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Introdução

Todo gerente de projeto precisa de uma planilha modelo para gerenciar as tarefas e marcos de um projeto personalizado. Neste artigo, vamos destacar as características do nosso Modelo de Plano de Projeto (Parte 2) Modelo e compartilhar com você como o quadro Kanban, matriz de triagem, análise de risco, gráfico de Gantt e painel de controle funcionam - para que você possa sistematizar sua gestão de projetos.

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Building a project plan for an IT Asset Management (ITAM) project involves several steps:

1. Define the Scope: Identify the assets to be managed, the departments involved, and the goals of the project.

2. Identify Stakeholders: Identify who will be involved in the project, their roles, and responsibilities.

3. Develop a Project Schedule: Use a Gantt chart to outline the timeline of the project, including milestones and deadlines.

4. Risk Analysis: Identify potential risks and develop strategies to mitigate them.

5. Resource Allocation: Determine the resources needed for the project, including personnel, software, and hardware.

6. Communication Plan: Establish how information will be shared among team members and stakeholders.

7. Implement the Plan: Execute the plan, monitor progress, and make adjustments as necessary.

8. Review and Closeout: Once the project is completed, review the outcomes, document lessons learned, and formally close the project.

Remember, the use of project management tools like a Kanban board can help in tracking tasks and progress.

Building a project plan to launch a haircutter business involves several steps:

1. Market Research: Understand the local market, competition, and customer needs. Identify your target audience.

2. Business Plan: Outline your business model, services, pricing, marketing strategy, and financial projections.

3. Legal Requirements: Register your business, get necessary licenses and permits, and understand local health and safety regulations.

4. Location: Find a suitable location for your salon. Consider factors like visibility, accessibility, and competition.

5. Equipment and Supplies: Purchase necessary equipment like chairs, mirrors, scissors, combs, hair products, etc.

6. Staffing: Hire experienced and skilled hairstylists. You may also need receptionists and cleaning staff.

7. Marketing and Promotion: Create a website and social media profiles. Use both online and offline marketing strategies to attract customers.

8. Launch: Plan a grand opening event to attract attention and start building a customer base.

Remember, each of these steps can be broken down into smaller tasks and milestones, and managed using project management tools like Kanban boards or Gantt charts.

Building a project plan for road construction involves several steps:

1. Project Initiation: Define the project's scope, objectives, and stakeholders. Identify the project manager and team.

2. Planning: Develop a detailed plan outlining the tasks, resources, and timeline. Use tools like Gantt charts for scheduling and Kanban boards for task management.

3. Design: Create detailed designs of the road, including its alignment, intersections, and drainage systems.

4. Procurement: Identify and procure necessary resources, including materials, equipment, and labor.

5. Construction: Begin the actual construction work, ensuring quality control and safety measures are in place.

6. Monitoring and Control: Regularly monitor the project's progress against the plan. Make necessary adjustments to keep the project on track.

7. Closure: Once the road is constructed, conduct a final inspection and handover the project to the relevant authority.

Remember, risk analysis is crucial at every stage to anticipate potential issues and devise mitigation strategies.

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Embora este modelo possa ser usado para iniciativas corporativas, de pequenas empresas ou pessoais - vamos usar o exemplo hipotético de "reforma de casa" para dar exemplos concretos de como usar este modelo.

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O apelo da reforma de casas é inegável. Programas de TV populares pintam um quadro glamoroso: comprar uma propriedade em mau estado, dar-lhe uma reforma elegante e vendê-la por um bom lucro. Pode parecer simples, mas é muito mais complexo. Uma reforma bem-sucedida é um plano de projeto robusto e detalhado; sem ele, o sonho pode rapidamente se tornar um pesadelo caro. Para evitar isso, muitos tentam diferentes soluções: de anotações em papel a inúmeros aplicativos de lembretes e software caro de gerenciamento de projetos, a busca pela ferramenta organizacional perfeita pode ser esmagadora. Para simplificar isso, criamos uma planilha modelo Modelo de Plano de Projeto (Parte 2).

