نقش ها و مسئولیت های تیم RACI

خلاصه

حتی برنامه‌های پروژه‌های دقیق و کامل تقریباً همیشه در صورت حذف یا عدم اطمینان از نقش‌ها، وظایف و مسئولیت‌های شرکت‌کنندگان شکست می‌خورد. برای جلوگیری از این موضوع، از ارائه نقش ها و مسئولیت های تیم RACI ما استفاده کنید. این ارائه به شما کمک می‌کند تا ماتریس RACI را در فرآیندهای کسب و کار خود گنجانید و روحیه قوی همکاری ایجاد کنید که نتیجه هر پروژه را تقویت و بهبود می‌بخشد.

برجسته‌های اسلاید

ماتریس RACI نیازمند یک رهبر است که تعیین کند هر عضو شرکت‌کننده در تیم چه نقشی دارد: مسئول، مسئول پاسخگو، مشورت کننده یا آگاه شده.

این اسلاید به شما کمک می‌کند تا توضیح دهید ماتریس RACI چگونه در مدیریت پروژه کار می‌کند. شما می‌توانید اشاره کنید که این ماتریس هر کار، فاز یا تصمیم کلیدی را که در تکمیل یک پروژه دخیل است، نقشه‌برداری می‌کند و نقش‌های اختصاص یافته را روشن می‌کند.

برای اینکه تیم شما احساس ارزشمندی کند و فرهنگی از مشارکت ایجاد کنید (که عملکرد بالا را تشویق می‌کند) تصاویر اعضای تیم خود را به هر مسئولیت اضافه کنید. اسلایدهایی مانند این برای کمک به شما در این کار توسعه یافته‌اند.

بررسی کلی

به گفته IBM، ماتریس فعالیت‌های اصلی را به عنوان سطرها و اعضای شرکت‌کننده را به عنوان ستون‌ها نشان می‌دهد. برای هر عضو، یک رهبر یا مدیر پروژه مشخص می‌کند که آیا آن‌ها مسئول، مسئول پاسخگو، مشورت کننده یا آگاه شده هستند. برای تجزیه و تحلیل:

• مسئول - این نقش کار را برای تکمیل فعالیت انجام می‌دهد. فقط یک نقش مسئول است، اما سایر اعضای تیم می‌توانند در صورت نیاز کمک کنند.
• مسئول پاسخگو - این نقش سبز را برای تکمیل تحویل به منظور برآورده کردن فعالیت روشن می‌کند. فقط یک طرف برای هر وظیفه یا تحویل فردی مسئول است.
• مشورت کننده - این نقش یک فرد یا گروه است که برای ارائه نظرات یا تخصص فنی مورد نیاز برای تکمیل یک فعالیت یا تحویل مشورت می‌شود. معمولاً آن‌ها خبره‌های موضوعی هستند که با افراد مسئول فعالیت‌ها در ارتباط هستند.
• آگاه شده - این اعضای تیم از پیشرفت آگاه می‌شوند، بیشتر وقت، فقط زمانی که یک کار یا تحویل قبلاً تکمیل شده است.

کاربرد

فرآیند ساده برای ایجاد یک ماتریس RACI شامل شش مرحله زیر است، بر اساس CIO:

1. تعیین تمام وظایف مربوط به تحویل پروژه و لیست آن‌ها را در سمت چپ نمودار به ترتیب تکمیل.
2. شناسایی تمام ذینفعان پروژه و لیست کردن آن‌ها در بالای نمودار.
3. سلول های مدل را با تعیین کسی که مسئولیت، مسئولیت پذیری دارد و کی مشورت و اطلاع رسانی خواهد شد برای هر وظیفه فردی کامل کنید
4. بررسی کنید که هر وظیفه حداقل یک ذینفع مسئول داشته باشد.
5. بررسی کنید که هیچ وظیفه ای بیش از یک ذینفع مسئول نداشته باشد.
6. ماتریس RACI را توزیع کنید، بحث کنید و در ابتدای پروژه با ذینفعان خود توافق کنید تا هرگونه تعارض یا ابهام را حل کنید.

نکات

در سال 2020، دنیا به یک نرم افزار جدید تبدیل شد، روش های کار و ارتباط ما را برای همیشه تغییر داد. سوالی که بسیاری از مدیران را شبانه روز بیدار نگه می داشت این بود: چگونه می توان به طور موثر یک تیم از راه دور مسئولیت پذیر بود؟ Inc. چهار اشتباه را که باید در مواجهه با این موضوع اجتناب کرد، فهرست می کند.

تقاضای بهره وری بالا.

تیم های از راه دور می توانند بسیار بهره ور باشند و حتی نسبت به همکاران دفتری خود عملکرد بهتری داشته باشند، اما نه در روز اول یا زمانی که مشغول هستند. رهبرانی که این موضوع را تایید نمی کنند، به این استرس اضافه می کنند. به جای آن، وظایف با اولویت بالا را در حال حاضر شناسایی کنید و بقیه را آرام کنید، متخصصان می گویند.

فرض کردن که این موضوع موقتی است

متخصصان می گویند احتمال دارد بحران هایی مانند COVID-19 دوباره اتفاق بیفتد و به طور دائم چگونگی انجام کار را تغییر دهد. به همین دلیل خوب بودن در کار کردن از راه دور بسیار حیاتی است. این نه تنها به شما کمک می کند تا بهره ور بمانید بلکه باقی می ماند رقابتی، زیرا رقبای شما نیز در حال مواجهه با مشکل داشتن تیم های از راه دور مسئول هستند.

ممنوعیت استفاده از هر ابزار غیر مجاز

به عنوان مثال، فیس بوک در سال 2020 با این مشکل مواجه شد، گزارش Inc.، به عنوان کارکنان از ابزارهای غیر مجاز برای برآورده کردن نیازها استفاده کردند. "شما نمی توانید هر دو را داشته باشید. یا به تیم های خود منابعی را که برای کارایی نیاز دارند بدهید یا انتظارات خود را کاهش دهید،" دیوید هوروویتز، مدیر عامل Retrium، یک پلتفرم برای اجرای بازبینی های آنلاین، به Inc. گفت.

تعیین ساعات و زمان های پاسخ

مدیران به این موضوع به طور متفاوت نگاه می کنند. برخی از آنها صندوق ایمیل تیم های خود را سرریز می کنند، به روزرسانی ها را می خواهند و برای افراد امکان نمی دهند که ببینند چه چیزی باید به آن پاسخ دهند. دیگران حضور آنلاین 8 تا 5 ساعت را می خواهند، که باعث می شود کارکنان از دور شدن از کامپیوتر بترسند.

ترزا سیگیلیتو هولما، یک کارشناس تیم جهانی و مدیر Interact Global، به Inc., گفت:" اعتماد بین رهبران و اعضای تیم با رهبر شروع می شود. شما باید بفهمید چگونه کار خروجی را نظارت کنید، نه فعالیت کار. برگزاری جلسات یک به یک با هر فرد هم یک ایده خوب است، اما از این زمان برای افزایش عملکرد استفاده کنید، نه برای تقاضای به روزرسانی."