Project Plan

Sinopse

O que é um plano de projeto? Abaixo, explicaremos como escrever um plano de projeto, como usar as principais ferramentas de plano de projeto para concluir seu projeto no prazo, como personalizar nosso Project Plan para começar e, se você ler até o final, aprenderá alguns exemplos de plano de projeto de como os planejadores de projeto na Represa Hoover concluíram a produção no maior projeto de alvenaria do mundo desde as grandes pirâmides com dois anos de antecedência.

Questions and answers

What potential risks should be prepared for in a project plan?

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In a project plan, potential risks could include scope creep, cost overruns, time delays, poor quality deliverables, lack of resources, and unforeseen circumstances such as natural disasters or market changes. It's important to identify these risks early on and develop contingency plans to manage them effectively.

How can a project plan be customized to suit specific needs?

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A project plan can be customized to suit specific needs by first understanding the unique requirements of the project. This includes the project's scope, timeline, resources, and risks. Once these are identified, the project plan can be tailored to address these specific elements. For instance, if a project requires specialized skills, the plan can include training or hiring of experts. If the project has a tight timeline, the plan can incorporate strategies for fast-tracking or crashing the project. Customization can also involve using specific project management tools or methodologies that are most suitable for the project. It's important to remember that a project plan should be flexible and adaptable to changes as the project progresses.

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Para escrever seu plano de projeto, cinco perguntas-chave precisam ser respondidas. Para responder a essas perguntas críticas, coletamos uma série de ferramentas de topo de nosso modelo de plano de projeto, como um Gráfico PERT, Diagrama de caminho crítico, Gráfico de divisão de trabalho, Análise de risco do projeto e Rastreador de problemas, que são apenas alguns dos muitos slides que estão disponíveis em nosso modelo de Plano de Projeto.

Questions and answers

What potential risks can be addressed using the Issue Tracker in a project plan?

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The Issue Tracker in a project plan can address various potential risks such as project delays, cost overruns, scope creep, resource allocation issues, and communication breakdowns. It helps in identifying, tracking, and resolving these issues in a timely manner, thereby minimizing their impact on the project.

How can a Work Breakdown Chart contribute to the successful completion of a project?

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A Work Breakdown Chart contributes to the successful completion of a project by providing a detailed breakdown of the project into smaller, manageable tasks. It helps in identifying all the necessary tasks, assigning them to the right team members, and tracking their progress. This chart also aids in estimating costs and resources, and in identifying potential risks. It provides a clear picture of the project scope, making it easier to manage and control.

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Destaques da ferramenta

Gráfico PERT

O primeiro passo em qualquer plano de projeto é perguntar, "Qual é o escopo do projeto?" O escopo do projeto é uma conta detalhada de todos os elementos do projeto, como atividades relacionadas, recursos, cronogramas e entregas. Sem um escopo completo, você pode se encontrar adicionando atividades a um projeto, que então estende o cronograma, o que o coloca atrás do cronograma, e então de repente você entende por que os projetos governamentais demoram tanto! Exceto a Represa Hoover - que abordaremos no final deste artigo.

Questions and answers

How does the project scope relate to the timeline and deliverables of a project?

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The project scope is a detailed account of all the project's elements, including related activities, resources, timelines, and deliverables. It sets the boundaries for what is to be achieved by the project. The timeline is directly related to the scope as it outlines when each part of the scope will be completed. The deliverables, which are the specific outputs of the project, are also defined within the scope. Therefore, any changes in the project scope can directly impact the timeline and deliverables of the project.

What potential risks can arise from not properly defining a project scope?

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Not properly defining a project scope can lead to several potential risks. These include scope creep, where additional tasks are added to the project beyond its original scope, leading to delays and increased costs. It can also result in misalignment between the project team and stakeholders, as there may be differing understandings of what the project entails. Additionally, it can lead to poor resource allocation, as without a clear scope, it's difficult to accurately estimate the resources needed for the project. Finally, it can lead to project failure, as without a clear scope, the project may not meet its objectives or deliver the expected value.

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No entanto, até mesmo as tarefas que você planeja podem atrasar seu projeto. Isso ocorre porque muitas tarefas são dependentes umas das outras - mesmo aquelas que não ocorrem em ordem. Um Gráfico PERT é uma visualização que acompanha essas várias tarefas em um fluxograma livre para mostrar sua dependência umas das outras com setas. Em vez de um Gráfico GANTT que flui da esquerda para a direita em um formato de linha do tempo, as tarefas podem não ser apenas sequencialmente dependentes, pois você pode ter que voltar e repetir o trabalho em uma tarefa que altera uma tarefa futura e vice-versa. As setas também indicam se algo está diretamente conectado versus dependente sem recursos. Dependente sem recursos refere-se a quando as tarefas não estão conectadas entre si, mas ainda assim se relacionam. (Slide 5)

Questions and answers

How does a PERT Chart help in visualizing task dependencies in a project plan?

