Project Plan

Synopsis

Qu'est-ce qu'un plan de projet ? Ci-dessous, nous expliquerons comment rédiger un plan de projet, comment utiliser les meilleurs outils de planification de projet pour terminer votre projet à temps, comment personnaliser notre Project Plan pour vous aider à démarrer, et si vous lisez jusqu'à la fin, vous apprendrez quelques exemples de plans de projet sur la façon dont les planificateurs de projet au Hoover Dam ont terminé la production sur le plus grand projet de maçonnerie du monde depuis les grandes pyramides un deux ans en avance sur le calendrier.

5 questions and answers

How can potential risks be prepared for in a project plan?

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Potential risks in a project plan can be prepared for by conducting a thorough risk assessment at the beginning of the project. This involves identifying potential risks, assessing their impact and likelihood, and developing strategies to mitigate them. These strategies could include allocating resources for risk management, developing contingency plans, and regularly reviewing and updating the risk assessment as the project progresses.

What are some examples of successful project planning in large-scale projects like the Hoover Dam?

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The Hoover Dam project is a prime example of successful project planning in large-scale projects. The project was completed two years ahead of schedule, which is a significant achievement for such a massive undertaking. This success can be attributed to meticulous planning and execution. The project planners used advanced project management tools and techniques for the time, including detailed work breakdown structures, precise scheduling, and rigorous risk management. They also fostered strong communication and collaboration among the team members, which helped in addressing issues promptly and effectively. Moreover, they ensured that the project scope was clearly defined and understood by all stakeholders, which helped in avoiding scope creep. Lastly, they had a robust change management process in place to handle any changes in the project requirements or constraints.

How can the project plan template be customized to suit specific needs?

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The project plan template can be customized to suit specific needs by adjusting the timeline, scope, and resources according to the unique requirements of your project. You can add or remove sections, change the format, or modify the layout to better fit your project's needs. It's also important to continuously update the plan as the project progresses, to reflect changes and adapt to unforeseen circumstances.

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Pour rédiger votre plan de projet, cinq questions clés doivent être répondues. Pour répondre à ces questions critiques, nous avons rassemblé une série des meilleurs outils de notre modèle de plan de projet, comme un diagramme PERT, un diagramme de chemin critique, un tableau de répartition du travail, une analyse des risques du projet, et un suivi des problèmes, qui ne sont que quelques-unes des nombreuses diapositives disponibles dans notre modèle de plan de projet.

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How can the project plan template help in visualizing the project scope and preparing for potential risks?

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The project plan template can help in visualizing the project scope and preparing for potential risks by providing a structured format to outline all aspects of the project. It includes tools like a PERT Chart, Critical Path Diagram, and Work Breakdown Chart, which help in visualizing the project scope by breaking down tasks and timelines. The Project Risk Analysis tool helps in identifying and preparing for potential risks. The Issue Tracker keeps track of any issues that arise during the project, ensuring they are addressed promptly.

How can an Issue Tracker contribute to the success of a project?

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An Issue Tracker can significantly contribute to the success of a project by providing a centralized system for recording, tracking, and managing issues that arise during the project lifecycle. It helps in identifying and resolving issues in a timely manner, thereby reducing the risk of project delays. It also promotes transparency and accountability among team members, as everyone can see what issues are outstanding and who is responsible for resolving them. Furthermore, it can provide valuable insights for future projects, as it allows for a review of what issues occurred, how they were handled, and how they can be prevented.

What role does the Project Risk Analysis play in a project plan?

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Project Risk Analysis plays a crucial role in a project plan. It helps in identifying, assessing, and prioritizing risks associated with the project. It provides a way to understand the potential impact of risks on the project's objectives and helps in making informed decisions about how to manage and mitigate these risks. It also aids in contingency planning, allowing the project team to be prepared for unexpected events. This proactive approach can significantly increase the chances of project success.

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Points forts des outils

Diagramme PERT

La première étape de tout plan de projet est de se demander, "Quelle est l'étendue du projet ?" L'étendue du projet est un compte rendu détaillé de tous les éléments du projet, comme les activités connexes, les ressources, les calendriers et les livrables. Sans une étendue approfondie, vous pourriez vous retrouver à ajouter des activités à un projet, ce qui prolonge alors le calendrier, ce qui vous met en retard, et tout à coup vous comprenez pourquoi les projets gouvernementaux prennent tant de temps ! Sauf pour le Hoover Dam - que nous couvrirons à la fin de cet article.

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What lessons can be learned from government projects in terms of project scope and timeline management?

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Government projects often serve as valuable case studies for project scope and timeline management. They often involve complex, large-scale tasks with multiple stakeholders, which can lead to scope creep and timeline extensions if not properly managed. Lessons learned include the importance of clearly defining the project scope from the outset, including all related activities, resources, timelines, and deliverables. This helps prevent the addition of unplanned activities that can extend the timeline and put the project behind schedule. Furthermore, realistic and flexible timeline management is crucial, as unexpected delays can occur. Regular monitoring and evaluation of the project's progress against the timeline can help identify potential issues early and allow for timely adjustments.

