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Introducción

Todo gestor de proyectos necesita una plantilla de hoja de cálculo a la que pueda recurrir para gestionar las tareas y hitos de un proyecto personalizado. En este artículo, vamos a destacar las características de nuestra plantilla Plantilla de Plan de Proyecto (Parte 2) y compartir con usted cómo funcionan el tablero Kanban, la matriz de triage, el análisis de riesgos, el diagrama de Gantt y el panel de control, para que pueda sistematizar su gestión de proyectos.

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Building a project plan for an IT Asset Management (ITAM) project involves several steps:

1. Define the Scope: Identify the assets to be managed, the departments involved, and the goals of the project.

2. Identify Stakeholders: Identify who will be involved in the project, their roles, and responsibilities.

3. Develop a Project Schedule: Use a Gantt chart to outline the timeline of the project, including milestones and deadlines.

4. Risk Analysis: Identify potential risks and develop strategies to mitigate them.

5. Resource Allocation: Determine the resources needed for the project, including personnel, software, and hardware.

6. Communication Plan: Establish how information will be shared among team members and stakeholders.

7. Implement the Plan: Execute the plan, monitor progress, and make adjustments as necessary.

8. Review and Closeout: Once the project is completed, review the outcomes, document lessons learned, and formally close the project.

Remember, the use of project management tools like a Kanban board can help in tracking tasks and progress.

Building a project plan to launch a haircutter business involves several steps:

1. Market Research: Understand the local market, competition, and customer needs. Identify your target audience.

2. Business Plan: Outline your business model, services, pricing, marketing strategy, and financial projections.

3. Legal Requirements: Register your business, get necessary licenses and permits, and understand local health and safety regulations.

4. Location: Find a suitable location for your salon. Consider factors like visibility, accessibility, and competition.

5. Equipment and Supplies: Purchase necessary equipment like chairs, mirrors, scissors, combs, hair products, etc.

6. Staffing: Hire experienced and skilled hairstylists. You may also need receptionists and cleaning staff.

7. Marketing and Promotion: Create a website and social media profiles. Use both online and offline marketing strategies to attract customers.

8. Launch: Plan a grand opening event to attract attention and start building a customer base.

Remember, each of these steps can be broken down into smaller tasks and milestones, and managed using project management tools like Kanban boards or Gantt charts.

Building a project plan for road construction involves several steps:

1. Project Initiation: Define the project's scope, objectives, and stakeholders. Identify the project manager and team.

2. Planning: Develop a detailed plan outlining the tasks, resources, and timeline. Use tools like Gantt charts for scheduling and Kanban boards for task management.

3. Design: Create detailed designs of the road, including its alignment, intersections, and drainage systems.

4. Procurement: Identify and procure necessary resources, including materials, equipment, and labor.

5. Construction: Begin the actual construction work, ensuring quality control and safety measures are in place.

6. Monitoring and Control: Regularly monitor the project's progress against the plan. Make necessary adjustments to keep the project on track.

7. Closure: Once the road is constructed, conduct a final inspection and handover the project to the relevant authority.

Remember, risk analysis is crucial at every stage to anticipate potential issues and devise mitigation strategies.

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Aunque esta plantilla puede ser utilizada para iniciativas corporativas, de pequeñas empresas o personales, vamos a utilizar el ejemplo hipotético de "reforma de una casa" para darle ejemplos concretos de cómo utilizar esta plantilla.

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El atractivo de la reforma de casas es innegable. Los populares programas de televisión pintan un cuadro glamuroso: comprar una propiedad en mal estado, darle un cambio de imagen con estilo y venderla con un buen beneficio. Puede parecer simple, pero es mucho más complejo. Un proyecto de reforma exitoso es un plan de proyecto robusto y detallado; sin él, el sueño puede convertirse rápidamente en una pesadilla costosa. Para evitar eso, muchos prueban diferentes soluciones: desde notas en papel hasta interminables aplicaciones de recordatorios y costosos software de gestión de proyectos, la búsqueda de la herramienta organizativa perfecta puede ser abrumadora. Para simplificar eso, hemos creado una plantilla de hoja de cálculo Plantilla de Plan de Proyecto (Parte 2).

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Project management is a practice of initiating, planning, executing, controlling, and closing the work of a team to achieve specific goals and meet specific success criteria at the specified time. It involves organizing the project's tasks, managing teams, setting deadlines, and tracking the project's progress. Tools for project management can range from simple spreadsheets to complex software like Microsoft Project, Asana, Trello, etc. It's crucial in any field, including house flipping, where it can help manage the renovation process effectively.

