پروجیکٹ کی منصوبہ بندی

خلاصہ

پروجیکٹ پلان کیا ہوتا ہے؟ نیچے، ہم آپ کو بتائیں گے کہ پروجیکٹ پلان کیسے لکھا جاتا ہے، پروجیکٹ پلان ٹولز کا کیسے استعمال کیا جاتا ہے تاکہ آپ اپنے پروجیکٹ کو مقررہ وقت پر مکمل کر سکیں، ہمارے پروجیکٹ کی منصوبہ بندی کو کیسے آپ کے لئے شروع کرنے کے لئے ترتیب دیا جاتا ہے، اور اگر آپ آخر تک پڑھتے ہیں تو آپ کچھ پروجیکٹ پلان کے مثالیں سیکھیں گے کہ ہوور ڈیم کے پروجیکٹ پلانرز نے دنیا کے سب سے بڑے میسنری پروجیکٹ کی تیاری کیسے کی تھی جو بڑے پیرامڈز کے بعد ہوئی تھی اور وہ بھی دو سال پہلے ہی شیڈول سے پہلے۔

اپنے پروجیکٹ پلان کو لکھنے کے لئے، پانچ اہم سوالات کا جواب دینا ضروری ہے۔ ان اہم سوالات کا جواب دینے کے لئے، ہم نے ہمارے پروجیکٹ پلان ٹیمپلیٹ سے کچھ بہترین ٹولز جمع کیے ہیں، جیسے کہ PERT چارٹ، کریٹیکل پاتھ ڈائیگرام، ورک بریک ڈاؤن چارٹ، پروجیکٹ رسک تجزیہ، اور ایشو ٹریکر، جو ہمارے پروجیکٹ پلان ٹیمپلیٹ میں دستیاب بہت سے سلائیڈز میں سے صرف کچھ ہیں۔

file_save

Download free weekly presentations

Microsoft PowerPoint Google Slides Apple Keynote Download in other languages

Enter your email address to download and customize presentations for free

Join

OR

Not for commercial use

OR

file_save

Download 'پروجیکٹ کی منصوبہ بندی' presentation — 31 slides

پروجیکٹ کی منصوبہ بندی

+39 more presentations per quarter

that's $3 per presentation

$117

/ Quarterly

Subscribe

Commercial use allowed. View other plans

ٹول کی خصوصیات

PERT چارٹ

کسی بھی پروجیکٹ پلان کا پہلا قدم یہ ہوتا ہے کہ پوچھا جاتا ہے، "پروجیکٹ کا دائرہ کار کیا ہے؟" پروجیکٹ کا دائرہ کار ایک تفصیلی اکاؤنٹ ہوتا ہے جس میں پروجیکٹ کے تمام عناصر شامل ہوتے ہیں، جیسے کہ متعلقہ سرگرمیاں، وسائل، ٹائم لائنز، اور ترسیل کردہ مواد۔ اگر آپ کا دائرہ کار مکمل نہیں ہو تو آپ کو یہ محسوس ہو سکتا ہے کہ آپ پروجیکٹ میں سرگرمیاں شامل کر رہے ہیں، جو پھر ٹائم لائن کو توسیع دیتی ہیں، جو آپ کو شیڈول سے پیچھے چھوڑ دیتی ہیں، اور پھر اچانک آپ کو سمجھ آتی ہے کہ حکومتی پروجیکٹس اتنے دیر کیوں لگاتے ہیں! مگر ہوور ڈیم کے علاوہ - جس کا ہم اس مضمون کے آخر میں زکر کریں گے۔

