الملخص
هل تركك النهج التقليدي الخطي لإدارة المشاريع بميزانية متجاوزة ومنتج غير مكتمل وتأخير في طرح المنتج في السوق؟ يوفر النهج الرشيق مرونة وشفافية ومساءلة أكبر للمديرين الذين يديرون مشاريع معقدة تتطلب عدة مراحل من التغذية الراجعة والمراجعة. مع عرض إدارة المشاريع الرشيقة هذا، ركز على احتياجات العملاء من خلال نهج تكراري لتعظيم نجاح المشروع.
أبرز الشرائح
في عملية التطوير الرشيق، يتلقى المدير المتطلبات والقيود الخاصة بالمشروع، ويقوم الفريق بتطوير حلول ممكنة وإطلاق عدة تكرارات حتى الحصول على الموافقة النهائية أو إطلاق المنتج. (الشريحة 7)
سكرم هو أحد المنهجيات الرشيقة الأكثر استخداماً. يمكن تصنيف أدوار فريق سكرم كمخطط تنظيمي لتوضيح أصحاب المصلحة الرئيسيين والمسؤولين في فريق إدارة المشروع. (الشريحة 9)
تعد لوحات كانبان ضرورية لإدارة عبء العمل وتتبع التقدم.يمكن استخدام التصورات البصرية في الإدارة الرشيقة للحد من الأعمال الجارية، وإدارة تدفقات العمل، وخلق حلقات تغذية راجعة إيجابية. (Slide 12)
النتيجة
يمكن للمنظمات من جميع الأحجام استخدام المنهجية الرشيقة في إدارة المشاريع. بالنسبة للمنظمات الكبيرة التي تعاني من مشكلات متوارثة، يمكن أن تؤدي الرشيقة بشكل خاص إلى تدفق عمل أكثر كفاءة مقارنة بالنموذج التقليدي الشلالي. مع الرشيقة، يمكن للمديرين اتباع نهج تكراري وتعاوني في تطوير المنتجات وتنظيم المشاريع. يركز النهج الرشيق على احتياجات العملاء ويقلل من الموارد والتكاليف الإدارية اللازمة لإنشاء منتج يلبي احتياجات السوق الحقيقية. كما أن المرونة المتزايدة والوتيرة السريعة تساهم في تقليل أوقات الإنجاز — وهي ميزة كبيرة لمديري المشاريع.
التطبيق
المنهجية
نبدأ بنظرة عامة على المنهجية الرشيقة وكيفية استخدامها في إدارة المشاريع. [related bracelet="agile"] تم تطويرها في الأصل كنهج حديث لتطوير البرمجيات، لكن فلسفتها تم نقلها وتطبيقها على إدارة المشاريع وتطوير المنتجات وحتى الإدارة التنظيمية.لكي يكون أي فريق سريع الاستجابة وقادرًا على التكيف، يمكن أن تكون المنهجية الرشيقة خيارًا أقوى مقارنة بالمنهجية التقليدية (الشلال) التي يتم فيها إنجاز المهام بشكل متسلسل وخطي.
هناك بعض الفروقات الجوهرية بين منهجيات إدارة المشاريع التقليدية والرشيقة. تركز المنهجية الرشيقة بشكل كبير على العميل، حيث يتم تطوير المنتج بناءً على احتياجات المستخدم النهائي من خلال جولات متعددة من الملاحظات والتعديلات. كما أنها مرنة، وهذه نقطة رئيسية تميزها عن مغالطة التكاليف الغارقة التي قد تحدث في النماذج التقليدية، حيث يعتقد المديرون أنه يجب تنفيذ الخطة لمجرد أنها وُضعت، حتى لو ظهرت مؤشرات سلبية أثناء التنفيذ. أما المنهجية الرشيقة، فتوفر لأصحاب المصلحة والمشاركين فرصة التغيير عند الحاجة، سواء من خلال تطوير نسخة جديدة أو البدء من الصفر. كما أن المنهجية التقليدية تركز على التوثيق والتفاصيل الإدارية التي تستغرق وقتًا طويلاً، مما يشعر أعضاء الفريق بأنهم مضطرون لإكمالها رغم أنها قد تتطلب تكاليف إضافية. وهذا قد يؤدي بسهولة إلى إضاعة ساعات ثمينة كان من الممكن استغلالها في تنفيذ المهام الإنتاجية.
