مقدمه
آیا تیم شما تلاش واقعی می کند اما هنوز هم از نتایج پایدار کم می آورد؟ همانطور که سازمان ها با اولویت های متغیر، دیجیتالیزاسیون سریع و فشار برای انجام بیشتر با منابع کمتر روبرو هستند، شکاف بین نیت و اجرا تبدیل به یک تنش متداول شده است. مدیریت فرآیند منظم می تواند به کاهش این شکاف با منطق قابل تکرار و استانداردهای قابل اندازه گیری در مورد چگونگی حرکت کار از ایده تا نتیجه کمک کند. این کیفیت اجرا را تقویت می کند، هماهنگی بین تیم ها را بهبود می بخشد و نشان می دهد که ارزش کجا ایجاد یا از دست می رود. ارائه ما از دوره کامل مدیریت فرآیند عبور می کند و ابزارهای عملی را برای تجزیه و تحلیل جریان کار، تصمیم گیری را پالایش می کند و انضباط عملیاتی را در هر دو فرآیندهای ساده و سفرهای چند لایه ای پیچیده تر تعبیه می کند.
وقتی تیم ها مدیریت فرآیند را در مقیاس بزرگ اتخاذ می کنند، آنها سرعت بیشتری در کلیه عملکردها، تحویل قابل اعتماد تر تحت فشار و بینش تیزتر در مورد آنچه واقعا عملکرد را درون می آورد را فرا می گیرند. این نتایج به مقاومت قوی تر، معاملات شفاف تر و پاسخ چابک تر به تقاضای مشتری و بازار ترجمه می شوند.
بنیادها
مدیریت فرآیند فقط زمانی موفق می شود که تیم ها دید واضحی از چگونگی جریان کار امروز دارند قبل از اینکه هر امیدی برای بهبود شکل بگیرد. نقشه SIPOC تامین کنندگان، ورودی ها، فعالیت های اصلی، خروجی ها و مشتریان را در یک چارچوب متناسب می گیرد. فراتر از اسناد، SIPOC توجه را به جایی که تجزیه و تحلیل در بخش ها وجود دارد، جایی که تحویل دادن فشار ایجاد می کند و جایی که انتظارات بین مشتریان داخلی و بقیه سیستم هماهنگ نیست، جلب می کند.
نقشه های جریان ارزش آن روشنی را عمیق می کنند زیرا آنها بعد زمانی سیستم را به سطح می آورند. نقشه هر دو زمان افزوده ارزش و زمان غیر افزوده ارزش را در هر گام اصلی رد می کند، هزینه واقعی تاخیرهایی را که اغلب غیر قابل مشاهده به نظر می رسند را می سنجد. در بازارهایی که فشار مستقیم بر فشرده سازی چرخه محصول یا تغییر مشتری بر روی خروجی می گذارد، توانایی جدا کردن صف های طولانی، بار کار ناهموار یا تأییدات گسترده ارزش استراتژیک مستقیم دارد.
یک ابزار سوم بنیادی از تجزیه و تحلیل زمان افزوده ارزش می آید.این وظایف را به آنهایی تقسیم می کند که ارزش مشتری را ایجاد می کنند و آنهایی که فقط منابع را جذب می کنند. در سازمان هایی که با کمبود استعداد یا محدودیت های سرمایه گذاری روبرو هستند، این تمایز به تیم ها کمک می کند تا ظرفیت نادر را آزاد کنند. همچنین با هدایت تصمیمات سرمایه گذاری به سمت مراحلی که باعث افزایش تولید یا کیفیت می شوند بجای اینکه فقط پایه هزینه را مقیاس کنند، راهنمایی می کند.\r
ساختار بار کاری
\r هنگامی که تصویر بنیادین واضح است، تیم ها نیاز به راهی دارند تا توزیع کار را در بین عملکرد ها و تامین کنندگان قضاوت کنند. نمودار Yamazumi این نقش را با نمایش ناهمگونی های بار کاری که ظرفیت تیم را کج می کند، بر عهده می گیرد. با تجسم هر وظیفه، مدت زمان آن و آیا شامل یک تامین کننده جدید یا موجود است، نمودار به رهبران کمک می کند تا تشخیص دهند که آیا عملکردهای خاصی با بارگیری مزمن یا استفاده ساختاری کم روبرو هستند یا خیر.\r
\r جریان های تابعی متقاطع، مانند آنهایی که در نمای فرآیند swimlane نقشه برداری شده اند، این تصویر را با برجسته کردن مرزهای مسئولیت، نقاط تصمیم گیری و حلقه های چرخشی که باعث ایجاد کار مجدد می شوند، تکمیل می کنند. نقشه swimlane بیشتر از تصویرسازی جریان کار انجام می دهد.این فاصله های حکمرانی را که تصمیمات را کند می کند یا استانداردهای ناهمگون ایجاد می کند، فاش می کند. در سازمان هایی که برای ارائه مجموعه های پیچیده به تناسب عملکرد متقابل تکیه می کنند، نقشه شنا می تواند به عنوان یک سیستم هشدار زودرس برای اصطکاکی عمل کند که بعدا به عنوان تاخیر، اضافه برداشت بودجه یا کیفیت سرگردان تجلی می یابد.
