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Sinopsis

¿Qué es un plan de proyecto? A continuación, explicaremos cómo redactar un plan de proyecto, cómo utilizar las mejores herramientas de planificación de proyectos para completar su proyecto a tiempo, cómo personalizar nuestro Plan de Proyecto para ayudarlo a comenzar y, si lee hasta el final, aprenderá algunos ejemplos de planes de proyectos de cómo los planificadores de proyectos en la Presa Hoover completaron la producción del proyecto de mampostería más grande del mundo desde las grandes pirámides con dos años de anticipación.

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Para redactar su plan de proyecto, es necesario responder a cinco preguntas clave. Para responder a estas preguntas críticas, hemos recopilado una serie de las mejores herramientas de nuestra plantilla de plan de proyecto, como un gráfico PERT, un diagrama de ruta crítica, un gráfico de desglose de trabajo, un análisis de riesgo de proyecto y un rastreador de problemas, que son solo algunas de las muchas diapositivas que están disponibles en nuestra plantilla de Plan de Proyecto.

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Destacados de las herramientas

Gráfico PERT

El primer paso en cualquier plan de proyecto es preguntar, "¿Cuál es el alcance del proyecto?" El alcance del proyecto es una descripción detallada de todos los elementos del proyecto, como las actividades relacionadas, los recursos, los plazos y los entregables. Sin un alcance exhaustivo, podría encontrarse añadiendo actividades a un proyecto, lo que luego extiende el plazo, lo que le retrasa, y de repente comprende por qué los proyectos gubernamentales tardan tanto tiempo! Excepto la Presa Hoover - que cubriremos al final de este artículo.

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Sin embargo, incluso las tareas que planeas pueden retrasar tu proyecto. Eso se debe a que muchas tareas dependen unas de otras, incluso aquellas que no ocurren en orden. Un Diagrama PERT es una visualización que rastrea estas diversas tareas en un diagrama de flujo libre para mostrar su dependencia mutua con flechas. En lugar de un Diagrama GANTT que fluye de izquierda a derecha en un formato de línea de tiempo, las tareas pueden no depender únicamente de manera secuencial, ya que podrías tener que volver y repetir el trabajo en una tarea que cambia una tarea futura y viceversa. Las flechas también indican si algo está directamente conectado versus dependiente sin recursos. Dependiente sin recursos se refiere a cuando las tareas no están conectadas entre sí pero aún se relacionan. (Diapositiva 5)

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[herramienta pulsera="oei5hhl5mm"]

Por ejemplo, piensa en cómo el lanzamiento de un producto depende directamente de una prueba de función pero está indirectamente relacionado con un sitio web de producto. Todavía necesitas un sitio web para vender tu producto, pero no necesitas un sitio web para hacer tu producto, a menos que tu producto sea un sitio web. Un gran ejemplo de esto es lo que sucedió cuando la compañía de las Seis Empresas comenzó el proyecto de la presa Hoover. No solo tuvieron que construir una presa, sino que tuvieron que construir una ciudad entera para albergar a todos los trabajadores para construir la presa. ¡Más sobre eso al final del artículo!

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Camino crítico

El tiempo para completar un proyecto es la segunda pregunta más vital a responder.Las líneas de tiempo son vitales para el éxito de un proyecto. Para cumplir con esa línea de tiempo, necesitas forjar un camino crítico. Los caminos críticos muestran la dependencia y conexión entre las tareas más importantes de un proyecto. La plantilla que hemos creado tiene múltiples diapositivas para ayudar a estructurar tu camino crítico, ya sea con un diagrama de flujo (Diapositiva 6), con una tabla (Diapositiva 7), o con una tabla y un Diagrama de Gantt.

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Esta visualización tabula tu camino crítico a través de las tareas, el miembro del equipo responsable, la fecha de inicio y finalización, la duración de la tarea y su estado actual. El Diagrama de GANTT en la parte inferior divide estas tareas en SPRINTS con las subtareas debajo. Como este diagrama de Gantt se correlaciona con el camino crítico, las flechas se pueden usar para mostrar las dependencias entre estas tareas. Esto se puede usar para determinar cuál (si hay alguna) decisión única puede hacer o deshacer otra. (Diapositiva 8)

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Gráfico de desglose de trabajo

La siguiente tarea en un plan de proyecto es determinar qué recursos están disponibles. La estructura de desglose de trabajo aborda la asignación de recursos, la gestión del tiempo y la presupuestación, todo en uno, para que los recursos se ajusten al alcance del proyecto que acabas de crear.

