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Sinossi

Problemi di produttività? Utilizza la nostra collezione di modelli di fogli di calcolo Elenco delle Cose da Fare per una serie di elenchi di cose da fare e cruscotti per gestire progetti su visualizzazioni settimanali, mensili o di sottotask. Gestisci le cose personali da fare per tipo, stato e data di scadenza. Monitora i progressi attraverso i compiti individuali con un elenco di cose da fare per stato. Poiché l'elemento più importante di qualsiasi elenco di cose da fare è la priorità dei compiti, l'elenco delle priorità divide le cose da fare in base alla loro importanza. Per monitorare i risultati dei compiti quotidiani, utilizza il registro giornaliero che accumula i progressi verso obiettivi di frequenza giornaliera, settimanale o mensile.

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Di seguito, condividiamo alcune delle migliori pratiche di produttività dal mondo degli affari, come queste migliori pratiche possono essere aggiunte ai vostri kit di strumenti di produttività personale e come potete scaricare e personalizzare il modello di foglio di calcolo Elenco delle Cose da Fare che abbiamo creato per aiutare. L'obiettivo qui è aiutare a spiegare come essere più produttivi sul lavoro o lavorando da remoto. Le aziende e gli imprenditori hanno lottato su come valutare la produttività in un ambiente di lavoro ibrido. Ma con più persone che mai che lavorano da remoto O che lavorano per conto proprio, può essere difficile gestire gli orari e fare tutto. Se volete andare direttamente alla spiegazione del foglio di calcolo, fatelo ora.

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Lo stato della produttività 2022

Lo stato della produttività sul posto di lavoro è molto variabile nel 2022.Secondo un recente rapporto del Bureau of Labor Statistics per il Q2, la produttività del lavoro aziendale nel suo complesso è diminuita del 4,6% rispetto al trimestre precedente. Secondo un recente rapporto del Bureau of Labor Statistics per il Q2 del 2022, la produttività del lavoro aziendale nel suo complesso è diminuita del 4,6% rispetto al trimestre precedente. In un sondaggio della Federal Reserve di New York di agosto 2022, il 30% delle aziende che hanno ampliato il lavoro a distanza ha segnalato una minore produttività, mentre il 50% non ha segnalato alcun cambiamento. Un altro documento di luglio ha rilevato che i settori con lavoro a distanza hanno segnalato un aumento annuo del 3,3% dell'output per ora. Quelli che non permettevano il lavoro a distanza hanno visto diminuzioni o nessun cambiamento.

Uno studio di maggio 2022 sui lavoratori ha rilevato che coloro che lavoravano almeno parte del tempo a distanza segnalavano di essere il 9% più produttivi di quelli che lavoravano in ufficio. Potrebbe essere che la flessibilità fornisce ai dipendenti l'opzione di ottimizzare per ciò che funziona meglio per loro. Questo è uno dei motivi per cui l'ambiente di lavoro ibrido è diventato più popolare. Apple ha recentemente chiesto ai dipendenti di tornare in ufficio tre giorni a settimana come "pilota" della sua politica di ufficio ibrido per favorire una maggiore collaborazione in persona che ritiene necessaria per sviluppare prodotti hardware di alta qualità.Ma la domanda vera e propria è: Come gestisci la tua produttività, sia che lavori da remoto o per conto tuo?

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Le migliori pratiche di produttività dai migliori performer

Ecco alcuni consigli da due personaggi molto produttivi: Jack Dorsey di Twitter ed Elon Musk, che hanno entrambi gestito più aziende per anni. Dorsey organizza la sua settimana attorno alle routine, con ogni giorno dedicato a un compito diverso. Anche se hai più compiti che devono essere completati, questo massimizza lo stato di flusso in modo che i compiti siano categorizzati e raggruppati in sottocompiti e non interrotti. Elon Musk evita famosamente le riunioni e suggerisce di uscire se non sono di valore. Questo non significa che non crede nella comunicazione: dice che le persone lavorano meglio quando sanno qual è l'obiettivo e perché.

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Questo si chiama priorità, un altro trucco chiave per essere più produttivi. Steve Jobs consiglia di dire no alle "cento altre buone idee" a favore della migliore idea. Warren Buffett aggiunge, "le persone veramente di successo dicono no a quasi tutto." Buffett ha effettivamente un trucco chiamato il framework "Due Liste". Consiglia di scrivere i tuoi venticinque obiettivi principali. Poi, cerchia le tue cinque priorità più alte, e evita le altre venti a tutti i costi.

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Ora che hai la tua lista "da fare", è il momento di iniziare il tuo lavoro. Kevin Systrom, co-fondatore di Instagram, dice di iniziare qualunque cosa tu debba fare per almeno cinque minuti.Se puoi lavorarci per cinque minuti, probabilmente lo finirai. Oltre a ciò, la scienza dimostra che l'esercizio regolare, il sonno adeguato, l'ascolto di musica senza testi mentre lavori e l'assunzione di pause sufficienti ti aiuteranno ad essere più efficiente nel complesso. Se desideri ulteriori consigli su come creare una cultura dell'esecuzione nel tuo posto di lavoro, consulta il nostro riassunto del libro Execution: The Discipline of Getting Things Done.