تجزیه و تحلیل زمان چرخه سپس تمرکز را بر سرعت واقعی سیستم تیز می کند. با توضیح مدت زمانی که هر کار می طلبد و چگونگی جریان واحدها از مرحله یک به بعدی، تجزیه و تحلیل یک پایه عینی برای اهداف بهره وری فراهم می کند.
بینش های عملکرد
نمودار تجزیه و تحلیل ثبات چگونگی عملکرد سیستم را بر طول زمان ارزیابی می کند، دوره هایی را که در آن نوسان افزایش یافته یا کاهش یافته است، نشان می دهد. نوسان ناپایدار نشانه مسائل عمیق تری است که افزایش منابع ساده نادرا آن را حل می کند. این به استانداردهای پراکنده، آموزش ناهمگون یا ناهمگونی تامین کننده اشاره می کند.
مقایسه های مرجع بیشتر دیدگاه تحلیلی را گسترش می دهد.با مقایسه معیارهای داخلی با استانداردهای صنعت یا همتایان برتر، تیم ها متوجه می شوند که آیا مسئله اصلی ناکارآمدی داخلی است یا فشار ساختاری گسترده تر. معیارها برای تصمیمات درباره طراحی مجدد فرآیند، سرمایه گذاری در اتوماسیون، برون سپاری یا ارتقاء قابلیت ها، زمینه ایجاد می کنند. آنها همچنین کمک می کنند تا از بحث های داخلی جلوگیری کنند که ذینفعان بر اساس داستان به جای داده ها به آنها تکیه می کنند. در زمانی که هیئت مدیره و سرمایه گذاران توجیه واضح تری برای هزینه های عملیاتی می خواهند، تجزیه و تحلیل معیار یک پایه واقعی ارائه می دهد که بین بلندپروازی و امکان سنجی پل می اندازد.
مسیرهای بهینه سازی
نمای فرآیند اتوماسیون وظیفه کمک می کند تا کدام وظایف بر اساس طبیعت روتین، شناختی، فیزیکی یا اجتماعی آنها برای اتوماسیون مناسب باشند. در دوره فعلی که AI و رباتیک با سرعت بالا پیشرفت می کنند، سازمان ها اغلب بدون ارزیابی ساختارمند از جایی که اتوماسیون ارزش خالص ارائه می دهد یا جایی که خطر کیفیت یا ایمنی ایجاد می کند، به سمت اقدامات اتوماسیون حرکت می کنند. طبقه بندی در نمای اتوماسیون به رهبران روش محکم تری برای دسته بندی وظایف و قضاوت بر امکان اتوماسیون با انضباط بیشتر می دهد.این کمک می کند تا تیم ها از اتوماسیون بیش از حد جلوگیری کنند و به جای آن روی مناطق تاثیرگذار بالا متمرکز شوند که بازگشت آن روشن است.
تحلیل ترکیب کار این را به تلاش انسانی مرتبط می کند. با تجسم چگونگی انجام وظایف توسط اپراتورها به صورت متوالی یا موازی، تحلیل راه هایی را برای حذف زمان بیکاری، کاهش حرکت غیرضروری یا توازن بار کار بین افراد و ماشین ها به سطح می آورد. این پشتیبانی از طراحی یک مدل کاری مقاومتی بیشتری را که در حالی که هنوز خروجی را افزایش می دهد، از سوختگی جلوگیری می کند.
نتیجه گیری
یک لنز فرآیند متعهد تیم ها را مجهز می کند تا با نیت بزرگتری عمل کنند، تصمیمات را در شواهد مستقر کنند و منابع کمیاب را به سمت مراحلی هدایت کنند که مزیت واقعی ایجاد می کنند. با بینش روشن تر، اولویت بندی تیزتر و ریتم عملیاتی متعادل تر، سازمان ها خود را برای عملکرد پایدارتر و توانایی قوی تر برای مقیاس بندی کارهای موثر قرار می دهند.
