प्रोजेक्ट योजना टेम्पलेट (भाग 2)

परिचय

किसी भी प्रोजेक्ट मैनेजर को एक ऐसा स्प्रेडशीट टेम्पलेट की आवश्यकता होती है जिसका उपयोग वे एक अनूठे प्रोजेक्ट के कार्यों और मील के पत्थरों को प्रबंधित करने के लिए कर सकें। इस लेख में, हम हमारे प्रोजेक्ट योजना टेम्पलेट (भाग 2) टेम्पलेट की विशेषताओं को उजागर करने जा रहे हैं और आपके साथ कानबान बोर्ड, ट्रायाज मैट्रिक्स, जोखिम विश्लेषण, गांट चार्ट, और डैशबोर्ड का काम कैसे करता है, इसे साझा करेंगे - ताकि आप अपने प्रोजेक्ट प्रबंधन को संगठित कर सकें।

8 questions and answers

Would the Kanban system work for 5000 items?

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Yes, the Kanban system can work for 5000 items. However, it's important to note that the effectiveness of Kanban largely depends on how well it's implemented and managed.

For a large number of items, it's crucial to have a well-structured system and clear categories to prevent the board from becoming overwhelming.

Also, using digital Kanban tools might be more efficient for managing such a large number of items as they often come with features that can help with organization and tracking.

Remember, the key to Kanban is visualizing the workflow, limiting work in progress, and continuously improving the process.

What programs would work with QuickBooks Desktop and Excel?

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There are several programs that can integrate with QuickBooks Desktop and Excel.

For accounting and financial management, programs like Zoho Books, FreshBooks, and Xero can work with QuickBooks and Excel.

For inventory management, Fishbowl and SOS Inventory are good options.

For payroll and HR, Gusto and QuickBooks Payroll can be integrated.

For CRM, Method:CRM and Zoho CRM can work with QuickBooks and Excel.

For time tracking, TSheets and Time Tracker can be used.

For reporting, programs like QQube and Zed Axis can be integrated.

Remember, the level of integration may vary from program to program. Always check with the software provider to understand the extent of integration.

After the data is in Excel, how can you use Excel's features to create tasks?

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After importing data into Excel, you can utilize its features to manage tasks effectively. For instance, conditional formatting can be used to highlight tasks that are overdue, high-priority, or assigned to a specific team member. This feature allows you to apply different formatting options to cells, rows, or columns based on specific conditions or criteria. It can be a powerful tool for project management as it can help you visually track project progress, identify risks or issues early, and prioritize tasks effectively.

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हालांकि इस टेम्पलेट का उपयोग कॉर्पोरेट, छोटे व्यापार, या व्यक्तिगत पहलों के लिए किया जा सकता है - हम "हाउस फ्लिप" के ह्यूमनिटेरियन उदाहरण का उपयोग करने जा रहे हैं ताकि आपको इस टेम्पलेट का उपयोग कैसे करना है, इसके कंक्रीट उदाहरण मिल सकें।

हाउस फ्लिपिंग की आकर्षण नकारना संभव नहीं है। लोकप्रिय टीवी शो एक चमकदार चित्र बनाते हैं: एक खराब संपत्ति खरीदें, उसे एक स्टाइलिश मेकओवर दें, और उसे अच्छे मुनाफे के लिए बेच दें। यह साधारण लग सकता है, लेकिन यह बहुत अधिक जटिल है। एक सफल फ्लिप एक मजबूत और विस्तृत प्रोजेक्ट योजना है; इसके बिना, सपना जल्दी ही एक महंगे डरावने सपने में बदल सकता है। इसे टालने के लिए, कई लोग विभिन्न समाधानों की कोशिश करते हैं: कागज पर नोट्स से लेकर अनंत रिमाइंडर ऐप्स और महंगे प्रोजेक्ट प्रबंधन सॉफ्टवेयर तक, संगठनात्मक उपकरण की खोज बहुत ही जटिल हो सकती है। इसे सरल बनाने के लिए, हमने एक प्रोजेक्ट योजना टेम्पलेट (भाग 2) स्प्रेडशीट टेम्पलेट बनाया है।

2 questions and answers

We currently have 5000 active rows representing tasks. How should we manage this?

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Managing 5000 active rows representing tasks can be a challenge, but there are several strategies you can employ.

Firstly, consider using a database management system (DBMS) like SQL or NoSQL. These systems are designed to handle large amounts of data and can provide efficient querying, sorting, and filtering capabilities.

Secondly, you could use project management software. Tools like Jira, Asana, or Trello can help you organize and prioritize tasks, assign them to team members, and track their progress.

Lastly, consider breaking down your tasks into smaller, more manageable sub-tasks. This can make the overall project seem less daunting and can help ensure that no task is overlooked.

