خلاصه
چگونه می توانید هزینه ها را کاهش دهید و گردش کارهای حیاتی سازمان خود را بهینه سازی کنید؟ برای کمک به سازمان خود در تولید محصولات بهتر و بازده سرمایه گذاری بیشتر، الگوی ارائه بازطراحی فرآیندهای کسب و کار (BPR) را دانلود کنید. BPR یک بازنگری سیستماتیک برای بازفکری و طراحی مجدد فرآیندهای کسب و کار از پایه و بهبود قابل توجه عملکرد است. این الگو شامل اسلایدهایی در مورد جهت گیری کارکرد در مقابل فرآیند، BPR در مقابل بهبود مداوم، فازهای BPR، ابزارهای رایج BPR، سطوح خدمات BPR، مدیریت تغییر، تجزیه و تحلیل شکاف، معیارهای کسب و کار، تجزیه و تحلیل زنجیره ارزش و استراتژی های برتر BPR و بسیاری دیگر است.
نتیجه
BPR لایه های مدیریتی را کاهش می دهد، گردش کارها را تسریع می کند و فعالیت های حساس به زمان را بهینه می کند تا به سازمان شما کمک کند تا به محیط کسب و کار سریع امروز سازگار شود. علاوه بر این، BPR تاکید بیشتری بر نیازهای مشتری می گذارد، که به سازمان ها امکان می دهد محصولات بهتری تولید کنند و بازده سرمایه گذاری بیشتری کسب کنند. از این چارچوب مدیریتی برای تبدیل سازمان خود از فقط کارکردی به سازمانی که به فرآیند، همکاری و برشی میلرزد استفاده کنید.تا آخر بخوانید و ما توضیح می دهیم که چگونه Airbnb از BPR برای بازسازی کل تیم محصول خود استفاده کرد تا فرآیند طراحی محصول خود را از چندین روز به 45 دقیقه ساده کند.
برجسته های اسلاید
کارکرد در مقابل فرآیند
کسب و کارها اغلب بر تمرکز بر "کارکرد" به جای "فرآیند" متمرکز هستند. وقتی یک سازمان بر کارکرد به جای فرآیند تمرکز می کند، رویه های پیچیده و خسته کننده ای که بسیاری از هزینه های عمومی را اشغال می کنند، بر روی روش های ساده تر و کشیده تر اولویت دارند. وقتی سازمان به تمرکز مبتنی بر فرآیند تغییر می کند، عملیات بیشتر هزینه کارایی و کشیده می شوند. از دیدگاه حکومتی و سازمانی، یک ساختار کارکردی سلسله مراتبی و اغلب بیروکراتیک است - زمانی که برای تفکر، تأیید ایده ها، پیاده سازی و آزمایش راه حل ها می برد، می تواند بی نیاز کشیده شود. در مقابل، یک ساختار سازمانی تخت ارتباطات را تسهیل و تصمیمات را سریع می کند.
