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Título Slide preview
Carta del Proyecto Slide preview
Resumen de Costos del Proyecto Slide preview
Diagrama PERT Slide preview
Diagrama de Ruta Crítica Slide preview
Tabla de Ruta Crítica Slide preview
Diagrama de Gantt con Ruta Crítica Slide preview
Priorización de Tareas del Proyecto Slide preview
Matriz de Priorización Slide preview
Desglose de Trabajo Slide preview
Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) Slide preview
Matriz de Impacto/Esfuerzo Slide preview
Proyecto Kanban Slide preview
Tablero Kanban Ágil Slide preview
Seguimiento de Problemas Slide preview
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Lista de Verificación de Auditoría Slide preview
Análisis de Riesgo del Proyecto Slide preview
Matriz de Riesgo del Proyecto Slide preview
Matriz de Estructura de Diseño (DSM) Slide preview
Asignación RACI Slide preview
Registro de Interesados del Proyecto Slide preview
Análisis de Valor Ganado Slide preview
Encuesta de Cierre Slide preview
Portafolio de Proyecto Slide preview
Portafolio de Proyecto Slide preview
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Informe de Estado del Proyecto Slide preview
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Sinopsis

¿Qué es un plan de proyecto? A continuación, explicaremos cómo redactar un plan de proyecto, cómo utilizar las mejores herramientas de planificación de proyectos para completar su proyecto a tiempo, cómo personalizar nuestro Plan de Proyecto para ayudarlo a comenzar y, si lee hasta el final, aprenderá algunos ejemplos de planes de proyectos de cómo los planificadores de proyectos en la Presa Hoover completaron la producción del proyecto de mampostería más grande del mundo desde las grandes pirámides con dos años de anticipación.

Questions and answers

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In a project plan, potential risks could include scope creep, cost overruns, time delays, poor quality deliverables, lack of resources, and unforeseen circumstances such as natural disasters or market changes. It's important to identify these risks early on and develop contingency plans to manage them effectively.

A project plan can be customized to suit specific needs by first understanding the unique requirements of the project. This includes the project's scope, timeline, resources, and risks. Once these are identified, the project plan can be tailored to address these specific elements. For instance, if a project requires specialized skills, the plan can include training or hiring of experts. If the project has a tight timeline, the plan can incorporate strategies for fast-tracking or crashing the project. Customization can also involve using specific project management tools or methodologies that are most suitable for the project. It's important to remember that a project plan should be flexible and adaptable to changes as the project progresses.

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Para redactar su plan de proyecto, es necesario responder a cinco preguntas clave. Para responder a estas preguntas críticas, hemos recopilado una serie de las mejores herramientas de nuestra plantilla de plan de proyecto, como un gráfico PERT, un diagrama de ruta crítica, un gráfico de desglose de trabajo, un análisis de riesgo de proyecto y un rastreador de problemas, que son solo algunas de las muchas diapositivas que están disponibles en nuestra plantilla de Plan de Proyecto.

Questions and answers

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The Issue Tracker in a project plan can address various potential risks such as project delays, cost overruns, scope creep, resource allocation issues, and communication breakdowns. It helps in identifying, tracking, and resolving these issues in a timely manner, thereby minimizing their impact on the project.

A Work Breakdown Chart contributes to the successful completion of a project by providing a detailed breakdown of the project into smaller, manageable tasks. It helps in identifying all the necessary tasks, assigning them to the right team members, and tracking their progress. This chart also aids in estimating costs and resources, and in identifying potential risks. It provides a clear picture of the project scope, making it easier to manage and control.

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Destacados de las herramientas

Gráfico PERT

El primer paso en cualquier plan de proyecto es preguntar, "¿Cuál es el alcance del proyecto?" El alcance del proyecto es una descripción detallada de todos los elementos del proyecto, como las actividades relacionadas, los recursos, los plazos y los entregables. Sin un alcance exhaustivo, podría encontrarse añadiendo actividades a un proyecto, lo que luego extiende el plazo, lo que le retrasa, y de repente comprende por qué los proyectos gubernamentales tardan tanto tiempo! Excepto la Presa Hoover - que cubriremos al final de este artículo.