Remember, the key to managing large amounts of data is organization and efficient use of the tools at your disposal.

What is project management?

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Project management is a practice of initiating, planning, executing, controlling, and closing the work of a team to achieve specific goals and meet specific success criteria at the specified time. It involves organizing the project's tasks, managing teams, setting deadlines, and tracking the project's progress. Tools for project management can range from simple spreadsheets to complex software like Microsoft Project, Asana, Trello, etc. It's crucial in any field, including house flipping, where it can help manage the renovation process effectively.

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टेम्पलेट का उपयोग करते हुए, हम विभिन्न प्रोजेक्ट्स और कार्यों का प्रबंधन कैसे करें और उन्हें विभिन्न दृश्यों में विश्लेषण करने का उदाहरण देंगे, जैसे कि:

इस लेख में, टेम्पलेट का उपयोग एक घर-फ्लिपिंग को शुरू से संगठित करने के लिए किया जाएगा। हम प्रोजेक्ट बनाने और कार्यों की सूची बनाने से शुरू करेंगे ताकि हम प्राथमिकताओं, जोखिमों, और परिणामों का विश्लेषण कर सकें। टेम्पलेट का उपयोग कैसे करें और - कौन जाने - एक घर-फ्लिपिंग प्रोजेक्ट को कैसे संगठित करें, इसके बारे में जानने के लिए पढ़ते रहें.

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What are some common misconceptions about using a project plan template for a house-flipping project?

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Some common misconceptions about using a project plan template for a house-flipping project include the belief that such templates are too rigid and don't allow for flexibility, that they are too complex for beginners, or that they are unnecessary and time-consuming. In reality, a well-designed project plan template can provide a clear roadmap for the project, help identify potential risks and challenges, and save time and effort in the long run.

What are some alternative strategies to organize a house-flipping project?

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Some alternative strategies to organize a house-flipping project could include: 1. Using a project management software: This can help you keep track of all tasks, deadlines, and budgets. 2. Hiring a professional project manager: They can oversee the project and ensure everything is running smoothly. 3. Creating a detailed business plan: This can outline your strategy, budget, timeline, and potential challenges. 4. Building a reliable team: Having a team of trusted contractors and real estate professionals can make the process smoother. 5. Regularly reviewing and adjusting your plan: This can help you stay on track and adapt to any unexpected challenges.

How can global companies like Apple or Google utilize this project plan template for their own projects?

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Global companies like Apple or Google can utilize this project plan template by adapting it to their specific needs. They can list their tasks, analyze priorities, risks, and outcomes, and manage different projects in various views such as Kanban board, Triage matrix, Risk analysis, Gantt chart, and a Dashboard. This can help them to have a clear overview of the project's results and outcome.

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प्रोजेक्ट सेटअप

कल्पना करें कि आपने एक खराब संपत्ति खरीदी है जिसे आप एक लाभकारी रत्न में बदलना चाहते हैं। इस यात्रा पर निकलने के लिए, आपको एक मजबूत योजना की आवश्यकता है। यहां 'प्रोजेक्ट्स' टैब का काम आता है.

प्रोजेक्ट को एक स्पष्ट और संक्षिप्त नाम देना शुरू करें। हमारे उदाहरण के लिए, चलिए इसे "एल्म स्ट्रीट रिवाइवल" कहते हैं। 'शुरू' और 'समाप्ति तिथि' सेट करें और प्रोजेक्ट के लक्ष्यों और स्कोप का संक्षेप में वर्णन करें.यह "एक ऐतिहासिक घर का पूर्ण नवीनीकरण बिक्री के लिए।" की तरह हो सकता है। फिर, यह सुनिश्चित करने के लिए एक अनुमानित बजट सेट करें कि आप इसके भीतर रहें।

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Can you provide a real-world example of a project plan similar to the 'Elm Street Revival' in the tech industry?

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A real-world example of a project plan in the tech industry similar to the 'Elm Street Revival' could be the development of a new software application. The project could be named 'App Genesis'. The goals and scope could be 'Development and launch of a user-friendly mobile application to streamline online shopping'. The project would have a start and end date, and an estimated budget to ensure costs are kept within limits. Just like the 'Elm Street Revival', the project would involve various stages including planning, execution, monitoring, and completion.

What are some alternative methods to manage and analyze projects apart from using tools like Triage matrix or Risk analysis?

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Some alternative methods to manage and analyze projects include using tools like Gantt charts, Kanban boards, and dashboards. Gantt charts are visual representations of a project's timeline, showing tasks, their dependencies, and their progress. Kanban boards are a visual way to manage tasks and workflows, allowing teams to see the status of different tasks and identify bottlenecks. Dashboards provide an overview of a project's status, including key metrics and progress towards goals.