محیط کسب و کار یک تیم مبتنی بر فرآیند نیز جامع تر است. در مدل کارکردی سنتی، مسئولیت ها تقسیم می شوند.کارمندان فردگرا هستند و تمرکزشان بر روی نقش های خود است و تحت تأثیر تأثیر خود بر عملکرد کل تیم نیستند. این هم منجر به فرهنگی سخت گیرانه تر و کمبود اعتماد و خودمختاری عمومی می شود. مدیران اجرایی می توانند از BPR برای متمرکز شدن بر فرآیند استفاده کنند، و با یک ساختار سازمانی تخت تر که بر مشتری و زنجیره ارزش تمرکز دارد، لاغرتر شوند تا محیطی جامع و همکاری محور ایجاد کنند که با کارایی هزینه بیشتر، سریع تر آزمایش می کند. (اسلاید 3)
BPR در مقابل بهبود مداوم
کی یک سازمان تصمیم می گیرد که از BPR به جای TQM، که به معنی بهبود مداوم است، استفاده کند؟ تفاوت بزرگ بین BPR و بهبود مداوم این است که BPR رادیکال تر است و می تواند منجر به طراحی مجدد و بازسازی کامل ساختارهای داخلی یک سازمان شود. جایی که بهبود مداوم سعی می کند تا با ایجاد تغییرات جزئی، تغییرات تدریجی ایجاد کند، BPR تغییرات رادیکال برای بهبودهای چشمگیر و با تأثیر بالا ایجاد می کند. (اسلاید 4)
فازهای BPR
BPR می تواند به طور تقریبی به چهار فاز مداوم تقسیم شود: اولین مرحله "سازماندهی است." مدیران یک نقشه فرآیند ایجاد می کنند، حوزه های بهبود را اولویت می دهند، تعیین می کنند که هر فرآیند متعلق به چه کسی است و سپس پروژه را آغاز می کنند. دوم، "تشخیص فرآیند" می آید. این مرحله معمولاً شامل یک [related bracelet="gap"] یا ابزار مشابه برای ارزیابی چگونگی برآورده کردن فرآیند فعلی اهداف شما است، سپس توانایی آن را برای برآورده کردن نیازهای مشتری ارزیابی می کند. بعدی "بازطراحی فرآیند'' است، جایی که مدیران فرآیندهای فعلی را می سنجند، راه حل هایی برای بستن شکاف توسعه می دهند و از ذینفعان کلیدی برای توسعه طرح بهبود فرآیند خود حمایت می گیرند. در نهایت، "استقرار فرآیند" زمانی است که مدیران طرح بهبود فرآیند را اجرا می کنند، نتایج خود را اندازه گیری می کنند، بازخورد از مشتریان را دریافت می کنند و کل فرآیند BPR را دوباره تکمیل می کنند. (اسلاید 7)
ابزارهای رایج BPR
از آنجا که پیاده سازی BPR می تواند پیچیده باشد، برخی ابزارهای رایجی وجود دارد که عملگرهای کسب و کار و مدیران می توانند از آنها استفاده کنند. هشت ابزار رایجی وجود دارد که مدیران می توانند در چارچوب BPR استفاده کنند. اولین آن IT است که به پیاده سازی ساختارهای مبتنی بر فرآیند کمک می کند، نظارت بر فرآیند را اتوماتیک می کند و تاخیر و اوقات تعطیل را کاهش می دهد.باید به راه حل های بهبود IT توجه شود تا از سکون فرآیند جلوگیری شود. برای سازمان های بزرگتر، بازسازی های IT یک کار بزرگ است و اغلب مقاومت در برابر تغییر ایجاد می کند.
دومین [related bracelet="change"] است که مدیران از آن برای آموزش افراد و تیم ها برای مقابله با مقاومت در برابر تغییر استفاده می کنند، که معمولاً الگوی استانداردی را دنبال می کند. [related bracelet="bench"] فرآیندهای سازمان را با رقیب برتر خود مقایسه می کند تا برای عملکرد برتر در کلاس تلاش کند. [related bracelet="value"] کل زنجیره ارزش را بررسی می کند تا هزینه ها را کاهش دهد و خروجی را در تمام فعالیت های کسب و کار افزایش دهد. حسابداری مبتنی بر فعالیت یک روش مبتنی بر فرآیند برای کنترل هزینه ها است تا بودجه از مناطق با منفعت غیرمستقیم منتقل شود. در نهایت، مدیران می توانند ابزارهایی را پیاده سازی کنند تا تیم ها خود را نظارت کنند و برای انجام وظایف به صورت خودکار انگیزه پیدا کنند. (اسلاید 8)
سطوح خدمات BPR
پس تأثیر BPR چیست؟ این نمودار سطح خدمات BPR با "definition" فرآیند فعلی شروع می شود تا آنها را به سمت ارزش بیشتر هدایت کند و از اهداف خاص به اهداف گسترده جریان دارد.این نشان می دهد که چگونه BPR می تواند احتمالا یک شرکت را بازشکل دهد زیرا ارزش استراتژیک کل سازمان را مجددا تعریف می کند. همانطور که اهداف پیشرفت می کنند، آنها منجر به تغییرات گسترده تر می شوند.
