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Introduzione

Ogni project manager ha bisogno di un modello di foglio di calcolo di riferimento che possa utilizzare per gestire le attività e le pietre miliari di un progetto su misura. In questo articolo, metteremo in evidenza le caratteristiche del nostro modello Modello di Piano di Progetto (Parte 2) e condivideremo con voi come funzionano la bacheca Kanban, la matrice di Triage, l'analisi dei rischi, il diagramma di Gantt e il cruscotto - così potete sistematizzare la vostra gestione del progetto.

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Building a project plan for an IT Asset Management (ITAM) project involves several steps:

1. Define the Scope: Identify the assets to be managed, the departments involved, and the goals of the project.

2. Identify Stakeholders: Identify who will be involved in the project, their roles, and responsibilities.

3. Develop a Project Schedule: Use a Gantt chart to outline the timeline of the project, including milestones and deadlines.

4. Risk Analysis: Identify potential risks and develop strategies to mitigate them.

5. Resource Allocation: Determine the resources needed for the project, including personnel, software, and hardware.

6. Communication Plan: Establish how information will be shared among team members and stakeholders.

7. Implement the Plan: Execute the plan, monitor progress, and make adjustments as necessary.

8. Review and Closeout: Once the project is completed, review the outcomes, document lessons learned, and formally close the project.

Remember, the use of project management tools like a Kanban board can help in tracking tasks and progress.

Building a project plan to launch a haircutter business involves several steps:

1. Market Research: Understand the local market, competition, and customer needs. Identify your target audience.

2. Business Plan: Outline your business model, services, pricing, marketing strategy, and financial projections.

3. Legal Requirements: Register your business, get necessary licenses and permits, and understand local health and safety regulations.

4. Location: Find a suitable location for your salon. Consider factors like visibility, accessibility, and competition.

5. Equipment and Supplies: Purchase necessary equipment like chairs, mirrors, scissors, combs, hair products, etc.

6. Staffing: Hire experienced and skilled hairstylists. You may also need receptionists and cleaning staff.

7. Marketing and Promotion: Create a website and social media profiles. Use both online and offline marketing strategies to attract customers.

8. Launch: Plan a grand opening event to attract attention and start building a customer base.

Remember, each of these steps can be broken down into smaller tasks and milestones, and managed using project management tools like Kanban boards or Gantt charts.

Building a project plan for road construction involves several steps:

1. Project Initiation: Define the project's scope, objectives, and stakeholders. Identify the project manager and team.

2. Planning: Develop a detailed plan outlining the tasks, resources, and timeline. Use tools like Gantt charts for scheduling and Kanban boards for task management.

3. Design: Create detailed designs of the road, including its alignment, intersections, and drainage systems.

4. Procurement: Identify and procure necessary resources, including materials, equipment, and labor.

5. Construction: Begin the actual construction work, ensuring quality control and safety measures are in place.

6. Monitoring and Control: Regularly monitor the project's progress against the plan. Make necessary adjustments to keep the project on track.

7. Closure: Once the road is constructed, conduct a final inspection and handover the project to the relevant authority.

Remember, risk analysis is crucial at every stage to anticipate potential issues and devise mitigation strategies.

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Sebbene questo modello possa essere utilizzato per iniziative aziendali, per piccole imprese o personali - utilizzeremo l'esempio ipotetico di "ristrutturazione di una casa" per darvi esempi concreti di come utilizzare questo modello.

L'attrattiva della ristrutturazione di case è innegabile. I popolari programmi televisivi dipingono un quadro affascinante: acquistare una proprietà fatiscente, darle un restyling elegante e venderla per un bel profitto. Potrebbe sembrare semplice, ma è molto più complesso. Un rinnovamento di successo è un piano di progetto robusto e dettagliato; senza di esso, il sogno può rapidamente trasformarsi in un incubo costoso. Per evitarlo, molti cercano diverse soluzioni: dalle note su carta alle infinite app di promemoria e al costoso software di gestione del progetto, la ricerca dello strumento organizzativo perfetto può essere travolgente. Per semplificare ciò, abbiamo creato un modello di foglio di calcolo Modello di Piano di Progetto (Parte 2).

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Project management is a practice of initiating, planning, executing, controlling, and closing the work of a team to achieve specific goals and meet specific success criteria at the specified time. It involves organizing the project's tasks, managing teams, setting deadlines, and tracking the project's progress. Tools for project management can range from simple spreadsheets to complex software like Microsoft Project, Asana, Trello, etc. It's crucial in any field, including house flipping, where it can help manage the renovation process effectively.