How can global companies like Google or Tesla utilize tools like the Kanban board or Gantt chart in their project management strategies?

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Global companies like Google or Tesla can utilize tools like the Kanban board or Gantt chart in their project management strategies in several ways. The Kanban board is a visual tool that allows teams to see the status of different tasks and projects at a glance. It can help in identifying bottlenecks and ensuring a smooth flow of work. On the other hand, a Gantt chart is a timeline view that shows when each task should start and end, who is responsible for it, and how tasks overlap with each other. It can help in planning and scheduling projects, managing dependencies between tasks, and tracking progress. Both tools can be used together for effective project management.

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'उपपरियोजनाएं' टैब यह भी सुनिश्चित करता है कि प्रत्येक उपपरियोजना के लिए विभिन्न टीम सदस्यों को नियुक्त किया जा सकता है और उन्हें पद के आधार पर वर्गीकृत किया जा सकता है। इस तरह, आप परियोजना नेता और प्रबंधक को जोड़ सकते हैं ताकि पता चल सके कि कौन वितरण और कार्यान्वयन के लिए जिम्मेदार है। यह भी संभव है कि अन्य सहयोगियों को जोड़ा जा सकता है, जैसे कि ठेकेदार, आंतरिक डिजाइनर, वित्तीय विश्लेषक, और अन्य।

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Can you provide real-world examples of how the 'Subprojects' tab has been used in project management?

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In project management, the 'Subprojects' tab is often used to break down larger projects into smaller, more manageable parts. For example, in a construction project, the 'Subprojects' tab could be used to separate different aspects of the project such as design, construction, and inspection. Each subproject could then be assigned to different team members based on their expertise. This allows for better organization and tracking of individual tasks within the larger project.

What are some alternative methods to categorize team members in project management?

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There are several alternative methods to categorize team members in project management. One common method is by role or function, where team members are grouped based on their specific roles or responsibilities within the project. Another method is by skill set, where team members are grouped based on their specific skills or expertise. A third method is by department or division, where team members are grouped based on their department or division within the organization. Finally, team members can also be categorized by project phase or stage, where team members are grouped based on the specific phase or stage of the project they are involved in.

How can global companies like Apple or Google effectively utilize the 'Subprojects' tab in their project management?

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Global companies like Apple or Google can effectively utilize the 'Subprojects' tab in their project management by assigning different team members to each subproject and categorizing them by position. This allows for clear delegation of responsibilities and ensures that everyone knows who is accountable for the delivery and execution of each subproject. It also allows for the addition of other collaborators, such as contractors, interior designers, financial analysts, and others, further enhancing the project's efficiency and effectiveness.

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हम मील के पत्थरों की सूची अब तैयार कर सकते हैं, जबकि मूल परियोजना की जानकारी और टीम संरचना तैयार हैं। मील के पत्थर आपकी परियोजना के भीतर महत्वपूर्ण घटनाएं या चरण होते हैं जो महत्वपूर्ण प्रगति को चिह्नित करते हैं और इनमें कई कार्य हो सकते हैं - जिसे हम बाद में कवर करेंगे। इस उदाहरण में, मील के पत्थर वे कमरे हो सकते हैं जिन्हें एक सफल घर फ्लिप के लिए नवीनीकरण की आवश्यकता होती है - रसोई, बेडरूम, लिविंग रूम, बाथरूम, और एक घर में जो कुछ भी मिल सकता है। इस परिणामस्वरूप, प्रगति को ट्रैक करना और जो कुछ अभी तक करना बाकी है, वह आसान हो जाता है।

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Can you provide a real-world example of a successful project that utilized milestones effectively?

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A real-world example of a successful project that utilized milestones effectively is the renovation of a house. In this project, the milestones could be the rooms that need renovation such as the kitchen, bedrooms, living rooms, bathrooms, and everything you can find in a house. These milestones mark significant progress in the project and make it easier to track what has been done and what is yet to be done.

What are some alternative methods to track progress in project management other than using milestones?

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Apart from milestones, there are several other methods to track progress in project management. These include Gantt charts, which provide a visual timeline for tasks; Kanban boards, which allow for real-time progress tracking; and burndown charts, which show work left to do versus time. Additionally, regular status meetings and reports can also be effective in tracking progress.

How can the concept of project milestones be applied to a global company like Google?

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The concept of project milestones can be applied to a global company like Google in several ways. For instance, Google could set milestones for the development of new features or products, the expansion into new markets, or the achievement of certain financial goals. These milestones would serve as significant markers of progress towards the company's overall objectives. They would help to keep the project on track and provide clear indicators of success or areas for improvement.

