $420.000 und große Unternehmen über $62 Millionen jährlich.

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Lösung

Laut dem Project Management Institute haben Unternehmen mit klaren Projektmanagementstrukturen 38% mehr erfolgreiche Projekte als solche, die keine haben. Unternehmen, die bessere Projektmanagementpraktiken entwickeln, sparen 28 Mal mehr Geld als solche, die dies nicht tun. Nutzen Sie die eingesparte Zeit und das Geld, um in innovativere Ideen für eine größere Produktivität zu investieren.

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Anwendung

• Verbessern Sie das Workflow-Management. Organisieren Sie Aufgaben-Checklisten nach Priorität, Fälligkeitsdatum und Prozentsatz der Fertigstellung.
• Kommunizieren Sie besser. Mehrere Designoptionen ermöglichen es Ihnen, das beste Format für die Kommunikation Ihrer wichtigsten Metriken auszuwählen.
• Treffen Sie Fristen. Verfolgen Sie Ziele über Wochen und Monate. Berücksichtigen Sie Aufgaben, die stündlich, an Wochentagen und in Monaten des Jahres erledigt wurden.
• Erstellen Sie bessere To-Do-Listen. Bearbeitbare Checklisten, die Team-Prioritäten und Fortschritte über mehrere Projekte kommunizieren, schaffen eine bessere, geplantere Umgebung.
• Berücksichtigen Sie verlorene Zeit. Messen Sie verschwendete Zeit. Vergleichen Sie die für eine Aufgabe budgetierten Stunden mit den tatsächlich aufgewendeten Stunden. Führen Sie Zeitprüfungen durch, um Verschwendung zu beheben.
• Hyperfokus auf Problemzonen. Verfolgen Sie den Fortschritt und identifizieren Sie abgeschlossene Aufgaben, Aufgaben im Plan und überfällige Aufgaben. Konzentrieren Sie sich auf Engpässe und weisen Sie Aufgaben mit Leichtigkeit neu zu.

Nutzen Sie die zusätzliche Produktivität, um Zeit für mehr Pausen zu ermöglichen. Wenn Sie und Ihr Team mehr Zeit für Pausen während des Tages haben, kommen sie motivierter zurück zur Arbeit.

Umsetzung

Mit der Unterstützung dieser Aufgabenverfolgungstools können Sie leicht der vom Project Management Institute empfohlenen BLISS-Strategie folgen, um Projektstatusbesprechungen zu leiten:

• Seien Sie effizient mit Folien, die schnell wichtige Datenpunkte kommunizieren.
• Blicken Sie nach vorne oder zurück mit mehreren täglichen, wöchentlichen und monatlichen Aufgabenverfolgungsoptionen.
• Bestehen Sie auf Verantwortlichkeit mit Folien, die Teamrollen hervorheben.
• Vereinfachen Sie Ihre Besprechungsagenda mit einfachen To-Do-Listen und Fortschrittsberichtsvisualisierungen.
• Bleiben Sie fokussiert mit Folien, die auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten werden können.

Für weitere Decks zur persönlichen und Teamproduktivität, schauen Sie sich unser Meetings & Agendas (Part 3), sowie diese Ziele & Schlüsselergebnisse (Teil 2) Präsentation und diesen Productivity Planner.