تركز المنهجية الرشيقة على إيجاد حلول عملية وتحقيق أقصى قيمة للأعمال في أقل وقت ممكن.عادةً ما تتميز المشاريع التي تُدار بطريقة رشيقة بدورات إصدار أقصر، مما يسرّع من وقت الوصول إلى السوق. ولهذا السبب، تعتبر المنهجية الرشيقة مناسبة بشكل خاص لتطوير المنتجات أو ميزات المنتجات. (Slide 3)
المزايا
بعد ذلك، ننتقل إلى بعض المزايا الرئيسية للمنهجية الرشيقة، والتي تشمل إدارة أفضل للأولويات، وتحسين وضوح المشروع، ورفع معنويات الفريق، وتحقيق توافق أفضل بين احتياجات الأعمال وتقنية المعلومات، وزيادة الإنتاجية، وتسريع وقت الوصول إلى السوق. النسب المئوية هنا عبارة عن رسوم بيانية قابلة للتعديل يمكن لمدير المشروع استخدامها لتقييم مدى التحسن في هذه المجالات الرئيسية بعد التحول إلى المنهجية الرشيقة. (Slide 4)
العملية
يمكن النظر إلى عملية إدارة المشاريع الرشيقة على أنها تمر بمراحل: مرحلة الأعمال التحضيرية، ثم بدء المشروع مع المجموعة الأولية من المتطلبات (دعونا نسميها هنا المتطلبات أ)، ثم الحصول على ملاحظات لهذه المجموعة الأولى من المتطلبات والمتطلبات ب، ثم ملاحظات ومتطلبات ج. وغالباً ما يُشار إلى متطلبات المشروع أيضاً بالمهام التي يجب إنجازها خلال كل مرحلة.
مرحلة الأعمال التحضيرية ليست حصرية للمنهجية الرشيقة.كل مشروع يحتاج إلى مخطط أساسي للانطلاق بغض النظر عن منهجية الإدارة المتبعة. قد تكون مرحلة التحضير هي المكان الذي يحدد فيه المديرون رؤية المنتج، وما يتضمنه المشروع، والمهام الرئيسية المطلوبة، والاتفاقيات التعاقدية مع الأطراف الخارجية، وخطة الإصدار المقترحة. ونظرًا لأن الهدف الأساسي من المنهجية الرشيقة هو السماح بالتغيير السريع، فإن خطة الإصدار الأصلية تعتبر بمثابة مخطط عام يمكن تعديله حسب الحاجة.
على سبيل المثال، إذا كنت ترغب في إضافة ميزة التسوق عبر البث المباشر إلى موقع تجارة إلكترونية. ستكون مرحلة التحضير هي تطوير رؤية المنتج وكيفية دمجه مع موقعك الإلكتروني الحالي وقاعدة المستخدمين، بالإضافة إلى الاتفاقيات التعاقدية الأولية مع المواهب التي ستشارك في أول موجة من محتوى البث المباشر الذي سيتم إطلاقه مع المنتج، وخطة الإصدار الأصلية والميزات المقترحة.
الآن تبدأ عملية الإدارة الرشيقة وتشرع في تنفيذ متطلبات "المجموعة أ" للمشروع. بالنسبة لميزة البث المباشر هذه، لنفترض أن متطلبات المجموعة أ هي إعداد نموذج أولي منخفض الدقة لكيفية عمل واجهة المستخدم.في مرحلة تطوير الإطار السلكي، ستحتاج إلى إنشاء ثلاث نسخ محتملة، ثم تطوير نموذج أولي منخفض الدقة ليقوم عدد قليل من المستخدمين باختباره.
بعد جمعك لملاحظات مجموعة الاختبار، حان الوقت لتطبيقها على متطلبات "المجموعة ب" لإنشاء التكرار التالي. من أولى مهامك في هذه المرحلة قد تكون تحليل وتلخيص نتائج الدراسة وفهمها. مهمة أخرى قد تكون مناقشة التغييرات في تجربة المستخدم مع فريق البرمجيات، وتعديل النموذج الأولي منخفض الدقة، وإنشاء نماذج عالية الدقة لجولة أخرى من الملاحظات. قم بجدولة مجموعة مستخدمين أخرى للحصول على ملاحظاتهم، ثم قم بتلخيص وتطبيق مدخلاتهم على متطلبات "المجموعة ج" لتكرار العملية وإطلاق المنتج.