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Project management is a practice of initiating, planning, executing, controlling, and closing the work of a team to achieve specific goals and meet specific success criteria at the specified time. It involves organizing the project's tasks, managing teams, setting deadlines, and tracking the project's progress. Tools for project management can range from simple spreadsheets to complex software like Microsoft Project, Asana, Trello, etc. It's crucial in any field, including house flipping, where it can help manage the renovation process effectively.

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Usando o modelo, ilustraremos como gerenciar diferentes projetos e tarefas para analisá-los em diferentes perspectivas, tais como:

  • Quadro Kanban, para acompanhar o estágio da tarefa;
  • Matriz de triagem, para categorizar a importância, urgência, esforço e impacto da tarefa;
  • Análise de risco, para avaliar a severidade do risco da tarefa com base na probabilidade e tolerância;
  • Gráfico de Gantt, para acompanhar o cronograma e duração;
  • Painel, para ter uma visão geral dos resultados e desfechos do projeto.
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    Neste artigo, o modelo será usado para organizar um projeto de reforma de uma casa desde o início. Começaremos criando o projeto e listando as tarefas para poder analisar as prioridades, riscos e resultados. Continue lendo para aprender como usar o modelo e - quem sabe - como organizar um projeto de reforma de casa.

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    Configuração do projeto

    Imagine que você acabou de adquirir uma propriedade em mau estado para transformá-la em uma joia rentável. Para embarcar nesta jornada, você precisa de um plano sólido. Aqui é onde a aba 'Projetos' entra em jogo.

    Comece dando ao projeto um nome claro e conciso. Para o nosso exemplo, vamos chamá-lo de "Revival da Rua Elm." Defina a 'Data de início' e 'Data de término' e descreva brevemente os objetivos e o escopo do projeto.Poderia ser como "Renovação completa de uma casa histórica para revenda." Em seguida, estabeleça um orçamento estimado para garantir que você permaneça dentro dele.

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    A aba 'Subprojetos' também permite atribuir diferentes membros da equipe a cada subprojeto e categorizá-los por posição. Desta forma, você pode adicionar o líder do projeto e o gerente para saber quem é responsável pela entrega e execução. Também é possível adicionar outros colaboradores, como empreiteiros, designers de interiores, analistas financeiros e outros.

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    Podemos listar os marcos agora que as informações básicas do projeto e a estrutura da equipe estão prontas. Marcos são eventos ou etapas críticas dentro do seu projeto que marcam um progresso significativo e podem ter várias tarefas - que abordaremos mais tarde. Neste exemplo, os marcos poderiam ser os cômodos que precisam de renovação para uma venda bem-sucedida de casa — cozinha, quartos, salas de estar, banheiros e tudo o que você pode encontrar em uma casa. Como resultado, é mais fácil acompanhar o progresso e o que ainda precisa ser feito.

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    Gerenciamento de tarefas

    Enquanto nossa casa na Elm Street está parada, esperando para se transformar de uma casa antiga para uma nova casa, a aba 'Tarefas' se torna nosso roteiro. É o núcleo do modelo, onde todas as informações são inseridas para criar as visualizações das outras abas - do Kanban aos gráficos do painel.Esta aba não é apenas sobre o que precisa ser feito; também é sobre quanto custará e o que deve ser priorizado para um projeto bem-sucedido.

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    Detalhes da tarefa

    Imagine entrar na casa e visualizar a primeira tarefa. Escolha o Projeto e o Marco associado na aba 'Tarefas'. Selecione um marco criado na aba 'Projetos' para o nosso projeto da Elm Street, como o 'Cozinha'. Tais categorizações ajudam a segmentar tarefas em ações detalhadas. Pode variar desde "Instalar novos armários" e "Substituir antigas luminárias" até "Atualizar para uma pia de cozinha moderna." Essas tarefas detalhadas garantem que cada canto da casa seja notado.

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    Em seguida, delegue a tarefa atribuindo um membro específico da equipe. Por exemplo, se Tim é o seu carpinteiro de confiança, dê a ele o trabalho de instalar novos armários. Ao especificar funções, você agiliza a comunicação e elimina possíveis sobreposições ou negligências. Uma vez atribuído, você pode delinear o custo estimado ($). Cada prego, tábua e azulejo tem um preço. Estimar custos para cada tarefa garante que a Revival da Elm Street permaneça lucrativa e não esgote recursos inesperadamente.

