مقدمه
آیا شما با هماهنگ کردن نیروی کار خود با تقاضای کسب و کار مشکل دارید؟ برنامهریزی نیروی کار ناکارآمد منجر به استفاده نادرست از تیمها، شکاف مهارتها و از دست رفتن بهرهوری میشود. ارائه برنامهریزی ظرفیت نیروی کار ما چارچوب ساختارمند و مبتنی بر دادهها و ابزارهای مربوطه را برای رفع و جلوگیری از این اشتباهات فراهم میکند. با ارزیابی تواناییها، تجزیه و تحلیل استفاده، تجزیه و تحلیل شکافها، پیشبینی تقاضا و استراتژیهای تخصیص منابع، یک برنامه ظرفیت خوب توسعه یافته میتواند موانع عملیاتی را به حداقل برساند، تعهد کارکنان را افزایش دهد و چابکی نیروی کار را افزایش دهد.
برای سازمان به طور کلی، بهینهسازی هزینههای کار و کاهش اضافهکاری سودآوری بیشتری را ایجاد میکند. اولویتبندی واضح در مورد اینکه در چه زمینههای نیروی کار باید سرمایهگذاری (و کاهش) داده شود، سپس این بازده های مالی را افزایش میدهد. در بلند مدت، برنامهریزی ظرفیت همچنین برای فرصتهای آموزش و توسعه دیدگاهی را الهام میکند تا اعضای تیم فعلی را ارتقا دهد و استعدادهای مورد نیاز را استخدام کند تا با تغییرات صنعت همگام شود.
ارزیابی توانمندیهای نیروی کار
نقشهبرداری صلاحیت تیم
فرآیند برنامهریزی ظرفیت نیروی کار با درک نیروی کار فعلی شما آغاز میشود. فراتر از تعداد سرانه و بار کاری اولیه، بررسی کنید که چگونه توانمندیهای تیمهای شما با نیازهای تجاری سازمان تعامل دارند.
نقشه صلاحیت تیم نقاط قوت نیروی کار را ارزیابی میکند و مناطق مهارتی کمتوسعه را در سطوح مختلف سازمان شناسایی میکند. این نقشه ابتدا مناطق مجموعه مهارتها را دستهبندی میکند. سپس با استفاده از رنگبندی، سطح بهبود مورد نیاز برای هر مهارت در هر نقش شغلی را نشان میدهد. از آنجا، هر مناطق توجه خاص یا الگوهای قابل توجهی را که به بینشهای توانایی تیم اشاره دارند، برجسته کنید.
اولویتبندی مهارت نیروی کار
به طور جایگزین، تواناییهای تیم میتوانند با یک ماتریس اولویتبندی مهارت نیروی کار نشان داده شوند.چهار چهارگانه بر اساس "اهمیت تجاری مهارتها" و "دسترسی به مهارتها" به چهار دسته تقسیم میشوند: کمیاب-فعلی، کمیاب-آینده، موجود-فعلی، و موجود-آینده. با این تصویربرداری واضح، برنامهریزان و مدیران میتوانند کمبودهای مهم مهارتی را که نیاز به استخدام، آموزش، یا برونسپاری فوری دارند، و مهارتهای ظهوری که برای رقابتپذیری آینده حیاتی خواهند بود، شناسایی کنند.
استفاده از نیروی کار
ترکیب فعلی نیروی کار (با FTE)
برای اطمینان از اینکه کارکنان نه بیش از حد مشغول کار هستند و نه کم استفاده، تجزیه و تحلیل استفاده از نیروی کار سطوح کارکنان را بهینه میکند و هزینههای بیاحتیاج کار را جلوگیری میکند. یک رویکرد انجام تجزیه و تحلیل ترکیب فعلی نیروی کار بر اساس سهم FTE (معادل تمام وقت) است.
