Synopsis
Czy tradycyjne, liniowe podejście do zarządzania projektami sprawiło, że przekroczyłeś budżet, a produkt jest niedopracowany i czas wprowadzenia na rynek się wydłużył? Zwinne podejście zapewnia większą elastyczność, przejrzystość i odpowiedzialność dla menedżerów realizujących złożone projekty wymagające wielu etapów informacji zwrotnej i poprawek. Dzięki tej prezentacji Zwinne Zarządzanie Projektami skoncentruj się na potrzebach klienta, stosując iteracyjne podejście, aby zmaksymalizować sukces projektu.
Najważniejsze slajdy
W procesie zwinnego rozwoju menedżer otrzymuje wymagania i ograniczenia projektowe, a zespół opracowuje możliwe rozwiązania i wypuszcza kolejne iteracje aż do ostatecznej akceptacji lub wdrożenia produktu. (Slajd 7)
Scrum to powszechnie stosowana metodyka zwinna. Role zespołu scrum można przedstawić w formie schematu organizacyjnego, aby szczegółowo określić kluczowych interesariuszy oraz osoby odpowiedzialne w zespole zarządzania projektem. (Slajd 9)
Tablice Kanban są niezbędne do zarządzania obciążeniem pracą oraz monitorowania postępów.Jej wizualizacje mogą być wykorzystywane w zarządzaniu agile do ograniczania liczby zadań w toku, zarządzania przepływem pracy oraz tworzenia pozytywnych pętli informacji zwrotnej. (Slide 12)
Rezultat
Metodyka agile w zarządzaniu projektami może być stosowana przez organizacje każdej wielkości. Dla dużych firm z problemami związanymi z przestarzałymi procesami, agile może szczególnie przyczynić się do bardziej efektywnego przepływu pracy niż tradycyjny model kaskadowy. Dzięki agile menedżerowie mogą przyjąć iteracyjne i współpracujące podejście do rozwoju produktów oraz organizacji projektów. Agile koncentruje się na potrzebach klienta i minimalizuje zasoby oraz koszty ogólne niezbędne do stworzenia produktu idealnie dopasowanego do rynku. Zwiększona elastyczność i szybkie tempo pracy przekładają się również na krótszy czas realizacji — co jest ogromną zaletą dla kierowników projektów.
Zastosowanie
Metodyka
Rozpoczynamy od przeglądu metodyki agile oraz jej zastosowania w zarządzaniu projektami. [related bracelet="agile"] została pierwotnie opracowana jako nowoczesne podejście do tworzenia oprogramowania, jednak jej zasady zostały przetłumaczone i zastosowane także w zarządzaniu projektami, rozwoju produktów, a nawet w zarządzaniu organizacją.Aby zespół mógł być responsywny i szybko się adaptować, metodyka zwinna może być znacznie skuteczniejsza niż tradycyjna metoda kaskadowa, w której zadania realizowane są w liniowej sekwencji.
Pomiędzy tradycyjnymi a zwinnymi metodami zarządzania projektami istnieją istotne różnice. Agile koncentruje się na kliencie, ponieważ rozwój produktu opiera się na opiniach użytkowników końcowych poprzez liczne rundy informacji zwrotnej i poprawek. Jest również elastyczny, co stanowi kluczową cechę odróżniającą go od pułapki kosztów utopionych, która może wystąpić w tradycyjnych modelach. W takich przypadkach menedżerowie uważają, że skoro plan został opracowany, należy go zrealizować, nawet jeśli pojawiają się sygnały ostrzegawcze w trakcie procesu. Agile natomiast daje interesariuszom i uczestnikom możliwość odpowiedniego dostosowania się, opracowania nowej iteracji lub rozpoczęcia od nowa. Tradycyjna metoda kładzie również nacisk na dokumentację i czasochłonne czynności administracyjne, które członkowie zespołu czują się zobowiązani wykonać, ale mogą generować wysokie koszty pośrednie. To z łatwością może odebrać cenne godziny przeznaczone na produktywne działania.