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कार्य प्रबंधन

जैसा कि हमारा एल्म स्ट्रीट का घर खड़ा है, एक पुराने घर से एक नए घर में परिवर्तित होने की प्रतीक्षा कर रहा है, 'कार्य' टैब हमारा रोडमैप बन जाता है। यह टेम्पलेट का कोर है, जहां सभी जानकारी दर्ज की जाती है ताकि अन्य टैब्स से दृश्य बनाए जा सकें - कानबान से डैशबोर्ड चार्ट्स तक।यह टैब सिर्फ यह नहीं बताता कि क्या करना है; इसमें यह भी शामिल है कि इसकी कीमत कितनी होगी और किसे सफल परियोजना के लिए प्राथमिकता दी जानी चाहिए।

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How have recent events influenced the use and effectiveness of spreadsheets like the Project Plan template in project management?

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Recent events, particularly the global shift to remote work due to the COVID-19 pandemic, have significantly influenced the use and effectiveness of spreadsheets like the Project Plan template in project management. The need for digital tools that allow for remote collaboration and real-time updates has increased. Spreadsheets like the Project Plan template have proven to be versatile tools, allowing for task tracking, risk analysis, and project overview, among other things. They can be accessed and updated from anywhere, making them ideal for remote work. However, their effectiveness can be limited by factors such as the user's proficiency with spreadsheets and the complexity of the project.

What are the success rates of projects that have implemented the Project Plan spreadsheet template?

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The success rate of projects that have implemented the Project Plan spreadsheet template can vary greatly depending on a number of factors such as the complexity of the project, the skill and experience of the project team, and how effectively the template is used. The template itself is a tool to help manage and organize project tasks, but it does not guarantee success. Success is more likely if the project is well-planned, the team is well-coordinated, and risks are effectively managed.

What is the impact of using a spreadsheet like the Project Plan template on operational risk management?

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Using a spreadsheet like the Project Plan template can significantly impact operational risk management. It allows for a structured approach to managing tasks, costs, and priorities, which are crucial aspects of risk management. The template provides different views such as Kanban board, Triage matrix, Risk analysis, and Gantt chart, enabling a comprehensive analysis of the project's risks. It also includes a dashboard for an overview of the project's results and outcomes. This can help in identifying potential risks early, prioritizing them, and developing mitigation strategies, thereby enhancing operational risk management.

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कार्य विवरण

घर में प्रवेश करने और पहले कार्य को कल्पना करने का कल्पना करें। 'कार्य' टैब में परियोजना और संबंधित मीलकर्म चुनें। हमारी एल्म स्ट्रीट परियोजना के लिए 'परियोजनाओं' टैब में बनाए गए मीलकर्म का चयन करें, जैसे 'किचन' वाला। ऐसे वर्गीकरण कार्यों को विस्तृत क्रियाओं में विभाजित करने में मदद करते हैं। यह "नए कैबिनेट स्थापित करने" और "पुराने प्रकाश यंत्रों को बदलने" से लेकर "एक आधुनिक किचन सिंक में अपग्रेड करने" तक हो सकता है। ये विस्तृत कार्य सुनिश्चित करते हैं कि घर के हर कोने को ध्यान में रखा जाता है।

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फिर, कार्य को एक विशेष टीम सदस्य को सौंपकर कार्य को सौंपें। उदाहरण के लिए, अगर टिम आपका विश्वसनीय बढ़ई है, तो उसे नए कैबिनेट स्थापित करने का काम दें। भूमिकाओं को निर्दिष्ट करके, आप संचार को सुचारू बनाते हैं और संभावित ओवरलैप्स या उपेक्षा को दूर करते हैं। एक बार सौंप दिया, आप अनुमानित लागत ($) को आउटलाइन कर सकते हैं। हर कील, फलक, और टाइल की कीमत होती है। प्रत्येक कार्य के लिए लागतों का अनुमान लगाने से सुनिश्चित होता है कि एल्म स्ट्रीट रिवाइवल लाभकारी रहता है और अप्रत्याशित रूप से संसाधनों को नहीं खत्म करता है।

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कार्यों की प्रगति

अब कार्यों को चालू कर दिया गया है, आप कार्य की स्थिति को परिभाषित कर सकते हैं। जानना कि नए कैबिनेट 'प्रगति पर हैं' या सिंक की प्रतिस्थापना 'आगामी' है, परिवर्तन में वास्तविक समय की जानकारी प्रदान करता है।इसके बीच, प्राथमिकता फ़ील्ड आपको यह निर्धारित करने में मदद करता है कि कौन से कार्यों को तत्काल ध्यान की आवश्यकता है या निवेश पर संभावित लाभ। उदाहरण के लिए, पुराने प्रकाश साधनों को बदलने से घर की मूल्य वृद्धि हो सकती है, जिससे यह एक उच्च प्राथमिकता कार्य हो जाता है। उलटा, सौंदर्य सुधार, हालांकि महत्वपूर्ण, प्रतीक्षा कर सकते हैं।

