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Introduction

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\nLes pénuries de talents, les changements démographiques, les fluctuations économiques, ne sont que quelques-uns des nombreux facteurs qui ont rendu la gestion des talents assez difficile. Workforce Planning émerge comme une solution pour aligner les ressources humaines avec les demandes du marché en évolution et s'adapter rapidement à ces changements. Sans une planification adéquate de la main-d'œuvre et la prévoyance qui l'accompagne, tant l'entreprise que ses employés en souffrent. Cela se passe sous nos yeux : en 2023, plus de 262 000 employés de la tech ont été licenciés en raison de la sur-embauche pendant les années de pandémie, et cette tendance a malheureusement continué en 2024.\n

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\nIl est clair que les entreprises sont de plus en plus sous pression pour optimiser leur atout le plus précieux - leur main-d'œuvre. Les décisions concernant qui embaucher, former ou laisser partir peuvent faire la différence entre prospérer et survivre de justesse. Bien qu'aucune quantité de planification de la main-d'œuvre ne puisse être 100% à l'épreuve du futur, elle aide les managers, les décideurs et les professionnels des RH à se développer efficacement, à réduire de manière responsable, ou à transformer la main-d'œuvre par la montée en compétences.\n

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Outils de planification de la main-d'œuvre

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\nEn commençant par la stratégie de recrutement, ceux qui sont responsables de l'embauche doivent décider quels rôles nécessitent plus de personnel et lesquels sont moins critiques. Maintenant, cela peut sembler évident, mais les priorités de recrutement sont sujettes à des changements plus fréquents à mesure que les développements dans la technologie de l'IA et les outils d'automatisation prennent de l'ampleur. \n

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\nEt cela nous amène à l'importance de comprendre où se situe actuellement le vivier de talents de votre organisation par rapport à l'endroit où vous aimeriez le diriger. Les analyses de cet écart peuvent évaluer les performances actuelles et identifier ce qui est nécessaire pour atteindre les niveaux de productivité idéaux. En attendant, pour s'assurer que les employés actuels sont engagés et motivés, un pipeline de talents sain avec un plan pour la planification de la succession peut aider à identifier et à développer les futurs leaders.\n

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\nAlors que davantage de ressources sont allouées aux fonctions de travail critiques, un examen honnête des dépenses de la main-d'œuvre actuelle peut également révéler ce qui vaut la peine d'être dépensé et ce qui draine inutilement le flux de trésorerie. Dans ce cas, les analyses de coûts peuvent également être utilisées comme un moyen de comparer et de peser le pour et le contre de différentes tactiques de réduction des coûts. L'objectif ici est de faire plus avec moins.\n

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Recrutement ciblé

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\nUne stratégie de recrutement solide avec les bonnes attentes pose les bases du succès de l'équipe avant le premier jour de travail. Malheureusement, 74% des nouvelles recrues cherchent déjà un nouvel emploi dans les six premiers mois. Une mauvaise embauche rend non seulement les employés malheureux, mais fait également souffrir l'entreprise financièrement. Le coût d'une mauvaise embauche s'étend au-delà des coûts de recrutement initiaux jusqu'aux dépenses d'intégration et de formation.En fait, on estime qu'une mauvaise embauche peut coûter à une entreprise jusqu'à 30% des gains de l'employé pour la première année.\n

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\nDans le contexte de l'évolution des tendances et des perturbations technologiques, comme l'essor de l'IA générative, une stratégie de recrutement bien pensée devrait informer les parties prenantes sur les meilleures façons d'adapter leur main-d'œuvre aux exigences futures. Cela peut inclure l'examen du potentiel de l'automatisation pour décider des rôles à développer ou à réduire, en veillant à ce que les ressources soient allouées là où les compétences humaines sont les plus nécessaires.\n

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\nÉtant donné les différents niveaux de séniorité nécessaires, des approches personnalisées des canaux d'embauche peuvent également rendre le processus plus efficace. Certaines plateformes, par exemple, sont spécifiquement destinées aux postes de niveau débutant et junior, ce qui peut entraîner un afflux de candidats qui sont de récents diplômés et ouverts à l'apprentissage de nouvelles méthodes de travail.\n

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Analyse des écarts

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\nPour comprendre comment l'état actuel de votre vivier de talents se compare à son état aspiré, envisagez d'utiliser une analyse des écarts. Ce processus d'évaluation permet aux managers d'identifier des domaines spécifiques où des ressources supplémentaires et de la main-d'œuvre, de meilleurs processus ou une formation supplémentaire sont nécessaires.\n

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\nLes analyses des écarts peuvent être basées sur une variété de références qui sont pertinentes pour le sujet en question. Dans le cas de la planification de la main-d'œuvre, une référence courante est l'ETP, ou équivalent temps plein.FTE aide les gestionnaires et les professionnels des RH à comprendre la charge de travail des employés de manière standardisée, qu'ils travaillent à temps plein ou à temps partiel. \n