برای مثال، همانطور که کارایی فرآیند با BPR بهبود می یابد و بهترین روش های BPR جدید استفاده می شوند، تمرکز بر پروژه های خاص عملکرد به فرآیندهای اصلی کسب و کار گسترش می یابد و گسترش ارزش رخ می دهد. زنجیره های ارزش مورد توجه قرار می گیرند و از طریق طراحی مجدد فرآیند کسب و کار بهینه سازی می شوند و همانطور که طراحی مجدد منافعی برای سازمان به دست می آورد، تحولی در سطح کل شرکت رخ می دهد. همانطور که این اتفاق می افتد، ارزش استراتژیک سازمان در نهایت مجددا تعریف می شود و نوآورانه تر می شود. (اسلاید 11)
مدیریت تغییر
برای تثبیت تحول سازمان با چارچوب BPR، نیاز به مدیریت انتظارات برای یک تحول ماندگار کلیدی است. به همین دلیل رهبران باید به مدیریت تغییر توجه کنند تا سازمان های خود را در زمان های انتقالی یاری کنند.منحنی مدیریت تغییر نمایانگر مراحل این انتقال است، با شوک اولیه و انکار، به خشم و ترس هنگامی که روش های قدیمی مختل می شوند، و در نهایت مرحله پذیرش که تعهد طولانی مدت به تغییر می شود.
شما می توانید از منحنی مدیریت تغییر به عنوان یک خط زمانی استفاده کنید. مراحل را در این اسلاید به فصول مالی تغییر دهید، به عنوان مثال، برای نشان دادن که سازمان شما در کجای فرآیند قرار دارد و کجا می خواهد در طول یک سال باشد. (اسلاید 13)
مطالعه موردی کسب و کار Airbnb
این تحول به چه شکلی در عمل به نظر می رسد؟ در ماه می 2015، Airbnb با یک مشکل فرآیند مواجه شد. طراحان محصول مجبور بودند منتظر مهندسین برای نوشتن کد برای مشاهده طرح های تصویری روی صفحه نمایش باشند، در حالی که مهندسین باید منتظر محققین برای تأیید یک محصول باشند، تا فقط برخی از فرضیات اساسی آنها اشتباه بودند. این رویکرد از تحقیق به عنوان ابزار تأیید استفاده می کرد و فاقد همکاری واقعی بین تیم ها در مراحل اولیه فرآیند بود. طراحان محصول، مهندسین و محققین آنها به جای یکی که متمرکز بر فرآیند باشد، در یک ظرفیت کارایی عمل می کردند.
از طریق یک فرآیند BPR همکاری، تیم محصول 300 نفره نه ماه صرف بازآفرینی کامل فرآیند برای بهبود کارایی و جذب ارزش بیشتر کرد. آنها یک محیط همکاری دیجیتال یکپارچه ایجاد کردند که طراحان و مهندسان می توانستند در آن به صورت زنده با هم کار کنند تا نمونه های اولیه را به روز و طراحی مجدد کنند. این فرآیندی بود که قبلاً برای بازنگری محصولات چندین روز طول می کشید و آن را به 45 دقیقه کاهش داد. در این مورد، Airbnb از IT برای ساده سازی سیستم های خود استفاده کرد، مدیریت تغییر را برای هدایت تیم از طریق یک طراحی مجدد سیستم کامل نه ماهه استفاده کرد، و زنجیره ارزش داخلی خود را تغییر داد تا به جای ویژگی ها، نتایج را اولویت دهد. و آنها تیم تحقیق را از ابتدای فرآیند درگیر کردند تا طراحی بتواند تکرار شوند، ساده شوند و زودتر برای رسیدن به بهترین نتایج آزمایش شوند.
این گرایش به فرآیند در نهایت تیم محصول را سبک تر، جامع تر، مبتنی بر تیم و خودکار کرد زیرا کارگران می دانستند که می توانند به یکدیگر اعتماد کنند زیرا سکوی دیجیتال تمام به روزرسانی ها و داده ها را در یک مکان نشان می داد. اگر گردش کارهای فعلی شما باعث می شود نتایج سودآورتری به تأخیر افتد، شما به این ارائه نیاز دارید.
بازطراحی فرآیندهای کسب و کار (BPR)
