Project Management Toolbox

Sinopse

A gestão de projetos inteligente é a chave para a eficiência e rentabilidade dos negócios. Com a nossa apresentação Project Management Toolbox, você pode sempre estar no controle do fluxo de trabalho, orçamento e relatórios. Projetado para ser usado tanto por gerentes de projeto quanto por executores de projeto, este deck Project Management Toolbox inclui todas as tabelas, gráficos, cronogramas e gráficos que os membros da equipe podem precisar para alcançar as entregas do projeto e acompanhar o progresso.

Questions and answers

Can you compare the Project Management Toolbox with other project management tools?

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The Project Management Toolbox is a comprehensive tool designed for both project managers and team members. It includes tables, graphs, timelines, and Gantt charts to track project progress and deliverables. Compared to other project management tools, it stands out for its user-friendly interface and the variety of visual aids it provides. However, without knowing the specific tools you're comparing it to, it's hard to provide a detailed comparison. Each tool has its own strengths and weaknesses, and the best choice depends on your specific needs and circumstances.

How can the Project Management Toolbox enhance workflow, budget, and reports management?

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The Project Management Toolbox can enhance workflow, budget, and reports management by providing a structured and visual way to track progress and deliverables. It includes tables, graphs, timelines, and Gantt charts that can be used by both project managers and team members. These tools can help in planning, scheduling, and monitoring tasks, thereby improving workflow. They can also assist in budget management by tracking expenses and ensuring that the project stays within the allocated budget. Moreover, the toolbox can aid in report management by providing a clear and concise way to present data and progress reports.

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Destaques do slide

Use este slide para compartilhar suas estimativas de orçamento com os stakeholders. Os especialistas dizem que seu orçamento deve ter colunas de "planejado" vs. "real" para garantir que você não está excedendo o orçamento.

Os relatórios de status do projeto são cruciais, mas também são extremamente demorados. É por isso que as listas de verificação são importantes. Com este slide, liste todos os itens de ação necessários para montar um relatório de status do projeto.

Este slide ajudará você a comunicar o gráfico de Gantt do projeto para sua equipe e stakeholders. Os gráficos de Gantt ajudam você a planejar, rastrear, controlar e comunicar tarefas em todas as etapas de cada projeto e identificar o impacto dos atrasos.

Aplicação

A "Harvard Business Review" destaca as quatro principais fases da gestão de projetos. "Seja você responsável pelo desenvolvimento de um site, pelo design de um carro, pela mudança de um departamento para uma nova instalação, pela atualização de um sistema de informação ou por qualquer outro projeto (grande ou pequeno), você passará pelas mesmas quatro fases da gestão de projetos: planejamento, construção, implementação e encerramento", dizem os pesquisadores de Harvard. Cada uma dessas fases, eles enfatizam, deve incluir as seguintes etapas:

Questions and answers

How can the Project Management Toolbox contribute to effective problem management during project execution?

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The Project Management Toolbox can contribute to effective problem management during project execution in several ways. Firstly, it provides a structured approach to project management, which includes identifying and defining the problem, planning and scheduling tasks, and monitoring and controlling the process and budget. This structure can help in identifying potential problems early and addressing them promptly. Secondly, the toolbox includes various tools such as tables, graphs, timelines, and Gantt charts, which can be used to visualize the project progress and identify any deviations from the plan. These tools can also facilitate communication within the team and with stakeholders, making it easier to discuss and resolve problems. Lastly, the toolbox encourages regular team meetings and progress reporting, which can ensure that problems are not overlooked and are addressed in a timely manner.

What are the benefits of using the Project Management Toolbox for both Project Managers and team members?

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The Project Management Toolbox offers numerous benefits for both Project Managers and team members. For Project Managers, it provides a comprehensive set of tools to plan, execute, monitor, and close projects effectively. It helps in identifying stakeholders, defining objectives, determining scope, resources, and tasks, creating schedules, developing budgets, and evaluating project performance. For team members, it offers clear visibility into project objectives, tasks, timelines, and progress, enabling them to align their efforts with project goals and track their contributions effectively. It also facilitates better communication and collaboration within the team.