Agile dąży do tworzenia działających rozwiązań i maksymalizacji wartości biznesowej w możliwie najkrótszym czasie.Projekty zarządzane w podejściu agile zazwyczaj charakteryzują się krótszymi cyklami wydawniczymi, co przyspiesza wprowadzenie produktu na rynek. Dlatego agile jest szczególnie odpowiedni do rozwoju produktów lub ich funkcjonalności. (Slide 3)
Zalety
Następnie przechodzimy do kluczowych zalet metody agile, do których należą: lepsze zarządzanie priorytetami, zwiększona widoczność projektu, wyższe morale zespołu, lepsze dopasowanie potrzeb biznesowych i IT, wzrost produktywności oraz szybsze wprowadzenie produktu na rynek. Procenty przedstawione na wykresach można edytować, aby kierownik projektu mógł ocenić, jak te kluczowe obszary poprawiły się po wdrożeniu agile. (Slide 4)
Proces
Proces zarządzania projektem agile można podzielić na etapy: prace przygotowawcze, rozpoczęcie projektu z początkowym zestawem wymagań (nazwijmy je tutaj wymaganiami A), uzyskanie informacji zwrotnej dla tego pierwszego zestawu oraz wymagań B, następnie feedback i wymagania C. Wymagania projektowe są czasami określane również jako zadania do wykonania na każdym etapie.
Etap prac przygotowawczych nie jest zarezerwowany wyłącznie dla agile.Każdy projekt potrzebuje planu wyjściowego, niezależnie od wybranej metodyki zarządzania. Etap przygotowawczy to moment, w którym menedżerowie definiują wizję produktu, zakres projektu, główne zadania do wykonania, umowy zewnętrzne z interesariuszami oraz proponowany plan wydania. Ponieważ istotą agile jest możliwość szybkiego reagowania na zmiany, pierwotny plan wydania stanowi ogólny zarys kierunku, w którym można podążać, ale może być modyfikowany.
Na przykład, jeśli chcesz dodać funkcję zakupów na żywo do strony e-commerce, etap przygotowawczy obejmuje opracowanie wizji produktu oraz sposób jego integracji z istniejącą stroną i bazą użytkowników, wstępne umowy z osobami, które będą uczestniczyć w pierwszej serii transmisji na żywo uruchamianych wraz z produktem, a także pierwotny plan wydania i funkcjonalności.
Następnie rozpoczynasz proces agile i przystępujesz do realizacji wymagań „Grupy A” projektu. W przypadku funkcji Livestream, załóżmy, że wymagania Grupy A obejmują przygotowanie niskiej wierności makiety (wireframe) interfejsu użytkownika, pokazującej, jak będzie działać.In the wireframe development, you'll need to create three possible versions, then develop a low fidelity prototype for a few users to test.
Po zebraniu opinii od grupy testowej, należy je wdrożyć do wymagań "Grupy B" w celu stworzenia kolejnej iteracji. Jednym z pierwszych zadań na tym etapie może być analiza i synteza wyników badań oraz ich interpretacja. Innym zadaniem może być omówienie zmian UX z zespołem programistycznym, modyfikacja prototypu o niskiej wierności oraz przygotowanie makiet o wysokiej wierności do kolejnej rundy opinii. Zaplanuj kolejne spotkanie z użytkownikami w celu zebrania ich opinii, następnie przeanalizuj i wdroż ich sugestie do wymagań "Grupy C", aby powtórzyć proces i wprowadzić produkt na rynek.
Dla porównania, jak wyglądałby ten projekt w tradycyjnym modelu, a nie w Agile? Twój zespół projektowy naszkicowałby interfejs użytkownika, przygotowałby prototyp o wysokiej wierności, przekazałby go zespołowi deweloperskiemu do stworzenia idealnej wersji i uruchomiłby produkt w pełnej formie, tylko po to, by odkryć, że jest on niezrozumiały dla użytkowników. Na tym etapie wprowadzanie zmian jest znacznie trudniejsze i wolniejsze, ponieważ wiele elementów procesu zostało już połączonych.Przy każdej drobnej zmianie może pojawić się cała kaskada kolejnych modyfikacji. Dlatego właśnie metodyka agile często przynosi większy sukces i pozwala wychwycić błędy, zanim staną się one trudne do odwrócenia.