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Utilizando la plantilla, ilustraremos cómo gestionar diferentes proyectos y tareas para analizarlos en diferentes vistas, tales como:

  • Tablero Kanban, para seguir el estado de la tarea;
  • Matriz de triage, para categorizar la importancia, urgencia, esfuerzo e impacto de la tarea;
  • Análisis de riesgo, para evaluar la severidad del riesgo de la tarea basado en la probabilidad y tolerancia;
  • Diagrama de Gantt, para seguir la línea de tiempo y duración;
  • Tablero de control, para tener una visión general de los resultados y el resultado del proyecto.
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    En este artículo, la plantilla se utilizará para organizar un proyecto de renovación de una casa desde el principio. Comenzaremos creando el proyecto y listando las tareas para poder analizar las prioridades, riesgos y resultados. Sigue leyendo para aprender cómo usar la plantilla y - quién sabe - cómo organizar un proyecto de renovación de una casa.

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    Configuración del proyecto

    Imagina que acabas de adquirir una propiedad en mal estado para convertirla en una joya rentable. Para embarcarte en este viaje, necesitas un plan sólido. Aquí es donde entra en juego la pestaña 'Proyectos'.

    Comienza dando al proyecto un nombre claro y conciso. Para nuestro ejemplo, llamémoslo "Renacimiento de la Calle Elm." Establece la 'Fecha de inicio' y 'Fecha de finalización' y describe brevemente los objetivos y el alcance del proyecto.Podría ser como "Renovación completa de una casa histórica para su reventa." Luego, establezca un presupuesto estimado para asegurarse de mantenerse dentro de él.

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    La pestaña 'Subproyectos' también permite asignar diferentes miembros del equipo a cada subproyecto y categorizarlos por posición. De esta manera, puedes agregar al líder del proyecto y al gerente para saber quién es responsable de la entrega y ejecución. También es posible agregar otros colaboradores, como contratistas, diseñadores de interiores, analistas financieros y otros.

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    Podemos listar los hitos ahora que la información básica del proyecto y la estructura del equipo están listas. Los hitos son eventos o etapas críticas dentro de tu proyecto que marcan un progreso significativo y pueden tener múltiples tareas, las cuales cubriremos más adelante. En este ejemplo, los hitos podrían ser las habitaciones que necesitan renovación para un exitoso cambio de casa: cocina, dormitorios, salas de estar, baños y todo lo que puedes encontrar en una casa. Como resultado, es más fácil seguir el progreso y lo que aún queda por hacer.

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    Gestión de tareas

    Mientras nuestra casa en Elm Street espera, lista para transformarse de una casa antigua a un nuevo hogar, la pestaña 'Tareas' se convierte en nuestra hoja de ruta. Es el núcleo de la plantilla, donde se introduce toda la información para crear las vistas desde las otras pestañas, desde Kanban hasta los gráficos del tablero.Esta pestaña no solo trata sobre lo que se necesita hacer; también se trata de cuánto costará y qué se debe priorizar para un proyecto exitoso.

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    Detalles de la tarea

    Imagina entrar en la casa y visualizar la primera tarea. Elige el Proyecto y el Hito asociado en la pestaña 'Tareas'. Selecciona un hito creado en la pestaña 'Proyectos' para nuestro proyecto de Elm Street, como el de 'Cocina'. Estas categorizaciones ayudan a segmentar las tareas en acciones detalladas. Podría variar desde "Instalar nuevos gabinetes" y "Reemplazar viejas luminarias" hasta "Actualizar a un fregadero de cocina moderno." Estas tareas detalladas aseguran que se observe cada rincón de la casa.

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    Luego, delega la tarea asignando a un miembro específico del equipo. Por ejemplo, si Tim es tu carpintero de confianza, dale el trabajo de instalar nuevos gabinetes. Al especificar roles, agilizas la comunicación y eliminas posibles superposiciones o negligencias. Una vez asignado, puedes esbozar el costo estimado ($). Cada clavo, tabla y azulejo tiene un precio. Estimar los costos para cada tarea asegura que la Revitalización de Elm Street siga siendo rentable y no agote los recursos inesperadamente.