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    Progresso das tarefas

    Com as tarefas agora em andamento, você pode definir o Estágio da tarefa. Saber que os novos armários estão 'Em Progresso' ou que a substituição da pia está 'Próxima' fornece insights em tempo real sobre a transformação.Enquanto isso, o campo Prioridade ajuda a determinar quais tarefas requerem atenção imediata ou o retorno potencial do investimento. Por exemplo, substituir aquelas luminárias desatualizadas pode aumentar significativamente o valor da casa, tornando-a uma tarefa de alta prioridade. Por outro lado, melhorias estéticas, embora importantes, podem esperar.

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    Além disso, o modelo permite monitorar a progressão de cada tarefa. A porcentagem do campo 'Progresso' oferece uma visão geral de quão perto (ou longe) você está de realizar sua visão para cada segmento. À medida que as tarefas avançam, atualize a porcentagem de conclusão e o modelo representará visualmente o avanço com uma barra de progresso, guiando você até que a tarefa atinja 100% de conclusão. Para check-ins, a data de acompanhamento pode ser definida para atuar como um lembrete e garantir que as tareas permaneçam ativas. Agora, para visualizar o progresso da tarefa de uma maneira mais intuitiva, temos a aba 'Quadro Kanban'.

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    Quadro Kanban

    Conforme seu projeto na Elm Street se desenrola, a aba "Kanban" funciona como um storyboard visual e captura cada fase da transformação da casa. Com base no 'Estágio' definido na aba 'Tarefas', esta visão Kanban oferece um storyboard dinâmico de tarefas, segmentando-as em várias etapas para facilitar o rastreamento do que vem a seguir na jornada de renovação.

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    Cada cartão na visualização Kanban exibe informações sobre a tarefa, como o nome da tarefa, o membro da equipe designado, o período de início ao fim, o custo estimado, prioridade, progresso e a data de acompanhamento definida. Este acesso imediato aos detalhes da tarefa garante que, de relance, você esteja bem equipado com as informações necessárias.

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    Esta visualização também possui filtros que permitem especificar as tarefas exibidas com base na data, nome do projeto, marco, membro da equipe e prioridade. Além disso, os formatos de data e moeda exibidos em todo o quadro são personalizáveis.

    Cronogramas de tarefas

    Voltando à aba 'Tarefas', agora podemos inserir informações sobre o cronograma da tarefa na seção 'Detalhes do período'. Os cronogramas oferecem mais do que apenas marcadores cronológicos; eles fornecem a narrativa do progresso. Comece com a 'Data de Início'. Este campo representa o dia em que você inicia uma tarefa. Em seguida, temos a 'Data de Vencimento' - o prazo para evitar atrasos. A 'Data de Conclusão' entra em jogo uma vez que a tarefa é concluída. Todas essas datas alimentam ferramentas de visualização - como o Kanban - e especialmente o gráfico de Gantt.

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    Gráfico de Gantt

    O gráfico de Gantt fornece uma visualização de linha do tempo para acompanhar a duração, sobreposições e conclusão da tarefa. Juntas, essas datas transformam a aba 'Tarefas' em uma ferramenta dinâmica que garante a execução oportuna e bem-sucedida do projeto.

    Esta aba oferece uma visão de alto nível dos pontos de verificação significativos dentro de um projeto, juntamente com detalhes de cada tarefa. Você pode usar filtros para rastrear tarefas e marcos por datas específicas, projetos, marcos ou até mesmo membros da equipe - semelhante à aba do Quadro Kanban.

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    Triagem de tarefas

    Agora, nem todas as tarefas têm o mesmo peso ou significado. Algumas requerem atenção imediata, enquanto outras podem esperar. Aqui, os campos de 'Triagem' se tornam essenciais na aba 'Tarefas'.

    O campo 'Urgência' está relacionado à natureza premente de uma tarefa. O trabalho fundamental no porão exige ação imediata, dado que sustenta a integridade estrutural de toda a casa. É possível categorizar tarefas como 'Urgentes' e 'Não urgentes'.