Szczegóły procesu
Bardziej szczegółowy proces agile rozkłada zaangażowane osoby na poszczególne etapy cyklu życia projektu. Projekt rozpoczyna się od interesariuszy, którymi mogą być zarówno osoby wewnętrzne, jak i zewnętrzne, członek zarządu, inwestor lub nawet persona użytkownika zgłaszająca zapotrzebowanie na rozwój. Ich wymagania są komunikowane, a następnie przekładane na specyfikację projektu. Specyfikacja ta jest następnie zarządzana przez właściciela projektu lub produktu. Lider zespołu przygotowuje raporty, które służą do zarządzania backlogiem wymagań do opracowania i wdrożenia. W tym przykładzie przewidziane są trzy główne wersje. Po wydaniu każdej wersji powstaje backlog obszarów do poprawy (na podstawie otrzymanego feedbacku), które należy wdrożyć przed kolejnym wydaniem. (Slajd 6)
Scrum
Scrum to popularna metoda zarządzania projektami w metodyce agile. [related bracelet="scrum"] obejmuje sześć kluczowych elementów.Pierwszym elementem jest backlog produktu, czyli lista wymagań, które są priorytetyzowane i często dzielone na pakiety prac. Kolejnym składnikiem metodyki scrum są sprinty, które dzielą pracę na okresy o stałym czasie trwania (zazwyczaj kilka dni), koncentrując się intensywnie na konkretnym pakiecie prac, aby osiągnąć funkcjonalny rezultat.
Następnie sprinty są poddawane przeglądowi podczas spotkania, na którym zespół prezentuje wyniki i zbiera informacje zwrotne, które są wdrażane w kolejnym sprincie. Backlog sprintu służy do podziału pracy na mniejsze pakiety lub przydzielenia ich mniejszym zespołom oraz dokumentowania pozostałych zadań dla każdego pakietu. Celem jest kształtowanie produktu poprzez kolejne przyrosty, tak aby każdy sprint dostarczał pewien poziom funkcjonalności gotowej do wdrożenia. Na koniec codzienne spotkania scrumowe, często prowadzone przez scrum mastera, potwierdzają, że wszystko przebiega zgodnie z planem.
Aby segmentować według profilu psychograficznego, podziel swoich klientów według stylu życia, osobowości, wartości oraz zainteresowań. Na przykład, załóżmy, że Twoją grupą docelową są osoby prowadzące styl życia miejskiego profesjonalisty. Ich osobowość cechuje się ciekawością oraz zamiłowaniem do innowacji i najnowszych gadżetów.They value stability, fluidity and ease of use, and they have an interest in everything from arts and entertainment to tech. However, their unifying interest is to accomplish daily tasks easier.
Załóżmy, że chcesz wykorzystać tę wizualizację podczas codziennego spotkania scrumowego. Możesz edytować te informacje, aby wymienić szczegóły, które chcesz omówić pod każdym elementem. Na przykład, pod backlogiem produktu możesz zastąpić wypunktowania wymaganiami, które nadal muszą zostać wdrożone. Pod sprintem możesz podsumować aktualny status sprintu. Karta backlogu sprintu obejmie zadania, które jeszcze trzeba zrealizować. (Slide 8)
Kanban
Inną przydatną metodą agile jest Kanban. [related bracelet="kanban"] wizualizuje szczupły przepływ pracy w formacie notatek, z kolumnami odpowiadającymi poszczególnym etapom procesu rozwoju i kartami przypisanymi do konkretnych zadań. Kanban jasno określa zasady dzięki wspólnej definicji procesu i uzgodnionym wytycznym, a także naturalnie tworzy pętlę informacji zwrotnej umożliwiającą ciągłe doskonalenie poprzez regularne spotkania.Ponadto, Kanban ułatwia zarządzanie przepływem pracy poprzez ograniczenie wąskich gardeł, ponieważ każdy członek zespołu może zobaczyć, gdzie występuje opóźnienie w procesie. Dzięki ograniczeniu liczby zadań wykonywanych jednocześnie, Kanban zapobiega przeciążeniu członków zespołu.