Can you provide an example of a project that was successful due to a well-defined project scope?

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Yes, the Hoover Dam project is a great example of a successful project due to a well-defined project scope. The project was meticulously planned with a clear understanding of the tasks, resources, timelines, and deliverables. This comprehensive planning and clear scope helped in the successful and timely completion of the project.

What are the key components of a project scope?

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The key components of a project scope typically include the project's objectives, deliverables, milestones, tasks, costs, and deadlines. It also includes the project boundaries, the identified needs and requirements, the project's participants and their roles, and the methods used for approving deliverables and changes in the scope.

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Cependant, même les tâches que vous planifiez peuvent retarder votre projet. C'est parce que de nombreuses tâches dépendent les unes des autres - même celles qui ne se produisent pas dans l'ordre. Un diagramme PERT est une visualisation qui suit ces différentes tâches dans un organigramme libre pour montrer leur dépendance les unes envers les autres avec des flèches. Au lieu d'un diagramme de GANTT qui s'écoule de gauche à droite dans un format de chronologie, les tâches peuvent ne pas être uniquement dépendantes de manière séquentielle, car vous pourriez devoir revenir et répéter le travail sur une tâche qui modifie une tâche future et vice versa. Les flèches indiquent également si quelque chose est directement connecté par rapport à dépendant sans ressources. Dépendant sans ressources fait référence à lorsque les tâches ne sont pas connectées entre elles mais se rapportent toujours. (Diapositive 5)

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What are some potential risks in project planning and how can they be addressed using a PERT Chart?

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Potential risks in project planning include unrealistic timelines, scope creep, resource allocation issues, and dependencies between tasks. A PERT (Program Evaluation Review Technique) Chart can help address these risks. It visualizes the tasks in a project, their dependencies, and the sequence in which they need to be completed. This allows for better planning and management of resources, and can help identify potential bottlenecks or delays in the project. It also allows for the identification of tasks that are not directly connected but still related, which can help in managing the overall project scope.

How can a PERT Chart assist in managing tasks that are not sequentially dependent?

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A PERT (Program Evaluation Review Technique) Chart can assist in managing tasks that are not sequentially dependent by providing a visual representation of the tasks and their dependencies. This allows project managers to see the relationships between tasks, even if they are not in a sequential order. The chart can show tasks that might need to be revisited or that can be worked on simultaneously. It also helps in identifying tasks that are directly connected versus those that are dependent without resources, meaning they are related but not directly connected.

What does 'dependent without resources' mean in the context of project planning?

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In the context of project planning, 'dependent without resources' refers to tasks that are not directly connected to each other but still have a relationship. These tasks may not share resources or have a direct impact on each other's completion, but changes in one could potentially affect the other in some way.

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Par exemple, pensez à comment le lancement d'un produit dépend directement d'un test de fonctionnalité mais est indirectement lié à un site Web de produit. Vous avez toujours besoin d'un site Web pour vendre votre produit, mais vous n'avez pas besoin d'un site Web pour fabriquer votre produit - à moins que votre produit ne soit un site Web. Un excellent exemple de cela est en fait ce qui s'est passé lorsque la société Six companies a commencé le projet du barrage Hoover. Ils ont non seulement dû construire un barrage, mais ils ont également dû construire une ville entière pour loger tous les travailleurs qui construisaient le barrage. Plus d'informations à ce sujet à la fin de l'article !

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Can you provide an example of a complex project that required extensive planning and resource management?

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A great example of a complex project that required extensive planning and resource management is the construction of the Hoover Dam. The Six Companies company not only had to build the dam itself, but they also had to construct an entire town to house all the workers involved in the project. This required careful planning and allocation of resources to ensure the successful completion of both the dam and the town.

How is a product launch directly and indirectly related to other aspects of a project?

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A product launch is directly related to other aspects of a project such as product development, testing, and quality assurance. These are the stages that directly contribute to the creation of the product. Indirectly, a product launch is related to aspects like marketing, sales, and customer service. These aspects do not contribute to the creation of the product but are crucial for its successful launch and post-launch performance in the market.

What are some potential risks in project planning and how can they be prepared for?

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Some potential risks in project planning include unrealistic timelines, inadequate resources, scope creep, poor communication, and unforeseen circumstances. These risks can be prepared for by setting realistic timelines, ensuring adequate resources are available, clearly defining the project scope, maintaining open and clear communication, and having contingency plans in place for unforeseen circumstances.

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Chemin critique

Le délai pour terminer un projet est la deuxième question la plus vitale à répondre.Les chronologies sont essentielles à la réussite d'un projet. Pour respecter cette chronologie, vous devez forger un chemin critique. Les chemins critiques montrent la dépendance et la connexion entre les tâches les plus importantes d'un projet. Le modèle que nous avons créé comporte plusieurs diapositives pour structurer votre chemin critique, soit avec un organigramme (Diapositive 6), soit avec un tableau (Diapositive 7), soit avec un tableau et un diagramme de Gantt.

