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Explainer

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Einführung

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\nFachkräftemangel, sich ändernde Demografien, wirtschaftliche Schwankungen, das sind nur einige der vielen Faktoren, die das Talentmanagement zu einer Herausforderung gemacht haben. Workforce Planning entsteht als Lösung, um die Personalressourcen mit den sich entwickelnden Marktanforderungen in Einklang zu bringen und sich schnell an diese Veränderungen anzupassen. Ohne eine angemessene Personalplanung und die damit verbundene Weitsicht leiden sowohl das Unternehmen als auch seine Mitarbeiter. Dies geschieht gerade vor unseren Augen: Im Jahr 2023 wurden über 262.000 Technologie-Mitarbeiter aufgrund von Überbeschäftigung in den Pandemiejahren entlassen, und dieser Trend hat sich leider bis ins Jahr 2024 fortgesetzt.\n

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Yes, there are numerous case studies that demonstrate the effectiveness of workforce planning in managing talent during economic fluctuations. For instance, during the 2008 financial crisis, many companies that had effective workforce planning were able to retain their top talent and quickly adapt to the changing market conditions. Similarly, during the recent COVID-19 pandemic, companies with robust workforce planning were able to manage their talent effectively despite the economic uncertainties. These companies were able to forecast their talent needs, identify skill gaps, and implement strategies to fill these gaps, thereby ensuring business continuity and growth.

Workforce planning enhances a business's ability to adapt to changing market demands by ensuring that the right people with the right skills are in the right jobs at the right time. It involves forecasting future talent needs and developing strategies to meet these needs. This includes hiring, training, and retaining employees. By doing so, businesses can respond quickly and effectively to changes in the market, whether it's a sudden increase in demand, a new competitor, or a shift in technology. Furthermore, it helps to prevent overhiring or underhiring, both of which can have negative impacts on a business.

The main components of effective workforce planning include: understanding the current workforce, forecasting future workforce needs, identifying gaps between the present and the future, developing strategies to close these gaps, and implementing and monitoring these strategies.

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\nOffensichtlich stehen Unternehmen unter wachsendem Druck, ihr wertvollstes Gut - ihre Belegschaft - zu optimieren. Entscheidungen darüber, wen man einstellen, schulen oder entlassen sollte, können den Unterschied zwischen florierendem und knappem Überleben ausmachen. Während keine Menge an Arbeitsplatzplanung zu 100% zukunftssicher sein kann, hilft sie Managern, Entscheidungsträgern und HR-Profis, effizient zu skalieren, verantwortungsbewusst zu verkleinern oder die Arbeit durch Umschulung zu transformieren.\n

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Common challenges in applying Workforce Planning include: understanding future workforce needs, managing changing demographics, dealing with economic fluctuations, and ensuring the right skills are available within the workforce. These challenges can be overcome by: developing a clear understanding of the organization's strategic direction, using data analytics to predict future workforce needs, implementing effective talent management strategies, and investing in training and development to ensure the workforce has the necessary skills.

Workforce planning aligns with companies' digital transformation initiatives in several ways. Firstly, it helps identify the skills and competencies needed in the workforce to support digital initiatives. This can guide recruitment, training, and development efforts. Secondly, it aids in understanding the impact of digital transformation on job roles and structures, enabling organizations to plan for changes and mitigate risks. Lastly, it supports the strategic deployment of talent, ensuring the right people are in the right roles to drive digital transformation.

Workforce Planning is a proactive approach that aims to align human resources with evolving market demands. It involves forecasting talent needs, identifying skill gaps, and developing strategies to meet these needs. Other HR management frameworks, such as Talent Management, focus on attracting, developing, and retaining high-performing employees. Performance Management, another framework, emphasizes on setting goals, providing feedback, and evaluating performance. While all these frameworks are crucial, Workforce Planning provides a broader perspective by considering external factors like market trends and economic fluctuations.

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Werkzeuge für die Personalplanung

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\nBeginnend mit der Rekrutierungsstrategie, müssen diejenigen, die für die Einstellung verantwortlich sind, entscheiden, welche Rollen mehr Personal erfordern und welche weniger kritisch sind. Jetzt mag das wie eine Selbstverständlichkeit klingen, aber die Rekrutierungsprioritäten unterliegen häufigeren Änderungen, da die Entwicklungen in der AI-Technologie und den Automatisierungstools an Fahrt gewinnen. \n

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Workforce planning aligns human resources with economic fluctuations by ensuring that the organization has the right number of employees, with the right skills, in the right roles, at the right time. This is achieved through a systematic process of identifying the human capital required to meet organizational goals and developing strategies to meet these requirements. In times of economic downturn, workforce planning can help organizations identify areas where they can reduce costs, such as through staff reductions or retraining. Conversely, in times of economic growth, workforce planning can help organizations identify opportunities for expansion and the additional staff required to support this growth.