Możesz użyć kolorów do oznaczenia poszczególnych członków zespołu oraz przypisanych im zadań. Tablica Kanban składa się z listy zadań oczekujących, zaakceptowanych zadań oraz zadań przeznaczonych do realizacji, testowania i finalizacji.
W przypadku naszej funkcji zakupów na żywo, lista zadań oczekujących obejmuje wszystkie wcześniej zdefiniowane zadania, takie jak opracowanie makiet, funkcje UX oraz wszelką koordynację z talentami lub grupami testowymi, którą należy zarządzać. Jako kierownik projektu będziesz przydzielać zadania z listy oczekujących poszczególnym członkom zespołu. Jak widać, główny programista może być oznaczony jasnym zielonym kolorem. Ma on trzy zadania do wykonania i jedno w trakcie realizacji. Koordynator ds. partnerstw, odpowiedzialny za zarządzanie talentami, jest oznaczony ciemnozielonym kolorem.W tym przypadku wszystkie zadania związane z pozyskiwaniem talentów zostały zakończone, ponieważ podpisano już umowy ze wszystkimi influencerami, którzy przetestują produkt, przekażą opinie, a następnie opublikują treści podczas premiery. (Slide 11)
Roadmap
Zwinna mapa drogowa może być wykorzystywana jako harmonogram projektu do śledzenia postępów na przestrzeni wielu lat. W tej wizualizacji można monitorować trzy różne strumienie pracy na przestrzeni lat, a każdy z nich jest oznaczony kolorem w zależności od poziomu ryzyka projektu. Projekt [related bracelet="risk"] jest istotny, ponieważ mogą wystąpić nieprzewidziane zdarzenia lub warunki zakłócające przebieg projektu. Świadomość możliwych rezultatów lub potencjalnych zakłóceń lepiej przygotowuje zarówno menedżera, jak i interesariuszy.
W przypadku projektów lub zadań o wysokim ryzyku można łatwo zidentyfikować, gdzie należy skupić uwagę lub zmienić priorytety zadań, aby inne kluczowe zadania nie były całkowicie uzależnione od powodzenia zadania wysokiego ryzyka. Idealnie, zadanie następujące po zadaniu wysokiego ryzyka powinno być możliwe do realizacji niezależnie od sukcesu lub niepowodzenia tego zadania.
W przypadku naszej funkcji zakupów na żywo, opóźnienie w pozyskiwaniu twórców treści może skutkować słabym startem, z niewystarczającą ilością materiałów, aby utrzymać zaangażowanie użytkowników lub nawet poinformować ich, jak działa ta nowa funkcja. Kolejnym zadaniem o wysokim ryzyku może być stworzenie panelu twórcy, w którym twórcy zamieszczają swoje treści. Jeśli ten backend nie zostanie odpowiednio skonfigurowany, nikt nie będzie mógł przesyłać swoich materiałów ani oglądać transmisji na żywo, co w praktyce uniemożliwiłoby udane wdrożenie funkcji. (Slide 13)
Alternatywnie, plan wydania w metodyce agile to inny rodzaj mapy drogowej, którą kierownicy projektów mogą wykorzystać do śledzenia harmonogramów w różnych wersjach i wydaniach. Jest to bardziej wizualizacja oparta na fazach, która pozwala monitorować zadania i postępy w kolejnych iteracjach, co może być przydatną odmianą w zależności od tego, jakie informacje należy śledzić lub przekazywać kluczowym interesariuszom na różnych etapach projektu.(Slide 15)