Enter your email address to download and customize spreadsheets for free
ہمارے واقعہ منصوبہ بند ٹیمپلیٹ کے ساتھ کامیاب واقعہ منظم کریں۔ بجٹ تیار کریں، میزوں کی تقسیم کے ساتھ مہمانوں کی فہرست تیار کریں اور ٹکٹ فروخت کے اختیارات، واقعہ کے ایجنڈے کی ساخت، اور ڈیش بورڈ کے ذریعے واقعہ کے نتائج کا تشخیص کریں۔ چاہے آپ شادی کی منصوبہ بندی کرنا چاہتے ہوں، ورکشاپ کا انعقاد کرنا چاہتے ہوں یا لانچ پارٹی میزبانی کرنا چاہتے ہوں، اوزار واقعہ کی تفصیلات کے مطابق ترتیب دینے کے لئے قابل ترمیم ہیں۔ ٹیمپلیٹ مائیکروسافٹ ایکسل اور گوگل شیٹس دونوں کے لئے دستیاب ہے۔
Download free weekly spreadsheets
Enter your email address to download and customize spreadsheets for free
Not for commercial use
Download 'واقعہ منصوبہ بند' spreadsheet — 10 sheets
+39 more spreadsheets per quarter
that's $3 per spreadsheet
/ Quarterly
Commercial use allowed. View other plans
اصطلاح [EDQ]Bridezilla[EDQ] معاشرتی طور پر اتنی اہمیت رکھتی ہے کہ اس کا مقام Urban Dictionary میں بھی ہے۔ اس پر تو پورا ٹی وی شو بھی مختص ہے۔ تماشائیوں کو یہ حیرت ہوتی ہے کہ یہ دلہن بننے والی خواتین خوشی کے موقع کو اتنا پیچیدہ اور شدید کیوں بنا رہی ہیں؟ وجہ یہ ہے کہ واقعہ منصوبہ بندی پیچیدہ اور شدید ہوتی ہے اور منطقی خوابوں کی کمی ہوتی ہے۔ لیکن جب تک آپ کے پاس منظم ہدایت ہوتی ہے جس کا آپ اتباع کر سکتے ہیں، تو واقعہ منصوبہ بندی اتنی بری بھی نہیں ہوتی۔ کچھ لوگ سر درد کو حل کرنے کے لئے پیشہ ورانہ واقعہ منصوبہ بنانے والوں کو بڑی رقم ادا کرتے ہیں، لیکن ہمارے پاس یہاں ایک اور بھی آسان چیز ہے: ایک واقعہ منصوبہ بند اسپریڈ شیٹ ٹیمپلیٹ۔
پورے نو گز کو سیکھنے کے لئے ساتھ چلیں تاکہ ایک کامیاب واقعہ منظم کر سکیں: شروعاتی منصوبہ بندی اور بجٹ بنانے کے مرحلے سے لے کر واقعہ کے دن تک۔ واقعہ منصوبہ بند اسپریڈ شیٹ کا استعمال کرتے ہوئے، ہم اسے دو مشہور صورتحال کے لئے ترتیب دیں گے: ایک شادی اور ایک کانفرنس۔ یہ آپ کی زاتی اور پیشہ ورانہ زندگی دونوں کو امید کرتے ہیں۔
اس واقعہ منصوبہ بند کا استعمال کیسے کرنا ہے، ہم اس کے مختلف حصوں کو کور کریں گے:
ہمارے واقعہ منصوبہ بند کی خصوصیات اور کارکردگی کے بارے میں مزید جاننے کے لئے، پڑھتے رہیں۔ ہم ٹیمپلیٹ کے لئے مکمل ٹیوٹوریل شیئر کریں گے جس میں ہم دستیاب اوزاروں کے ساتھ واقعہ کی منصوبہ بندی اور تنظیم کے طریقے پر مزید ٹپس شامل ہوں گے۔
Download free weekly spreadsheets