Critical roles in workforce planning typically include strategic roles that directly impact the company's competitive advantage and operational efficiency. These may include leadership roles, roles that require specialized skills or knowledge, roles that are hard to fill due to a shortage of qualified candidates, and roles that are central to the company's mission or strategic objectives. The identification of these roles can vary depending on the industry, company size, and specific business strategy.

Workforce planning can help in adapting to market demands in several ways. Firstly, it allows organizations to anticipate and prepare for future staffing needs, ensuring they have the right people in the right roles at the right time. This can be particularly beneficial in times of economic fluctuations or changes in market demand. Secondly, workforce planning can help organizations identify skills gaps and develop strategies to fill them, either through recruitment, training, or development initiatives. This can help organizations stay competitive in a rapidly evolving market. Lastly, workforce planning can help organizations manage their talent pool more effectively, ensuring they are able to retain and develop key talent, and manage any potential talent shortages.

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\nUnd das bringt uns zur Bedeutung des Verständnisses, wo sich der Talentpool Ihrer Organisation derzeit befindet im Vergleich zu dem, wohin Sie ihn lenken möchten. Lückenanalysen dieser Diskrepanz können die aktuelle Leistung messen und identifizieren, was benötigt wird, um die idealen Produktivitätsniveaus zu erreichen. In der Zwischenzeit kann eine gesunde Talentpipeline mit einem Plan für die Nachfolgeplanung dazu beitragen, aktuelle Mitarbeiter zu engagieren und zu motivieren und zukünftige Führungskräfte zu identifizieren und zu fördern.\n

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Workforce planning can help align human resources with evolving market demands by identifying gaps in the current talent pool and planning for future needs. It involves analyzing the current workforce, identifying future workforce needs, and developing a strategy to meet those needs. This can include succession planning, training and development programs, and recruitment strategies. By doing so, it ensures that the organization has the right people, with the right skills, in the right place, at the right time.

Succession planning plays a crucial role in identifying and nurturing future leaders in workforce planning. It is a proactive strategy that involves identifying potential leaders within the organization and developing them to fill key business leadership positions in the future. This process ensures a steady flow of leadership talent, prepares the organization for unforeseen circumstances, and reduces the risk associated with sudden leadership gaps. It also aids in employee retention, as it provides career growth opportunities and a clear career path for high-potential employees.

A healthy talent pipeline can ensure the engagement and motivation of current employees in several ways. Firstly, it provides a clear career progression path, which can motivate employees to improve their performance and skills. Secondly, it can help in recognizing and rewarding high-performing employees by promoting them to higher roles. Lastly, it can create a sense of security among employees, knowing that the organization is investing in their growth and development.

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\nWährend mehr Ressourcen für kritische Arbeitsfunktionen bereitgestellt werden, kann eine ehrliche Überprüfung der aktuellen Personalkosten auch aufdecken, was es wert ist, Geld auszugeben, und was den Cashflow unnötig belastet. In diesem Fall können Kostenanalysen auch als Mittel zum Vergleich und zur Abwägung der Vor- und Nachteile verschiedener Kostensenkungstaktiken verwendet werden. Das Ziel hier ist, mehr mit weniger zu erreichen.\n

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Critical job functions in workforce planning may include:

1. Talent Acquisition: Identifying and attracting skilled workers to fill roles within the organization.

2. Talent Management: Ensuring the right people are in the right jobs, managing performance, and developing career paths.

3. Workforce Analysis: Understanding the current workforce and predicting future workforce needs.

4. Succession Planning: Preparing for future leadership roles to ensure a smooth transition and maintain productivity.

5. Training and Development: Providing opportunities for employees to develop their skills and knowledge.

6. Employee Engagement: Creating a positive work environment that motivates employees and promotes job satisfaction.

Workforce planning can help in aligning human resources with evolving market demands in several ways. Firstly, it allows organizations to anticipate and prepare for future staffing needs based on market trends and business strategy. This can involve hiring, training, or re-skilling employees to meet these demands. Secondly, it can help identify gaps in skills or roles that need to be filled to meet market demands. Lastly, it can help in cost management by ensuring resources are allocated effectively, avoiding unnecessary expenses.

Workforce planning plays a crucial role in managing the talent pool effectively. It helps organizations to align their human resources with the evolving market demands and adapt to the changing business environment. It involves identifying the current workforce's skills and capabilities, forecasting future workforce needs, and developing strategies to bridge the gap. This process ensures that the right people are in the right jobs at the right time, which can lead to increased productivity and efficiency. It also helps in managing workforce expenses effectively by allocating resources to critical job functions and identifying areas where cost reduction is possible.

