Sammanfattning
Hur mäter du effekten av enskilda medlemmar i teamet, investerare, kunder eller till och med tillsynsmyndigheter på ett projekts framgång eller misslyckande? Projekt inkluderar ofta Intressentanalys för att utvärdera och prioritera deltagare och nyckelspelare baserat på deras inflytande, attityder, intresse och potentiell risk. Använd Intressentanalys ramverket för att identifiera hot, möjligheter och i slutändan skapa bättre slutprodukter.
Resultat
Stora företag har ofta många intressenter som antingen direkt eller indirekt bidrar till resultatet. Eftersom dessa överväganden ofta styr projekt i olika riktningar, är intressentanalys en användbar och ofta oumbärlig del av projektledningen.
Till skillnad från många sifferdrivna analyser som företag tenderar att genomföra, tar intressentanalys också kvalitativa komponenter, såsom känslor och attityder, i beaktande. Intressenternas ansvar bestäms utöver bara de omedelbara, dagliga affärsfunktionerna. Med en medellång till långsiktig utblick i åtanke, försöker intressentanalysen att förutse den potentiella inverkan, positiv eller negativ, som särskilda intressenter kan ha över projektresultat och även bortom.
Höjdpunkter i presentationen
Analysprocess
Processen för intressentanalys identifierar först de viktigaste intressenterna som är involverade i ett projekt.Dessa är de huvudsakliga deltagarna i projektet, de huvudsakliga parterna intresserade av projektet, och individer som kan påverkas av det, med eller utan aktivt deltagande. Dessa individer eller enheter klassificeras sedan som interna kontra externa intressenter.
Efter att intressenterna har identifierats, koppla punkterna och placera dem i sammanhanget av din allmänna projektplan. Vilken del av projektprocessen kommer var och en av dem att vara involverade i eller påverkas av? Hur kommer de att ansluta eller koppla från varandra genom hela den processen?
Utvärdera och analysera sedan. Detta inkluderar hur intressenterna spelar in i projektspecifika och affärsmål och förväntningar.
Slutligen, bestäm de framtida åtgärderna att implementera baserat på riskerna, hoten och möjligheterna som upptäckts från din analys. Utför någon analys av de möjliga konsekvenserna, mät sedan om du ska göra ändringar i dem eller inte. (Bild 3)
Typer av intressenter
Interna intressenter är medlemmar inom organisationen. De kan vara C-nivå chefer, ledningsteam, anställda, etc. Höger sida av denna bild listar några vanliga exempel för varje typ av intressent. När du utvecklar ditt projekt, känn dig fri att också ersätta dem med faktiska namn på individer eller organisationer.
Anslutna intressenter är individer som har ett ekonomiskt eller kontraktuellt förhållande till organisationen. Dessa kan vara pågående affärsrelationer, strategiska partners, aktieägare, leverantörer och distributörer, långivare och finansiärer, eller återförsäljare.
Till skillnad från interna intressenter är externa intressenter de som inte är direkt involverade i organisationen, men deras preferenser och reaktioner på organisationens affärsbeslut och bana kan ibland vara mycket inflytelserika. På en makronivå kan detta vara regeringen, eftersom den har förmågan att införa regler och förordningar som direkt påverkar företaget, intressegrupper för att främja eller fördöma företaget, medieorganisationer och hur de framställer företaget, eller sociala samhällen som är engagerade lokalt eller internationellt.
Kunder kan vara externa intressenter. Till exempel kanske slutmålet med ett projekt är att sänka kostnaden för en kärnprodukt. Även om kunderna inte aktivt är involverade i prissättningsstrategier eller utveckling, kommer de att vara de första som påverkas. Låt oss säga att prisminskningen gjorde kunderna lyckligare och mer benägna att spendera sina pengar, det skulle öka dina försäljningar och intäkter. och företaget kan uppnå bättre lönsamhet i slutändan.(Bild 5)
Intressentmatris
Intressentmatrisen hjälper chefer att avgöra vars behov bör vägas tyngre när beslut fattas och projektuppgifter genomförs. Med så många intressenter inblandade är det svårt att tillfredsställa alla, så använd denna matris för att fatta beslut som är mest fördelaktiga för de mest inflytelserika intressenterna.
De kriterier som ska mätas är intressentens inflytande eller makt (på y-axeln) och intressentens intresse (på x-axeln). Även om ditt företag kanske prioriterar andra kriterier som inte listas här, är dessa två av de vanligaste för bedömningar.
När intresset och inflytandet hos en intressentgrupp är både låga, bör dessa intressenter beaktas minst. Övervaka dem helt enkelt tills deras intressenivå ökar.
Om intressentens intressenivå är låg, men deras makt är hög, försök att tillgodose deras behov och engagera dem för att öka deras intresse. Detta kan vara investerare med högt nettovärde eller en grupp/individ med potential att skapa nya partnerskap och affärsmöjligheter. Även om de inte deltar i din organisation, om du levererar dåliga resultat till dem, kan de fortfarande ha en inverkan, så hantera noggrant.
Om en intressents intresse är högt, men deras inflytande är lågt, visa dem tillräcklig hänsyn och informera dem om eventuella kommande tillkännagivanden.Du kan också utnyttja deras intresse genom deras engagemang i lågriskområden. Dessa intressenter kan vara utmärkta supportrar med speländrande feedback längre fram.
Om en intressents intresse och inflytande är både höga, är dessa de viktigaste spelarna för din verksamhet och de bör definitivt fokuseras på. Du behöver aktivt hantera, blidka, kommunicera med dem regelbundet och be om deras råd genom hela beslutsprocessen. (Bild 8)
Intressentkarta
Förutom intressenternas makt och inflytande är deras allmänna attityder och känslor viktiga att övervaka också. Kartlägg varje intressents attityder med denna bild. På höger sida listas vanliga intressentaktörer associerade med projektet med pilikoner för att visualisera vilka aktörer som är stödjande och förespråkande, vilka som är neutrala och likgiltiga för ämnet, och vilka som är kritiska till din process. Denna emotionella bedömning kan också presentera potentiella risker att vissa intressenter kan försöka blockera ett projekts framsteg eftersom de inte gillar dess riktning eller ifrågasätter resultaten. (Bild 11)
Intressentanalystabell
Slutligen, organisera och registrera ditt intressentlandskap och lista de viktigaste spelarna i en kategori.I det här exemplet är intressenterna separerade efter relation: kontraktsbundna intressenter och regulatoriska intressenter.
Här kan du spåra varje intressent med en kort beskrivning av deras mål för deras engagemang, deras makt- och inflytandenivå samt deras risknivå.
När det gäller risknivåer är intressenter med högre risknivåer mer benägna att äventyra ett projekts framgång eller misslyckande. De kan också vara mer benägna att vidta åtgärder som kan skada dina slutmål.(Bild 15)