تاہم، جو کام آپ کرنے کی منصوبہ بندی کرتے ہیں وہ بھی آپ کے منصوبے کو روک سکتے ہیں۔ یہ اس لئے ہوتا ہے کیونکہ بہت سے کام ایک دوسرے پر معتمد ہوتے ہیں - حتیٰ کہ وہ بھی جو ترتیب وار نہیں ہوتے۔ PERT Chart ایک ایسا تصور ہے جو ان مختلف کاموں کو ایک آزاد شکل کے فلوچارٹ میں ٹریک کرتا ہے تاکہ ان کی ایک دوسرے پر معتمدگی کو دکھایا جا سکے۔ GANTT Chart کی بجائے جو کہ ایک ٹائم لائن فارمیٹ میں بائیں سے دائیں جاری ہوتا ہے، کام صرف ترتیب وار معتمد نہیں ہوتے، کیونکہ آپ کو شاید واپس جا کر ایک کام پر دوبارہ کام کرنا پڑے جو کہ مستقبل کے کام میں تبدیلی لاتا ہے اور الٹ۔ تیر بھی یہ بتاتے ہیں کہ کچھ چیز سیدھی طور پر متصل ہے یا معتمد ہے بغیر وسائل کے۔ وسائل کے بغیر معتمد ہونے کا مطلب ہوتا ہے جب کام ایک دوسرے سے متصل نہیں ہوتے لیکن پھر بھی متعلق ہوتے ہیں۔ (سلائیڈ 5)

مثال کے طور پر، سوچیے کہ ایک مصنوعات کی لانچنگ کیسے ایک خصوصیت کے ٹیسٹ پر براہ راست معتمد ہوتی ہے لیکن یہ ایک مصنوعات کی ویب سائٹ سے بلاواسطہ متعلق ہوتی ہے۔ آپ کو اپنے مصنوعات کو بیچنے کے لئے ایک ویب سائٹ کی ضرورت ہوتی ہے، لیکن آپ کو اپنے مصنوعات کو بنانے کے لئے ویب سائٹ کی ضرورت نہیں ہوتی - مگر اگر آپ کا مصنوعہ ایک ویب سائٹ ہو۔ اس کا ایک بہترین مثال یہ ہے جب سکس کمپنیز کمپنی نے ہوور ڈیم منصوبہ شروع کیا۔ انہوں نے صرف ڈیم نہیں بنایا، بلکہ انہوں نے ڈیم بنانے والے تمام مزدوروں کو رہائش دینے کے لئے ایک پورے شہر کی تعمیر کی۔ مضمون کے آخر میں اس پر مزید!

نقدی راہ

ایک منصوبہ مکمل کرنے کے لئے وقت کا تعین دوسرا سب سے اہم سوال ہے جو جواب دینے کی ضرورت ہوتی ہے۔وقت کی پابندیاں کسی پروجیکٹ کی کامیابی کے لئے بہت اہم ہوتی ہیں۔ اس وقت کی پابندی کو پورا کرنے کے لئے آپ کو ایک اہم راستہ تیار کرنے کی ضرورت ہوتی ہے۔ اہم راستے پروجیکٹ کے سب سے اہم کاموں کے درمیان تعلق اور انحصار کو ظاہر کرتے ہیں۔ ہم نے جو ٹیمپلیٹ تیار کیا ہے اس میں مختلف سلائیڈز ہیں جو آپ کے اہم راستے کو ڈھانچے میں ڈالنے میں مدد کرتے ہیں، فلوچارٹ کے ساتھ (سلائیڈ 6)، ٹیبل کے ساتھ (سلائیڈ 7)، یا ٹیبل اور گینٹ چارٹ کے ساتھ۔

یہ تصویری ظاہر کرتی ہے کہ آپ کا اہم راستہ کاموں، ذمہ دار ٹیم کے رکن، شروع اور ختم ہونے کی تاریخ، کام کی مدت اور اس کی موجودہ حیثیت کے عرض میں ہے۔ گینٹ چارٹ نیچے ان کاموں کو سپرنٹس میں تقسیم کرتا ہے جن کے نیچے ذیلی کام ہیں۔ چونکہ یہ گینٹ چارٹ اہم راستے سے متعلق ہوتا ہے، تو تیر کا استعمال ان کاموں کے درمیان تعلقات کو ظاہر کرنے کے لئے کیا جا سکتا ہے۔ اس کا استعمال یہ تعین کرنے کے لئے کیا جا سکتا ہے کہ کون سا (اگر کوئی) واحد فیصلہ کسی دوسرے کو توڑ سکتا ہے یا بنا سکتا ہے۔ (سلائیڈ 8)