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Utilizzando il modello, illustreremo come gestire diversi progetti e compiti per analizzarli in diverse visualizzazioni, come:

  • Tabellone Kanban, per tenere traccia dello stato del compito;
  • Matrice di triage, per categorizzare l'importanza, l'urgenza, lo sforzo e l'impatto del compito;
  • Analisi del rischio, per valutare la gravità del rischio del compito in base alla probabilità e alla tolleranza;
  • Diagramma di Gantt, per tracciare la timeline e la durata;
  • Cruscotto, per avere una panoramica dei risultati e degli esiti del progetto.
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    In questo articolo, il modello sarà utilizzato per organizzare un progetto di ristrutturazione di una casa dall'inizio. Inizieremo creando il progetto e elencando i compiti per poter analizzare le priorità, i rischi e gli esiti. Continua a leggere per imparare come utilizzare il modello e - chissà - come organizzare un progetto di ristrutturazione di una casa.

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    Impostazione del progetto

    Immagina di aver appena acquisito una proprietà fatiscente per trasformarla in un gioiello redditizio. Per intraprendere questo viaggio, hai bisogno di un piano solido. Ecco dove entra in gioco la scheda 'Progetti'.

    Inizia dando al progetto un nome chiaro e conciso. Per il nostro esempio, chiamiamolo "Rinascita di Elm Street." Imposta la 'Data di inizio' e 'Data di fine' e descrivi brevemente gli obiettivi e l'ambito del progetto.Potrebbe essere come "Ristrutturazione completa di una casa storica per la rivendita." Successivamente, stabilisci un budget stimato per assicurarti di rimanere entro i limiti.

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    La scheda 'Subrogetti' consente anche di assegnare diversi membri del team a ciascun subprogetto e di categorizzarli per posizione. In questo modo, è possibile aggiungere il leader del progetto e il manager per sapere chi è responsabile della consegna e dell'esecuzione. È anche possibile aggiungere altri collaboratori, come appaltatori, interior designer, analisti finanziari e altri.

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    Possiamo elencare le pietre miliari ora che le informazioni di base del progetto e la struttura del team sono pronte. Le pietre miliari sono eventi o fasi cruciali all'interno del tuo progetto che segnano un progresso significativo e possono avere molteplici compiti - che copriremo più avanti.

    In questo esempio, le pietre miliari potrebbero essere le stanze che necessitano di ristrutturazione per un riuscito ribaltamento della casa - cucina, camere da letto, soggiorni, bagni e tutto ciò che si può trovare in una casa. Di conseguenza, è più facile monitorare i progressi e ciò che deve ancora essere fatto.

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    Gestione dei compiti

    Mentre la nostra casa di Elm Street rimane in attesa di trasformarsi da una vecchia casa a una nuova casa, la scheda 'Compiti' diventa la nostra mappa stradale. È il nucleo del modello, dove tutte le informazioni vengono inserite per creare le visualizzazioni dalle altre schede - dal Kanban ai grafici del cruscotto.Questa scheda non riguarda solo ciò che deve essere fatto; riguarda anche quanto costerà e cosa dovrebbe essere prioritario per un progetto di successo.

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    Dettagli del compito

    Immagina di entrare nella casa e di immaginare il primo compito. Scegli il Progetto e il relativo Obiettivo nella scheda 'Compiti'. Seleziona un obiettivo creato nella scheda 'Progetti' per il nostro progetto di Elm Street, come quello della 'Cucina'. Queste categorizzazioni aiutano a segmentare i compiti in azioni dettagliate. Potrebbe variare da "Installare nuovi armadietti" e "Sostituire vecchi apparecchi di illuminazione" a "Aggiornare a un moderno lavello da cucina." Questi compiti dettagliati assicurano che ogni angolo della casa venga notato.

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    Poi, delega il compito assegnandolo a un membro specifico del Team. Ad esempio, se Tim è il tuo falegname di fiducia, affidagli il lavoro di installazione dei nuovi armadietti. Specificando i ruoli, semplifichi la comunicazione ed elimini potenziali sovrapposizioni o negligenze.

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    Una volta assegnato, puoi delineare il costo stimato ($). Ogni chiodo, tavola e piastrella ha un prezzo. Stimare i costi per ogni compito assicura che la Rivitalizzazione di Elm Street rimanga redditizia e non prosciughi le risorse inaspettatamente.