Enter your email address to download and customize spreadsheets for free
Not for commercial use
Download 'واقعہ منصوبہ بند' spreadsheet — 10 sheets
+39 more spreadsheets per quarter
that's $3 per spreadsheet
/ Quarterly
Commercial use allowed. View other plans
ٹیمپلیٹ واقعہ کی بنیادی خدمات کو تنظیم کرنے کے لئے ایک ٹیب فراہم کرتا ہے۔ 'خدمات' کی میز میں، تمام دستیاب اختیارات کی فہرست بنائیں اور اپنی ضروریات کے لئے سب سے مناسب ایک تعین کریں۔اس کے علاوہ، یہ میز خدمات کی قسم بندی کی اجازت دیتی ہے زمرہ بندی، مذاکرات کے مراحل، ترجیحات، اور دیگر معیارات کے حساب سے۔
[tool][EDQ]مثال کے طور پر، ایک شادی کی تقریب کی تنظیم جس کو اچھا مقام چاہیے۔ اسے ریکارڈ کرنے کے لئے، 'خدمت' کے میدان میں [EDQ]Venue[EDQ] درج کریں ساتھ ہی دلچسپی کی کمپنی اور اس کی تفصیلات سے رابطہ کریں۔ اگلے، زمرہ بندی، موجودہ مذاکرات کا مرحلہ، خدمت کی ترجیح، اور کل لاگت کا انتخاب کریں۔ متعاقب میدان مختلف خدمات کی موازنہ کرنے میں مددگار ہوتے ہیں۔ اگر آپ مخصوص خدمت کو معاہدہ کرنے کے بارے میں غیر یقینی ہیں، تو 'معاہدہ کی حیثیت' کو 'کھلا' تبدیل کریں۔ اب، اگر آپ نے خدمت کے ساتھ آگے بڑھنے کا فیصلہ کیا ہے، تو 'معاہدہ کی حیثیت' کو 'بند' تبدیل کریں۔ ادائیگی کے بعد، اسے ادا کرنے کے لئے 'ادائیگی کی حیثیت' کا میدان استعمال کریں۔
اپنے واقعہ کے لئے آپ نے جو خدمات غور کی ہیں یا رابطہ کیا ہے، ان سب کی فہرست بنائیں۔ موازنہ بھی ایک اہم جزو کے ساتھ ڈیش بورڈ میں شامل ہوتا ہے - بجٹ۔
یہ بھی ضروری ہے کہ تخمینی لاگتوں کو اصل لاگتوں سے الگ کیا جائے۔ اس طرح، یہ واقعہ اپنے مقررہ بجٹ کے دائرے میں رہنے کی یقینی بناتا ہے۔ ٹیمپلیٹ آپ کو ہر ضروری خدمت کے زمرے کے لئے بجٹ مختص کرنے کی اجازت دیتی ہے۔ 'فیلڈز' ٹیب میں، واقعہ کی ضرورتوں کے مطابق زمرے قائم کریں، جیسے [EDQ]Food & Beverages[EDQ], [EDQ]Entertainment[EDQ], یا [EDQ]Rentals[EDQ]۔ اگلے، ہر زمرے کے لئے بجٹ کی تفصیل بتائیں۔
[tool][EDQ]جب آپ 'Services' ٹیب میں ایک سروس شامل کرتے ہیں، تو ٹیمپلیٹ خود بخود خرچے کو پہلے سیٹ کردہ بجٹ کے مقابلے میں رکھتا ہے۔ یہ موازنہ، جو کل بجٹ کو اصل واقعہ کی لاگت کے مقابلے میں دکھاتا ہے، ڈیش بورڈ میں ظاہر ہوتا ہے - جسے ہم بعد میں تفصیل سے بتائیں گے۔
جیسا کہ ذکر کیا گیا ہے، ٹیمپلیٹ سروس کی ترجیح کی اجازت دیتا ہے، جو بجٹ کی موازنہ اور تقسیم کو آسان بناتا ہے۔ 'Services' ٹیب میں سروس کی ترجیح منتخب کریں، اور ٹیمپلیٹ 'conditional formatting' کے ذریعے ایک رنگ تفویض کرتا ہے۔ آپ ان رنگوں کو ترتیب دینے کے لئے ترمیم کر سکتے ہیں۔