کام کا تقسیم چارٹ

پروجیکٹ کے منصوبہ بندی میں اگلا کام یہ تعین کرنا ہوتا ہے کہ کون سے وسائل دستیاب ہیں۔ کام کا تقسیم ڈھانچہ وسائل کی تقسیم، وقت کی تدبیر اور بجٹ بنانے کو ایک ساتھ ہی کھینچتا ہے تاکہ وسائل آپ کے بنائے گئے پروجیکٹ کے دائرے سے مماثل ہوں۔

اس سلائیڈ میں کام کا تقسیم ایک اورگ چارٹ کی طرح دکھایا گیا ہے اور یہ مختصر کاموں اور ذیلی کاموں کو دکھاتا ہے جو مقصد حاصل کرنے کے لئے مکمل کرنے ہیں۔جبکہ اس تصویری ترتیب میں ہر بجٹ اپنے کام کے نام کے تحت درج ہے، اسے ٹیم کے رکن کی ذمہ داری کو بھی ٹریک کرنے کے لئے ترمیم کیا جا سکتا ہے۔ ہر کام کی ترقی کو مکمل کرنے کی جانب برقرار رکھنے کے لئے، ہر کام کے درمیان فیصدی بنیاد پر حالت بار دکھاتا ہے۔ مثال کے طور پر، اگر آپ کا کام ایک منصوبہ منصوبہ بنانے کے طریقے کو سیکھنا تھا، مبارک ہو، آپ 50٪ کام ہو چکے ہیں! (سلائیڈ 11)

منصوبہ خطرہ تجزیہ

یہ خطرہ تجزیہ میز اپنے منصوبے سے متعلقہ خطرات کو توڑتا ہے اور پھر انہیں اثر اور واقعہ ہونے کی امکانیت کی بنیاد پر درجہ بندی کرتا ہے۔ انہیں ملیے تاکہ خطرہ قیمت، یا خطرے کی لاگت کا اندازہ لگایا جا سکے۔ (سلائیڈ 18)

اپنے خطرہ تجزیہ کو اس خطرہ میٹرکس کے ساتھ مطلع کریں تاکہ خطرہ کی امکانیت کو تسلیم کرنے کے خلاف سطح کا تعین کریں۔ اگر کسی خطرے کا تباہ کن سطح کا اثر اور یقینیت ہو، تو اسے احتیاط سے منظم کرنے کی ضرورت ہوتی ہے۔ (سلائیڈ 19)

مسئلہ ٹریکر

یہاں خطرہ مینجمنٹ کی مدد کے لئے ایک اور آخری اوزار ہے - ایک مسئلہ ٹریکر، جو معاون ہوتا ہے تاکہ تشخیص کیا جا سکے کہ آپ کا منصوبہ آپ کی سوچ کے مطابق ہدف پر ہے یا آپ کو اپنے ٹائم لائن کو پیچھے دھکیلنے کی ضرورت ہے۔ یہ PERT چارٹ کے ساتھ اچھی طرح جوڑتا ہے، چونکہ اگر منحصر کام مسائل بن جاتے ہیں، تو یہ آپ کے منصوبے کے ٹائم لائن کو پیچھے دھکیلنے کا ایک سرخ پرچم ہو سکتا ہے۔یہ پیچیدہ، درمیانے سے بڑے پیمانے کے منصوبوں کے لئے مددگار ہے - جیسے کہ ہوور ڈیم! (سلائیڈ 16)