    Além disso, o campo 'Importância' é usado para categorizar tarefas como 'Não importantes' ou 'Importantes'. Não confunda urgência com importância. Algumas tarefas podem não ser urgentes, mas são cruciais para o sucesso geral e a rentabilidade do projeto Elm Street. Por exemplo, escolher o acabamento certo para os pisos de madeira pode não ser sensível ao tempo. No entanto, é importante para aumentar o apelo e o valor de mercado da casa.

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    Em seguida, temos o campo 'Impacto', que pode ser 'Baixo' ou 'Alto'. Reconhecer tais tarefas ajuda a prever suas implicações mais amplas em um efeito dominó.

    Por último, o campo 'Esforço' é, assim como o campo 'Impacto', categorizado como 'Baixo' ou 'Alto'.Esta categorização pode estar relacionada ao tempo que uma tarefa pode consumir ou aos recursos necessários para completá-la.

    Esses campos garantem que os recursos sejam alocados de maneira eficiente para maximizar o tempo e o investimento. Como resultado, eles estão diretamente relacionados à visão construída na aba 'Triage'.

    Matriz de triagem

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    A aba 'Triage' visualiza as tarefas na matriz de Eisenhower, e uma visão personalizada que cruza a 'Impacto' contra 'Esforço'. A matriz de Eisenhower categoriza as tarefas em urgência e importância para rastrear prioridades.

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    Enquanto isso, a matriz Impacto vs. Esforço auxilia na alocação estratégica de recursos, destacando tarefas que são de alto impacto, mas de baixo esforço, e vice-versa. Isso também ajuda a otimizar tarefas e resultados do projeto.

    As tarefas são preenchidas automaticamente nas matrizes com base nos dados da aba 'Tarefas' e nos filtros aplicados. Filtros como data, projeto, marco e membros da equipe ajudam a refinar as tarefas exibidas. Por padrão, cada matriz acomoda até 10 tarefas diferentes. Caso você precise de mais espaço para incorporar tarefas adicionais:

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    1. Selecione os cabeçalhos de linha onde você deseja adicionar espaço dentro da matriz;
    2. Clique com o botão direito do mouse no cabeçalho de linha destacado;
    3. Selecione 'Inserir' no menu suspenso.

    Siga estas etapas quantas vezes forem necessárias para criar o espaço desejado em seu triagem.

    Análise de risco das tarefas

    A triagem pode ajudar muito quando se trata de organizar as prioridades e a alocação de recursos. No entanto, mesmo os planos mais bem elaborados não estão imunes a desafios. É aí que entra a Análise de Risco. O modelo ajuda a categorizar a probabilidade e a gravidade de uma tarefa ou decisão para avaliar e gerenciar os riscos.

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    O modelo ajuda a categorizar o risco de uma tarefa ou decisão. O campo 'Probabilidade' pode ser categorizado por 'Improável', 'Possível' e 'Provável', enquanto o campo 'Gravidade' contém valores como 'Aceitável', 'Tolerável', 'Indesejável' e 'Intolerável'.

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    A combinação de ambos os campos resulta no campo Chave de Classificação de Risco. Esta métrica avalia de forma abrangente o risco potencial associado a cada tarefa ou decisão. Isso é personalizável na guia 'Campos'. Na seção 'Análise de risco do projeto', você pode selecionar a chave de classificação (ou seja, 'Baixo', 'Médio', 'Alto' ou 'Extremo') com base em várias combinações de Probabilidade e Gravidade. Por exemplo, uma tarefa ou decisão caracterizada como provável e intolerável pode ser sinalizada como um risco 'Extremo'. Ao mesmo tempo, uma que é Improvável e Aceitável pode ser rotulada como um risco 'Baixo'. De volta ao modelo, a chave de classificação de risco será automaticamente atribuída com base nos valores de 'Probabilidade' e 'Gravidade' definidos.Esses campos se tornarão uma visualização em matriz na aba 'Análise de risco'.

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    Matriz de análise de risco

    A aba 'Análise de risco' oferece uma compreensão mais matizada dos riscos identificados durante o planejamento do projeto. Aqui, uma visualização em matriz que faz referência cruzada aos valores de risco dos campos 'Probabilidade' e 'Severidade' é codificada por cores com a 'Chave de classificação de risco' definida na aba 'Campos'. As tarefas são listadas automaticamente, e cada ponto de interseção oferece um perfil de risco específico que pode ser definido com base na severidade e probabilidade atribuídas na aba 'Tarefas'.