Esta diapositiva tiene un desglose de trabajo visualizado como un organigrama y muestra las tareas principales y subtareas para lograr el objetivo.Mientras que esta visualización tiene cada presupuesto listado bajo su nombre de tarea, también podría ser editado para rastrear el rol del miembro del equipo responsable. Para rastrear el progreso de cada tarea hacia su finalización, el medio de cada tarea muestra barras de estado basadas en porcentajes. Por ejemplo, si tu tarea era aprender cómo hacer un plan de proyecto, ¡felicidades, estás al 50% del camino! (Diapositiva 11)

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[herramienta pulsera="q5ndnoqt72"]

Análisis de riesgo del proyecto

[herramienta pulsera="c5k7k6ax50"]

Esta tabla de análisis de riesgos desglosa los riesgos asociados con tu proyecto y luego los clasifica en función del impacto y la probabilidad de ocurrencia. Multiplica estos para calcular un valor de riesgo, o una estimación del costo del riesgo. (Diapositiva 18)

[herramienta pulsera="grqafgyu9f"]

Informa tu análisis de riesgos con esta matriz de riesgos para rastrear la probabilidad de riesgo contra el nivel de consecuencia. Si un riesgo tiene un nivel catastrófico de impacto y certeza, necesita ser gestionado cuidadosamente. (Diapositiva 19)

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Rastreador de problemas

Aquí hay una última herramienta para ayudar con la gestión de riesgos - un rastreador de problemas, que es útil para evaluar si tu proyecto está en el objetivo de acuerdo a lo que pensaste al inicio o si necesitas retrasar tu cronograma. Esto se combina bien con el gráfico PERT, ya que si las tareas dependientes se convierten en problemas, podría ser una señal de alarma para retrasar tu cronograma de proyecto.Esto es útil para proyectos complejos, de mediana a gran escala, como, digamos, la Presa Hoover! (Diapositiva 16)

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Estudio de caso: Presa Hoover

¿Cómo logró la Presa Hoover adelantarse dos años a su calendario? Aunque la Presa fue el proyecto gubernamental más grande de la historia en ese momento, para ganar la licitación, el grupo de las Seis Compañías tuvo que aportar los primeros $5 millones ellos mismos. Luego, enfrentaron multas por cada día que se retrasaban. Este incentivo exigía que encontraran formas de mantenerse en el calendario, una gran motivación para cualquier plan de proyecto.

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Una de las formas en que el proyecto ahorró tiempo fue al no esperar a que se construyera la ciudad antes de comenzar a trabajar en la presa. *Si esto se visualizara en un Gráfico PERT, los planificadores del proyecto podrían ver que las dos tareas eran dependientes sin recursos, como lo indican las flechas azules en la visualización anterior. Ya que uno requería hormigón y acero y el otro requería madera y comida. Como comenzaron en 1931, dos años después de la Gran Depresión, tenían acceso a una gran cantidad de trabajadores en busca de empleo. Entonces, los trabajadores comenzaron seis meses antes de lo previsto y vivieron en una "ciudad de trapos" mientras esperaban que los servicios públicos fueran canalizados desde 500 millas de distancia.

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Para mantenerse en el camino, los planificadores del proyecto también tuvieron que sortear otro problema crítico: la presa requería tanto hormigón que si lo vertían todo en un solo bloque, tardaría más de 125 años en enfriarse.Este fue el camino crítico necesario para superar y terminar a tiempo. Tendrían que dividir esta gran tarea en múltiples tareas más pequeñas para alcanzar su fecha objetivo de finalización. La solución: verter el hormigón en bloques de cinco pies, luego usar tuberías para bombear agua fría a través de cada bloque para enfriarlo lo suficiente para verter el siguiente bloque encima de él. Mientras que el 80% de los proyectos no establecen horarios base, esta extrema atención al cronograma marcó la diferencia.

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Conclusión

Si las herramientas para hacer un plan de proyecto sólido están en tu camino, necesitas esta presentación. Descarga el Plan de Proyecto para más diapositivas sobre la matriz de Impacto y Esfuerzo, Portafolio de Proyectos, Informes de Estado, Registros de Interesados, Priorización de Tareas, y muchos más para ahorrar tiempo y horas de trabajo.

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