کیس سٹڈی: ہوور ڈیم

تو ہوور ڈیم دو سالہ شیڈول سے پہلے کیسے ختم ہوا؟ جبکہ ڈیم اس وقت تاریخ میں سب سے بڑا حکومتی منصوبہ تھا، لیکن بولی جیتنے کے لئے، سکس کمپنیز گروپ کو پہلے 5 ملین ڈالر خود ڈالنے پڑے۔ پھر، انہیں ہر روز کے لئے جرمانے کا سامنا کرنا پڑا جب وہ شیڈول سے پیچھے ہوتے۔ یہ حوصلہ افزائی نے انہیں مجبور کیا کہ وہ شیڈول پر رہیں - ہر کسی کے لئے منصوبہ بندی کا عظیم محرک۔

منصوبہ کو وقت بچانے کا ایک طریقہ یہ تھا کہ انہوں نے ڈیم کے کام شروع کرنے سے پہلے شہر کی تعمیر کا انتظار نہیں کیا۔ *اگر یہ ایک PERT چارٹ پر واضح کیا گیا ہوتا، تو منصوبہ بنانے والے یہ دیکھ سکتے تھے کہ دونوں کام منابع کے بغیر متعلق تھے، جیسا کہ اوپر کی تصویر میں نیلے تیر نے ظاہر کیا ہے۔ چونکہ ایک کو کنکریٹ اور اسٹیل کی ضرورت تھی اور دوسرے کو لکڑی اور کھانے کی ضرورت تھی۔ چونکہ انہوں نے 1931 میں شروع کیا، جو کہ بڑے محنتی دور کے دو سال بعد تھا، ان کے پاس نوکری کی تلاش میں بہت سے مزدوروں کی کمی تھی۔ لہذا مزدور شیڈول سے چھ ماہ پہلے شروع ہوگئے اور انہوں نے "ریگ ٹاؤن" میں رہتے ہوئے 500 میل دور سے یوٹیلٹیز کی سپلائی کا انتظار کیا۔

شیڈول پر رہنے کے لئے، منصوبہ بنانے والوں کو ایک اور اہم مسئلے کا سامنا کرنا پڑا: ڈیم کو اتنی زیادہ کنکریٹ کی ضرورت تھی کہ اگر وہ اسے ایک بلاک میں ڈالتے، تو اسے ٹھنڈا ہونے میں 125 سال سے زیادہ وقت لگ جاتا۔یہ وہ ناگزیر راستہ تھا جس کو پورا کرنے کی ضرورت تھی تاکہ مقررہ وقت پر کام مکمل ہو سکے۔ انہیں یہ بڑا کام متعدد، چھوٹے کاموں میں تقسیم کرنا ہوگا تاکہ وہ اپنی ہدف تاریخ تک پہنچ سکیں۔ حل: کنکریٹ کو پانچ فٹ کے بلاکوں میں ڈالیں، پھر ہر بلاک کو ٹھنڈا کرنے کے لئے ٹھنڈے پانی کو پائپوں کے ذریعے پمپ کریں تاکہ اس پر اگلا بلاک ڈالا جا سکے۔ جبکہ 80% منصوبوں نے بنیادی شیڈول تیار نہیں کیا، یہ شدید توجہ وقت کی سمت میں تمام فرق پیدا کرتی ہے۔

نتیجہ

اگر آپ کے پاس مضبوط منصوبہ بنانے کے اوزار موجود ہیں، تو آپ کو یہ پیش کش کی ضرورت ہے۔ اثر و کوشش کے میٹرکس، منصوبہ پورٹ فولیو، حیثیت رپورٹس، حصہ داروں کے رجسٹرز، کام کی ترجیح، اور بہت سے دیگر کے بارے میں زیادہ سلائیڈس کے لئے پروجیکٹ کی منصوبہ بندی ڈاؤن لوڈ کریں تاکہ وقت اور کام کے گھنٹوں کو بچایا جا سکے۔