Questions and answers

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The project scope is a detailed account of all the project's elements, including related activities, resources, timelines, and deliverables. It sets the boundaries for what is to be achieved by the project. The timeline is directly related to the scope as it outlines when each part of the scope will be completed. The deliverables, which are the specific outputs of the project, are also defined within the scope. Therefore, any changes in the project scope can directly impact the timeline and deliverables of the project.

Not properly defining a project scope can lead to several potential risks. These include scope creep, where additional tasks are added to the project beyond its original scope, leading to delays and increased costs. It can also result in misalignment between the project team and stakeholders, as there may be differing understandings of what the project entails. Additionally, it can lead to poor resource allocation, as without a clear scope, it's difficult to accurately estimate the resources needed for the project. Finally, it can lead to project failure, as without a clear scope, the project may not meet its objectives or deliver the expected value.

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Sin embargo, incluso las tareas que planeas pueden retrasar tu proyecto. Eso se debe a que muchas tareas dependen unas de otras, incluso aquellas que no ocurren en orden. Un Diagrama PERT es una visualización que rastrea estas diversas tareas en un diagrama de flujo libre para mostrar su dependencia mutua con flechas. En lugar de un Diagrama GANTT que fluye de izquierda a derecha en un formato de línea de tiempo, las tareas pueden no depender únicamente de manera secuencial, ya que podrías tener que volver y repetir el trabajo en una tarea que cambia una tarea futura y viceversa. Las flechas también indican si algo está directamente conectado versus dependiente sin recursos. Dependiente sin recursos se refiere a cuando las tareas no están conectadas entre sí pero aún se relacionan. (Diapositiva 5)

Questions and answers

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A PERT (Program Evaluation Review Technique) Chart is a project management tool that provides a graphical representation of a project's timeline. It allows a manager to analyze the task dependencies in the project. In a PERT chart, each task takes a form of a node on the chart with arrows that show dependencies between tasks. This visualization helps to understand the sequence of tasks, the time needed for each task, and the overall time needed to complete the project. It also helps to identify the critical path in the project, which is the sequence of tasks that must be completed on time for the project to finish on the scheduled finish date.

The PERT (Program Evaluation Review Technique) Chart is a project management tool used in the IT industry for planning, scheduling, coordinating, and monitoring tasks within a project. Practical applications include:

1. Visualizing the sequence of tasks and their dependencies, which helps in identifying critical paths and potential bottlenecks.

2. Estimating project completion time by considering the best-case, worst-case, and most likely scenarios.

3. Facilitating risk management by highlighting tasks that can be delayed without affecting the overall project timeline.

4. Assisting in resource allocation by showing which tasks are dependent on others.

5. Providing a clear picture of the project's progress and status, which aids in communication with stakeholders.

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Por ejemplo, piensa en cómo el lanzamiento de un producto depende directamente de una prueba de función pero está indirectamente relacionado con un sitio web de producto. Todavía necesitas un sitio web para vender tu producto, pero no necesitas un sitio web para hacer tu producto, a menos que tu producto sea un sitio web. Un gran ejemplo de esto es lo que sucedió cuando la compañía de las Seis Empresas comenzó el proyecto de la presa Hoover. No solo tuvieron que construir una presa, sino que tuvieron que construir una ciudad entera para albergar a todos los trabajadores para construir la presa. ¡Más sobre eso al final del artículo!

Questions and answers

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A great example of a project where indirect dependencies played a significant role is the Hoover Dam project by the Six Companies company. They not only had to build a dam, but they also had to build an entire town to house all the workers to build the dam. This shows that even though the town was not directly related to the construction of the dam, it was an essential indirect dependency that played a significant role in the project.

A project plan can help in preparing for potential risks by identifying and outlining possible challenges that may arise during the project's lifecycle. It allows for the development of contingency plans and risk mitigation strategies. By anticipating potential risks, a project plan can help ensure that resources are allocated appropriately, timelines are realistic, and the project stays on track despite unforeseen obstacles.