این دادهها بینشی در مورد توزیع نیروی کار سازمان را ارائه میدهد، که بر اساس بخشهای کارکنان تقسیم میشود، شکسته شده به تمام وقت / نیمه وقت / قرارداد، یا بر اساس نقش کاری / بخش.استفاده و پوشش FTE بررسی میکند که آیا سطوح نیروی کار با نیازهای عملیاتی هماهنگ است و به عنوان شاخصهایی برای تخصیص نیروی کار آینده عمل میکند.
استفاده از بار کار
تجزیه و تحلیل استفاده بررسی میکند که چگونه بار کار بین نقشهای شغلی توزیع شده است و در نهایت روندهای کم استفاده و بیش از حد استفاده را برجسته میکند. ظرفیت کل نیروی کار، بار کار آن، و نرخهای استفاده آن با هم میآیند تا تصویری از تعادل (یا ناهماهنگیهای) نیروی کار بکشند.
نقشهایی با استفاده کم نشان میدهند که فضایی برای توزیع مجدد بار کار یا تخصیص پروژههای اضافی وجود دارد. نقشهایی با استفاده بیش از حد نشان میدهند که کمبود نیروی کار وجود دارد که ممکن است نیاز به استخدام، آموزش متقابل، یا بهبود فرآیند داشته باشد. با نظارت بر نوسانات استفاده در طول زمان، سازمانها میتوانند به صورت پیشگیرانه استراتژیهای نیروی کار را تنظیم کنند تا ثبات عملیاتی را حفظ کنند.
تجزیه و تحلیل شکاف
در یک برنامه ظرفیت نیروی کار، ابزارهای تجزیه و تحلیل شکاف برای شناسایی ناهمخوانیهای مهارت و ظرفیت استفاده میشوند.این به عنوان راهنمایی برای تخصیص بهتر نیروی کار آینده خدمت خواهد کرد.
تجزیه و تحلیل شکاف ظرفیت
با مقایسه تامین و تقاضای بخشی، سازمانها میتوانند مناطقی را که سطح کارکنان با نیازهای عملیاتی هماهنگ نیست، استخراج کنند. شکاف ظرفیت مداوم در عملکردهای کلیدی میتواند باعث تاخیر در خدمات و ناکارآمدیهای عملیاتی شود. توانایی ردیابی و کمی کردن این شکافها به تصمیمگیران اجازه میدهد تا منابع را به طور متداول تخصیص دهند و توزیع متعادل نیروی کار را در هماهنگی با پروژههای کوتاه مدت و استراتژیهای بلند مدت حفظ کنند.
به طور خاصتر، تجزیه و تحلیل شکاف ظرفیت میتواند توسط تامین و تقاضای FTE هدایت شود. روندهای در طول ماهها میتواند برای تعیین زمانی که تقاضای کار بیشتر از تواناییهای داخلی است، استفاده شود، که منجر به افزایش بار کاری و احتمال سوخت و ساز میشود. در مقابل، فراوانیها نشانه ناکارآمدیها هستند و نیاز به طراحی مجدد کارکنان را ایجاد میکنند.
تجزیه و تحلیل شکاف استعداد
نیروی انسانی فقط به ورودیهای ساعتی محدود نیست.عدم تطابق در تواناییها، همانطور که قبلا پیشنهاد شد، میتواند مانع رشد کسب و کار شود. با پیشرفتهای بیوقفه در فناوری و تغییرات مداوم در روندهای بازار، کسب و کارها با فشار رو به افزایش برای مجهز کردن نیروی کار خود با تخصص مناسب روبرو هستند.
تجزیه و تحلیل فاصله استعداد ناهمخوانی بین مهارتهای کنونی نیروی کار و نیازهای کسب و کار در حال ظهور را نشان میدهد. این تجزیه و تحلیل کمبودهای حیاتی استعداد را شناسایی میکند و موانع و مشکلات را برجسته میکند. رفع این فاصلهها اغلب نیازمند سرمایهگذاریهایی در برنامههای استراتژیک برای تقویت خط توسعه استعداد است. همانطور که فاصله به یک نقطه نزدیک میشود، نه تنها سازمان آمادهتر برای آینده میشود، بلکه افراد درون نیروی کار نیز با استعدادهای تازه به دست آمده رشد میکنند.
