Project Plan

Sinopse

O que é um plano de projeto? Abaixo, explicaremos como escrever um plano de projeto, como usar as principais ferramentas de plano de projeto para concluir seu projeto no prazo, como personalizar nosso Project Plan para começar e, se você ler até o final, aprenderá alguns exemplos de plano de projeto de como os planejadores de projeto na Represa Hoover concluíram a produção no maior projeto de alvenaria do mundo desde as grandes pirâmides com dois anos de antecedência.

5 questions and answers

How can potential risks be prepared for in a project plan?

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Potential risks in a project plan can be prepared for by conducting a thorough risk assessment at the beginning of the project. This involves identifying potential risks, assessing their impact and likelihood, and developing strategies to mitigate them. These strategies could include allocating resources for risk management, developing contingency plans, and regularly reviewing and updating the risk assessment as the project progresses.

What are some examples of successful project planning in large-scale projects like the Hoover Dam?

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The Hoover Dam project is a prime example of successful project planning in large-scale projects. The project was completed two years ahead of schedule, which is a significant achievement for such a massive undertaking. This success can be attributed to meticulous planning and execution. The project planners used advanced project management tools and techniques for the time, including detailed work breakdown structures, precise scheduling, and rigorous risk management. They also fostered strong communication and collaboration among the team members, which helped in addressing issues promptly and effectively. Moreover, they ensured that the project scope was clearly defined and understood by all stakeholders, which helped in avoiding scope creep. Lastly, they had a robust change management process in place to handle any changes in the project requirements or constraints.

How can the project plan template be customized to suit specific needs?

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The project plan template can be customized to suit specific needs by adjusting the timeline, scope, and resources according to the unique requirements of your project. You can add or remove sections, change the format, or modify the layout to better fit your project's needs. It's also important to continuously update the plan as the project progresses, to reflect changes and adapt to unforeseen circumstances.

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Para escrever seu plano de projeto, cinco perguntas-chave precisam ser respondidas. Para responder a essas perguntas críticas, coletamos uma série de ferramentas de topo de nosso modelo de plano de projeto, como um Gráfico PERT, Diagrama de caminho crítico, Gráfico de divisão de trabalho, Análise de risco do projeto e Rastreador de problemas, que são apenas alguns dos muitos slides que estão disponíveis em nosso modelo de Plano de Projeto.

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How can the project plan template help in visualizing the project scope and preparing for potential risks?

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The project plan template can help in visualizing the project scope and preparing for potential risks by providing a structured format to outline all aspects of the project. It includes tools like a PERT Chart, Critical Path Diagram, and Work Breakdown Chart, which help in visualizing the project scope by breaking down tasks and timelines. The Project Risk Analysis tool helps in identifying and preparing for potential risks. The Issue Tracker keeps track of any issues that arise during the project, ensuring they are addressed promptly.

How can an Issue Tracker contribute to the success of a project?

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An Issue Tracker can significantly contribute to the success of a project by providing a centralized system for recording, tracking, and managing issues that arise during the project lifecycle. It helps in identifying and resolving issues in a timely manner, thereby reducing the risk of project delays. It also promotes transparency and accountability among team members, as everyone can see what issues are outstanding and who is responsible for resolving them. Furthermore, it can provide valuable insights for future projects, as it allows for a review of what issues occurred, how they were handled, and how they can be prevented.

What role does the Project Risk Analysis play in a project plan?

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Project Risk Analysis plays a crucial role in a project plan. It helps in identifying, assessing, and prioritizing risks associated with the project. It provides a way to understand the potential impact of risks on the project's objectives and helps in making informed decisions about how to manage and mitigate these risks. It also aids in contingency planning, allowing the project team to be prepared for unexpected events. This proactive approach can significantly increase the chances of project success.

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Destaques da ferramenta

Gráfico PERT

O primeiro passo em qualquer plano de projeto é perguntar, "Qual é o escopo do projeto?" O escopo do projeto é uma conta detalhada de todos os elementos do projeto, como atividades relacionadas, recursos, cronogramas e entregas. Sem um escopo completo, você pode se encontrar adicionando atividades a um projeto, que então estende o cronograma, o que o coloca atrás do cronograma, e então de repente você entende por que os projetos governamentais demoram tanto! Exceto a Represa Hoover - que abordaremos no final deste artigo.

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What lessons can be learned from government projects in terms of project scope and timeline management?

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Government projects often serve as valuable case studies for project scope and timeline management. They often involve complex, large-scale tasks with multiple stakeholders, which can lead to scope creep and timeline extensions if not properly managed. Lessons learned include the importance of clearly defining the project scope from the outset, including all related activities, resources, timelines, and deliverables. This helps prevent the addition of unplanned activities that can extend the timeline and put the project behind schedule. Furthermore, realistic and flexible timeline management is crucial, as unexpected delays can occur. Regular monitoring and evaluation of the project's progress against the timeline can help identify potential issues early and allow for timely adjustments.