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    Progreso de las tareas

    Con las tareas ahora en marcha, puedes definir la Etapa de la tarea. Saber que los nuevos gabinetes están 'En Progreso' o que el reemplazo del fregadero está 'Próximo' proporciona información en tiempo real sobre la transformación.Mientras tanto, el campo Prioridad te ayuda a determinar qué tareas requieren atención inmediata o el retorno de inversión potencial. Por ejemplo, reemplazar esas lámparas obsoletas podría aumentar significativamente el valor de la casa, convirtiéndolo en una tarea de alta prioridad. Por el contrario, las mejoras cosméticas, aunque importantes, pueden esperar.

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    Además, la plantilla permite monitorear la progresión de cada tarea. El porcentaje del campo 'Progreso' ofrece una instantánea de cuán cerca (o lejos) estás de realizar tu visión para cada segmento. A medida que avanzan las tareas, actualiza el porcentaje de finalización y la plantilla representará visualmente el avance con una barra de progreso, guiándote hasta que la tarea alcance el 100% de finalización. Para los seguimientos, la fecha de seguimiento se puede establecer para actuar como un recordatorio y asegurar que las tareas permanezcan activas. Ahora, para ver el progreso de la tarea en un diseño más intuitivo, tenemos la pestaña 'Tablero Kanban'.

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    Tablero Kanban

    A medida que se desarrolla tu proyecto en Elm Street, la pestaña "Kanban" sirve como un tablero de historia visual y captura cada fase de la transformación de la casa. Basado en la 'Etapa' definida en la pestaña 'Tareas', esta vista Kanban ofrece un tablero de historia dinámico de tareas, segmentándolas en varias etapas para facilitar el seguimiento de lo que sigue en el viaje de renovación.

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    Cada tarjeta dentro de la vista Kanban muestra información sobre la tarea, como el nombre de la tarea, el miembro del equipo asignado, el lapso desde la fecha de inicio hasta la fecha de finalización, el costo estimado, la prioridad, el progreso y la fecha de seguimiento establecida. Este acceso inmediato a los detalles de la tarea asegura que, de un vistazo, esté bien equipado con los conocimientos necesarios.

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    [herramienta pulsera="k975s2k8ad"]

    Esta vista también presenta filtros que le permiten especificar las tareas mostradas en función de la fecha, el nombre del proyecto, el hito, el miembro del equipo y la prioridad. Además, los formatos de fecha y moneda que se muestran en todo el tablero son personalizables.

    Cronogramas de tareas

    Volviendo a la pestaña 'Tareas', ahora podemos ingresar información sobre el cronograma de la tarea dentro de la sección 'Detalles del período'. Los cronogramas ofrecen más que simples marcadores cronológicos; proporcionan la narrativa del progreso. Comience con la 'Fecha de inicio'. Este campo representa el día en que inicia una tarea. Luego está la 'Fecha de vencimiento' - la fecha límite para evitar retrasos. La 'Fecha de finalización' entra en juego una vez que se completa la tarea. Todas estas fechas se alimentan en herramientas de visualización, como el Kanban, y especialmente el gráfico de Gantt.

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    Gráfico de Gantt

    El gráfico de Gantt proporciona una vista de línea de tiempo para rastrear la duración de la tarea, las superposiciones y la finalización. Juntas, esas fechas transforman la pestaña 'Tareas' en una herramienta dinámica que garantiza la ejecución oportuna y exitosa del proyecto.

    Esta pestaña ofrece una visión de alto nivel de los puntos de control significativos dentro de un proyecto, junto con los detalles de cada tarea. Puede utilizar filtros para rastrear tareas y hitos por fechas específicas, proyectos, hitos o incluso miembros del equipo, similar a la pestaña del Tablero Kanban.

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    Triaje de tareas

    Ahora, no todas las tareas tienen el mismo peso o importancia. Algunas requieren atención inmediata, mientras que otras pueden esperar. Aquí, los campos de 'Triaje' se vuelven esenciales en la pestaña 'Tareas'.

    El campo 'Urgencia' está relacionado con la naturaleza apremiante de una tarea. El trabajo fundamental en el sótano exige acción inmediata, dado que sustenta la integridad estructural de toda la casa. Es posible categorizar las tareas como 'Urgentes' y 'No urgentes'.

