Streszczenie
Jak mierzyć wpływ poszczególnych członków zespołu, inwestorów, klientów, a nawet agencji regulacyjnych na sukces lub porażkę projektu? Projekty często obejmują Analiza interesariuszy w celu oceny i priorytetyzacji uczestników i kluczowych graczy na podstawie ich wpływu, postaw, zainteresowania i potencjalnego ryzyka. Wykorzystaj ramy Analiza interesariuszy do identyfikacji zagrożeń, szans i ostatecznie tworzenia lepszych produktów końcowych.
Wynik
Duże przedsięwzięcia często mają wielu interesariuszy, którzy bezpośrednio lub pośrednio przyczyniają się do wyniku. Ponieważ te rozważania często kierują projekty w różnych kierunkach, analiza interesariuszy jest użyteczną, a często niezbędną częścią zarządzania projektem.
W przeciwieństwie do wielu analiz opartych na liczbach, które firmy mają tendencję do przeprowadzania, analiza interesariuszy bierze pod uwagę również składniki jakościowe, takie jak emocje i postawy. Obowiązki interesariuszy są określane nie tylko na podstawie bezpośrednich, codziennych funkcji biznesowych. Mając na uwadze perspektywę średnio- i długoterminową, analiza interesariuszy stara się przewidzieć potencjalny wpływ, pozytywny lub negatywny, jaki poszczególni interesariusze mogą mieć na wyniki projektów i nawet poza nimi.
Najważniejsze punkty prezentacji
Proces analizy
Proces analizy interesariuszy najpierw identyfikuje kluczowych interesariuszy zaangażowanych w projekt.Głównymi uczestnikami projektu są główne strony zainteresowane projektem oraz osoby, które mogą być przez niego dotknięte, z aktywnym lub bez aktywnego udziału. Te osoby lub podmioty są następnie klasyfikowane jako wewnętrzni czy zewnętrzni interesariusze.
Po zidentyfikowaniu interesariuszy, połącz punkty i umieść je w kontekście ogólnego planu swojego projektu. W której części procesu projektowego każdy z nich będzie zaangażowany lub dotknięty? Jak będą się łączyć lub rozłączać w trakcie tego procesu?
Następnie, oceniaj i analizuj. Obejmuje to sposób, w jaki interesariusze wpływają na szczegóły projektu oraz cele i oczekiwania biznesowe.
Na koniec, zdecyduj o przyszłych środkach do wdrożenia na podstawie ryzyka, zagrożeń i możliwości wynikających z Twojej analizy. Przeprowadź analizę możliwych konsekwencji, a następnie ocen, czy wprowadzić do nich zmiany. (Slajd 3)
Rodzaje interesariuszy
Wewnętrzni interesariusze to członkowie organizacji. Mogą to być dyrektorzy na najwyższym szczeblu, zespół kierowniczy, pracownicy itp. Prawa strona tego slajdu wymienia niektóre typowe przykłady dla każdego typu interesariusza. Podczas opracowywania swojego projektu, możesz również zastąpić je rzeczywistymi nazwami osób lub organizacji.
Powiązani interesariusze to osoby, które mają ekonomiczne lub umowne powiązania z organizacją. Mogą to być trwające relacje biznesowe, strategiczni partnerzy, akcjonariusze, dostawcy i dystrybutorzy, pożyczkodawcy i finansierzy, czy sprzedawcy detaliczni.
W przeciwieństwie do interesariuszy wewnętrznych, zewnętrzni interesariusze to osoby, które nie są bezpośrednio zaangażowane w działalność organizacji, ale ich preferencje i reakcje na decyzje biznesowe i kierunek rozwoju organizacji mogą czasami mieć duży wpływ. Na makro poziomie mogą to być na przykład rządy, które mają możliwość wprowadzania przepisów i regulacji bezpośrednio wpływających na firmę, grupy adwokackie promujące lub potępiające firmę, organizacje medialne i sposób, w jaki przedstawiają one firmę, czy społeczności lokalne lub międzynarodowe.