[tool][EDQ]Excel Format میں:
Google Sheets Version میں:
یہ ممکن ہے کہ آپ اس عمل کو conditional formatting استعمال کرنے والے دیگر فیلڈز پر بھی لاگو کریں۔
ہم نے پہلے ہی ایونٹ کی لاگتوں کو زمرہ بند کرنے کا طریقہ کار سمجھا دیا ہے۔ تاہم، اس کے علاوہ بھی کچھ ہے۔ مثلاً، شادی کے موقع پر، ہر مہمان کی RSVP کی حیثیت اور میز کی تفویض جاننا بہت اہم ہوتا ہے۔ کانفرنس کے لئے، ٹکٹ کی فروخت شاید ضروری ہو جائے۔ یہ ٹیمپلیٹ 'مہمانوں کی فہرست' کے ٹیب میں دونوں صورتحالات کو شامل کرتا ہے۔
شادیوں کے لئے، ایک مہمان کو ان کے نام اور رابطہ تفصیلات درج کرکے شامل کریں۔ اس نقطے سے، تفصیلات میزبانی کی قسم کے بنا پر مختلف ہوتی ہیں۔ 'مہمان کی قسم'، 'عمر گروپ' اور ان کی 'ایونٹ شرکت' کے تحت مہمانوں کو ترتیب دیں اور زمرہ بند کریں - اگر ضرورت ہو تو یہ فیلڈز قابل ترمیم ہیں۔ اگر ایونٹ مختلف زمرے مانگتا ہے، تو 'فیلڈز' ٹیب میں انہیں ترتیب دینا ممکن ہے۔
ٹیمپلیٹ کی طرف واپس آتے ہوئے، آپ مہمان RSVP کی حیثیت (یعنی، نہیں، شاید، ہاں، یا کوئی جواب نہیں) کو اپ ڈیٹ کرکے حاضری کا نظم و نسق برقرار رکھ سکتے ہیں۔ 'میز تفویض کریں' کی خصوصیت شادیوں یا اسی طرح کے ایونٹس کے لئے بیٹھک کی تقسیم کرنے میں مدد دیتی ہے۔ مہمانوں کو جہاں بیٹھنا ہوگا، وہ میز منتخب کریں اور انہیں مختلف زمرے کے تحت تنظیم کریں، ہر ایک کو ایک منفرد رنگ سے نمایاں کیا گیا ہے۔ آپ خاندان، دوستوں، کام کے ساتھیوں یا ایونٹ کی ضروریات کے مطابق کسی بھی دوسرے گروہ کے لئے میزیں تشکیل دے سکتے ہیں۔ ہم بعد میں اس خصوصیت کی ضرورت پر بات کریں گے جو 'میز چارٹ' دیکھنے کے لئے ضروری ہوگی۔
[tool][EDQ]اب، کانفرنس کی صورتحال میں، آپ پہلے کے مہمان کو ہی شامل کر سکتے ہیں۔ان کو زمرہ بند کرنے کے لئے، یا تو وہی زمرے استعمال کریں یا انہیں بہتر طور پر واقعہ کو عکس کرنے کے لئے ترتیب دیں، جیسے کہ مہمان کے پیشہ ورانہ علاقے کی تفصیل کریں۔ اگر ٹکٹ فروخت کانفرنس کا حصہ ہیں، تو ہر مہمان نے جو ٹکٹ خریدا ہے اس کی قسم منتخب کریں۔ ٹکٹ کی قسموں کو 'Fields' ٹیب میں ترتیب دیا جا سکتا ہے، اور ہر ایک کو پہلے سے طے شدہ قیمت کے ساتھ مقرر کیا جا سکتا ہے۔ ایک بار جب ٹکٹ مقرر ہو جاتا ہے، اسے 'ادا کردہ' کے طور پر نشان زد کریں، اور ٹیمپلیٹ خود بخود اسے واقعہ کی آمدنی میں شامل کرے گا۔