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Spiegazione

Gestisci le tue cose da fare

Quindi, come puoi prendere tutti questi consigli e applicarli al tuo lavoro? Hai bisogno di un elenco di cose da fare che funzioni per te. Il nostro Foglio di Calcolo dell'Elenco di Cose da Fare fornisce una serie di elenchi di cose da fare con cruscotti che puoi scaricare e personalizzare per qualsiasi esigenza aziendale o personale. Che tu voglia gestire progetti attraverso visualizzazioni settimanali, mensili o di sottotask, o gestire le tue cose personali da fare per tipo, stato e data di scadenza, questo modello ha elenchi facili da usare per te. Puoi persino monitorare il progresso di ogni singolo compito con un elenco di cose da fare per stato.

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E poiché l'elemento più essenziale di qualsiasi elenco di cose da fare è dare priorità, il nostro modello di elenco di cose da fare fornisce visualizzazioni specifiche suddivise per priorità. Inoltre, se tutto ciò di cui hai bisogno è un tracker di attività quotidiane, il nostro elenco di log giornalieri accumula i tuoi progressi verso obiettivi di frequenza giornaliera, settimanale o mensile.

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Gestisci il tuo tempo

Il compito più cruciale per qualsiasi elenco di cose da fare è aiutarti a gestire il tuo tempo nel modo più efficiente possibile.Questo elenco settimanale di cose da fare ti permette di pianificare un'intera settimana di compiti tra diverse squadre e ruoli responsabili e di monitorare le ore stimate assegnate per ogni compito rispetto alle ore effettive necessarie per completarlo. Per una visione completa del mese, la stessa visualizzazione è suddivisa nelle settimane del mese. È possibile aggiungere altre righe per ospitare un'intera settimana di compiti. Il cruscotto in alto monitora il costo stimato e le ore rispetto al costo effettivo e alle ore per ogni compito.

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Permette anche al project manager di monitorare i compiti, i dipartimenti e i ruoli in base al loro stato. Il PM può quindi monitorare quanti compiti sono completati, in corso o non iniziati in un determinato intervallo di date per determinare se il progetto è in programma. Se più compiti sono in ritardo rispetto a quelli non iniziati, questo cruscotto informerà il progetto quali compiti e membri del team hanno bisogno del maggior supporto per tornare in programma.

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Gestisci i tuoi progetti

Ora, supponiamo che un project manager voglia gestire più progetti con questo elenco di cose da fare. L'elenco dei compiti del progetto può monitorare una serie di sottoprogetti come parte del progetto generale qui. Questo cruscotto funziona allo stesso modo degli elenchi di cose da fare settimanali e mensili, con una sola eccezione: il project manager può suddividere ogni sottoprogetto in una serie di metriche per valutare come ogni progetto si confronta con gli altri.Poiché è utile suddividere compiti complicati in sottotask più semplici, questo elenco di cose da fare è utile sia per gestire grandi team che per gestire incarichi a lungo termine.

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Gestisci te stesso

Ora, cosa succede se vuoi gestire i tuoi compiti personali o le attività una tantum? Un semplice elenco di cose da fare ti permette di aggiungere i tuoi compiti, la loro data di scadenza e la loro priorità. Quando un compito è completato, basta spuntarlo. Se vengono aggiunti nuovi compiti più importanti, basta trascinarli in cima alla lista. Il cruscotto in alto visualizza i compiti completati e non completati in base al loro livello di priorità, così come in base alla loro data di scadenza. Man mano che i compiti vengono spuntati, il cruscotto si aggiorna di conseguenza, dandoti sollievo che i tuoi compiti sono in linea e non si stanno accumulando.

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Per compiti più complicati che richiedono tempo per essere completati, utilizza l'elenco di cose da fare con stato e aggiorna la barra di completamento man mano che si fa progresso. Il grafico percentuale totale completo somma la percentuale totale verso il completamento di tutti i compiti, quindi man mano che si fa progresso su più cose da fare, è visivamente rappresentato anche se i compiti non sono finiti del tutto.

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Infine, un elenco giornaliero di cose da fare registra ogni occorrenza di un'attività che vuoi realizzare ogni giorno, ogni settimana o ogni mese in base alla colonna di frequenza.Man mano che vengono registrate più attività, il progresso accumulato cresce e cambia colore in modo da poter vedere il tuo progresso verso i tuoi obiettivi aumentare nel tempo.

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Poiché la priorità è il fattore più critico tra te e i tuoi obiettivi, ogni elenco di cose da fare e dashboard in questo foglio di calcolo tiene conto della priorità in qualche modo. Tuttavia, se vuoi veramente dare la priorità, l'elenco delle attività da fare in base alla priorità suddivide i compiti in un modo visivamente semplice, in modo che i tuoi compiti ad alta priorità vengano prima, seguiti dai tuoi compiti a media e bassa priorità. Questo aiuta a realizzare il metodo 5/25 di Warren Buffett... scrivi i tuoi primi cinque nella sezione ad alta priorità e cancella il resto dell'elenco delle cose da fare.

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Quando si tratta dell'attuale difficile equilibrio tra lavoro e vita personale, hai bisogno di liste di cose da fare che lavorano per te invece di lavorare contro di te. Con esse, puoi fare di più e gestire meglio i tuoi team, i livelli di stress e la salute mentale generale. Puoi scaricare e personalizzare questo Elenco delle Cose da Fare Foglio di calcolo per risparmiare tempo e ore di lavoro facendo proprio questo. Ora, per le migliori strategie per navigare ed equilibrare tutte le priorità competitive della vita, consulta il nostro riassunto del libro Come Misurerai la Tua Vita di Clayton Christenson.

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