Project Plan

Synopsis

Qu'est-ce qu'un plan de projet ? Ci-dessous, nous expliquerons comment rédiger un plan de projet, comment utiliser les meilleurs outils de planification de projet pour terminer votre projet à temps, comment personnaliser notre Project Plan pour vous aider à démarrer, et si vous lisez jusqu'à la fin, vous apprendrez quelques exemples de plans de projet sur la façon dont les planificateurs de projet au Hoover Dam ont terminé la production sur le plus grand projet de maçonnerie du monde depuis les grandes pyramides un deux ans en avance sur le calendrier.

Questions and answers

What potential risks should be prepared for in a project plan?

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In a project plan, potential risks could include scope creep, cost overruns, time delays, poor quality deliverables, lack of resources, and unforeseen circumstances such as natural disasters or market changes. It's important to identify these risks early on and develop contingency plans to manage them effectively.

How can a project plan be customized to suit specific needs?

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A project plan can be customized to suit specific needs by first understanding the unique requirements of the project. This includes the project's scope, timeline, resources, and risks. Once these are identified, the project plan can be tailored to address these specific elements. For instance, if a project requires specialized skills, the plan can include training or hiring of experts. If the project has a tight timeline, the plan can incorporate strategies for fast-tracking or crashing the project. Customization can also involve using specific project management tools or methodologies that are most suitable for the project. It's important to remember that a project plan should be flexible and adaptable to changes as the project progresses.

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Pour rédiger votre plan de projet, cinq questions clés doivent être répondues. Pour répondre à ces questions critiques, nous avons rassemblé une série des meilleurs outils de notre modèle de plan de projet, comme un diagramme PERT, un diagramme de chemin critique, un tableau de répartition du travail, une analyse des risques du projet, et un suivi des problèmes, qui ne sont que quelques-unes des nombreuses diapositives disponibles dans notre modèle de plan de projet.

Questions and answers

What potential risks can be addressed using the Issue Tracker in a project plan?

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The Issue Tracker in a project plan can address various potential risks such as project delays, cost overruns, scope creep, resource allocation issues, and communication breakdowns. It helps in identifying, tracking, and resolving these issues in a timely manner, thereby minimizing their impact on the project.

How can a Work Breakdown Chart contribute to the successful completion of a project?

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A Work Breakdown Chart contributes to the successful completion of a project by providing a detailed breakdown of the project into smaller, manageable tasks. It helps in identifying all the necessary tasks, assigning them to the right team members, and tracking their progress. This chart also aids in estimating costs and resources, and in identifying potential risks. It provides a clear picture of the project scope, making it easier to manage and control.

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Points forts des outils

Diagramme PERT

La première étape de tout plan de projet est de se demander, "Quelle est l'étendue du projet ?" L'étendue du projet est un compte rendu détaillé de tous les éléments du projet, comme les activités connexes, les ressources, les calendriers et les livrables. Sans une étendue approfondie, vous pourriez vous retrouver à ajouter des activités à un projet, ce qui prolonge alors le calendrier, ce qui vous met en retard, et tout à coup vous comprenez pourquoi les projets gouvernementaux prennent tant de temps ! Sauf pour le Hoover Dam - que nous couvrirons à la fin de cet article.

Questions and answers

How does the project scope relate to the timeline and deliverables of a project?

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The project scope is a detailed account of all the project's elements, including related activities, resources, timelines, and deliverables. It sets the boundaries for what is to be achieved by the project. The timeline is directly related to the scope as it outlines when each part of the scope will be completed. The deliverables, which are the specific outputs of the project, are also defined within the scope. Therefore, any changes in the project scope can directly impact the timeline and deliverables of the project.

What potential risks can arise from not properly defining a project scope?

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Not properly defining a project scope can lead to several potential risks. These include scope creep, where additional tasks are added to the project beyond its original scope, leading to delays and increased costs. It can also result in misalignment between the project team and stakeholders, as there may be differing understandings of what the project entails. Additionally, it can lead to poor resource allocation, as without a clear scope, it's difficult to accurately estimate the resources needed for the project. Finally, it can lead to project failure, as without a clear scope, the project may not meet its objectives or deliver the expected value.

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Cependant, même les tâches que vous planifiez peuvent retarder votre projet. C'est parce que de nombreuses tâches dépendent les unes des autres - même celles qui ne se produisent pas dans l'ordre. Un diagramme PERT est une visualisation qui suit ces différentes tâches dans un organigramme libre pour montrer leur dépendance les unes envers les autres avec des flèches. Au lieu d'un diagramme de GANTT qui s'écoule de gauche à droite dans un format de chronologie, les tâches peuvent ne pas être uniquement dépendantes de manière séquentielle, car vous pourriez devoir revenir et répéter le travail sur une tâche qui modifie une tâche future et vice versa. Les flèches indiquent également si quelque chose est directement connecté par rapport à dépendant sans ressources. Dépendant sans ressources fait référence à lorsque les tâches ne sont pas connectées entre elles mais se rapportent toujours. (Diapositive 5)

Questions and answers

How does a PERT Chart help in visualizing task dependencies in a project plan?