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A PERT (Program Evaluation Review Technique) Chart is a project management tool that provides a graphical representation of a project's timeline. It allows a manager to analyze the task dependencies in the project. In a PERT chart, each task takes a form of a node on the chart with arrows that show dependencies between tasks. This visualization helps to understand the sequence of tasks, the time needed for each task, and the overall time needed to complete the project. It also helps to identify the critical path in the project, which is the sequence of tasks that must be completed on time for the project to finish on the scheduled finish date.

What are the practical applications of a PERT Chart in project planning for the IT industry?

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The PERT (Program Evaluation Review Technique) Chart is a project management tool used in the IT industry for planning, scheduling, coordinating, and monitoring tasks within a project. Practical applications include:

1. Visualizing the sequence of tasks and their dependencies, which helps in identifying critical paths and potential bottlenecks.

2. Estimating project completion time by considering the best-case, worst-case, and most likely scenarios.

3. Facilitating risk management by highlighting tasks that can be delayed without affecting the overall project timeline.

4. Assisting in resource allocation by showing which tasks are dependent on others.

5. Providing a clear picture of the project's progress and status, which aids in communication with stakeholders.

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Por exemplo, pense em como o lançamento de um produto é diretamente dependente de um teste de recurso, mas está indiretamente relacionado a um site de produto. Você ainda precisa de um site para vender seu produto, mas não precisa de um site para fazer seu produto - a menos que seu produto seja um site. Um ótimo exemplo disso é o que aconteceu quando a empresa Six companies iniciou o projeto da represa Hoover. Eles não apenas tiveram que construir uma represa, mas tiveram que construir uma cidade inteira para abrigar todos os trabalhadores para construir a represa. Mais sobre isso no final do artigo!

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Caminho crítico

O cronograma para concluir um projeto é a segunda questão mais vital a ser respondida.Cronogramas são vitais para o sucesso de um projeto. Para cumprir esse cronograma, você precisa forjar um caminho crítico. Os caminhos críticos mostram a dependência e conexão entre as tarefas mais importantes de um projeto. O modelo que criamos possui várias slides para ajudar a estruturar seu caminho crítico, seja com um fluxograma (Slide 6), com uma tabela (Slide 7), ou com uma tabela e Gráfico de Gantt.

Questions and answers

What is the role of SPRINTS in a project plan?

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In a project plan, SPRINTS play a crucial role in dividing the tasks into manageable chunks. Each SPRINT represents a specific duration during which certain tasks or sub-tasks are to be completed. This helps in better organization and tracking of the project progress. It also allows for dependencies between tasks to be clearly visualized, aiding in decision making and risk management.

How can a project plan help in preparing for potential risks?

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A project plan can help in preparing for potential risks by providing a structured approach to identify, assess, and manage risks. It allows for the identification of potential risks in advance, which can then be evaluated in terms of their potential impact and likelihood of occurrence. This information can then be used to develop risk mitigation strategies. The plan also provides a framework for monitoring and controlling risks throughout the project lifecycle, ensuring that risks are managed and mitigated effectively.

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Esta visualização tabula seu caminho crítico através das tarefas, membro da equipe responsável, data de início e término, duração da tarefa e seu status atual. O Gráfico de GANTT na parte inferior divide essas tarefas em SPRINTS com as subtarefas abaixo. Como este gráfico de Gantt se correlaciona com o caminho crítico, as setas podem ser usadas para mostrar as dependências entre essas tarefas. Isso pode ser usado para determinar qual (se houver) única decisão pode fazer ou quebrar outra. (Slide 8)

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Gráfico de decomposição do trabalho

A próxima tarefa em um plano de projeto é determinar quais recursos estão disponíveis. A estrutura de decomposição do trabalho aborda a alocação de recursos, gerenciamento de tempo e orçamento, tudo em um, para que os recursos correspondam ao escopo do projeto que você acabou de criar.

Este slide tem uma decomposição do trabalho visualizada como um organograma e mostra as principais tarefas e subtarefas para alcançar o objetivo.Embora esta visualização tenha cada orçamento listado sob o nome de sua tarefa, isso também pode ser editado para rastrear o papel do membro da equipe responsável. Para rastrear o progresso de cada tarefa em direção à conclusão, o meio de cada tarefa mostra barras de status baseadas em porcentagem. Por exemplo, se sua tarefa era aprender a fazer um plano de projeto, parabéns, você já concluiu 50% do caminho! (Slide 11)

Questions and answers

How can a project plan template help in structuring a timely implementation plan?

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A project plan template can help in structuring a timely implementation plan by providing a structured framework that outlines the key components of a project. This includes defining the project scope, setting realistic timelines, identifying potential risks, and planning for risk mitigation. It also helps in tracking progress and ensuring that the project stays on schedule. The template can be customized to suit the specific needs of the project, making it a versatile tool for project management.

