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सभी समय अपने प्रतिभा पूल का प्रबंधन करने के लिए सर्वश्रेष्ठ विधियाँ क्या हैं? इस कार्यबल योजना प्रस्तुति का उपयोग करके मानव संसाधनों को विकसित हो रही बाजार की मांगों के साथ समन्वयित करें और इन परिवर्तनों को त्वरित रूप से अनुकूलित करें।
आपके प्रतिभा समूह को हर समय प्रबंधित करने के लिए सर्वश्रेष्ठ तरीके क्या हैं? प्रतिभा की कमी, बदलती जनसंख्या, आर्थिक अस्थिरता, ये केवल कुछ कारक हैं जिन्होंने प्रतिभा प्रबंधन को एक चुनौती बना दिया है। कार्यबल योजना विकसित बाजार की मांगों के साथ मानव संसाधनों को समन्वयित करने के लिए एक समाधान के रूप में उभरता है और इन परिवर्तनों को तेजी से अनुकूलित करता है। पर्याप्त श्रमिक योजना और उसके साथ आने वाली दूरदर्शिता के बिना, व्यापार और उसके कर्मचारी दोनों पीड़ित होते हैं। यह हमारी आंखों के सामने हो रहा है: 2023 में, महामारी के दौरान अधिक नियुक्ति के कारण 262,000 से अधिक तकनीकी कर्मचारियों को बर्खास्त कर दिया गया था, और दुर्भाग्यवश यह प्रवृत्ति 2024 में भी जारी रही।
स्पष्ट रूप से, कंपनियां अपने सबसे मूल्यवान संपत्ति — अपने श्रमिक बल को अनुकूलित करने के लिए बढ़ते दबाव के नीचे हैं। किसे नियुक्त करने, प्रशिक्षित करने, या छोड़ने के बारे में निर्णय उत्कृष्टता और मुश्किल से जीवित रहने के बीच का अंतर निर्धारित कर सकते हैं। हालांकि कोई भी कार्यस्थल की योजना 100% भविष्य-सुरक्षित नहीं हो सकती है, लेकिन यह प्रबंधकों, निर्णयकर्ताओं, और मानव संसाधन पेशेवरों को कुशलतापूर्वक विस्तार करने, जिम्मेदारीपूर्वक छोटा करने, या उन्नत कौशल के माध्यम से श्रम को परिवर्तित करने में मदद करती है।
भर्ती रणनीति से शुरू करते हुए, उन लोगों को जो नियुक्ति के लिए जिम्मेदार हैं, उन्हें निर्णय लेना होगा कि किन भूमिकाओं को अधिक कर्मचारियों की आवश्यकता है और कौन से कम महत्वपूर्ण हैं।अब, यह एक नो-ब्रेनर की तरह सुनने में आ सकता है, लेकिन भर्ती की प्राथमिकताएं AI प्रौद्योगिकी और स्वचालन उपकरणों में विकास के साथ अधिक बार-बार बदलती रहती हैं।
और यह हमें अपने संगठन के प्रतिभा पूल को समझने की महत्वकांक्षा की ओर ले जाता है, जो वर्तमान में कहां खड़ा है बनाम आप इसे कहां ले जाना चाहते हैं। इस विसंगति के गैप विश्लेषण से वर्तमान प्रदर्शन को मापा जा सकता है और यह पहचाना जा सकता है कि आदर्श उत्पादकता स्तरों को प्राप्त करने के लिए क्या चाहिए। इस बीच, यह सुनिश्चित करने के लिए कि वर्तमान कर्मचारी सक्रिय और प्रेरित हैं, एक स्वस्थ प्रतिभा पाइपलाइन उत्तराधिकार योजना के लिए एक नक्शा के साथ भविष्य के नेताओं की पहचान और पालन कर सकती है।
जबकि अधिक संसाधन महत्वपूर्ण कार्य कार्यों के लिए आवंटित किए जा रहे हैं, वर्तमान कार्यबल व्यय की एक ईमानदार समीक्षा यह भी खोल सकती है कि किस पर पैसा खर्च करना सही है, और क्या नकद प्रवाह को अनावश्यक रूप से खत्म कर रहा है। इस मामले में, लागत विश्लेषण विभिन्न लागत घटाने की तकनीकों के प्रोस और कॉन्स की तुलना और मूल्यांकन के एक तरीके के रूप में भी उपयोग किए जा सकते हैं। यहां लक्ष्य यह है कि कम से कम से अधिक करें।
सही अपेक्षाओं के साथ एक ठोस भर्ती रणनीति कार्य टीम की सफलता के लिए नौकरी के पहले दिन से पहले आधार तैयार करती है। दुर्भाग्य से, नई भर्तियों का 74% पहले छह महीनों के भीतर ही एक नई नौकरी ढूंढने की तलाश में होता है।खराब कामगारी सिर्फ कर्मचारियों को ही दुखी नहीं करती, बल्कि यह कंपनी को आर्थिक रूप से भी पीड़ित करती है। एक खराब कामगार की लागत केवल प्रारंभिक भर्ती लागतों से परे बोर्डिंग और प्रशिक्षण व्यय में बढ़ जाती है। वास्तव में, अनुमान लगाया गया है कि एक खराब कामगार की लागत कंपनी को कर्मचारी की पहले वर्ष की कमाई का 30% तक हो सकती है।