Can you provide an example of a project that was successful due to a well-defined project scope?

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Yes, the Hoover Dam project is a great example of a successful project due to a well-defined project scope. The project was meticulously planned with a clear understanding of the tasks, resources, timelines, and deliverables. This comprehensive planning and clear scope helped in the successful and timely completion of the project.

What are the key components of a project scope?

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The key components of a project scope typically include the project's objectives, deliverables, milestones, tasks, costs, and deadlines. It also includes the project boundaries, the identified needs and requirements, the project's participants and their roles, and the methods used for approving deliverables and changes in the scope.

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No entanto, até mesmo as tarefas que você planeja podem atrasar seu projeto. Isso ocorre porque muitas tarefas são dependentes umas das outras - mesmo aquelas que não ocorrem em ordem. Um Gráfico PERT é uma visualização que acompanha essas várias tarefas em um fluxograma livre para mostrar sua dependência umas das outras com setas. Em vez de um Gráfico GANTT que flui da esquerda para a direita em um formato de linha do tempo, as tarefas podem não ser apenas sequencialmente dependentes, pois você pode ter que voltar e repetir o trabalho em uma tarefa que altera uma tarefa futura e vice-versa. As setas também indicam se algo está diretamente conectado versus dependente sem recursos. Dependente sem recursos refere-se a quando as tarefas não estão conectadas entre si, mas ainda assim se relacionam. (Slide 5)

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What are some potential risks in project planning and how can they be addressed using a PERT Chart?

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Potential risks in project planning include unrealistic timelines, scope creep, resource allocation issues, and dependencies between tasks. A PERT (Program Evaluation Review Technique) Chart can help address these risks. It visualizes the tasks in a project, their dependencies, and the sequence in which they need to be completed. This allows for better planning and management of resources, and can help identify potential bottlenecks or delays in the project. It also allows for the identification of tasks that are not directly connected but still related, which can help in managing the overall project scope.

How can a PERT Chart assist in managing tasks that are not sequentially dependent?

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A PERT (Program Evaluation Review Technique) Chart can assist in managing tasks that are not sequentially dependent by providing a visual representation of the tasks and their dependencies. This allows project managers to see the relationships between tasks, even if they are not in a sequential order. The chart can show tasks that might need to be revisited or that can be worked on simultaneously. It also helps in identifying tasks that are directly connected versus those that are dependent without resources, meaning they are related but not directly connected.

What does 'dependent without resources' mean in the context of project planning?

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In the context of project planning, 'dependent without resources' refers to tasks that are not directly connected to each other but still have a relationship. These tasks may not share resources or have a direct impact on each other's completion, but changes in one could potentially affect the other in some way.

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Por exemplo, pense em como o lançamento de um produto é diretamente dependente de um teste de recurso, mas está indiretamente relacionado a um site de produto. Você ainda precisa de um site para vender seu produto, mas não precisa de um site para fazer seu produto - a menos que seu produto seja um site. Um ótimo exemplo disso é o que aconteceu quando a empresa Six companies iniciou o projeto da represa Hoover. Eles não apenas tiveram que construir uma represa, mas tiveram que construir uma cidade inteira para abrigar todos os trabalhadores para construir a represa. Mais sobre isso no final do artigo!

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Can you provide an example of a complex project that required extensive planning and resource management?

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A great example of a complex project that required extensive planning and resource management is the construction of the Hoover Dam. The Six Companies company not only had to build the dam itself, but they also had to construct an entire town to house all the workers involved in the project. This required careful planning and allocation of resources to ensure the successful completion of both the dam and the town.

How is a product launch directly and indirectly related to other aspects of a project?

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A product launch is directly related to other aspects of a project such as product development, testing, and quality assurance. These are the stages that directly contribute to the creation of the product. Indirectly, a product launch is related to aspects like marketing, sales, and customer service. These aspects do not contribute to the creation of the product but are crucial for its successful launch and post-launch performance in the market.

What are some potential risks in project planning and how can they be prepared for?

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Some potential risks in project planning include unrealistic timelines, inadequate resources, scope creep, poor communication, and unforeseen circumstances. These risks can be prepared for by setting realistic timelines, ensuring adequate resources are available, clearly defining the project scope, maintaining open and clear communication, and having contingency plans in place for unforeseen circumstances.

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Caminho crítico

O cronograma para concluir um projeto é a segunda questão mais vital a ser respondida.Cronogramas são vitais para o sucesso de um projeto. Para cumprir esse cronograma, você precisa forjar um caminho crítico. Os caminhos críticos mostram a dependência e conexão entre as tarefas mais importantes de um projeto. O modelo que criamos possui várias slides para ajudar a estruturar seu caminho crítico, seja com um fluxograma (Slide 6), com uma tabela (Slide 7), ou com uma tabela e Gráfico de Gantt.