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    Este método permite criar uma ferramenta de avaliação de risco dinâmica que evolui com o projeto. Ele também vem com os mesmos filtros das abas anteriores para tornar sua análise mais específica. Procure os riscos por data, projeto, marco e membro da equipe para planejar efetivamente em direção à conclusão bem-sucedida.

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    Revisamos todas as seções da aba 'Tarefas' e mostramos como elas podem impactar diferentes visualizações em todo o modelo. Mas ainda temos duas para revisar: A matriz RACI e o Painel.

    Matriz RACI

    Em projetos como a renovação da Elm Street, a clareza de papéis e responsabilidades é essencial. Posições desalinhadas podem levar ao caos, enquanto a delimitação clara garante uma execução eficiente. Este cenário é exatamente onde a matriz RACI entra.

    RACI significa Responsável, Contabilizável, Consultado e Informado. Ele fornece insights sobre quem executa uma tarefa, quem a possui, a quem consultar para decisões e quem deve ser atualizado e informado. Para usar esta aba, selecione o projeto, como a 'renovação da Rua Elm'. Uma vez selecionado, os marcos associados a este projeto são automaticamente preenchidos na matriz, preparando o terreno para atribuições mais detalhadas.

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    Os menus suspensos são usados para selecionar quais membros da equipe você deseja acompanhar. Como o projeto foi selecionado, o menu suspenso exibirá apenas os membros da equipe associados à 'renovação da Rua Elm', conforme definido na aba 'Projetos'. A partir daqui, escolha as tarefas que você pretende gerenciar e, para cada tarefa selecionada, atribua papéis aos seus membros da equipe. Esta alocação determina quem é responsável pelo quê, criando um roteiro para o envolvimento de cada membro durante o projeto.

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    Ao usar a aba RACI, você estabelece clareza e garante que cada participante, de stakeholders a executores, entenda seu papel específico no escopo do projeto.

    Painel do projeto

    Uma visão geral de todas as partes é essencial à medida que o projeto está sendo executado ou mesmo quando está concluído. E para isso, o modelo tem um painel.A aba "Dashboard" serve como sua janela panorâmica para o projeto, agregando dados de todas as abas anteriores para apresentar uma imagem abrangente.

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    Filtros também estão disponíveis para tornar a análise mais específica, se necessário. Você pode filtrar por projeto, marcos e membros da equipe. Esses filtros influenciarão todas as seções abaixo dele. Na seção de visão geral do projeto, uma agregação dos principais detalhes do projeto pode ser encontrada, como quem está liderando a carga, uma análise comparativa dos marcos estabelecidos versus os alcançados, e a duração média das tarefas. Você não só saberá sobre a progressão do projeto, mas também terá insights sobre o ritmo e possíveis áreas de aceleração.

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    A seção de análise do projeto destaca as tarefas iminentes definidas para a próxima semana. Apresentando uma decomposição abrangente das tarefas por estágio e membros da equipe designados, garante que nenhuma tarefa escorregue pelas rachaduras e que os recursos sejam efetivamente alocados.

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    Em seguida, o orçamento e o planejamento financeiro ocupam a frente da análise financeira. Ele delineia os custos, segmentados por marcos, contribuições individuais dos membros da equipe e tarefas específicas. Tal visão estruturada ajuda a garantir que o projeto permaneça dentro do orçamento e, se não, aponta onde estão ocorrendo os excessos de gastos.Por fim, a análise de risco oferece uma visão preditiva, classificando tarefas com base na probabilidade de causarem potenciais problemas e na sua gravidade.

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    Conclusão

    Gerenciar um projeto complexo como a renovação da Rua Elm vai além dos principais marcos; trata-se de garantir que cada detalhe intricado se alinhe para uma execução perfeita. O modelo Modelo de Plano de Projeto (Parte 2) oferece uma abordagem estruturada para lidar com tudo, desde atribuições de tarefas e priorização, até avaliações de risco. Ele pode ser baixado em Excel e Google Sheets para uma perspectiva mais clara sobre seus próximos projetos.

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