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इसके अलावा, टेम्पलेट प्रत्येक कार्य की प्रगति की निगरानी करने की अनुमति देता है। 'प्रगति' फ़ील्ड प्रतिशत एक स्नैपशॉट प्रदान करता है कि आप प्रत्येक खंड के लिए अपने दृष्टिकोण को कितना पास (या दूर) हैं। जैसे-जैसे कार्य आगे बढ़ते हैं, समापन प्रतिशत को अपडेट करें, और टेम्पलेट एक प्रगति बार के साथ आविष्कार का दृश्य प्रतिष्ठापन करेगा, जब तक कार्य 100% समापन नहीं हो जाता। चेक-इन के लिए, अनुसरण तिथि को एक याद दिलाने वाले के रूप में सेट किया जा सकता है और सुनिश्चित कर सकता है कि कार्य सक्रिय रहते हैं। अब, कार्य प्रगति को एक अधिक सहज लेआउट में देखने के लिए, हमारे पास 'कानबान बोर्ड' टैब है।

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कानबान बोर्ड

जैसा कि आपका एल्म स्ट्रीट परियोजना अनहोनी होती है, "कानबान" टैब एक दृश्य कथानक के रूप में कार्य करता है और घर के परिवर्तन के हर चरण को कैप्चर करता है। 'कार्य' टैब में परिभाषित 'स्टेज' के आधार पर, यह कानबान दृश्य कार्यों का एक गतिशील कथानक प्रदान करता है, उन्हें विभिन्न चरणों में विभाजित करके नवीनीकरण यात्रा पर अगला क्या है, इसकी ट्रैकिंग को सुगम बनाता है।

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कानबान दृश्य में प्रत्येक कार्ड कार्य के बारे में जानकारी प्रदर्शित करता है, जैसे कार्य का नाम, टीम के सदस्य को सौंपा गया, शुरुआत से अंत तक की अवधि, अनुमानित लागत, प्राथमिकता, प्रगति, और निर्धारित अनुसरण तिथि। इस तत्पर पहुंच से कार्य विशिष्टताओं को सुनिश्चित किया जाता है कि, एक नजर में, आप आवश्यक अंतर्दृष्टि के साथ अच्छी तरह से सुसज्जित हैं।

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इस दृश्य में फ़िल्टर भी होते हैं जो आपको तारीख, परियोजना का नाम, मील का पत्थर, टीम के सदस्य और प्राथमिकता के आधार पर प्रदर्शित कार्यों को निर्दिष्ट करने देते हैं। इसके अलावा, बोर्ड भर में दिखाई देने वाले तारीख और मुद्रा के प्रारूप कस्टमाइज़ करने योग्य हैं।

कार्यों के समयरेखा

'कार्य' टैब पर वापस जाते हुए, हम अब 'अवधि विवरण' खंड में कार्य समयरेखा के बारे में जानकारी दर्ज कर सकते हैं। समयरेखाएं केवल कालानुक्रमिक मार्कर से अधिक प्रदान करती हैं; वे प्रगति की कथा प्रदान करती हैं। 'शुरुआत की तारीख' के साथ शुरू करें। यह क्षेत्र उस दिन का प्रतिनिधित्व करता है जब आप एक कार्य शुरू करते हैं। फिर 'नियत तारीख' होती है - देरी से बचने की समय सीमा। 'पूरा होने की तारीख' कार्य समाप्त होने के बाद खेल में आती है। ये सभी तारीखें दृश्यकरण उपकरणों - जैसे कानबान - और विशेष रूप से गांट चार्ट में खिलाड़ी होती हैं।

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गांट चार्ट

गांट चार्ट कार्य अवधि, ओवरलैप्स, और समापन को ट्रैक करने के लिए एक समयरेखा दृश्य प्रदान करता है। मिलकर, ये तारीखें 'कार्य' टैब को एक गतिशील उपकरण में परिवर्तित करती हैं जो समयबद्ध और सफल परियोजना कार्यान्वयन को सुनिश्चित करती है।

यह टैब एक परियोजना के महत्वपूर्ण चेकपॉइंट्स का उच्च स्तरीय दृश्य प्रदान करता है, साथ ही प्रत्येक कार्य का विवरण। आप विशेष तिथियों, परियोजनाओं, मील के पत्थरों, या यहां तक कि टीम सदस्यों द्वारा कार्यों और मील के पत्थरों का पालन करने के लिए फ़िल्टर का उपयोग कर सकते हैं - कानबान बोर्ड टैब के समान।

कार्यों की त्रिजाज

अब, सभी कार्यों का वजन या महत्व समान नहीं होता। कुछ को तत्काल ध्यान की आवश्यकता होती है, जबकि अन्य इंतजार कर सकते हैं। यहां, 'त्रिजाज' फ़ील्ड 'कार्यों' टैब में महत्वपूर्ण हो जाते हैं।