پیشبینی تقاضا
برای هماهنگ کردن سطوح کارکنان با نیازهای کسب و کار پیشبینی شده به تنهایی، باید در مورد نیازهای عملیاتی خاص که نیاز به تنظیمات نیروی کار دارند، شفافیت وضوح رشد ظرفیت وجود داشته باشد.برای مثال، اگر سازمان انتظار دارد که نیروی کار آن 15٪ افزایش یابد، چگونه این استخدامات جدید را در توزیع استراتژیک ترین و سودآورترین قرار خواهد داد؟
یک نقطه شروع امن میتواند پیشبینی ساده تعداد سرانه باشد که تخمین مبتنی بر دادهها از تغییرات نیروی کار در طول زمان را فراهم میکند. این محاسبه هم بازداشت برآیند و هم سرکوب در طول زمان را در نظر میگیرد. با وجود سادگی آن، پیشبینی تعداد سرانه راه قابل اعتمادی برای کمک به حفظ سطح پایدار نیروی کار است.
نیازهای مهارتی
تکامل نیازهای مهارتی چگونگی تغییر نیازهای نیروی کار در پاسخ به فناوریهای جدید و روندهای صنعتی را ارزیابی میکند. موردی که در نظر گرفته میشود، با گسترش اتوماسیون، تقاضا برای کار فیزیکی و دستی ممکن است کاهش یابد در حالی که نیاز به مهارتهای بالاتر شناختی، اجتماعی، عاطفی، و فناوری به صدر میرود.
بدون توجه به جزئیات زمان، تغییر به طور حتمی دائمی خواهد بود (اگر سریع نباشد).با این نکته در نظر، سازمانهای با نگرش پیشرو باید برای آمادهسازی نیروی کار خود برای نقشهای آینده، برنامههای ارتقاء مهارت را تأیید کنند، بدین ترتیب چابکی و تواناییهای تطبیق پذیری مورد نیاز را تأمین کرده و برای مدت طولانی به خوبی آماده میشوند.
رانندگان تقاضای ظرفیت
همچنین باید دلایل یا رانندگان تقاضای ظرفیت، پشت پیشبینی شما باشد. عوامل اصلی داخلی و/یا خارجی را که ممکن است ترکیب نیروی کار را تحت تأثیر قرار دهند، مورد بررسی قرار دهید. به عنوان مثال، قرارداد جدید با ارزش بالا ممکن است نیاز به افزایش تیمهای تولید را داشته باشد، در حالی که گسترش بازار جهانی نیاز به کادر فروش و لجستیک اضافی را ایجاد میکند.
رویکردهای اندازهگیری ظرفیت
گزینههای گسترش و اندازهگیری ظرفیت سازمانها را در انتخاب چگونگی تنظیم سطح نیروی کار بر اساس روند تقاضا راهنمایی میکند. سه رویکرد رایجترین عبارتند از: سرپیش، تاخیر، و تطابق:
- سرپیش – به صورت پیشگیرانه نیروی کار را در انتظار تقاضای آینده گسترش میدهد.این استراتژی تاخیرها را به حداقل میرساند و کمبود نیروی کار را جلوگیری میکند اما اگر تقاضای پیشبینی شده محقق نشود، خطر استخدام بیش از حد را به همراه دارد. این روش برای کسب و کارهایی با پیشبینیهای قوی بازار یا قراردادهای بلند مدت که افزایش بار کار آینده را تضمین میکنند، مناسب است.