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Camino crítico

El tiempo para completar un proyecto es la segunda pregunta más vital a responder.Las líneas de tiempo son vitales para el éxito de un proyecto. Para cumplir con esa línea de tiempo, necesitas forjar un camino crítico. Los caminos críticos muestran la dependencia y conexión entre las tareas más importantes de un proyecto. La plantilla que hemos creado tiene múltiples diapositivas para ayudar a estructurar tu camino crítico, ya sea con un diagrama de flujo (Diapositiva 6), con una tabla (Diapositiva 7), o con una tabla y un Diagrama de Gantt.

Questions and answers

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Companies can implement a critical path in their project planning operations by identifying all the tasks required to complete the project, determining the sequence of these tasks, and estimating the duration of each task. The critical path is then the longest sequence of tasks that must be completed for the project to be finished on time. Any delay in tasks on the critical path will delay the entire project. Companies can visualize the critical path using tools such as flowcharts, tables, or Gantt Charts.

While the content provided does not mention specific case studies, the effectiveness of using a critical path in project planning is widely recognized in project management. The critical path method helps to identify the most important tasks and their dependencies, which is crucial for timely project completion. It allows for efficient allocation of resources, better risk management, and improved project tracking. However, for specific case studies, you may need to refer to project management journals or resources.

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Esta visualización tabula tu camino crítico a través de las tareas, el miembro del equipo responsable, la fecha de inicio y finalización, la duración de la tarea y su estado actual. El Diagrama de GANTT en la parte inferior divide estas tareas en SPRINTS con las subtareas debajo. Como este diagrama de Gantt se correlaciona con el camino crítico, las flechas se pueden usar para mostrar las dependencias entre estas tareas. Esto se puede usar para determinar cuál (si hay alguna) decisión única puede hacer o deshacer otra. (Diapositiva 8)

Questions and answers

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In a project plan, SPRINTS play a crucial role in dividing the tasks into manageable chunks. Each SPRINT represents a specific duration during which certain tasks or sub-tasks are to be completed. This helps in better organization and tracking of the project progress. It also allows for dependencies between tasks to be clearly visualized, aiding in decision making and risk management.

A project plan can help in preparing for potential risks by providing a structured approach to identify, assess, and manage risks. It allows for the identification of potential risks in advance, which can then be evaluated in terms of their potential impact and likelihood of occurrence. This information can then be used to develop risk mitigation strategies. The plan also provides a framework for monitoring and controlling risks throughout the project lifecycle, ensuring that risks are managed and mitigated effectively.

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Diagrama de Gantt con Ruta Crítica

Gráfico de desglose de trabajo

La siguiente tarea en un plan de proyecto es determinar qué recursos están disponibles. La estructura de desglose de trabajo aborda la asignación de recursos, la gestión del tiempo y la presupuestación, todo en uno, para que los recursos se ajusten al alcance del proyecto que acabas de crear.

Esta diapositiva tiene un desglose de trabajo visualizado como un organigrama y muestra las tareas principales y subtareas para lograr el objetivo.Mientras que esta visualización tiene cada presupuesto listado bajo su nombre de tarea, también podría ser editado para rastrear el rol del miembro del equipo responsable. Para rastrear el progreso de cada tarea hacia su finalización, el medio de cada tarea muestra barras de estado basadas en porcentajes. Por ejemplo, si tu tarea era aprender cómo hacer un plan de proyecto, ¡felicidades, estás al 50% del camino! (Diapositiva 11)

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Análisis de riesgo del proyecto

[herramienta pulsera="c5k7k6ax50"]

Esta tabla de análisis de riesgos desglosa los riesgos asociados con tu proyecto y luego los clasifica en función del impacto y la probabilidad de ocurrencia. Multiplica estos para calcular un valor de riesgo, o una estimación del costo del riesgo. (Diapositiva 18)

[herramienta pulsera="grqafgyu9f"]