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Cette visualisation tabularise votre chemin critique à travers les tâches, le membre de l'équipe responsable, la date de début et de fin, la durée de la tâche et son état actuel. Le diagramme de GANTT en bas divise ces tâches en SPRINTS avec les sous-tâches en dessous. Comme ce diagramme de Gantt est corrélé au chemin critique, les flèches peuvent être utilisées pour montrer les dépendances entre ces tâches. Cela peut être utilisé pour déterminer quelle (le cas échéant) décision unique peut faire ou défaire une autre. (Diapositive 8)

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Graphique de décomposition du travail

La prochaine tâche dans un plan de projet est de déterminer quelles ressources sont disponibles. La structure de décomposition du travail aborde l'allocation des ressources, la gestion du temps et la budgétisation en un seul coup, de sorte que les ressources correspondent à la portée du projet que vous venez de créer.

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Cette diapositive présente une décomposition du travail visualisée comme un organigramme et montre les tâches principales et les sous-tâches à accomplir pour atteindre l'objectif.Bien que cette visualisation ait chaque budget répertorié sous son nom de tâche, cela pourrait également être modifié pour suivre le rôle du membre de l'équipe responsable. Pour suivre la progression de chaque tâche vers sa réalisation, le milieu de chaque tâche montre des barres de statut basées sur le pourcentage. Par exemple, si votre tâche était d'apprendre à faire un plan de projet, félicitations, vous avez terminé à 50% ! (Diapositive 11)

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Analyse des risques du projet

Ce tableau d'analyse des risques décompose les risques associés à votre projet puis les classe en fonction de leur impact et de leur probabilité d'occurrence. Multipliez ces deux éléments pour calculer une valeur de risque, ou une estimation du coût du risque. (Diapositive 18)

Informez votre analyse des risques avec cette matrice de risques pour suivre la probabilité de risque par rapport au niveau de conséquence. Si un risque a un niveau d'impact et de certitude catastrophique, il doit être géré avec soin. (Diapositive 19)

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Suivi des problèmes

Voici un dernier outil pour aider à la gestion des risques - un suivi des problèmes, qui est utile pour évaluer si votre projet est sur la bonne voie selon ce que vous pensiez au départ ou si vous devez repousser votre calendrier. Cela se marie bien avec le diagramme PERT, car si les tâches dépendantes deviennent des problèmes, cela pourrait être un signal d'alarme pour repousser votre calendrier de projet.Ceci est utile pour des projets complexes, de taille moyenne à grande - comme, disons, le barrage Hoover! (Diapositive 16)

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Étude de cas : Barrage Hoover

Alors, comment se fait-il que le barrage Hoover ait été achevé deux ans en avance sur le calendrier prévu ? Bien que le barrage ait été le plus grand projet gouvernemental de l'époque, pour remporter l'appel d'offres, le groupe Six Companies a dû avancer les 5 premiers millions de dollars. Ensuite, ils ont été soumis à des amendes pour chaque jour de retard. Cette incitation les a obligés à trouver des moyens de respecter le calendrier - une excellente motivation pour tout plan de projet.

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L'une des façons dont le projet a gagné du temps a été de ne pas attendre que la ville soit construite avant de commencer les travaux sur le barrage. *Si cela était visualisé sur un diagramme PERT, les planificateurs de projet pourraient voir que les deux tâches étaient dépendantes sans ressources, comme indiqué par les flèches bleues dans la visualisation ci-dessus. L'une nécessitait du béton et de l'acier et l'autre du bois et de la nourriture. Comme ils ont commencé en 1931, deux ans après le début de la Grande Dépression, ils avaient accès à une multitude de travailleurs à la recherche d'un emploi. Ainsi, les travailleurs ont commencé six mois en avance sur le calendrier et ont vécu dans une "ville de chiffons" en attendant que les services publics soient acheminés depuis 500 miles.

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Pour rester dans les temps, les planificateurs de projet ont également dû contourner un autre problème critique : le barrage nécessitait tellement de béton que s'ils le coulaient en un seul bloc, il aurait fallu plus de 125 ans pour refroidir.C'était le chemin critique nécessaire à surmonter pour terminer à temps. Ils devraient diviser cette grande tâche en plusieurs tâches plus petites afin d'atteindre leur date de fin cible. La solution : verser le béton en blocs de cinq pieds, puis utiliser des tuyaux pour pomper de l'eau froide à travers chaque bloc pour le refroidir suffisamment pour verser le bloc suivant dessus. Alors que 80% des projets ne fixent pas de calendriers de référence, cette attention extrême à la chronologie a fait toute la différence.

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Conclusion

Si les outils pour réaliser un plan de projet solide vous gênent, vous avez besoin de cette présentation. Téléchargez le Project Plan pour plus de diapositives sur la matrice Impact et Effort, le Portefeuille de Projets, les Rapports de Statut, les Registres des Parties Prenantes, la Priorisation des Tâches, et bien d'autres pour gagner du temps et des heures de travail.

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