उत्पन्न AI के उदय जैसे विकासशील प्रवृत्तियों और तकनीकी विघ्नों के संदर्भ में, एक अच्छी तरह से सोची गई भर्ती रणनीति को स्टेकहोल्डर्स को भविष्य की मांगों के लिए अपने कामगार बल को अनुकूलित करने के सर्वश्रेष्ठ तरीकों पर सूचित करना चाहिए। इसमें ऑटोमेशन की संभावनाओं की जांच शामिल हो सकती है ताकि निर्णय लिया जा सके कि किन भूमिकाओं को विस्तारित या कम किया जाना चाहिए, यह सुनिश्चित करने के लिए कि संसाधन वहां आवंटित किए जाते हैं जहां मानव कौशलों की सबसे अधिक आवश्यकता होती है।
आवश्यकता के अनुसार विभिन्न वरिष्ठता स्तरों की, भर्ती चैनलों के लिए तैयार किए गए दृष्टिकोण भी प्रक्रिया को अधिक कुशल बना सकते हैं। उदाहरण के लिए, कुछ प्लेटफॉर्म विशेष रूप से प्रवेश और जूनियर स्तर की स्थितियों के लिए तैयार किए गए हैं, जिससे हाल ही में स्नातकोत्तर और नए तरीकों को सीखने के लिए खुले आवेदकों की एक बड़ी संख्या हो सकती है।
अपने प्रतिभा पूल की वर्तमान स्थिति की तुलना में इसकी आकांक्षी स्थिति कैसी है, इसे समझने के लिए, गैप विश्लेषण का उपयोग करें। यह मूल्यांकन प्रक्रिया प्रबंधकों को विशेष क्षेत्रों को निर्दिष्ट करने की अनुमति देती है जहां अतिरिक्त संसाधन और श्रमबल, बेहतर प्रक्रियाएं, या आगे की प्रशिक्षण की आवश्यकता होती है।
गैप विश्लेषण विषय के संबंध में प्रासंगिक विभिन्न बेंचमार्क्स पर आधारित हो सकते हैं। कार्यबल योजना के मामले में, एक सामान्य बेंचमार्क FTE, या पूर्णकालिक समकक्ष होता है। FTE प्रबंधकों और HR पेशेवरों को कर्मचारियों के कार्यभार को मानकीकृत तरीके से समझने में मदद करता है, चाहे वे पूर्णकालिक काम करें या अंशकालिक।
इसे इस तरह देखें, अगर आपकी टीम में 20 ग्राहक सहायता विशेषज्ञ हैं और प्रत्येक का FTE 0.7 है, तो इसका मतलब है कि यह ग्राहक सहायता विशेषज्ञों की टीम मिलकर 14 FTE बनाती है। प्रत्येक भूमिका के FTE को गिनती करके, किसी को देखने की आवश्यकता हो सकती है कि कौन सी भूमिकाएं कम स्टाफवाली हैं और उन्हें उनके आवंटित कार्यभार के लिए अधिक सहायता की आवश्यकता है, और कौन सी भूमिकाएं अधिक स्टाफवाली हैं और उन्हें छोटा किया जा सकता है।
एक बार वर्तमान कार्यबल की संरचना की स्पष्ट समझ हो जाने के बाद, अगला कदम कंपनी के भविष्य को सुनिश्चित करने के लिए उत्तराधिकारी योजना के माध्यम से होता है। यह रणनीति उन प्रतिभाओं के लिए निरंतर प्रवाह का मार्ग प्रशस्त करती है जो आवश्यकतानुसार महत्वपूर्ण भूमिकाओं में कदम रखने में सक्षम होते हैं। नौ-बॉक्स ग्रिड जैसे उपकरण कर्मचारियों को उनके प्रदर्शन और संभावनाओं के आधार पर वर्गीकृत करते हैं, जो नेतृत्व भूमिकाओं के लिए उपयुक्त होने वाले लोगों को उभारते हैं।
वे कर्मचारी जो "भविष्य के नेता" श्रेणी में आते हैं, वे आपके लिए सबसे अच्छा दांव हैं, क्योंकि उन्होंने न केवल निरंतर शानदार प्रदर्शन किया है, बल्कि उच्च महत्वाकांक्षा और ड्राइव भी प्रदर्शित की है।दूसरी ओर, "underperformer" श्रेणी में उन लोगों को न केवल करियर स्थिरता का सामना करना पड़ता है, बल्कि यह भी संभव है कि वे छंटनी के समय सबसे पहले प्रभावित हो सकते हैं।