'आवश्यकता' फ़ील्ड एक कार्य की दबाव भरी प्रकृति से संबंधित होता है। तहख़ाने में मूल कार्य को तत्काल कार्रवाई की आवश्यकता होती है, चूंकि यह पूरे घर की संरचनात्मक समग्रता का आधार बनता है। कार्यों को 'अत्यावश्यक' और 'अत्यावश्यक नहीं' के आधार पर श्रेणीबद्ध करना संभव है।

साथ ही, 'महत्व' फ़ील्ड का उपयोग 'महत्वपूर्ण नहीं' या 'महत्वपूर्ण' के आधार पर कार्यों को श्रेणीबद्ध करने के लिए किया जाता है। आवश्यकता को महत्व के लिए गलती से न लें। कुछ कार्य आवश्यक नहीं हो सकते हैं लेकिन वे एल्म स्ट्रीट परियोजना की समग्र सफलता और लाभदायकता के लिए महत्वपूर्ण हैं। उदाहरण के लिए, हार्डवुड फ़्लोर्स के लिए सही फिनिश चुनना समय-संवेदनशील नहीं हो सकता है। फिर भी, यह घर की आकर्षण और बाजार मूल्य को बढ़ाने में महत्वपूर्ण है।

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अगला, 'प्रभाव' फ़ील्ड है, जो 'निम्न' या 'उच्च' हो सकता है। ऐसे कार्यों की पहचान करने में मदद मिलती है जो डोमिनो प्रभाव में उनके व्यापक परिणामों को देखने में मदद करती है।

अंत में, 'प्रयास' फ़ील्ड है, जो 'प्रभाव' फ़ील्ड की तरह, 'निम्न' या 'उच्च' के रूप में श्रेणीबद्ध होता है।यह वर्गीकरण एक कार्य को पूरा करने के लिए समय या संसाधनों के संबंध में किया जा सकता है।

इन क्षेत्रों का सुनिश्चित करना होता है कि संसाधनों का कुशलतापूर्वक आवंटन होता है ताकि समय और निवेश को अधिकतम किया जा सके। इस परिणामस्वरूप, वे 'Triage' टैब में निर्मित दृश्य से सीधे संबंधित होते हैं।

Triage मैट्रिक्स

'Triage' टैब Eisenhower मैट्रिक्स में कार्यों को दर्शाता है, और एक कस्टम दृश्य जो 'Impact' को 'Effort' के खिलाफ cross-reference करता है। Eisenhower मैट्रिक्स कार्यों को आवश्यकता और महत्व पर वर्गीकृत करता है ताकि प्राथमिकताएं ट्रैक की जा सकें।

इसके बीच, Impact बनाम Effort मैट्रिक्स संसाधनों के रणनीतिक आवंटन में सहायता करता है जो कार्यों को हाइलाइट करता है जो प्रभाव में उच्च, फिर भी प्रयास में कम होते हैं, और उलटा। यह कार्यों और परियोजना परिणामों को अनुकूलित करने में भी मदद करता है।

कार्य 'Tasks' टैब से और लागू किए गए फ़िल्टरों के आधार पर मैट्रिक्स में स्वचालित रूप से पॉपुलेट होते हैं। तारीख, परियोजना, मील का पत्थर, और टीम सदस्यों जैसे फ़िल्टर कार्यों को रिफ़ाइन करने में मदद करते हैं। डिफ़ॉल्ट रूप से, प्रत्येक मैट्रिक्स 10 अलग-अलग कार्यों को समायोजित करता है। यदि आपको अतिरिक्त कार्यों को शामिल करने के लिए अधिक जगह की आवश्यकता है:

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1. मैट्रिक्स में जहां आपको जगह जोड़नी है, वहां पंक्ति हेडर्स का चयन करें;
2. हाइलाइट किए गए पंक्ति हेडर पर दाएं क्लिक करें;
3. ड्रॉपडाउन मेनू से 'Insert' का चयन करें.