    Además, el campo 'Importancia' se utiliza para categorizar las tareas como 'No importantes' o 'Importantes'. No confunda la urgencia con la importancia. Algunas tareas pueden no ser urgentes pero son cruciales para el éxito general y la rentabilidad del proyecto de Elm Street. Por ejemplo, elegir el acabado correcto para los pisos de madera puede que no sea sensible al tiempo. Sin embargo, es importante para elevar el atractivo de la casa y el valor de mercado.

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    A continuación, está el campo 'Impacto', que puede ser 'Bajo' o 'Alto'. Reconocer tales tareas ayuda a prever sus implicaciones más amplias en un efecto dominó.

    Por último, el campo 'Esfuerzo' es, al igual que el campo 'Impacto', categorizado como 'Bajo' o 'Alto'.Esta categorización puede estar relacionada con el tiempo que una tarea podría consumir o los recursos necesarios para completar la tarea.

    Estos campos aseguran que los recursos se asignen de manera eficiente para maximizar el tiempo y la inversión. Como resultado, están directamente relacionados con la vista construida en la pestaña 'Triage'.

    Matriz de Triage

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    La pestaña 'Triage' visualiza las tareas en la matriz de Eisenhower, y una vista personalizada que cruza la 'Impacto' contra 'Esfuerzo'. La matriz de Eisenhower categoriza las tareas en urgencia e importancia para rastrear las prioridades.

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    Mientras tanto, la matriz Impacto vs. Esfuerzo ayuda en la asignación estratégica de recursos al resaltar las tareas que son altas en impacto, pero bajas en esfuerzo, y viceversa. Esto también ayuda a optimizar las tareas y los resultados del proyecto.

    Las tareas se auto-llenan en las matrices basadas en los datos de la pestaña 'Tareas' y los filtros aplicados. Filtros como fecha, proyecto, hito y miembros del equipo ayudan a refinar las tareas mostradas. Por defecto, cada matriz acomoda hasta 10 tareas diferentes. En caso de que necesite más espacio para incorporar tareas adicionales:

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    1. Seleccione los encabezados de fila donde desea agregar espacio dentro de la matriz;
    2. Haga clic derecho en el encabezado de fila resaltado;
    3. Seleccione 'Insertar' del menú desplegable.

    Siga estos pasos tantas veces como sea necesario para crear el espacio deseado en su triage.

    Análisis de riesgo de tareas

    El triage puede ser de gran ayuda a la hora de organizar las prioridades y la asignación de recursos. Sin embargo, incluso los planes más bien diseñados no están exentos de desafíos. Ahí es donde entra en juego el Análisis de Riesgos. La plantilla ayuda a categorizar la probabilidad y la gravedad de una tarea o decisión para evaluar y gestionar los riesgos.

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    La plantilla ayuda a categorizar el riesgo de una tarea o decisión. El campo 'Probabilidad' puede ser categorizado por 'Improbable', 'Posible' y 'Probable', mientras que el campo 'Gravedad' contiene valores como 'Aceptable', 'Tolerable', 'Indeseable' e 'Intolerable'.

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    La combinación de ambos campos resulta en el campo Clave de Calificación de Riesgo. Esta métrica evalúa de manera integral el riesgo potencial asociado con cada tarea o decisión. Esto es personalizable en la pestaña 'Campos'. En la sección 'Análisis de riesgo del proyecto', puede seleccionar la clave de calificación (es decir, 'Bajo', 'Medio', 'Alto' o 'Extremo') basada en varias combinaciones de Probabilidad y Gravedad. Por ejemplo, una tarea o decisión caracterizada como probable e intolerable podría ser señalada como un riesgo 'Extremo'. Al mismo tiempo, una que es Improbable y Aceptable podría ser etiquetada como un riesgo 'Bajo'. Volviendo a la plantilla, la clave de calificación de riesgo se asignará automáticamente en función de los valores de 'Probabilidad' y 'Gravedad' definidos.Esos campos se convertirán en una vista de matriz en la pestaña 'Análisis de riesgos'.

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    Matriz de análisis de riesgos

    La pestaña 'Análisis de riesgos' ofrece una comprensión más matizada de los riesgos identificados durante la planificación del proyecto. Aquí, una vista de matriz que cruza los valores de riesgo de los campos 'Probabilidad' y 'Severidad' está codificada por colores con la 'Clave de calificación de riesgo' definida en la pestaña 'Campos'. Las tareas se enumeran automáticamente, y cada punto de intersección ofrece un perfil de riesgo específico que puede definirse en función de la severidad y la probabilidad asignadas en la pestaña 'Tareas'.