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A PERT (Program Evaluation Review Technique) Chart is a project management tool that provides a graphical representation of a project's timeline. It allows a manager to analyze the task dependencies in the project. In a PERT chart, each task takes a form of a node on the chart with arrows that show dependencies between tasks. This visualization helps to understand the sequence of tasks, the time needed for each task, and the overall time needed to complete the project. It also helps to identify the critical path in the project, which is the sequence of tasks that must be completed on time for the project to finish on the scheduled finish date.

What are the practical applications of a PERT Chart in project planning for the IT industry?

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The PERT (Program Evaluation Review Technique) Chart is a project management tool used in the IT industry for planning, scheduling, coordinating, and monitoring tasks within a project. Practical applications include:

1. Visualizing the sequence of tasks and their dependencies, which helps in identifying critical paths and potential bottlenecks.

2. Estimating project completion time by considering the best-case, worst-case, and most likely scenarios.

3. Facilitating risk management by highlighting tasks that can be delayed without affecting the overall project timeline.

4. Assisting in resource allocation by showing which tasks are dependent on others.

5. Providing a clear picture of the project's progress and status, which aids in communication with stakeholders.

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Par exemple, pensez à comment le lancement d'un produit dépend directement d'un test de fonctionnalité mais est indirectement lié à un site Web de produit. Vous avez toujours besoin d'un site Web pour vendre votre produit, mais vous n'avez pas besoin d'un site Web pour fabriquer votre produit - à moins que votre produit ne soit un site Web. Un excellent exemple de cela est en fait ce qui s'est passé lorsque la société Six companies a commencé le projet du barrage Hoover. Ils ont non seulement dû construire un barrage, mais ils ont également dû construire une ville entière pour loger tous les travailleurs qui construisaient le barrage. Plus d'informations à ce sujet à la fin de l'article !

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Chemin critique

Le délai pour terminer un projet est la deuxième question la plus vitale à répondre.Les chronologies sont essentielles à la réussite d'un projet. Pour respecter cette chronologie, vous devez forger un chemin critique. Les chemins critiques montrent la dépendance et la connexion entre les tâches les plus importantes d'un projet. Le modèle que nous avons créé comporte plusieurs diapositives pour structurer votre chemin critique, soit avec un organigramme (Diapositive 6), soit avec un tableau (Diapositive 7), soit avec un tableau et un diagramme de Gantt.

Questions and answers

What is the role of SPRINTS in a project plan?

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In a project plan, SPRINTS play a crucial role in dividing the tasks into manageable chunks. Each SPRINT represents a specific duration during which certain tasks or sub-tasks are to be completed. This helps in better organization and tracking of the project progress. It also allows for dependencies between tasks to be clearly visualized, aiding in decision making and risk management.

How can a project plan help in preparing for potential risks?

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A project plan can help in preparing for potential risks by providing a structured approach to identify, assess, and manage risks. It allows for the identification of potential risks in advance, which can then be evaluated in terms of their potential impact and likelihood of occurrence. This information can then be used to develop risk mitigation strategies. The plan also provides a framework for monitoring and controlling risks throughout the project lifecycle, ensuring that risks are managed and mitigated effectively.

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Cette visualisation tabularise votre chemin critique à travers les tâches, le membre de l'équipe responsable, la date de début et de fin, la durée de la tâche et son état actuel. Le diagramme de GANTT en bas divise ces tâches en SPRINTS avec les sous-tâches en dessous. Comme ce diagramme de Gantt est corrélé au chemin critique, les flèches peuvent être utilisées pour montrer les dépendances entre ces tâches. Cela peut être utilisé pour déterminer quelle (le cas échéant) décision unique peut faire ou défaire une autre. (Diapositive 8)

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Graphique de décomposition du travail

La prochaine tâche dans un plan de projet est de déterminer quelles ressources sont disponibles. La structure de décomposition du travail aborde l'allocation des ressources, la gestion du temps et la budgétisation en un seul coup, de sorte que les ressources correspondent à la portée du projet que vous venez de créer.

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Cette diapositive présente une décomposition du travail visualisée comme un organigramme et montre les tâches principales et les sous-tâches à accomplir pour atteindre l'objectif.Bien que cette visualisation ait chaque budget répertorié sous son nom de tâche, cela pourrait également être modifié pour suivre le rôle du membre de l'équipe responsable. Pour suivre la progression de chaque tâche vers sa réalisation, le milieu de chaque tâche montre des barres de statut basées sur le pourcentage. Par exemple, si votre tâche était d'apprendre à faire un plan de projet, félicitations, vous avez terminé à 50% ! (Diapositive 11)

Questions and answers

How can a project plan template help in structuring a timely implementation plan?

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A project plan template can help in structuring a timely implementation plan by providing a structured framework that outlines the key components of a project. This includes defining the project scope, setting realistic timelines, identifying potential risks, and planning for risk mitigation. It also helps in tracking progress and ensuring that the project stays on schedule. The template can be customized to suit the specific needs of the project, making it a versatile tool for project management.