What is the role of a risk matrix in risk analysis?

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A risk matrix plays a crucial role in risk analysis. It is a tool used to assess the level of risk by considering the category of probability or likelihood against the category of consequence severity. This helps to identify and prioritize the risks and thus, aids in the decision-making process about the risk mitigation strategies. It is particularly useful in managing project risks as it can highlight the risks that need to be managed carefully due to their high impact and likelihood.

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Análise de risco do projeto

Esta tabela de análise de risco decompõe os riscos associados ao seu projeto e, em seguida, os classifica com base no impacto e na probabilidade de ocorrência. Multiplique esses valores para calcular um valor de risco, ou uma estimativa do custo do risco. (Slide 18)

Informe sua análise de risco com esta matriz de risco para rastrear a probabilidade de risco contra o nível de consequência. Se um risco tem um nível catastrófico de impacto e certeza, ele precisa ser gerenciado com cuidado. (Slide 19)

Rastreador de problemas

Aqui está mais uma ferramenta para ajudar no gerenciamento de riscos - um rastreador de problemas, que é útil para avaliar se o seu projeto está no alvo de acordo com o que você pensou no início ou se precisa ajustar seu cronograma. Isso se combina bem com o gráfico PERT, pois se tarefas dependentes se tornam problemas, isso pode ser um sinal de alerta para ajustar o cronograma do seu projeto.Isto é útil para projetos complexos, de média a grande escala - como, por exemplo, a Represa Hoover! (Slide 16)

Questions and answers

How can a project plan help in visualizing project scope?

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A project plan can help in visualizing project scope by providing a clear and detailed outline of the project's goals, objectives, and deliverables. It allows project managers and team members to understand the breadth and depth of the project, including the tasks that need to be completed, the resources required, and the timeline for completion. This visualization can help in identifying potential challenges, dependencies, and risks, enabling proactive planning and management. It also aids in setting realistic expectations and ensuring that all stakeholders have a shared understanding of what the project entails.

What is the importance of a realistic timeline in a project plan?

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A realistic timeline in a project plan is crucial for several reasons. Firstly, it helps in setting achievable goals and expectations for the team members. It allows for proper allocation and utilization of resources, preventing wastage. Secondly, it aids in monitoring the progress of the project, enabling timely identification and rectification of any deviations from the plan. Lastly, it assists in managing stakeholders' expectations and maintaining their confidence in the project's success.

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Estudo de caso: Represa Hoover

Então, como a Represa Hoover terminou dois anos antes do previsto? Embora a Represa fosse o maior projeto governamental da história na época, para ganhar a licitação, o grupo Six Companies teve que desembolsar os primeiros $5 milhões do próprio bolso. Depois, eles enfrentaram multas por cada dia que atrasavam o cronograma. Este incentivo exigiu que encontrassem maneiras de manter o cronograma - uma grande motivação para qualquer plano de projeto.

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Uma das maneiras de economizar tempo no projeto foi não esperar que a cidade fosse construída antes de começarem a trabalhar na represa. *Se isso fosse visualizado em um Gráfico PERT, os planejadores do projeto poderiam ver que as duas tarefas eram dependentes sem recursos, conforme indicado pelas setas azuis na visualização acima. Uma vez que uma necessitava de concreto e aço e a outra de madeira e comida. Como eles começaram em 1931, dois anos após o início da Grande Depressão, eles tinham acesso a uma grande quantidade de trabalhadores em busca de emprego. Assim, os trabalhadores começaram seis meses antes do previsto e viveram em uma "cidade de trapos" enquanto esperavam que os serviços públicos fossem canalizados a partir de 500 milhas de distância.

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Para se manterem no prazo, os planejadores do projeto também tiveram que contornar outro problema crítico: a represa exigia tanto concreto que, se fosse todo despejado em um único bloco, levaria mais de 125 anos para esfriar.Este foi o caminho crítico necessário para superar e terminar a tempo. Eles teriam que dividir esta grande tarefa em várias tarefas menores para atingir a data final desejada. A solução: despejar o concreto em blocos de cinco pés, depois usar tubos para bombear água fria através de cada bloco para resfriá-lo o suficiente para despejar o próximo bloco em cima dele. Embora 80% dos projetos não estabeleçam cronogramas de referência, essa extrema atenção ao cronograma fez toda a diferença.

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Conclusão

Se as ferramentas para fazer um sólido plano de projeto estão no seu caminho, você precisa desta apresentação. Baixe o Project Plan para mais slides sobre a matriz de Impacto e Esforço, Portfólio de Projetos, Relatórios de Status, Registros de Stakeholders, Priorização de Tarefas e muitos outros para economizar tempo e horas de trabalho.

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