اس خصوصیت کا ایک دلچسپ پہلو یہ ہے کہ یہ شادیوں کے لئے قابل ترمیم ہے۔ جبکہ ٹکٹ فروخت شادیوں کے لئے معمولی نہیں ہوتی، لیکن عطیات اور تحفے عام ہوتے ہیں۔ ٹکٹ فروخت کے فنکشن کا استعمال ان عطیات کو منظم اور نگرانی کرنے کے لئے کریں۔ جب ٹکٹ زمرہ بندی کرتے ہوں، تو عطیات یا تحفے کے اختیارات شامل کریں تاکہ میزبان کو مہمانوں کو مختص کردہ کل عطیات کا اندازہ ہو۔
ہمارے واقعہ منصوبہ بند میں واقعات کے لئے ایک خصوصی ٹیب کا انتظام ہے جس میں ٹیبل تفویضات ہوتی ہیں۔ 'ٹیبل چارٹ' ٹیب میزوں اور ان کے متعلقہ مہمانوں کا مکمل لے آؤٹ پیش کرتی ہے۔ ہر رنگ مختلف ٹیبل زمرے کو ظاہر کرتا ہے۔ لے آؤٹ مہمانوں کو ان کے RSVP حیثیت کے بنیاد پر نمایاں بھی کرتا ہے: سرخ رنگ غیر تصدیق شدہ مہمانوں کو ظاہر کرتا ہے، جبکہ کالا رنگ تصدیق شدہ مہمانوں کو ظاہر کرتا ہے۔
ٹیمپلیٹ اس لے آؤٹ کو خودکار طور پر تیار کرتا ہے، جو پچھلے ٹیبز سے معلومات کی بنیاد پر ہوتا ہے، جیسے کہ جب ہم نے 'Guest list' ٹیب میں ایک مہمان شامل کیا اور انہیں ایک میز تفویض کی۔ 'Assign a table' فیلڈ میں قیمتوں کو 'Fields' ٹیب میں ترتیب دیا جا سکتا ہے۔آپ مختلف میز کیٹیگریز بنا سکتے ہیں، ہر ایک کے ساتھ اپنا رنگ کوڈ، اور انہیں مخصوص میزوں کے ساتھ تفویض کر سکتے ہیں۔ اگر زیادہ ترتیب بندی کی ضرورت ہو تو میز کے ناموں میں ترمیم بھی ممکن ہے۔
میز کی ترتیب بندی کرنے کے بعد، 'مہمان لسٹ' ٹیب میں خصوصیت استعمال کرنے کے لئے دستیاب ہوگی۔ جیسے جیسے میزیں تفویض کی جاتی ہیں، 'ٹیبل چارٹ' ٹیب میں دیکھنے کا منظر خود بخود بنایا جاتا ہے جو پچھلے ٹیبز سے ایک ہی رنگ کوآرڈینیشن کے ساتھ۔
[tool][EDQ]یہ خصوصیت شادی کے موقع پر بیٹھنے کی ترتیب اور کس نے اپنی موجودگی کی تصدیق کر دی ہے، کو دیکھنے کے لئے بہت مفید ہے۔ ہاں، یہ دیگر مقاصد کے لئے بھی استعمال کیا جا سکتا ہے۔ کانفرنس کی ترتیب میں، مثلاً، مہمانوں کو مخصوص کمروں، آڈیٹوریمز، اور دیگر خلاوں میں تقسیم کرنے کے لئے یہ خصوصیت استعمال کی جا سکتی ہے۔ میز کے ناموں اور کیٹیگریز کو ضرورت کے مطابق ترتیب دیں، اور ٹیبل چارٹ ایک ہی طرح استعمال کیا جا سکتا ہے۔ تخلیقی بنیں، اور ممکنہ طور پر بہت ساری خصوصیات ہیں۔
لے آؤٹ کو PDF میں برآمد کرنے کے لئے بھی بہترین بنایا گیا ہے تاکہ اس کی تقسیم میں مدد مل سکے۔
ایکسل میں:
گوگل شیٹس میں:
ان اقدامات کی پیروی کرکے، ٹیبل چارٹ پی ڈی ایف تیار ہوجائے گا تاکہ اسے بھیجا اور شیئر کیا جاسکے۔
واقعہ کا دن وہ ہے جب سب کچھ منصوبہ بندی کے مطابق چلنا چاہئے۔ ٹیمپلیٹ میں واقعہ کے دن کے ایجنڈے کو منظم اور منصوبہ بنانے کے لئے ایک خصوصی ٹیب موجود ہے۔ آپ کاموں کی فہرست بنا سکتے ہیں، انہیں مختلف لوگوں کو سونپ سکتے ہیں، شروع اور ختم ہونے کے وقت مقرر کر سکتے ہیں، اور انہیں ترجیح دے سکتے ہیں۔