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Gezielte Rekrutierung

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\nEine solide Rekrutierungsstrategie mit den richtigen Erwartungen legt den Grundstein für den Teamerfolg, bevor der erste Arbeitstag beginnt. Leider suchen bereits 74% der neuen Mitarbeiter innerhalb der ersten sechs Monate nach einem neuen Job. Schlechte Einstellungen machen nicht nur die Mitarbeiter unglücklich, sie lassen auch das Unternehmen finanziell leiden. Die Kosten einer schlechten Einstellung gehen über die anfänglichen Rekrutierungskosten hinaus in die Kosten für die Einarbeitung und Schulung.Tatsächlich wird geschätzt, dass eine schlechte Einstellung ein Unternehmen bis zu 30% des ersten Jahresgehalts des Mitarbeiters kosten kann.\n

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\nIm Kontext sich entwickelnder Trends und technologischer Störungen, wie dem Aufkommen von generativem KI, sollte eine gut durchdachte Rekrutierungsstrategie Stakeholdern die besten Wege aufzeigen, um ihre Belegschaft für zukünftige Anforderungen anzupassen. Dies kann beispielsweise die Untersuchung des Potenzials der Automatisierung beinhalten, um zu entscheiden, welche Rollen ausgebaut oder reduziert werden sollen, und sicherzustellen, dass Ressourcen dort eingesetzt werden, wo menschliche Fähigkeiten am dringendsten benötigt werden.\n

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\nAngesichts der unterschiedlichen benötigten Senioritätsstufen können maßgeschneiderte Ansätze für Einstellungskanäle den Prozess effizienter gestalten. Bestimmte Plattformen sind beispielsweise speziell auf Einstiegs- und Juniorpositionen ausgerichtet, was zu einem Zustrom von Bewerbern führen kann, die frische Absolventen sind und offen für neue Arbeitsweisen.\n

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Lückenanalyse

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\nUm zu verstehen, wie der aktuelle Zustand Ihres Talentpools im Vergleich zu seinem angestrebten Zustand aussieht, sollten Sie eine Lückenanalyse in Betracht ziehen. Dieser Bewertungsprozess ermöglicht es Managern, spezifische Bereiche zu identifizieren, in denen zusätzliche Ressourcen und Personal, bessere Prozesse oder weitere Schulungen benötigt werden.\n

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\nLückenanalysen können auf einer Vielzahl von Benchmarks basieren, die für das betreffende Thema relevant sind. Im Falle der Personalplanung ist ein gängiger Benchmark die FTE, oder Vollzeitäquivalent.FTE hilft Managern und HR-Profis, die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter in einer standardisierten Weise zu verstehen, unabhängig davon, ob sie Vollzeit oder Teilzeit arbeiten. \n

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\nBetrachten Sie es so, wenn es 20 Kundensupport-Spezialisten in Ihrem Team gibt und jeder einen FTE von 0,7 hat, bedeutet das, dass dieses Team von Kundensupport-Spezialisten insgesamt 14 FTE ausmacht. Durch die Berechnung des FTE jeder Rolle kann man sehen, welche Rollen unterbesetzt sind und mehr Hilfe für die Menge an zugewiesener Arbeitsbelastung benötigen, und welche Rollen überbesetzt sind und verkleinert werden können.\n

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Nachfolgeplanung

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\nSobald ein klares Verständnis der Zusammensetzung der aktuellen Belegschaft festgestellt ist, geht es darum, die Zukunft des Unternehmens durch Nachfolgeplanung zu sichern. Diese Strategie ebnet den Weg für einen stetigen Zustrom von Talenten, die in der Lage sind, bei Bedarf Schlüsselrollen zu übernehmen. Tools wie das Neun-Felder-Raster kategorisieren Mitarbeiter basierend auf ihrer Leistung und ihrem Potenzial und heben diejenigen hervor, die für Führungsrollen geeignet sind.\n

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\nMitarbeiter, die in die Kategorie "zukünftige Führungskraft" fallen, sind Ihre beste Wahl, da sie nicht nur eine durchweg hervorragende Leistung gezeigt haben, sondern auch hohes Ehrgeiz und Antrieb zeigen. Andererseits könnten diejenigen in der Kategorie "Leistungsschwache" nicht nur einer Karrierestagnation unterliegen, sondern könnten auch die ersten sein, die in Zeiten von Personalabbau betroffen sind.

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An example of a future leader could be an employee who has consistently shown high performance in their role, going above and beyond their job description. They are proactive, take initiative, and are always looking for ways to improve processes or solve problems. They also demonstrate a high level of ambition and drive, showing a clear desire to progress within the company and take on more responsibility. They are often the ones who step up during challenging times, showing resilience and the ability to adapt to change. They are not only good at what they do, but they also inspire and motivate others to do their best.