والآن، للمقارنة، كيف سيبدو هذا المشروع إذا اتبع النموذج التقليدي وليس الرشيق؟ سيقوم فريق التطوير برسم واجهة المستخدم، وإنشاء نموذج أولي عالي الدقة، ثم إرساله إلى فريق البرمجة لإنشاء النسخة المثالية، وإطلاقها بشكل كامل ليكتشفوا لاحقاً أنها تربك المستخدمين. في هذه المرحلة، يصبح من الأصعب والأبطأ إجراء التغييرات لأن العديد من الروابط في سلسلة العمل قد اكتملت بالفعل.مع كل تغيير صغير، قد يتبع ذلك سلسلة من التغييرات الأخرى. لهذا السبب غالبًا ما تكون المنهجية الرشيقة أكثر نجاحًا وتساعد في اكتشاف الأخطاء قبل أن تصبح غير قابلة للإصلاح.
تفاصيل العملية
تقوم عملية الإدارة الرشيقة الأكثر تفصيلاً بتوضيح الأدوار المشاركة في دورة حياة المشروع. يبدأ المشروع مع أصحاب المصلحة، والذين يمكن أن يكونوا داخليين أو خارجيين، مثل المدير التنفيذي أو المستثمر أو حتى شخصية مستخدم لديها طلب تطوير. يتم نقل متطلباتهم وترجمتها إلى مواصفات المشروع. بعد ذلك، يتولى مالك المشروع أو المنتج إدارة هذه المواصفات. يقوم قائد الفريق بإعداد تقارير تُستخدم لإدارة قائمة المتطلبات التي سيتم تطويرها وتوزيعها. في هذا المثال، هناك ثلاث نسخ رئيسية. بعد إصدار كل نسخة، ستكون هناك قائمة بالتحسينات (استنادًا إلى الملاحظات) التي يجب تنفيذها قبل الإصدار التالي. (الشريحة 6)
سكرم
سكرم هو أحد الأساليب الشائعة لإدارة المشاريع الرشيقة. يحتوي [related bracelet="scrum"] على ستة عناصر رئيسية.الأول هو سجل المنتج، أو قائمة المتطلبات التي يتم ترتيبها حسب الأولوية وغالبًا ما تُقسّم إلى حزم عمل. عنصر آخر في منهجية سكرم هو السبرينت، حيث يتم تقسيم العمل إلى فترات زمنية ثابتة (عادةً بضعة أيام) تركز بشكل مكثف على حزمة عمل محددة لتحقيق نتيجة وظيفية.
بعد ذلك، يتم مراجعة هذه السبرينتات في اجتماع حيث يعرض الفريق النتائج للحصول على ملاحظات يتم تطبيقها في السبرينت التالي. ثم يتم استخدام سجل السبرينت لتقسيم العمل إلى حزم أصغر أو توزيعها على فرق أصغر وتوثيق الأعمال المتبقية لكل حزمة. الفكرة هي تطوير المنتج على شكل زيادات متتالية من التحسين بحيث يحقق كل سبرينت مستوى معينًا من الوظائف القابلة للإطلاق. وأخيرًا، تؤكد اجتماعات سكرم اليومية، التي غالبًا ما يقودها مدير السكرم، أن كل شيء يسير في الاتجاه الصحيح.
لتقسيم العملاء حسب الملف السيكوجرافي، قم بتصنيفهم بناءً على نمط الحياة، والشخصية، والقيم، والاهتمامات. على سبيل المثال، لنفترض أن عملاءك المستهدفين يتبعون نمط حياة المهنيين الحضريين. شخصيتهم فضولية ويحبون الابتكارات الجديدة وأحدث الأجهزة.إنهم يقدرون الاستقرار والسلاسة وسهولة الاستخدام، ولديهم اهتمام بكل شيء من الفنون والترفيه إلى التكنولوجيا. ومع ذلك، فإن اهتمامهم الموحد هو إنجاز المهام اليومية بسهولة أكبر.
لنفترض أنك ترغب في استخدام هذا التصور كجزء من اجتماع السكريم اليومي الخاص بك. يمكنك بالفعل تعديل هذه المعلومات لإدراج التفاصيل التي ترغب في مراجعتها تحت كل عنصر. على سبيل المثال، تحت قائمة الأعمال المتراكمة للمنتج، يمكنك استبدال النقاط بالمتطلبات التي لا تزال بحاجة إلى التنفيذ. تحت السبرينت، يمكنك تلخيص الحالة الحالية للسبرينت. وستغطي بطاقة الأعمال المتراكمة للسبرينت ما لا يزال بحاجة إلى الإنجاز. (الشريحة 8)
كانبان
طريقة رشيقة أخرى مفيدة هي كانبان. [related bracelet="kanban"] تعرض سير العمل الرشيق في شكل بطاقات ملاحظات، مع أعمدة تمثل خطوات عملية التطوير وبطاقات مخصصة للمهام الفردية. تجعل كانبان السياسات واضحة من خلال تعريف جماعي للعملية وإرشادات متفق عليها، وتخلق بشكل طبيعي حلقة تغذية راجعة للتحسين المستمر من خلال الاجتماعات المنتظمة.أيضًا، يجعل كانبان إدارة سير العمل أسهل من خلال تقليل الاختناقات، حيث يمكن للجميع رؤية مكان التعطيل في سلسلة العمل. ونظرًا لأنه يحد من العمل الجاري لمنع تعدد المهام، فإن كانبان لا يرهق أعضاء الفريق.