- تاخیر – منتظر افزایشهای تأیید شده قبل از استخدام میماند. در حالی که این رویکرد بهرهوری هزینه را بهینه میکند، ممکن است منجر به کمبود موقت نیروی کار، افزایش استرس در کارکنان موجود، و تاخیر در برآورده کردن تقاضا شود. این روش برای صنایع با تقاضای نوسانی یا شرکتهایی که میخواهند عملیات سبک را حفظ کنند، ایدهآل است.
- تطبیق – ظرفیت را بر اساس نوسانات تقاضا در زمان واقعی تنظیم میکند. این روش تعادل بین چابکی و بهرهوری هزینه را فراهم میکند. این روش برای کسب و کارهایی که رشد پایداری تجربه میکنند یا صنایعی که تغییرات تقاضا میتواند با دقت قابل قبولی پیشبینی شود، خوب کار میکند.
استفاده از منابع
تخصیص نیروی کار
پس از همه این برنامهریزیها، چگونه از نیروی کار استفاده خواهید کرد؟ چهارگانه تخصیص نیروی کار کارکنان را بر اساس سطح مهارت و اهمیت نقش دستهبندی میکند. این اطمینان میدهد که کارکنان با مهارت بالا در نقشهای کلیدی قرار گیرند و همچنین تعادل بین کارکنان تمام وقت، پاره وقت، و قراردادی را حفظ میکند.
در کل، تخصیص نیروی کار مناسب نرخهای استفاده بالا را در طول دورههای اوج حفظ میکند و بهرهوری زمان تعطیل را تعادل میبخشد. کارکنان با مهارت بالا و تمام وقت میتوانند به نقشهای حیاتی اختصاص یابند که عملکرد تجاری را تقویت میکند، در حالی که کارکنان پاره وقت و قراردادی میتوانند برای نقشهای پشتیبانی استفاده شوند تا بهرهوری را بدون ایجاد تنش در خروجی، کارایی هزینه را تحقق بخشند.
فرصتهای آموزش متقابل
گاهی اوقات، بهبود نیروی کار میتواند توسط استخر موجود استعدادها به دست آید، به جای اتکا به استخدامات جدید.جدول فرصتهای آموزش متقابل نشان میدهد که چگونه نیروی کار فعلی شما میتواند با آموزش و مربیگری اضافی ارتقا یابد و برای عملکرد بهینهسازی شود. آموزش متقابل وابستگی به کارکنان خاص را کاهش میدهد، همکاری را تقویت میکند، و خطرات مرتبط با کمبود نیروی کار را کاهش میدهد.
مالی برنامهریزی نیروی کار
تأثیر مالی تصمیمات مدیریت نیروی کار باید نیز به عنوان بخشی از فرآیند برنامهریزی مورد بحث قرار گیرد. به عنوان مثال، نمودار میلهای دو جهته نشان میدهد که چگونه بودجه بین بخشهای مختلف توزیع میشود.
به طور جایگزین، نیازهای مالی کل نیروی کار را با توجه به اینکه بودجه برای چه استفاده خواهد شد (مانند حقوق و دستمزد، آموزش، ابزار، و غیره) تجزیه و تحلیل کنید. یا بودجه میتواند بر اساس تخصیص تیم سازماندهی شود. و برای کسانی که در نقطه تقاضای بودجه هستند، اطلاعات اضافی در مورد دلایل نیاز تیم به بودجه را اضافه کنید تا مورد قانع کنندهتری ارائه دهید.
نتیجهگیری
برنامهریزی ظرفیت نیروی کار موثر میتواند تیمهای شما را به یک دارایی رقابتی تبدیل کند. با ابزارهایی مانند ارزیابی توانایی، تجزیه و تحلیل استفاده، تجزیه و تحلیل شکاف، و پیشبینی تقاضا، یک برنامه ظرفیت خوب توسعه یافته میتواند به طور پیشگیرانه ناهمتازیهای تیم را مدیریت کند، آمادگی نیروی کار را بهبود بخشد، و خطرات سازمانی بلند مدت را به حداقل برساند.