अपने ट्रायज में वांछित स्थान बनाने के लिए इन चरणों का अनुसरण करें।

कार्यों का जोखिम विश्लेषण

ट्रायज संसाधन आवंटन और प्राथमिकताओं को संगठित करने में बहुत मदद कर सकता है। फिर भी, सबसे अच्छी तरह से तैयार योजनाएं भी चुनौतियों से मुक्त नहीं होती हैं। यहां जोखिम विश्लेषण का काम आता है। टेम्पलेट मदद करता है किसी कार्य या निर्णय की संभावना और गंभीरता को श्रेणीबद्ध करने में जोखिमों का मूल्यांकन और प्रबंधन करने के लिए।

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टेम्पलेट मदद करता है किसी कार्य या निर्णय के जोखिम को श्रेणीबद्ध करने में। 'संभावना' फ़ील्ड को 'असंभाव्य', 'संभाव्य', और 'संभावित' द्वारा श्रेणीबद्ध किया जा सकता है, जबकि 'गंभीरता' फ़ील्ड में 'स्वीकार्य', 'सहनीय', 'अवांछनीय', और 'असहनीय' जैसे मान होते हैं।

दोनों फ़ील्ड्स का संयोजन जोखिम रेटिंग कुंजी फ़ील्ड में परिणामित होता है। यह मापदंड प्रत्येक कार्य या निर्णय से संबंधित संभावित जोखिम का व्यापक रूप से मूल्यांकन करता है। यह 'फ़ील्ड्स' टैब में अनुकूलनीय है। 'प्रोजेक्ट जोखिम विश्लेषण' अनुभाग में, आप संभावना और गंभीरता के विभिन्न संयोजनों के आधार पर रेटिंग कुंजी (अर्थात 'निम्न', 'मध्यम', 'उच्च', या 'अत्यधिक') का चयन कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, एक कार्य या निर्णय जिसे संभावित और असहनीय माना जाता है, उसे 'अत्यधिक' जोखिम के रूप में चिह्नित किया जा सकता है। वहीं, एक जो असंभाव्य और स्वीकार्य है, उसे 'निम्न' जोखिम के रूप में चिह्नित किया जा सकता है। टेम्पलेट पर वापस जाने पर, जोखिम रेटिंग कुंजी 'संभावना' और 'गंभीरता' मानों के आधार पर स्वचालित रूप से असाइन की जाएगी।वे फ़ील्ड्स 'रिस्क विश्लेषण टैब' में एक मैट्रिक्स दृश्य बन जाएंगे।

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रिस्क विश्लेषण मैट्रिक्स

'रिस्क विश्लेषण' टैब परियोजना योजना के दौरान पहचाने गए जोखिमों की एक अधिक विविध समझ देता है। यहां, 'संभावना' और 'गंभीरता' फ़ील्ड्स से जोखिम मूल्यों का क्रॉस-रेफ़रेंस एक मैट्रिक्स दृश्य है जो 'फ़ील्ड्स' टैब में परिभाषित 'रिस्क रेटिंग कुंजी' के साथ रंग-कोडित है। कार्य स्वचालित रूप से सूचीबद्ध होते हैं, और प्रत्येक इंटरसेक्शन बिंदु एक विशिष्ट जोखिम प्रोफ़ाइल प्रदान करता है जिसे 'कार्य' टैब में निर्धारित गंभीरता और संभावना के आधार पर परिभाषित किया जा सकता है।

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यह विधि आपको एक गतिशील जोखिम मूल्यांकन उपकरण बनाने की अनुमति देती है जो परियोजना के साथ विकसित होता है। यह भी पिछले टैब्स से समान फ़िल्टर्स के साथ आता है ताकि आपका विश्लेषण अधिक विशिष्ट हो सके। तारीख, परियोजना, मील का पत्थर, और टीम सदस्य द्वारा जोखिमों की खोज करें ताकि सफल समापन की ओर प्रभावी रूप से योजना बना सकें।

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'कार्य' टैब के सभी खंडों की समीक्षा की गई है और दिखाया गया है कि वे टेम्पलेट के भिन्न-भिन्न दृश्यों को कैसे प्रभावित कर सकते हैं। लेकिन हमें अभी भी दो को समझना बाकी है: RACI मैट्रिक्स और डैशबोर्ड।

RACI मैट्रिक्स

एल्म स्ट्रीट नवीनीकरण जैसी परियोजनाओं में, भूमिकाओं और जिम्मेदारियों की स्पष्टता एक आवश्यकता है। असंगत स्थितियाँ अराजकता का कारण बन सकती हैं, जबकि स्पष्ट विभाजन सुचारू कार्यान्वयन सुनिश्चित करता है। यही स्थिति है जहां RACI मैट्रिक्स का काम आता है।

RACI का मतलब होता है Responsible, Accountable, Consulted, और Informed। यह यह दर्शाता है कि कौन सा कार्य किसने किया, किसकी जिम्मेदारी है, किससे निर्णय के लिए परामर्श करना है, और किसे अद्यतित और सूचित करना है। इस टैब का उपयोग करने के लिए, 'Elm Street renovation' जैसी परियोजना का चयन करें। एक बार चयनित होने पर, इस परियोजना से संबंधित मील के पत्थर स्वचालित रूप से मैट्रिक्स में भर दिए जाते हैं, जिससे अधिक विस्तृत कार्यों के लिए मंच तैयार हो जाता है।