يمكنك استخدام الألوان لتمثيل أعضاء الفريق الفرديين والمهام الموكلة إليهم. يتكون لوح كانبان من قائمة بالمهام المتراكمة، والمهام التي تم قبولها، والمهام التي سيتم تنفيذها واختبارها ثم إكمالها.
مع ميزة التسوق عبر البث المباشر لدينا، ستكون قائمة المهام المتراكمة هي جميع المهام التي حددناها مسبقًا، مثل تطوير الإطار السلكي، وميزات تجربة المستخدم، وأي تنسيق مع المواهب أو مجموعات الاختبار التي تحتاج إلى إدارة. كمدير مشروع، ستقوم بأخذ المهام من قائمة المهام المتراكمة وتوزيعها على أعضاء الفريق بشكل فردي. كما ترى، ربما يكون مطور البرمجيات الرئيسي باللون الأخضر الفاتح. لديه ثلاث مهام في قائمة المهام الخاصة به وواحدة قيد التنفيذ. منسق الشراكات، المسؤول عن إدارة المواهب، باللون الأخضر الداكن.في هذه الحالة، تم الانتهاء من جميع المهام المتعلقة باكتساب المواهب، حيث تم توقيع جميع العقود مع المؤثرين الذين سيقومون باختبار المنتج وتقديم الملاحظات ثم نشر المحتوى عند الإطلاق. (Slide 11)
خارطة الطريق
يمكن استخدام خارطة الطريق الرشيقة كجدول زمني للمشروع لتتبع التقدم عبر عدة سنوات. في هذا التصور، يمكن تتبع ثلاثة مسارات عمل مختلفة عبر السنوات ويتم تمييزها بالألوان حسب مستوى مخاطر المشروع. مشروع [related bracelet="risk"] مهم لأنه قد تحدث أحداث أو ظروف غير متوقعة تعطل سير المشروع. إن الوعي بالنتائج أو الاضطرابات المحتملة يجهز المدير وأصحاب المصلحة بشكل أفضل.
بالنسبة للمشاريع أو المهام ذات المخاطر العالية، يمكنك تحديد أين تركز انتباهك أو تعديل أولويات المهام حتى لا تعتمد مهمة رئيسية أخرى بالكامل على نجاح مهمة عالية المخاطر. من المثالي أن تكون المهمة التي تلي مهمة عالية المخاطر قابلة للتنفيذ بغض النظر عن نجاح أو فشل المهمة عالية المخاطر.
في حالة ميزة التسوق عبر البث المباشر لدينا، قد يؤدي التأخير في تسجيل منشئي المحتوى إلى إطلاق ضعيف مع عدم وجود محتوى كافٍ للحفاظ على تفاعل قاعدة المستخدمين لديك، أو حتى عدم معرفة المستخدمين بكيفية عمل هذه الميزة الجديدة. مهمة أخرى عالية المخاطر قد تكون إنشاء لوحة تحكم منشئي المحتوى حيث يقوم المنشئون برفع محتواهم. إذا لم يتم إعداد هذا النظام الخلفي بشكل صحيح، فلن يتمكن أحد من رفع محتواه أو مشاهدة البثوث المباشرة، مما سيؤدي فعلياً إلى فشل الإطلاق. (الشريحة 13)
بدلاً من ذلك، يُعد مخطط الإصدار الرشيق نوعاً آخر من خرائط الطريق التي يمكن لمديري المشاريع استخدامها لتتبع الجداول الزمنية عبر الإصدارات المختلفة. إنه تصور يعتمد على المراحل يتتبع المهام والتقدم عبر التكرارات، ويمكن أن يكون هذا النوع من التصور مفيداً حسب المعلومات التي تحتاج إلى تتبعها أو التواصل بشأنها مع أصحاب المصلحة الرئيسيين في مراحل مختلفة من المشروع.(Slide 15)