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\nVoyez-le de cette façon, si vous avez 20 spécialistes du support client dans votre équipe et que chacun a un FTE de 0.7, cela signifie que cette équipe de spécialistes du support client représente 14 FTE. En tabulant le FTE de chaque rôle, on peut voir quels rôles sont en sous-effectif et ont besoin de plus d'aide pour la quantité de travail qui leur est assignée, et quels rôles sont en sur-effectif et peuvent être réduits.\n

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Planification de la succession

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\nUne fois qu'une compréhension claire de la composition de la main-d'œuvre actuelle est établie, la prochaine étape est d'assurer l'avenir de l'entreprise par le biais de la planification de la succession. Cette stratégie ouvre la voie à un afflux constant de talents capables de prendre des rôles clés au besoin. Des outils comme la grille à neuf cases classent les employés en fonction de leurs performances et de leur potentiel, mettant en évidence ceux qui sont adaptés aux rôles de leadership.\n

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\nLes employés qui tombent dans la catégorie "futur leader" sont votre meilleur pari, car ils ont non seulement démontré des performances constamment étoilées, mais ils font également preuve d'une grande ambition et d'une grande motivation. D'autre part, ceux qui se trouvent dans la catégorie "sous-performant" sont non seulement sujets à la stagnation de carrière, mais pourraient également être les premiers à être impactés en période de réduction d'effectifs.

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\nEn fin de compte, lorsque les bons employés sont affectés au bon type de travail, c'est une situation gagnant-gagnant — non seulement cela optimise les valeurs commerciales que chaque employé peut produire en utilisant leurs plus grandes forces et leurs meilleures compétences, mais la validation de leurs performances peut également encourager une meilleure rétention des employés. On estime que le coût total pour embaucher une nouvelle personne peut être trois à quatre fois le salaire du poste - Il vaut donc certainement la peine d'investir de l'argent et des efforts pour garder les meilleurs employés satisfaits.\n

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Analyse des coûts

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\nLorsque le coût de maintien d'une main-d'œuvre dépasse les valeurs commerciales qui sont générées, alors votre effectif n'est plus un atout mais un fardeau. En ce qui concerne la planification de la main-d'œuvre, une partie de l'analyse des coûts consiste à évaluer la situation actuelle telle qu'elle est. Par exemple, quel est le coût total de la main-d'œuvre ? Cela peut être décomposé par niveau de performance, ancienneté ou fonctions de travail. \n

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\nUne autre façon de mener cette analyse est de se baser sur l'organigramme de l'équipe.Par exemple, pour une équipe dont le travail principal est de commercialiser et de vendre, combien coûte-t-il à l'entreprise de soutenir les employés qui gèrent le programme de relations publiques sous cette bannière ? Et ceux qui sont en charge de la stratégie de mise sur le marché ?\n

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\nL'autre partie des analyses de coûts consiste à comparer différentes options d'économies. Les économies peuvent prendre différentes formes. Par exemple, malgré les récentes réticences de certains PDG, une entreprise pourrait toujours constater qu'augmenter le pourcentage de travailleurs à distance peut générer les plus grandes économies. Une autre stratégie d'économie courante est la réduction des effectifs, ou certaines entreprises aiment utiliser l'euphémisme "réorganisation". Dans ce cas, il serait utile de calculer quelle partie de la main-d'œuvre devrait être réduite sans compromettre la qualité du travail. S'agit-il de travailleurs de première ligne, ou serait-ce des superviseurs de premier et de deuxième niveau ?\n

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Rapports et tableaux de bord

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\nEnfin et surtout, les rapports et les tableaux de bord permettent aux décideurs internes d'avoir les références numériques et statistiques adéquates pour prendre les bonnes décisions. Certains de ces tableaux de bord ne sont pas seulement utiles pour la planification de la main-d'œuvre, mais aussi indispensables pour la gestion des ressources humaines en général. Par exemple, des graphiques montrant la composition de l'effectif en fonction de différentes variables, telles que le type de travail ou le département.\n

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\nLe suivi des employés qui sont proches de la retraite peut également aider à la planification de la succession, comme nous l'avons mentionné plus tôt.Combien de personnes prendront bientôt leur retraite ? Et que devrait faire l'entreprise pour combler ces postes ? Serait-ce par le recrutement externe ? Ou par la promotion interne ?\n

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Conclusion

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\nAvec Workforce Planning, les managers disposent d'un ensemble d'outils robustes pour naviguer dans l'offre et la demande fluctuantes du bassin de talents d'aujourd'hui. De l'élaboration de stratégies de recrutement astucieuses alignées sur les avancées technologiques à la réalisation d'analyses de lacunes qui révèlent et remédient aux déficiences, ces stratégies servent de fondements pour préparer les entreprises à l'avenir. L'analyse des coûts, la planification de la succession et des mécanismes de reporting puissants arment davantage les décideurs d'une allocation efficace des ressources humaines. Ces cadres soutiennent l'évolution et la résilience de l'actif le plus précieux d'une entreprise : ses employés.

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