Synopsis
Har det traditionella linjära arbetssättet inom projektledning lett till att ni överskridit budgeten, fått en underutvecklad produkt och förlängd tid till marknad? Ett agilt arbetssätt ger större flexibilitet, transparens och ansvarstagande för chefer som hanterar komplexa projekt med flera faser av feedback och revidering. Med detta Agil projektledning-material kan ni fokusera på kundens behov genom en iterativ process för att maximera projektets framgång.
Höjdpunkter från presentationen
I den agila utvecklingsprocessen tar en projektledare emot krav och projektbegränsningar, och teamet utvecklar möjliga lösningar och släpper flera iterationer tills slutgodkännande eller produktlansering. (Slide 7)
Scrum är en vanligt förekommande agil metodik. Teamrollerna inom scrum kan organiseras i ett organisationsschema för att tydliggöra nyckelintressenter och ansvariga personer i projektledningsteamet. (Slide 9)
Kanban-tavlor är avgörande för arbetsbelastningshantering och uppföljning av projektets framsteg.Dess visualiseringar kan användas inom agil styrning för att begränsa pågående arbete, hantera arbetsflöden och skapa positiva återkopplingsslingor. (Slide 12)
Resultat
Den agila metoden för projektledning kan användas av organisationer i alla storlekar. För större organisationer med äldre strukturer kan agil metodik särskilt leda till ett mer effektivt arbetsflöde än den traditionella vattenfallsmodellen. Med agil metodik kan chefer ta ett iterativt och samarbetsinriktat tillvägagångssätt för produktutveckling och projektorganisation. Agil metodik fokuserar på kundens behov och minimerar de resurser och den administration som krävs för att skapa en produkt med verklig marknadsanpassning. Den ökade flexibiliteten och det snabba tempot ger också snabbare leveranstider – en stor fördel för projektledare.
Tillämpning
Metodik
Vi inleder med en översikt av den agila metodiken och hur den används inom projektledning. [related bracelet="agile"] utvecklades ursprungligen som ett nytt angreppssätt för mjukvaruutveckling, men dess principer har översatts och tillämpats på projektledning, produktutveckling och även organisationsstyrning.För att ett team ska kunna vara lyhört och snabbt anpassa sig är agil metodik ofta ett betydligt starkare alternativ jämfört med den traditionella vattenfallsmetoden, där uppgifter utförs i en linjär följd.
Det finns några avgörande skillnader mellan traditionell och agil projektledning. Agil metodik är mycket kundfokuserad, då produktutvecklingen styrs av slutanvändarens behov genom flera omgångar av feedback och revideringar. Den är också flexibel, vilket särskiljer den från den så kallade 'sunk cost fallacy' som kan uppstå i traditionella modeller. Där kan chefer känna att en plan måste följas till slutet, även om varningssignaler uppstår under processen. Agil metodik ger däremot intressenter och deltagare möjlighet att ändra riktning vid behov, antingen genom att skapa en ny iteration eller börja om från början. Den traditionella metoden fokuserar även mycket på dokumentation och tidskrävande administrativa detaljer, vilket kan leda till höga omkostnader och ta värdefull tid från produktivt arbete.
Agil metodik strävar efter fungerande lösningar och maximalt affärsvärde på kortast möjliga tid.Projekt som hanteras med ett agilt arbetssätt har vanligtvis kortare leveranscykler, vilket påskyndar tiden till marknadslansering. Därför är agil metodik särskilt relevant för utveckling av produkter eller produktfunktioner. (Slide 3)
Fördelar
Vi går nu vidare till några centrala fördelar med agil metodik, såsom bättre prioriteringshantering, ökad projektinsyn, högre teammoral, bättre anpassning mellan affärsbehov och IT, ökad produktivitet samt snabbare tid till marknad. Procenttalen här är redigerbara diagram som en projektledare kan använda för att utvärdera hur dessa nyckelområden har förbättrats efter övergången till agil metodik. (Slide 4)
Process
Den agila projektledningsprocessen kan ses i olika steg: förarbetet, projektstarten med den initiala kravuppsättningen (låt oss kalla dem krav A här), återkoppling på denna första kravuppsättning och krav B, därefter återkoppling och krav C. Projektkraven kallas ibland även för uppgifter som ska slutföras under varje steg.