[tool][EDQ]ہمارا واقعہ منصوبہ بند گھنٹے کے ایجنڈے کا تفصیلی فہرست بھی فراہم کرتا ہے اگر ضرورت ہو۔ کاموں کو افراد کو سونپیں اور دن کی سرگرمیوں، مقامات اور ذمہ داریوں کا نقشہ بنائیں۔ ٹیمپلیٹ میں چھ مختلف ایجنڈوں کے لئے جگہ موجود ہے تاکہ آپ ہر چیز کا نگرانی اور کنٹرول کر سکیں۔
یہ اوزار مختلف واقعہ کی صورتحال میں مددگار ہو سکتے ہیں۔ کانفرنسوں کے لئے، یہ خصوصیت یقینی بناتی ہے کہ متکلمین، اجلاس، اور وقفے بغیر رکاوٹ کے ہوتے ہیں۔ مخصوص اجلاسات کے لئے کمرے مختص کریں، نیٹ ورکنگ کے لئے وقت مختص کریں، اور یہ یقینی بنائیں کہ تمام منطقی پہلو، رجسٹریشن سے لے کر ختمی تبصرے تک، درست ہیں۔ اب، شادیوں کے لئے، دن کا ردم بھی برابر ہے۔ تقریب کے شروع ہونے کے وقت سے لے کر، فوٹو سیشن، کھانے کے وقفے تک اور آخری رقص تک، ہر لمحہ اہم ہے۔ کاموں کو سونپ کر اور واضح وقتی سربیاہی مقرر کرکے، آپ یہ یقینی بناتے ہیں کہ ہر چیز منصوبہ بندی کے مطابق ہوتی ہے۔
مزید، جیسے ہی میز چارٹ کی ترتیب کو پی ڈی ایف میں برآمد کیا جا سکتا ہے، اسی طرح ممکن ہے کہ واقعہ کے دن کا ایجنڈا پی ڈی ایف فارمیٹ میں تبدیل کریں۔ پہلے کے جیسے ہی اقدامات کا پیروی کریں، اور پی ڈی ایف چھاپنے، بھیجنے یا حسب مرض حصہ کرنے کے لئے دستیاب ہوگا۔
ہم نے واقعہ کی منصوبہ بندی کے ہر پہلو کو تشریح کیا، بجٹ تقسیم سے لے کر گھنٹے کی تفصیل تک۔ یہ ٹیمپلیٹ اس ڈیٹا کو ڈیش بورڈ میں مرکزیت دیتی ہے، جو واقعہ کے نتائج دکھاتی ہے اور فیصلوں میں مدد کرتی ہے تاکہ بجٹ کی پابندی یقینی بنائی جا سکے۔ ڈیش بورڈ میں مقصودہ واقعہ کی لاگت، سیلز یا منافع کے تجزیے کے لئے فلٹرز بھی شامل ہیں۔
ڈیش بورڈ کا پہلا حصہ [EDQ]خدمات اور اخراجات[EDQ] ہے۔ اس حصے میں 'خدمات' ٹیب میں تفصیل شدہ خدمات سے متعلق تمام معلومات اور ابتدائی بجٹ شامل ہیں۔ چارٹ آپ کو مختلف خدمات میں لاگتوں کا نگرانی کرنے کی اجازت دیتے ہیں اور مقررہ بجٹ کے ساتھ موازنہ کرنے میں مدد کرتے ہیں، مختلف ترجیحات اور زمرے کو مد نظر رکھتے ہوئے۔ مثلاً، شادی کی صورت میں، آپ شاید وینیو یا کیٹرنگ کی خرچے کو ترجیح دیں، جبکہ کانفرنس میں، میزبان فیس یا ٹیکنالوجی کی لاگتوں کو ترجیح دی جا سکتی ہے۔
[tool][EDQ]یہ زمرے کے اندر خدمت کی تفصیلات کا موازنہ کرنے کی بھی اجازت دیتا ہے۔ مطلوبہ زمرہ منتخب کریں اور 'خدمات' ٹیب سے متعلقہ خدمات خود بخود فہرست بن جائیں گی۔میز نما اور چارٹ ایک واضح لاگت فائدہ کی نظریہ پیش کرتے ہیں تاکہ آپ محفوظ فیصلے کر سکیں اور آپ کا بجٹ تجاوز نہ ہو۔