Informa tu análisis de riesgos con esta matriz de riesgos para rastrear la probabilidad de riesgo contra el nivel de consecuencia. Si un riesgo tiene un nivel catastrófico de impacto y certeza, necesita ser gestionado cuidadosamente. (Diapositiva 19)

Rastreador de problemas

Aquí hay una última herramienta para ayudar con la gestión de riesgos - un rastreador de problemas, que es útil para evaluar si tu proyecto está en el objetivo de acuerdo a lo que pensaste al inicio o si necesitas retrasar tu cronograma. Esto se combina bien con el gráfico PERT, ya que si las tareas dependientes se convierten en problemas, podría ser una señal de alarma para retrasar tu cronograma de proyecto.Esto es útil para proyectos complejos, de mediana a gran escala, como, digamos, la Presa Hoover! (Diapositiva 16)

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Seguimiento de Problemas

Estudio de caso: Presa Hoover

¿Cómo logró la Presa Hoover adelantarse dos años a su calendario? Aunque la Presa fue el proyecto gubernamental más grande de la historia en ese momento, para ganar la licitación, el grupo de las Seis Compañías tuvo que aportar los primeros $5 millones ellos mismos. Luego, enfrentaron multas por cada día que se retrasaban. Este incentivo exigía que encontraran formas de mantenerse en el calendario, una gran motivación para cualquier plan de proyecto.

Questions and answers

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Setting baseline schedules in project planning is crucial for several reasons. Firstly, it provides a reference point for managing the project schedule and tracking progress. It allows project managers to compare the planned schedule with the actual progress and identify any deviations. Secondly, it helps in identifying critical tasks and ensuring they are completed within the stipulated time to prevent project delays. Lastly, it aids in effective resource allocation and helps in predicting the impact of schedule changes on the project's completion date.

The project planners ensured the timeline of the dam project by breaking down the large task of pouring concrete into smaller, manageable tasks. They poured the concrete into five-foot blocks and used pipes to pump cold water through each block to cool it enough to pour the next block on top of it. This method allowed them to overcome the critical issue of the dam requiring so much concrete that if poured all at once, it would take over 125 years to cool. Their extreme attention to timeline made all the difference.

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Una de las formas en que el proyecto ahorró tiempo fue al no esperar a que se construyera la ciudad antes de comenzar a trabajar en la presa. *Si esto se visualizara en un Gráfico PERT, los planificadores del proyecto podrían ver que las dos tareas eran dependientes sin recursos, como lo indican las flechas azules en la visualización anterior. Ya que uno requería hormigón y acero y el otro requería madera y comida. Como comenzaron en 1931, dos años después de la Gran Depresión, tenían acceso a una gran cantidad de trabajadores en busca de empleo. Entonces, los trabajadores comenzaron seis meses antes de lo previsto y vivieron en una "ciudad de trapos" mientras esperaban que los servicios públicos fueran canalizados desde 500 millas de distancia.

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Para mantenerse en el camino, los planificadores del proyecto también tuvieron que sortear otro problema crítico: la presa requería tanto hormigón que si lo vertían todo en un solo bloque, tardaría más de 125 años en enfriarse.Este fue el camino crítico necesario para superar y terminar a tiempo. Tendrían que dividir esta gran tarea en múltiples tareas más pequeñas para alcanzar su fecha objetivo de finalización. La solución: verter el hormigón en bloques de cinco pies, luego usar tuberías para bombear agua fría a través de cada bloque para enfriarlo lo suficiente para verter el siguiente bloque encima de él. Mientras que el 80% de los proyectos no establecen horarios base, esta extrema atención al cronograma marcó la diferencia.

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Conclusión

Si las herramientas para hacer un plan de proyecto sólido están en tu camino, necesitas esta presentación. Descarga el Plan de Proyecto para más diapositivas sobre la matriz de Impacto y Esfuerzo, Portafolio de Proyectos, Informes de Estado, Registros de Interesados, Priorización de Tareas, y muchos más para ahorrar tiempo y horas de trabajo.

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