    Progresso dei compiti

    Con i compiti ora in movimento, puoi definire la Fase del compito.Sapere che i nuovi armadietti sono 'In Corso' o che la sostituzione del lavandino è 'Imminente' fornisce intuizioni in tempo reale sulla trasformazione. Nel frattempo, il campo Priorità ti aiuta a determinare quali compiti richiedono immediata attenzione o il potenziale ritorno sull'investimento. Ad esempio, sostituire quei vecchi apparecchi di illuminazione potrebbe aumentare significativamente il valore della casa, rendendolo un compito di alta priorità. Al contrario, gli aggiornamenti cosmetici, sebbene importanti, possono attendere.

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    Inoltre, il modello consente di monitorare la progressione di ogni compito. La percentuale del campo 'Progresso' offre un'istantanea di quanto sei vicino (o lontano) dal realizzare la tua visione per ogni segmento. Man mano che i compiti avanzano, aggiorna la percentuale di completamento e il modello rappresenterà visivamente l'avanzamento con una barra di progresso, guidandoti fino a quando il compito raggiunge il 100% di completamento. Per i controlli, la data di Follow-up può essere impostata per fungere da promemoria e garantire che i compiti rimangano attivi. Ora, per visualizzare il progresso del compito in un layout più intuitivo, abbiamo la scheda 'Kanban board'.

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    Kanban board

    Mentre si sviluppa il tuo progetto Elm Street, la scheda "Kanban" funge da storyboard visivo e cattura ogni fase della trasformazione della casa. Basato sullo 'Stadio' definito nella scheda 'Compiti', questa vista Kanban offre uno storyboard dinamico di compiti, segmentandoli in varie fasi per facilitare il tracciamento di ciò che è il prossimo nel viaggio di ristrutturazione.

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    Ogni scheda all'interno della visualizzazione Kanban mostra informazioni relative al compito, come il nome del compito, il membro del team assegnato, l'intervallo dalla data di inizio a quella di fine, il costo stimato, la priorità, il progresso e la data di follow-up impostata. Questo accesso immediato alle specifiche del compito garantisce che, a colpo d'occhio, siate ben equipaggiati con le intuizioni necessarie.

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    Questa visualizzazione presenta anche filtri che permettono di specificare i compiti visualizzati in base alla data, al nome del progetto, alla milestone, al membro del team e alla priorità. Inoltre, i formati di data e valuta mostrati su tutta la lavagna sono personalizzabili.

    Cronologia dei compiti

    Tornando alla scheda 'Compiti', possiamo ora inserire informazioni relative alla cronologia del compito nella sezione 'Dettagli del periodo'. Le cronologie offrono più che semplici marcatori cronologici; forniscono la narrazione del progresso. Iniziate con la 'Data di inizio'. Questo campo rappresenta il giorno in cui avviate un compito. Poi c'è la 'Data di scadenza' - la scadenza per evitare ritardi. La 'Data di completamento' entra in gioco una volta che il compito è terminato. Tutte queste date alimentano strumenti di visualizzazione - come il Kanban - e in particolare il diagramma di Gantt.

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    Diagramma di Gantt

    Il diagramma di Gantt fornisce una visualizzazione temporale per tracciare la durata del compito, le sovrapposizioni e il completamento. Insieme, queste date trasformano la scheda 'Compiti' in uno strumento dinamico che garantisce l'esecuzione del progetto in modo tempestivo e di successo.

    Questa scheda offre una visione ad alto livello dei punti di controllo significativi all'interno di un progetto, insieme ai dettagli di ogni compito. È possibile utilizzare filtri per monitorare compiti e traguardi per date specifiche, progetti, traguardi o addirittura membri del team - simile alla scheda Kanban Board.

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    Triage dei compiti

    Ora, non tutti i compiti hanno lo stesso peso o importanza. Alcuni richiedono un'attenzione immediata, mentre altri possono aspettare. Qui, i campi 'Triage' diventano essenziali nella scheda 'Compiti'.

    Il campo 'Urgenza' è correlato alla natura pressante di un compito. Il lavoro fondamentale nel seminterrato richiede un'azione immediata, dato che sostiene l'integrità strutturale dell'intera casa. È possibile categorizzare i compiti come 'Urgenti' e 'Non urgenti'.