اگلے حصے میں 'ٹکٹ فروخت' کا تذکرہ کیا گیا ہے۔ ورکشاپس کی طرح آمدنی کے ذرائع والے واقعات کے لئے، یہ حصہ 'مہمان لسٹ' ٹیب کے ڈیٹا کا استعمال کرتے ہوئے ٹکٹ فروخت سے کل آمدنی کو خلاصہ کرتا ہے۔ شادی کے موقع پر، جیسا کہ ذکر کیا گیا ہے، جبکہ روایتی ٹکٹ فروخت شاید لاگو نہ ہو، یہ حصہ تحفے یا عطیات کی تعاقب کرنے کے لئے ترمیم کیا جا سکتا ہے اور نتائج یہاں بالکل اسی طرح دکھایا جا سکتا ہے۔ یہ RSVP کی حیثیتوں کی تقسیم بھی پیش کرتا ہے اور حاضرین کی تعداد کا حساب لگاتا ہے۔
[tool][EDQ]مزید، آپ 'مہمان لسٹ' ٹیب سے چارٹس میں مرغوبہ فیلڈ کا انتخاب کر سکتے ہیں۔ وہ فیلڈز ہیں جو واقعہ کی ضروریات کے بنیاد پر ترمیم کی جا سکتی ہیں۔ ڈیش بورڈ پھر، ہر فیلڈ کے لئے کل آمدنی دکھاتا ہے اور اشارہ دیتا ہے کہ ادائیگی ہوئی ہے یا نہیں۔
آخر میں، ڈیش بورڈ کا آخری حصہ واقعہ کے منافع کا تعین کرتا ہے۔ لاگت اور آمدنی کے ڈیٹا کی بنیاد پر، یہ حصہ وہ چارٹس پیش کرتا ہے جو واقعہ کی آمدنی کو ظاہر کرتے ہیں، حتی کہ یہ ایک فرد مہمان کی بنیاد پر اسے توڑ بھی دیتا ہے۔ یہ واقعہ کے پورے سفر کو عکاسی کرتا ہے۔ ابتدائی منصوبہ بندی کے مراحل سے لے کر آخری منافع کی حساب کتاب تک، یہ واضح تصویر پیش کرتا ہے کہ آپ کہاں کامیاب ہوئے اور کہاں آپ کے پاس بہتری کے لئے جگہ ہے۔یہ ایک سیکھنے کا آلہ بھی ہے، تاکہ یقینی بنایا جا سکے کہ ہر واقعہ جو آپ منصوبہ بناتے ہیں وہ آخری سے بہتر ہو۔
[tool][EDQ]جیسا کہ آپ دیکھ سکتے ہیں، کامیاب واقعہ صرف بڑے لمحات کے بارے میں نہیں ہوتا، بلکہ اس کے بارے میں بھی ہوتا ہے جو اس تک پہنچنے کی معمولی تفصیلات ہیں۔ بے شک، غور کرنے کے لئے بہت سی تفصیلات ہیں: بجٹ بنانے، مہمانوں کا انتظام، واقعہ کے ایجنڈے، بیٹھنے کی تقسیم، صرف چند نام لینے کے لئے۔ لیکن امید ہے، آپ اب اس ٹیمپلیٹ کے ساتھ اپنے اگلے واقعہ کو زیادہ بہتر طریقے سے منظم کر سکتے ہیں، جو Excel یا Google Sheets میں ڈاؤن لوڈ کیا جا سکتا ہے۔
ہمیں تبصرے میں بتائیں اگر آپ کے پاس کوئی واقعہ منصوبہ بنانے کی ٹپس اور ٹرکس ہیں، تاکہ ہم سب آپ کے تجربے سے کچھ سیکھ سکیں۔
Download free weekly spreadsheets
Enter your email address to download and customize spreadsheets for free
Not for commercial use
Download 'واقعہ منصوبہ بند' spreadsheet — 10 sheets
+39 more spreadsheets per quarter
that's $3 per spreadsheet
/ Quarterly
Commercial use allowed. View other plans