Förarbetesfasen är inte exklusiv för agil metodik.Varje projekt behöver en ritning för att starta, oavsett vilken projektmetodik som används. Förarbetet kan vara den fas där chefer definierar produktvisionen, vad projektet omfattar, huvuduppgifter som krävs, avtalsmässiga överenskommelser med externa intressenter samt en föreslagen lanseringsplan. Eftersom syftet med agil metodik är att möjliggöra omställning, fungerar den ursprungliga lanseringsplanen mer som en generell ritning för möjliga vägar framåt och kan justeras vid behov.
Till exempel, om ni vill lägga till en livestream-shoppingfunktion på en e-handelssajt. Förarbetet skulle då vara att ta fram produktvisionen och hur funktionen ska integreras med er befintliga webbplats och användarbas, de preliminära avtalen med talanger som ska delta i den första vågen av livestream-innehåll som lanseras tillsammans med produkten, samt er ursprungliga lanseringsplan och funktioner.
Nu påbörjar ni den agila processen och siktar på att uppfylla projektets "Grupp A"-krav. För denna livestream-funktion innebär Grupp A-kraven exempelvis att ta fram en lågupplöst wireframe för hur användargränssnittet ska fungera.Inom wireframe-utvecklingen behöver du skapa tre möjliga versioner och därefter ta fram en lågupplöst prototyp som några användare kan testa.
När du har samlat in feedback från din testgrupp är det dags att implementera den i "Grupp B"-kraven för att skapa nästa iteration. En av dina första uppgifter vid denna punkt kan vara att analysera och syntetisera studieresultaten för att förstå dem. En annan kan vara att diskutera UX-förändringar med mjukvaruteamet, justera lofi-prototypen och skapa hifi-mockups för ytterligare en feedbackrunda. Schemalägg en ny användargrupp för feedback, sammanställ och implementera deras synpunkter i "Grupp C"-kraven för att fortsätta processen och slutligen lansera.
För jämförelsens skull, hur skulle detta projekt se ut om det följde den traditionella modellen och inte Agile? Ditt utvecklingsteam skulle skissa användargränssnittet, ta fram en högupplöst prototyp, skicka den till utvecklingsteamet för att skapa den perfekta versionen och lansera den fullt ut – bara för att upptäcka att den förvirrar användarna. Vid det här laget är det mycket svårare och mer tidskrävande att göra ändringar eftersom så många delar redan har satts samman.För varje liten förändring kan en hel kedja av andra förändringar påverkas. Det är därför agil metodik ofta är mer framgångsrik och kan upptäcka misstag innan de blir oåterkalleliga.
Processdetaljer
En mer detaljerad agil process bryter ner de personer som är involverade i livscykeln. Projektet inleds med intressenter, vilka kan vara både interna och externa, en chef eller investerare, eller till och med en användarpersona med ett utvecklingsbehov. Deras krav kommuniceras och omvandlas sedan till projektspecifikationer. Projektspecifikationerna hanteras därefter av projekt- eller produktägaren. Denna teamledare förbereder rapporter som används för att hantera backloggen av krav som ska utvecklas och fördelas. I detta exempel finns tre huvudversioner. Efter varje versionslansering kommer det att finnas en backlog med förbättringsområden (baserat på feedback) som ska implementeras innan nästa lansering. (Slide 6)
Scrum
Scrum är en vanlig metod för agil projektledning. [related bracelet="scrum"] har sex nyckelelement.Den första komponenten är produktbackloggen, eller listan över krav som prioriteras och ofta delas upp i arbetsuppgifter. En annan del av scrum är sprintar, där arbetet delas upp i fasta tidsperioder (vanligtvis några dagar) med starkt fokus på ett specifikt arbetsområde för att uppnå ett funktionellt resultat.
Dessa sprintar utvärderas sedan på ett möte där teamet presenterar resultatet för feedback, som implementeras i nästa sprint. En sprint-backlog används därefter för att dela upp arbetet i mindre delar eller fördela det till mindre team samt dokumentera återstående arbete för varje del. Tanken är att utveckla produkten stegvis så att varje sprint levererar någon form av potentiellt leveransbar funktionalitet. Slutligen hålls dagliga scrum-möten, ofta ledda av scrum master, för att säkerställa att allt går enligt plan.