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Ask follow up

1. Planejamento: Mapear um Projeto – para completar esta etapa do processo de gestão de projetos, determine o problema real a ser resolvido; identifique os stakeholders; defina os objetivos do projeto; e determine o escopo, os recursos e as principais tarefas.
2. Construção: Colocar o Projeto em Andamento – para completar esta etapa do processo de gestão de projetos, monte sua equipe; planeje as tarefas; crie o cronograma; realize uma reunião de lançamento; e desenvolva um orçamento.[/bold]
3. Implementação: Executar o Projeto – para completar esta etapa do processo de gestão de projetos, monitore e controle o processo e o orçamento; reporte o progresso; realize reuniões semanais de equipe; e gerencie problemas.
4. Encerramento: Lidar com Assuntos Finais – para completar esta etapa do processo de gestão de projetos, avalie o desempenho do projeto; encerre o projeto; e faça um debriefing com a equipe.

Estatísticas

Para o propósito deste artigo, focamos nas estatísticas de Desenvolvimentos Chave do Software de Planejamento e Gestão de Projetos a partir de pesquisas conduzidas pela Finance Online. Aqui estão os principais pontos a serem lembrados pelos gestores de projetos e a serem utilizados em suas apresentações:

Ask follow up

Dados de planejamento de projetos

• 60% dos gestores de projetos relatam que sempre aplicam uma metodologia de projeto definida
• 55% dos respondentes dizem que não têm acesso a Indicadores Chave de Desempenho (KPIs) do projeto em tempo real
• 66% de todos os cronogramas de projeto são baseados
• 51% dos gestores de projetos afirmam que a Realização de Benefícios é o processo de gestão de projetos mais difícil de incorporar
• 85% das empresas de alto desempenho implementaram um programa de treinamento de gestão de projetos adequado
• 71% das organizações sempre, frequentemente ou às vezes usam técnicas ágeis para seus projetos. E os principais métodos ágeis empregados pelas organizações incluem Scrum Process (58%), híbrido scrum/XP (10%), híbrido personalizado (8%), scrumban (7%) e, finalmente, Kanban Methodology (5%)
• 60% das organizações gerenciam projetos dentro de uma estrutura de portfólio padronizada
• 29% dos projetos não realizam iniciativas de gestão de mudanças
• 25% dos Escritórios de Gestão de Projetos (PMOs) são altamente eficazes em facilitar mudanças nas organizações
• 80% das organizações de alto crescimento possuem um PMO, e 72% dessas organizações afirmam que há um nível impressionante de alinhamento da estratégia organizacional e seu EPMO
• 77% dos Escritórios de Gestão de Projetos Empresariais (EPMOs) são encarregados de estabelecer e monitorar métricas de sucesso do projeto. Por outro lado, 73% desses escritórios desempenham um papel importante na padronização da gestão de projetos.

Dados de desenvolvimentos chave do software de gestão de projetos

• As ferramentas de controle de tempo se tornarão mais avançadas para enfrentar os $7.4 bilhões perdidos todos os dias devido à documentação ineficaz
• Espaços de trabalho colaborativos aumentarão nas suítes de gestão de projetos para atender a 60% dos projetos atualmente compostos por equipes dispersas
• A economia gig continuará a crescer; atualmente, mais de 68% das organizações relatam o uso de gerentes de projeto terceirizados ou contratados
• As organizações dependerão cada vez mais de metodologias híbridas de gestão de projetos, como Agile e Waterfall, cujo uso as fez alcançar metas 73% mais frequentemente
• Até 2030, 80% das tarefas rotineiras em PM serão eliminadas através da colaboração de máquinas inteligentes e humanos
• As principais ferramentas utilizadas para a gestão de projetos ágeis incluem Microsoft Excel (60%), Atlassian/Jira (51%), Microsoft Project (33%), VerisonOne (28%), Microsoft TFS (24%) e Google Docs (18%).