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ड्रॉपडाउन मेनू का उपयोग आपके द्वारा ट्रैक करने के लिए चुने गए टीम सदस्यों का चयन करने के लिए किया जाता है। चूंकि परियोजना का चयन किया गया है, ड्रॉपडाउन केवल 'Elm Street renovation' के साथ जोड़े गए टीम सदस्यों को ही प्रदर्शित करेगा, जैसा कि 'Projects' टैब में परिभाषित है। यहां से, आप उन कार्यों का चयन करें जिन्हें आप प्रबंधित करने का लक्ष्य रखते हैं और, प्रत्येक चयनित कार्य के लिए, अपने टीम सदस्यों को भूमिकाएं सौंपें। यह आवंटन निर्धारित करता है कि किसकी क्या जिम्मेदारी है, हर सदस्य की परियोजना के दौरान भागीदारी के लिए एक रोडमैप बनाता है।

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RACI टैब का उपयोग करके, आप स्पष्टता स्थापित करते हैं और सुनिश्चित करते हैं कि हर सहभागी, स्टेकहोल्डर्स से लेकर कार्यकर्ताओं तक, अपनी विशेष भूमिका को परियोजना के दायरे में समझता है।

परियोजना डैशबोर्ड

सभी भागों का एक सारांश आवश्यक होता है जब परियोजना का कार्यान्वयन किया जा रहा होता है या यहां तक कि जब यह समाप्त हो चुकी होती है। और इसके लिए, टेम्पलेट में एक डैशबोर्ड होता है।"Dashboard" टैब आपकी परियोजना में आपकी सर्वात्मक खिड़की के रूप में कार्य करता है, सभी पिछले टैबों से डेटा संग्रहित करके एक समग्र चित्र प्रस्तुत करता है।

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विश्लेषण को यदि आवश्यक हो तो अधिक विशिष्ट बनाने के लिए फ़िल्टर भी उपलब्ध हैं। आप परियोजना, मील के पत्थर, और टीम के सदस्यों द्वारा फ़िल्टर कर सकते हैं। ये फ़िल्टर इसके नीचे के सभी खंडों को प्रभावित करेंगे। परियोजना के अवलोकन खंड में, मुख्य परियोजना विवरणों का संग्रह मिल सकता है, जैसे कि कौन आगे बढ़ रहा है, सेट मील के पत्थर के बनाम उन्हें प्राप्त किए गए का तुलनात्मक विश्लेषण, और कार्यों की औसत अवधि। आपको परियोजना की प्रगति के बारे में नहीं सिर्फ जानकारी होगी, बल्कि गति और संभावित त्वरण क्षेत्रों के बारे में भी जानकारी होगी।

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परियोजना विश्लेषण खंड आगामी सप्ताह के लिए सेट किए गए आसन्न कार्यों को उभारता है। कार्यों का स्टेज और सौंपे गए टीम सदस्यों द्वारा एक समग्र विभाजन प्रस्तुत करना यह सुनिश्चित करता है कि कोई भी कार्य चूक ना जाए, और कि संसाधन प्रभावी रूप से आवंटित किए जाते हैं।

अगले, बजटिंग और वित्तीय योजना वित्तीय विश्लेषण का मुख्य स्थान लेती हैं। यह लागतों को उल्लेख करता है, मील के पत्थरों, व्यक्तिगत टीम सदस्य योगदान, और विशिष्ट कार्यों द्वारा विभाजित। ऐसा संरचित दृश्य सुनिश्चित करने में मदद करता है कि परियोजना बजट के भीतर रहे और, यदि नहीं, तो जहां अधिक खर्च हो रहे हैं, उसे निर्दिष्ट करता है।अंत में, जोखिम विश्लेषण एक भविष्यवाणी दृष्टिकोण प्रदान करता है, कार्यों को उनकी संभावना के आधार पर वर्गीकृत करता है जो संभावित बाधाओं का कारण बन सकती हैं और उनकी गंभीरता।

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निष्कर्ष

एल्म स्ट्रीट नवीनीकरण जैसी जटिल परियोजना का प्रबंधन मुख्य मील के पत्थरों से परे होता है; यह हर जटिल विवरण को सुनिश्चित करने के बारे में है जो एक सीमाहीन कार्यान्वयन के लिए संरेखित होता है। प्रोजेक्ट योजना टेम्पलेट (भाग 2) टेम्पलेट एक संरचित दृष्टिकोण प्रदान करता है सब कुछ संभालने के लिए, कार्य असाइनमेंट्स और प्राथमिकता से लेकर जोखिम मूल्यांकन तक। इसे एक्सेल और गूगल शीट्स में डाउनलोड किया जा सकता है अपने अगले परियोजनाओं पर एक स्पष्ट दृष्टिकोण के लिए।

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