För att segmentera efter psykologisk profil, dela in era kunder efter livsstil, personlighet, värderingar och intressen. Till exempel, om era målgrupper lever som urbana yrkespersoner, har de en nyfiken personlighet med intresse för innovationer och de senaste tekniska prylarna.De värdesätter stabilitet, flexibilitet och användarvänlighet, och de har ett intresse för allt från konst och underhållning till teknik. Deras gemensamma drivkraft är dock att förenkla vardagliga uppgifter.
Anta att du vill använda denna visualisering som en del av ditt dagliga scrum-möte. Du kan faktiskt redigera denna information för att lista de detaljer du vill gå igenom under varje element. Till exempel kan du under produktbacklog ersätta punktlistan med de krav som fortfarande behöver implementeras. Under sprint kan du sammanfatta sprintens aktuella status. Ditt sprintbacklog-kort kommer att täcka det som återstår att slutföra. (Slide 8)
Kanban
En annan användbar agil metod är Kanban. [related bracelet="kanban"] visualiserar ett lean arbetsflöde i ett kortformat, med kolumner som motsvarar utvecklingsprocessens steg och kort som tilldelas individuella uppgifter. Kanban gör riktlinjer tydliga med en gemensam definition av processen och överenskomna riktlinjer, och skapar naturligt en återkopplingsslinga för kontinuerlig förbättring genom regelbundna möten.Dessutom gör Kanban det enklare att hantera arbetsflöden genom att minska flaskhalsar, eftersom alla kan se var stoppet i kedjan uppstår. Eftersom Kanban begränsar pågående arbete för att undvika multitasking, överbelastas inte teammedlemmarna.
Du kan använda färgerna för att representera enskilda teammedlemmar och de uppgifter de har tilldelats. Kanban-tavlan består av en backlog med uppgifter, uppgifter som har accepterats samt uppgifter som ska implementeras, testas och därefter slutföras.
Med vår livestream shopping-funktion skulle backlogen bestå av alla tidigare definierade uppgifter, såsom utveckling av wireframes, UX-funktioner och all samordning med talanger eller testgrupper som behöver hanteras. Som projektledare tar du uppgifter från backlogen och tilldelar dem till enskilda teammedlemmar. Som du kan se, kanske huvudutvecklaren är ljusgrön. Här har de tre uppgifter i att-göra-listan och en pågående. Partnerskapskoordinatorn, som ansvarar för att hantera talanger, är mörkgrön.I detta fall är alla deras uppgifter relaterade till talangförvärv slutförda, eftersom samtliga avtal har signerats med de influencers som kommer att testa, ge feedback och sedan publicera innehåll vid lanseringen. (Slide 11)
Roadmap
En agil roadmap kan användas som en projekttidslinje för att följa framsteg över flera år. I denna visualisering kan tre olika arbetsflöden följas över åren och är färgkodade efter projektets risknivå. Projekt [related bracelet="risk"] är viktigt eftersom det kan finnas osäkra händelser eller förhållanden som stör projektets process. Medvetenhet om möjliga utfall eller störningar förbereder både projektledare och intressenter bättre.
För projekt eller uppgifter med hög risk kan du se var du bör fokusera din uppmärksamhet, eller justera prioriteringen så att en annan nyckeluppgift inte helt är beroende av att en högriskuppgift lyckas. Helst ska en uppgift som följer efter en högriskuppgift kunna genomföras oavsett om högriskuppgiften lyckas eller misslyckas.
I fallet med vår live stream shopping-funktion kan en försening i att registrera innehållsskapare leda till en svag lansering med för lite innehåll för att hålla användarbasen engagerad, eller till och med att användarna inte förstår hur den nya funktionen fungerar. En annan högriskuppgift kan vara skapandet av skapardashboarden där innehållsskapare laddar upp sitt material. Om denna backend inte är korrekt uppsatt kommer ingen kunna ladda upp sitt innehåll eller titta på livestreams, vilket i praktiken skulle omöjliggöra en lyckad lansering. (Slide 13)
Ett alternativ är en agil releaseplan, som är en annan typ av färdplan som projektledare kan använda för att följa tidslinjer över olika versioner och releaser. Det är en mer fasbaserad visualisering som spårar uppgifter och framsteg över iterationer, vilket kan vara ett användbart alternativ beroende på vilken information du behöver följa upp eller kommunicera till viktiga intressenter under projektets olika faser.(Slide 15)