अंततः, जब सही कर्मचारियों को सही प्रकार के काम के लिए नियुक्त किया जाता है, तो यह एक जीत-जीत स्थिति होती है - न केवल यह व्यापारिक मूल्यों को अधिकतम करता है जो प्रत्येक कर्मचारी अपनी सबसे बड़ी ताकत और सर्वश्रेष्ठ कौशल सेट का उपयोग करके उत्पन्न कर सकता है, लेकिन उनके प्रदर्शन की मान्यता उन्हें बेहतर कर्मचारी संरक्षण के लिए प्रोत्साहित कर सकती है। यह अनुमान लगाया गया है कि किसी नए व्यक्ति को नौकरी देने की कुल लागत पद की सैलरी के तीन से चार गुना हो सकती है - तो यह निश्चित रूप से सर्वश्रेष्ठ कर्मचारियों को खुश रखने के लिए पैसे और प्रयास के लायक है।
जब किसी कार्यबल को बनाए रखने की लागत व्यापारिक मूल्यों से अधिक हो जाती है जो उत्पन्न होते हैं, तो आपकी संख्या अब संपत्ति नहीं बल्कि बोझ बन जाती है। कार्यबल योजना के संदर्भ में, लागत विश्लेषण का एक हिस्सा वर्तमान स्थिति का मूल्यांकन करना है। उदाहरण के लिए, कार्यबल की कुल लागत क्या है? इसे प्रदर्शन स्तर, वरिष्ठता, या नौकरी के कार्यों द्वारा तोड़ा जा सकता है।
इस विश्लेषण को करने का एक अन्य तरीका टीम के संगठनात्मक चार्ट के आधार पर जाना है।उदाहरण के लिए, एक टीम के लिए जिसका मुख्य काम विपणन और बिक्री करना है, कंपनी को कर्मचारियों का समर्थन करने में कितना खर्च होता है जो उस छत्रछाया के तहत पीआर कार्यक्रम प्रबंधित करते हैं? बाजार में जाने की रणनीति के प्रबंधकों के बारे में क्या?
लागत विश्लेषण का दूसरा हिस्सा विभिन्न लागत बचत विकल्पों की तुलना करना है। लागत बचत विभिन्न रूपों में आ सकती है। उदाहरण के लिए, कुछ सीईओ की हाल ही की विरोधाभास के बावजूद, एक कंपनी अभी भी यह पाने में सक्षम हो सकती है कि दूरस्थ कार्यबल की प्रतिशत में वृद्धि सबसे अधिक लागत बचत उत्पन्न कर सकती है। एक और सामान्य लागत बचत रणनीति है छोटी करना, या कुछ कंपनियाँ "पुनर्गठन" के उपभोग्य शब्द का उपयोग करना पसंद करती हैं। इस मामले में, यह गणना करने के लायक होगा कि कार्यबल का कौन सा हिस्सा काम की गुणवत्ता के बिना कम किया जाना चाहिए। क्या यह सामने के कामकाजी लोग हैं, या क्या यह पहले स्तर और दूसरे स्तर के पर्यवेक्षक होंगे?
अंत में, रिपोर्ट और डैशबोर्ड आंतरिक निर्णयकर्ताओं को सही कॉल करने के लिए उचित संख्यात्मक और सांख्यिकीय संदर्भ प्रदान करते हैं। इन डैशबोर्ड में से कुछ न केवल कार्यबल योजना के लिए उपयोगी होते हैं, बल्कि मानव संसाधन प्रबंधन के सामान्य रूप से अपरिहार्य भी होते हैं। उदाहरण के लिए, विभिन्न चर के अनुसार हेडकाउंट संयोजन को दिखाने वाले चार्ट, जैसे कि नौकरी का प्रकार या विभाग।
सेवानिवृत्ति के करीब कर्मचारियों की ट्रैकिंग भी उत्तराधिकारी योजना में मदद कर सकती है, जैसा कि हमने पहले ही उल्लेख किया है।कितने लोग जल्द ही सेवानिवृत्त हो रहे हैं? और इन भूमिकाओं को भरने के लिए कंपनी को क्या करना पड़ेगा? क्या यह बाहरी रूप से नियुक्ति करके होगा? या अंदरूनी रूप से पदोन्नति करके?
कार्यबल योजना के साथ, प्रबंधकों को आज के प्रतिभा पूल की बदलती हुई आपूर्ति और मांग को संभालने के लिए एक मजबूत उपकरण सेट मिलता है। तकनीकी उन्नतियों के साथ समन्वित चतुर भर्ती रणनीतियों का निर्माण करने से लेकर, जो कमियों को उजागर करते हैं और उन्हें दूर करते हैं, ये रणनीतियाँ व्यापारों को भविष्य-सुरक्षित बनाने के लिए आधार बनाती हैं। लागत विश्लेषण, उत्तराधिकारी योजना, और प्रबल रिपोर्टिंग तंत्र आगे के निर्णय लेने वालों को मानव संसाधनों के कुशल आवंटन के साथ हथियार बनाते हैं। ये ढांचे एक कंपनी की सबसे मूल्यवान संपत्ति: उसके लोगों के विकास और सहनशीलता का समर्थन करते हैं।
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