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\nLetztendlich ist es eine Win-Win-Situation, wenn die richtigen Mitarbeiter für die richtige Art von Arbeit eingesetzt werden - nicht nur optimiert es die Geschäftswerte, die jeder Mitarbeiter durch die Nutzung seiner größten Stärken und besten Fähigkeiten erzeugen kann, sondern die Bestätigung ihrer Leistung kann auch eine bessere Mitarbeiterbindung fördern. Es wird geschätzt, dass die Gesamtkosten für die Einstellung einer neuen Person das Drei- bis Vierfache des Gehalts der Position betragen können - es lohnt sich also definitiv, das Geld und die Anstrengung zu investieren, um die besten Mitarbeiter zufrieden zu stellen.\n

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Kostenanalyse

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\nWenn die Kosten für die Aufrechterhaltung einer Belegschaft die erzeugten Geschäftswerte übersteigen, dann ist Ihre Belegschaft kein Vermögenswert mehr, sondern eine Belastung. Bei der Personalplanung ist ein Teil der Kostenanalysen die Bewertung der aktuellen Situation, so wie sie ist. Zum Beispiel, was sind die Gesamtkosten der Belegschaft? Dies kann nach Leistungsniveau, Seniorität oder Jobfunktionen aufgeschlüsselt werden. \n

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\nEine andere Möglichkeit, diese Analyse durchzuführen, besteht darin, sich an dem Organigramm des Teams zu orientieren.Zum Beispiel, für ein Team, dessen Hauptaufgabe es ist, zu vermarkten und zu verkaufen, wie viel kostet es das Unternehmen, Mitarbeiter zu unterstützen, die das PR-Programm unter diesem Dach verwalten? Was ist mit denen, die für die Go-to-Market-Strategie verantwortlich sind?\n

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\nDer andere Teil der Kostenanalysen besteht darin, verschiedene Kosteneinsparungsoptionen zu vergleichen. Kosteneinsparungen können in verschiedenen Formen auftreten. Zum Beispiel könnte ein Unternehmen trotz jüngster Gegenreaktionen von einigen CEOs immer noch feststellen, dass die Erhöhung des Anteils der Remote-Mitarbeiter die größten Kosteneinsparungen erzielen kann. Eine weitere gängige Kosteneinsparungsstrategie ist die Verkleinerung, oder einige Unternehmen verwenden gerne das Euphemismus "Umstrukturierung". In diesem Fall wäre es sinnvoll zu berechnen, welcher Teil der Belegschaft reduziert werden sollte, ohne die Qualität der Arbeit zu beeinträchtigen. Sind es Frontline-Mitarbeiter, oder wären es Erst- und Zweitlinien-Supervisoren?\n

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Berichterstattung und Dashboards

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\nNicht zuletzt ermöglichen Berichte und Dashboards internen Entscheidungsträgern, die angemessenen numerischen und statistischen Referenzen zu haben, um die richtigen Entscheidungen zu treffen. Einige dieser Dashboards sind nicht nur hilfreich für die Personalplanung, sondern auch unverzichtbar, wenn es um das allgemeine Personalmanagement geht. Zum Beispiel Diagramme, die die Personalzusammensetzung nach verschiedenen Variablen zeigen, wie Jobtyp oder Abteilung.\n

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\nDie Verfolgung von Mitarbeitern, die kurz vor dem Ruhestand stehen, kann auch bei der Nachfolgeplanung helfen, wie wir bereits erwähnt haben.Wie viele Personen werden in Kürze in den Ruhestand gehen? Und was müsste das Unternehmen tun, um diese Rollen zu besetzen? Würde es durch externe Einstellungen geschehen? Oder durch interne Beförderungen?\n

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Fazit

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\nMit Workforce Planning erhalten Manager ein robustes Toolkit, um das sich ständig ändernde Angebot und die Nachfrage nach Talenten von heute zu navigieren. Von cleveren Rekrutierungsstrategien, die mit technologischen Fortschritten abgestimmt sind, bis hin zu Lückenanalysen, die Mängel aufdecken und beheben, dienen diese Strategien als Grundlage, um Unternehmen zukunftssicher zu machen. Kostenanalyse, Nachfolgeplanung und leistungsstarke Berichtsmechanismen rüsten Entscheidungsträger weiterhin mit einer effizienten Zuweisung von Personalressourcen aus. Diese Rahmenbedingungen unterstützen die Entwicklung und Widerstandsfähigkeit des wertvollsten Vermögens eines Unternehmens: seiner Mitarbeiter.

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