Klienci mogą być zewnętrznymi interesariuszami. Na przykład, końcowym celem projektu może być obniżenie kosztów podstawowego produktu. Chociaż klienci nie są aktywnie zaangażowani w strategie cenowe czy rozwój, to oni będą pierwszymi, którzy odczują skutki. Powiedzmy, że obniżka cen sprawiła, że klienci są bardziej zadowoleni i chętniej wydają swoje pieniądze, co zwiększy Twoją sprzedaż i przychody, a firma może osiągnąć lepszą rentowność na końcu.(Slajd 5)
Macierz interesariuszy
Macierz interesariuszy pomaga menedżerom zrozumieć, czyje potrzeby powinny być bardziej uwzględniane podczas podejmowania decyzji i realizacji zadań projektowych. Z tak wieloma zaangażowanymi interesariuszami, trudno zadowolić wszystkich, dlatego użyj tej macierzy, aby podejmować decyzje, które są najkorzystniejsze dla najbardziej wpływowych interesariuszy.
Kryteria, które są mierzone, to wpływ lub moc interesariusza (na osi y) oraz zainteresowanie interesariusza (na osi x). Chociaż twoja firma może priorytetowo traktować inne kryteria, które nie są tutaj wymienione, są to dwa z najczęściej stosowanych kryteriów oceny.
Gdy zarówno zainteresowanie, jak i wpływ grupy interesariuszy są niskie, tych interesariuszy należy traktować najmniej poważnie. Po prostu monitoruj ich, dopóki ich poziom zainteresowania nie wzrośnie.
Jeśli poziom zainteresowania interesariusza jest niski, ale ich moc jest wysoka, staraj się zaspokoić ich potrzeby i zaangażować ich, aby zwiększyć ich zainteresowanie. Mogą to być inwestorzy o wysokiej wartości netto lub grupa/osoba z potencjałem do tworzenia nowych partnerstw i możliwości biznesowych. Nawet jeśli nie uczestniczą w twojej organizacji, jeśli dostarczysz im złe wyniki, mogą mieć wpływ, więc zarządzaj ostrożnie.
Jeśli zainteresowanie interesariusza jest wysokie, ale ich wpływ jest niski, okazuj im wystarczająco dużo uwagi i informuj ich o nadchodzących ogłoszeniach.Możesz również wykorzystać ich zainteresowanie poprzez zaangażowanie ich w obszary o niskim ryzyku. Ci interesariusze mogą być świetnymi zwolennikami, którzy później mogą dostarczyć przełomowe opinie.
Jeśli zainteresowanie i wpływ interesariusza są oba wysokie, są to najważniejsi gracze dla Twojej operacji i na pewno powinni być skupieni na nich. Musisz aktywnie zarządzać, uspokajać, regularnie komunikować się z nimi i prosić o ich radę w całym procesie podejmowania decyzji. (Slajd 8)
Mapa interesariuszy
Oprócz mocy i wpływu interesariuszy, ważne jest również monitorowanie ich ogólnych postaw i nastrojów. Zmapuj postawy każdego interesariusza za pomocą tego slajdu. Po prawej stronie wymienieni są typowi gracze związani z projektem, z ikonami strzałek wizualizującymi, którzy gracze są wspierający i popierający, którzy są neutralni i obojętni na temat, a którzy krytykują Twój proces. Ta emocjonalna ocena może również pokazać potencjalne ryzyka, że niektórzy interesariusze mogą próbować zablokować postęp projektu, ponieważ nie podoba im się jego kierunek lub kwestionują wyniki. (Slajd 11)
Tabela analizy interesariuszy
Na koniec zorganizuj i zapisz swoją mapę interesariuszy i wymień kluczowych graczy w kategorii.W tym przykładzie, interesariusze są podzieleni ze względu na relacje: interesariusze kontraktowi i interesariusze regulacyjni.
Tutaj możesz śledzić każdego interesariusza z krótkim opisem ich celu zaangażowania, ich poziomu władzy i wpływu, a także ich poziomu ryzyka.
Jeśli chodzi o poziomy ryzyka, interesariusze z wyższymi poziomami ryzyka są bardziej skłonni do zaszkodzenia sukcesu lub porażki projektu. Mogą również być bardziej skłonni do podjęcia działań, które mogą zaszkodzić Twoim końcowym celom.(Slajd 15)