    Inoltre, il campo 'Importanza' viene utilizzato per categorizzare i compiti come 'Non importanti' o 'Importanti'. Non confondere l'urgenza con l'importanza. Alcuni compiti potrebbero non essere urgenti ma sono cruciali per il successo complessivo e la redditività del progetto Elm Street. Ad esempio, scegliere la finitura giusta per i pavimenti in legno potrebbe non essere sensibile al tempo. Tuttavia, è importante per aumentare l'attrattiva e il valore di mercato della casa.

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    Poi, c'è il campo 'Impatto', che può essere 'Basso' o 'Alto'. Riconoscere tali compiti aiuta a prevedere le loro implicazioni più ampie in un effetto domino.

    Infine, il campo 'Sforzo' è, proprio come il campo 'Impatto', categorizzato come 'Basso' o 'Alto'.Questa categorizzazione può essere correlata al tempo che un compito potrebbe richiedere o alle risorse necessarie per completare il compito.

    Questi campi garantiscono che le risorse siano allocate in modo efficiente per massimizzare il tempo e l'investimento. Di conseguenza, sono direttamente correlati alla vista costruita nella scheda 'Triage'.

    Matrice di triage

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    La scheda 'Triage' visualizza i compiti nella matrice di Eisenhower, e una vista personalizzata che incrocia l''Impatto' con lo 'Sforzo'. La matrice di Eisenhower categorizza i compiti in base all'urgenza e all'importanza per tracciare le priorità.

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    Nel frattempo, la matrice Impatto vs. Sforzo aiuta nella distribuzione strategica delle risorse evidenziando compiti ad alto impatto, ma a basso sforzo, e viceversa. Questo aiuta anche a ottimizzare i compiti e i risultati del progetto.

    I compiti popolano automaticamente le matrici in base ai dati della scheda 'Compiti' e ai filtri applicati. Filtri come data, progetto, milestone e membri del team aiutano a perfezionare i compiti visualizzati. Di default, ogni matrice può ospitare fino a 10 compiti diversi. Nel caso in cui aveste bisogno di più spazio per incorporare compiti aggiuntivi:

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    1. Selezionate le intestazioni delle righe dove volete aggiungere spazio all'interno della matrice;
    2. Fate clic con il tasto destro del mouse sull'intestazione della riga evidenziata;
    3. Selezionate 'Inserisci' dal menu a discesa.

    Segui questi passaggi tutte le volte che è necessario per creare lo spazio desiderato nel tuo triage.

    Analisi del rischio delle attività

    Il triage può essere molto utile quando si tratta di organizzare le priorità e l'allocazione delle risorse. Tuttavia, anche i piani più ben congegnati non sono immuni alle sfide. Ecco dove interviene l'Analisi del Rischio. Il modello aiuta a categorizzare la probabilità e la gravità di un compito o decisione per valutare e gestire i rischi.

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    Il modello aiuta a categorizzare il rischio di un compito o decisione. Il campo 'Probabilità' può essere categorizzato come 'Improbabile', 'Possibile' e 'Probabile', mentre il campo 'Gravità' contiene valori come 'Accettabile', 'Tollerabile', 'Indesiderabile' e 'Intollerabile'.

    La combinazione di entrambi i campi risulta nel campo Chiave di Valutazione del Rischio. Questa metrica valuta in modo completo il rischio potenziale associato a ciascun compito o decisione. Questo è personalizzabile nella scheda 'Campi'. Nella sezione 'Analisi del rischio del progetto', è possibile selezionare la chiave di valutazione (ad es. 'Basso', 'Medio', 'Alto' o 'Estremo') in base a varie combinazioni di Probabilità e Gravità. Ad esempio, un compito o decisione caratterizzato come probabile e intollerabile potrebbe essere segnalato come un rischio 'Estremo'. Allo stesso tempo, uno che è Improbabile e Accettabile potrebbe essere etichettato come un rischio 'Basso'.Tornando al modello, la chiave di valutazione del rischio verrà assegnata automaticamente in base ai valori 'Probabilità' e 'Gravità' definiti. Questi campi diventeranno una visualizzazione a matrice nella scheda 'Analisi del rischio'.

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    Matrice di analisi del rischio

    La scheda 'Analisi del rischio' offre una comprensione più sfumata dei rischi identificati durante la pianificazione del progetto. Qui, una visualizzazione a matrice che incrocia i valori di rischio dai campi 'Probabilità' e 'Gravità' è codificata a colori con la 'Chiave di valutazione del rischio' definita nella scheda 'Campi'. Le attività sono elencate automaticamente, e ogni punto di intersezione offre un profilo di rischio specifico che può essere definito in base alla gravità e alla probabilità assegnate nella scheda 'Attività'.