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Esta visualização tabula seu caminho crítico através das tarefas, membro da equipe responsável, data de início e término, duração da tarefa e seu status atual. O Gráfico de GANTT na parte inferior divide essas tarefas em SPRINTS com as subtarefas abaixo. Como este gráfico de Gantt se correlaciona com o caminho crítico, as setas podem ser usadas para mostrar as dependências entre essas tarefas. Isso pode ser usado para determinar qual (se houver) única decisão pode fazer ou quebrar outra. (Slide 8)

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Gráfico de decomposição do trabalho

A próxima tarefa em um plano de projeto é determinar quais recursos estão disponíveis. A estrutura de decomposição do trabalho aborda a alocação de recursos, gerenciamento de tempo e orçamento, tudo em um, para que os recursos correspondam ao escopo do projeto que você acabou de criar.

Este slide tem uma decomposição do trabalho visualizada como um organograma e mostra as principais tarefas e subtarefas para alcançar o objetivo.Embora esta visualização tenha cada orçamento listado sob o nome de sua tarefa, isso também pode ser editado para rastrear o papel do membro da equipe responsável. Para rastrear o progresso de cada tarefa em direção à conclusão, o meio de cada tarefa mostra barras de status baseadas em porcentagem. Por exemplo, se sua tarefa era aprender a fazer um plano de projeto, parabéns, você já concluiu 50% do caminho! (Slide 11)

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Análise de risco do projeto

Esta tabela de análise de risco decompõe os riscos associados ao seu projeto e, em seguida, os classifica com base no impacto e na probabilidade de ocorrência. Multiplique esses valores para calcular um valor de risco, ou uma estimativa do custo do risco. (Slide 18)

Informe sua análise de risco com esta matriz de risco para rastrear a probabilidade de risco contra o nível de consequência. Se um risco tem um nível catastrófico de impacto e certeza, ele precisa ser gerenciado com cuidado. (Slide 19)

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Rastreador de problemas

Aqui está mais uma ferramenta para ajudar no gerenciamento de riscos - um rastreador de problemas, que é útil para avaliar se o seu projeto está no alvo de acordo com o que você pensou no início ou se precisa ajustar seu cronograma. Isso se combina bem com o gráfico PERT, pois se tarefas dependentes se tornam problemas, isso pode ser um sinal de alerta para ajustar o cronograma do seu projeto.Isto é útil para projetos complexos, de média a grande escala - como, por exemplo, a Represa Hoover! (Slide 16)

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Estudo de caso: Represa Hoover

Então, como a Represa Hoover terminou dois anos antes do previsto? Embora a Represa fosse o maior projeto governamental da história na época, para ganhar a licitação, o grupo Six Companies teve que desembolsar os primeiros $5 milhões do próprio bolso. Depois, eles enfrentaram multas por cada dia que atrasavam o cronograma. Este incentivo exigiu que encontrassem maneiras de manter o cronograma - uma grande motivação para qualquer plano de projeto.

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Uma das maneiras de economizar tempo no projeto foi não esperar que a cidade fosse construída antes de começarem a trabalhar na represa. *Se isso fosse visualizado em um Gráfico PERT, os planejadores do projeto poderiam ver que as duas tarefas eram dependentes sem recursos, conforme indicado pelas setas azuis na visualização acima. Uma vez que uma necessitava de concreto e aço e a outra de madeira e comida. Como eles começaram em 1931, dois anos após o início da Grande Depressão, eles tinham acesso a uma grande quantidade de trabalhadores em busca de emprego. Assim, os trabalhadores começaram seis meses antes do previsto e viveram em uma "cidade de trapos" enquanto esperavam que os serviços públicos fossem canalizados a partir de 500 milhas de distância.

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Para se manterem no prazo, os planejadores do projeto também tiveram que contornar outro problema crítico: a represa exigia tanto concreto que, se fosse todo despejado em um único bloco, levaria mais de 125 anos para esfriar.Este foi o caminho crítico necessário para superar e terminar a tempo. Eles teriam que dividir esta grande tarefa em várias tarefas menores para atingir a data final desejada. A solução: despejar o concreto em blocos de cinco pés, depois usar tubos para bombear água fria através de cada bloco para resfriá-lo o suficiente para despejar o próximo bloco em cima dele. Embora 80% dos projetos não estabeleçam cronogramas de referência, essa extrema atenção ao cronograma fez toda a diferença.

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Conclusão

Se as ferramentas para fazer um sólido plano de projeto estão no seu caminho, você precisa desta apresentação. Baixe o Project Plan para mais slides sobre a matriz de Impacto e Esforço, Portfólio de Projetos, Relatórios de Status, Registros de Stakeholders, Priorização de Tarefas e muitos outros para economizar tempo e horas de trabalho.

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