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    Este método te permite crear una herramienta de evaluación de riesgos dinámica que evoluciona con el proyecto. También viene con los mismos filtros de las pestañas anteriores para hacer tu análisis más específico. Busca los riesgos por fecha, proyecto, hito y miembro del equipo para planificar de manera efectiva hacia la finalización exitosa.

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    Revisamos todas las secciones de la pestaña 'Tareas' y mostramos cómo pueden impactar diferentes vistas a lo largo de la plantilla. Pero todavía tenemos dos para revisar: La matriz RACI y el Tablero.

    Matriz RACI

    En proyectos como la renovación de la calle Elm, la claridad de roles y responsabilidades es imprescindible. Las posiciones desalineadas pueden llevar al caos, mientras que una delimitación clara asegura una ejecución eficiente. Este escenario es precisamente donde entra en juego la matriz RACI.

    RACI significa Responsable, Responsable, Consultado e Informado. Proporciona información sobre quién ejecuta una tarea, quién la posee, a quién consultar para tomar decisiones y quién debe ser actualizado e informado. Para usar esta pestaña, seleccione el proyecto, como la 'renovación de la calle Elm'. Una vez seleccionado, los hitos asociados con este proyecto se llenan automáticamente en la matriz, preparando el escenario para asignaciones más detalladas.

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    [herramienta pulsera="ebalr9pafv"]

    Los menús desplegables se utilizan para seleccionar a qué miembros del equipo desea seguir. Dado que el proyecto ha sido seleccionado, el menú desplegable solo mostrará a los miembros del equipo asociados con la 'renovación de la calle Elm', según se define en la pestaña 'Proyectos'. Desde aquí, elija las tareas que tiene como objetivo gestionar y, para cada tarea seleccionada, asigne roles a los miembros de su equipo. Esta asignación determina quién es responsable de qué, creando un mapa de ruta para la participación de cada miembro durante el proyecto.

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    [herramienta pulsera="8icle734ew"]

    Al usar la pestaña RACI, establece claridad y asegura que cada participante, desde los interesados hasta los ejecutores, comprenda su papel específico en el alcance del proyecto.

    [subtítulo]Tablero de proyecto[/subtítulo]

    Una visión general de todas las partes es esencial mientras se está ejecutando el proyecto o incluso cuando ha terminado. Y para eso, la plantilla tiene un tablero.La pestaña "Dashboard" sirve como su ventana panorámica al proyecto, agregando datos de todas las pestañas anteriores para presentar una imagen completa.

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    También están disponibles filtros para hacer el análisis más específico si es necesario. Puede filtrar por proyecto, hitos y miembros del equipo. Esos filtros influirán en todas las secciones debajo de él. En la sección de resumen del proyecto, se puede encontrar una agregación de los detalles principales del proyecto, como quién está liderando la carga, un análisis comparativo de los hitos establecidos versus los alcanzados, y la duración promedio de las tareas. No solo sabrá sobre la progresión del proyecto, sino que también tendrá información sobre el ritmo y las posibles áreas de aceleración.

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    La sección de análisis del proyecto destaca las tareas inminentes establecidas para la próxima semana. Presentar un desglose completo de las tareas por etapa y miembros del equipo asignados asegura que ninguna tarea se escape y que los recursos se asignen de manera efectiva.

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    A continuación, la presupuestación y la planificación financiera ocupan el primer plano del análisis financiero. Describe los costos, segmentados por hitos, contribuciones individuales de los miembros del equipo y tareas específicas. Tal vista estructurada ayuda a asegurar que el proyecto se mantenga dentro del presupuesto y, si no, señala dónde están ocurriendo los gastos excesivos.Por último, el análisis de riesgos ofrece una visión predictiva, clasificando las tareas en función de su probabilidad de causar posibles contratiempos y su gravedad.

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    Conclusión

    Gestionar un proyecto complejo como la renovación de la Calle Elm va más allá de los hitos principales; se trata de asegurar que cada detalle intrincado se alinee para una ejecución sin problemas. La plantilla Plantilla de Plan de Proyecto (Parte 2) proporciona un enfoque estructurado para manejar todo, desde las asignaciones de tareas y la priorización, hasta las evaluaciones de riesgo. Se puede descargar en Excel y Google Sheets para tener una perspectiva más clara sobre sus próximos proyectos.

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