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    Questo metodo consente di creare uno strumento di valutazione del rischio dinamico che evolve con il progetto. Include anche gli stessi filtri delle schede precedenti per rendere la tua analisi più specifica. Cerca i rischi per data, progetto, milestone e membro del team per pianificare efficacemente verso il completamento con successo.

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    Abbiamo esaminato tutte le sezioni della scheda 'Attività' e mostrato come possono influenzare le diverse visualizzazioni in tutto il modello. Ma ne abbiamo ancora due da esaminare: La matrice RACI e il Dashboard.

    Matrice RACI

    In progetti come la ristrutturazione di Elm Street, la chiarezza dei ruoli e delle responsabilità è fondamentale.Le posizioni non allineate possono portare al caos, mentre una chiara delimitazione garantisce un'esecuzione efficiente. Questo scenario è precisamente dove entra in gioco la matrice RACI.

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    RACI sta per Responsabile, Responsabile, Consultato e Informato. Fornisce intuizioni su chi esegue un compito, chi lo possiede, a chi consultare per le decisioni e chi deve essere aggiornato e informato.

    Per utilizzare questa scheda, seleziona il progetto, come il 'Risanamento di Elm Street'. Una volta selezionato, le pietre miliari associate a questo progetto vengono automaticamente popolate nella matrice, preparando il terreno per assegnazioni più dettagliate.

    I menu a discesa vengono utilizzati per selezionare quali membri del team si desidera monitorare. Poiché il progetto è stato selezionato, il menu a discesa mostrerà solo i membri del team associati al 'Risanamento di Elm Street', come definito nella scheda 'Progetti'. Da qui, scegli i compiti che intendi gestire e, per ogni compito selezionato, assegna ruoli ai tuoi membri del team. Questa assegnazione determina chi è responsabile di cosa, creando una mappa per il coinvolgimento di ogni membro durante il progetto.

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    Utilizzando la scheda RACI, stabilisci chiarezza e garantisce che ogni partecipante, dagli stakeholder agli esecutori, comprenda il proprio ruolo specifico nell'ambito del progetto.

    Cruscotto del progetto

    Una panoramica di tutte le parti è essenziale mentre il progetto viene eseguito o anche quando è terminato. E per questo, il modello ha un cruscotto. La scheda "Cruscotto" funge da tua finestra panoramica sul progetto, aggregando dati da tutte le schede precedenti per presentare un quadro completo.

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    Sono disponibili anche filtri per rendere l'analisi più specifica se necessario. Puoi filtrare per progetto, milestone e membri del team. Questi filtri influenzeranno tutte le sezioni sottostanti. Nella sezione panoramica del progetto, è possibile trovare un'aggregazione dei principali dettagli del progetto, come chi sta guidando la carica, un'analisi comparativa delle milestone impostate rispetto a quelle raggiunte e la durata media dei compiti. Non solo saprai della progressione del progetto, ma avrai anche intuizioni sul ritmo e sulle potenziali aree di accelerazione.

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    La sezione di analisi del progetto evidenzia i compiti imminenti previsti per la prossima settimana. Presentando una ripartizione completa dei compiti per fase e membri del team assegnati, si garantisce che nessun compito sfugga e che le risorse siano efficacemente allocate.

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    Successivamente, la pianificazione finanziaria e di bilancio prende il sopravvento sull'analisi finanziaria. Descrive i costi, suddivisi per milestone, contributi individuali dei membri del team e compiti specifici.Una visione così strutturata aiuta a garantire che il progetto rimanga entro il budget e, se non lo fa, individua dove si verificano gli eccessi di spesa. Infine, l'analisi dei rischi offre una visione predittiva, classificando le attività in base alla loro probabilità di causare potenziali intoppi e alla loro gravità.

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    Conclusione

    Gestire un progetto complesso come la ristrutturazione di Elm Street va oltre le principali pietre miliari; si tratta di garantire che ogni dettaglio intricato si allinei per un'esecuzione senza intoppi. Il modello Modello di Piano di Progetto (Parte 2) fornisce un approccio strutturato per gestire tutto, dalle assegnazioni dei compiti e la priorità, alle valutazioni dei rischi. Può essere scaricato in Excel e Google Sheets per una visione più chiara dei vostri prossimi progetti.

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    Apprezziamo il vostro feedback.Condividi le tue esperienze con il modello e qualsiasi altra intuizione sulla gestione del progetto nei commenti qui sotto!

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