What is the role of a risk matrix in risk analysis?

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A risk matrix plays a crucial role in risk analysis. It is a tool used to assess the level of risk by considering the category of probability or likelihood against the category of consequence severity. This helps to identify and prioritize the risks and thus, aids in the decision-making process about the risk mitigation strategies. It is particularly useful in managing project risks as it can highlight the risks that need to be managed carefully due to their high impact and likelihood.

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Analyse des risques du projet

Ce tableau d'analyse des risques décompose les risques associés à votre projet puis les classe en fonction de leur impact et de leur probabilité d'occurrence. Multipliez ces deux éléments pour calculer une valeur de risque, ou une estimation du coût du risque. (Diapositive 18)

Informez votre analyse des risques avec cette matrice de risques pour suivre la probabilité de risque par rapport au niveau de conséquence. Si un risque a un niveau d'impact et de certitude catastrophique, il doit être géré avec soin. (Diapositive 19)

Suivi des problèmes

Voici un dernier outil pour aider à la gestion des risques - un suivi des problèmes, qui est utile pour évaluer si votre projet est sur la bonne voie selon ce que vous pensiez au départ ou si vous devez repousser votre calendrier. Cela se marie bien avec le diagramme PERT, car si les tâches dépendantes deviennent des problèmes, cela pourrait être un signal d'alarme pour repousser votre calendrier de projet.Ceci est utile pour des projets complexes, de taille moyenne à grande - comme, disons, le barrage Hoover! (Diapositive 16)

Questions and answers

How can a project plan help in visualizing project scope?

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A project plan can help in visualizing project scope by providing a clear and detailed outline of the project's goals, objectives, and deliverables. It allows project managers and team members to understand the breadth and depth of the project, including the tasks that need to be completed, the resources required, and the timeline for completion. This visualization can help in identifying potential challenges, dependencies, and risks, enabling proactive planning and management. It also aids in setting realistic expectations and ensuring that all stakeholders have a shared understanding of what the project entails.

What is the importance of a realistic timeline in a project plan?

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A realistic timeline in a project plan is crucial for several reasons. Firstly, it helps in setting achievable goals and expectations for the team members. It allows for proper allocation and utilization of resources, preventing wastage. Secondly, it aids in monitoring the progress of the project, enabling timely identification and rectification of any deviations from the plan. Lastly, it assists in managing stakeholders' expectations and maintaining their confidence in the project's success.

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Étude de cas : Barrage Hoover

Alors, comment se fait-il que le barrage Hoover ait été achevé deux ans en avance sur le calendrier prévu ? Bien que le barrage ait été le plus grand projet gouvernemental de l'époque, pour remporter l'appel d'offres, le groupe Six Companies a dû avancer les 5 premiers millions de dollars. Ensuite, ils ont été soumis à des amendes pour chaque jour de retard. Cette incitation les a obligés à trouver des moyens de respecter le calendrier - une excellente motivation pour tout plan de projet.

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L'une des façons dont le projet a gagné du temps a été de ne pas attendre que la ville soit construite avant de commencer les travaux sur le barrage. *Si cela était visualisé sur un diagramme PERT, les planificateurs de projet pourraient voir que les deux tâches étaient dépendantes sans ressources, comme indiqué par les flèches bleues dans la visualisation ci-dessus. L'une nécessitait du béton et de l'acier et l'autre du bois et de la nourriture. Comme ils ont commencé en 1931, deux ans après le début de la Grande Dépression, ils avaient accès à une multitude de travailleurs à la recherche d'un emploi. Ainsi, les travailleurs ont commencé six mois en avance sur le calendrier et ont vécu dans une "ville de chiffons" en attendant que les services publics soient acheminés depuis 500 miles.

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Pour rester dans les temps, les planificateurs de projet ont également dû contourner un autre problème critique : le barrage nécessitait tellement de béton que s'ils le coulaient en un seul bloc, il aurait fallu plus de 125 ans pour refroidir.C'était le chemin critique nécessaire à surmonter pour terminer à temps. Ils devraient diviser cette grande tâche en plusieurs tâches plus petites afin d'atteindre leur date de fin cible. La solution : verser le béton en blocs de cinq pieds, puis utiliser des tuyaux pour pomper de l'eau froide à travers chaque bloc pour le refroidir suffisamment pour verser le bloc suivant dessus. Alors que 80% des projets ne fixent pas de calendriers de référence, cette attention extrême à la chronologie a fait toute la différence.

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Conclusion

Si les outils pour réaliser un plan de projet solide vous gênent, vous avez besoin de cette présentation. Téléchargez le Project Plan pour plus de diapositives sur la matrice Impact et Effort, le Portefeuille de Projets, les Rapports de Statut, les Registres des Parties Prenantes, la Priorisation des Tâches, et bien d'autres pour gagner du temps et des heures de travail.

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