خلاصہ
کینبان کیا ہے؟ کینبان ایک منصوبہ منظم کرنے کا فریم ورک ہے جو نوٹ کارڈ کی تصویر کشی کا استعمال کرتا ہے تاکہ کارڈز کو بورڈ پر اس طرح سے ترتیب دیا جا سکے کہ ٹیم کے رکن آسانی سے دیکھ سکیں کہ ہر کام یا منصوبہ کام کی فلو کے مراحل میں کہاں ہے۔ کینبان سسٹم، جو ٹویوٹا میں ایجاد کیا گیا تھا، نے اس کارخانہ کو سالانہ تین سو گاڑیاں بیچنے سے دنیا کے سب سے بڑے گاڑی بنانے والے میں تبدیل کر دیا اور 2021 تک سو اربوں کی آمدنی کمائی۔ نیچے، ہم کینبان اور اس کی ابتدا کی تفصیل دیتے ہیں، کینبان بورڈ کیسے کام کرتا ہے، اور آپ کیسے ہمارے بنائے گئے کینبان بورڈ اسپریڈ شیٹ ٹیمپلیٹ کو ڈاؤن لوڈ اور ترتیب دے سکتے ہیں۔
کینبان کی وضاحت
کینبان سسٹم کو 1950 کی دہائی میں ٹویوٹا میں صنعتی انجینئر تائیچی اوہنو نے تیار کیا تھا۔ کینبان کا لفظ دو جاپانی الفاظ سے آیا ہے، "Kan" 看 جس کا مطلب علامت ہوتا ہے، اور "Ban" 板، جس کا مطلب بورڈ ہوتا ہے، یعنی "علامتی بورڈ۔" یہ لفظ جاپان میں 1600 کے دور میں مقبول ہوا جب معیشت نے اچھی ترقی کی اور جاپانی شہروں میں مقابلہ کرنے والے کاروباروں کی سیلاب آ گئی جنہیں گاہکوں کے لئے مقابلہ کرنے اور نمایاں ہونے کے لئے فنکارانہ علامتی بورڈوں کی ضرورت تھی۔یہ روایت نیون، LED، اور 3D بل بورڈز تک جاری رہی ہے جو آج کل جاپانی شہروں کو آباد کرتے ہیں۔ ان سائن بورڈز میں سے بہترین نے اپنی بنیادی قیمتوں کو جتنا ممکن ہو سکے واضح اور مختصر طریقے سے بیان کیا۔
اوہنو کا کینبان سسٹم ایک سائن بورڈ پر سائن کارڈز کا استعمال کرتا ہے تاکہ بصری طور پر یہ دکھایا جا سکے کہ کام کس مرحلے میں ہے، اور دیکھنے والوں کو اگلے کام کی بہاو میں کون سے اقدامات کرنے ہیں۔ اوہنو کے اپنے الفاظ میں، یہ سسٹم یہ ڈیزائن کیا گیا تھا، "صرف وہی پیدا کرنے کے لئے جو ضرورت ہے، جب ضرورت ہو اور جتنی مقدار میں ضرورت ہو۔" اوہنو نے ٹویوٹا کے سی ای او کیچیرو ٹویوڈا کی خواہش پر یہ سسٹم ایجاد کیا، جو چاہتے تھے کہ ٹویوٹا امریکی کار کمپنیوں کی پیداوار کے ساتھ مقابلہ کرے تین سالوں کے اندر۔ ہاں، لیکن کمپنی اتنی خراب حالت میں تھی کہ وہ نئے ملازمین بھی نہیں رکھ سکتی تھیں۔ ان کے پاس امریکیوں کے پاس موجود آلات نہیں تھے، اور نئے لوگوں کو نہیں رکھ سکتے تھے، لہذا انہوں نے اپنی پیداوار بڑھانے کے لئے ایک اندرونی سسٹم تیار کرنا پڑا۔
تائیچی اوہنو نے مشین شاپ مینیجر تک کام کر کے اپنا راستہ بنایا اور آخر کار ایک ڈائریکٹر بن گئے۔اس دوران، اُس نے سات مرکزی ضائع ہونے والے علاقوں کو شناخت کیا جو کمپنی کی کارکردگی میں کمی کا باعث بنے۔ خاص طور پر، انہوں نے زیادہ پیداوار اور خام مواد کے ذخیرہ انبار کے مسائل کا سامنا کیا، جب مصرف کی تقاضا میں اتار چڑھاؤ ہوتا تو ضائعہ پیدا ہوتا۔ لہذا، اوہنو کو ایک نظام تیار کرنے کی ضرورت تھی جو اشارہ دے کہ نئی مصنوعات کی ضرورت ہے، جو صرف صحیح وقت پر پیداوار لائن اور خام مواد کے فراہم کنندہ کے ساتھ شیئر کیا جا سکتا ہے۔
1956 میں جب اوہنو نے امریکہ گئے اور امریکی سپر مارکیٹ چین پگلی وگلی کا دورہ کیا تو انہیں احساس ہوا۔ یہ نظام انہیں پریروک کارڈ کا استعمال کرنے کی ترغیب دیتا ہے تاکہ وہ تقاضا کو ٹریک کر سکیں اور ضرورت کے مطابق کارروائی کا اشارہ دیں۔ یہ کارڈ پیداوار لائن سے منسلک ہوتے تھے جب تک کہ کارڈ ختم نہ ہو جاتا۔ پھر کارڈ کار سے منسلک ہوتا، اور جب یہ بیچ دیا جاتا، تو کارڈ واپس پیداوار لائن میں چلا جاتا۔ صرف جب کارڈ لائن میں واپس آتا تھا تو کام کرنے والے نئی مصنوعات کی تیاری شروع کرتے۔ پھر بھی، کارڈ "منتظر قطار" میں رکھے جاتے تھے جب تک وہ ایک خاص تعداد تک نہ پہنچ جائیں، جو اشارہ دیتا ہے کہ تقاضا جاری رکھنے کے لئے کافی ہے۔ (Source)
کارڈ صرف کاروں کے لئے استعمال نہیں ہوتے تھے - لیکن پیداوار کے عمل میں ہر مواد کے پاس اپنا کینبان کارڈ ہوتا تھا تاکہ فراہم کنندگان بھی وہی نظام استعمال کرتے۔ یہ اسٹاک پائلنگ کو کم کرتا، کارگردگی میں بہتری لاتا، اور پوری سپلائی چین میں نمایاں ہوتا۔ 1964 میں، کینبان نظام پوری کمپنی میں پھیل گیا اور ٹویوٹا کے تمام عملات میں استعمال ہوا۔ یہ آخر کار بڑے پیمانے پر ٹویوٹا پیداوار نظام کی جانب لے گیا، جس کے بارے میں آپ ہماری [related bracelet="toyo"] کتاب کے خلاصے میں مزید پڑھ سکتے ہیں، یا ہمارے [related bracelet="proopt"] پریزینٹیشن ٹیمپلیٹ فریم ورک کی تشریح کے حصے کے طور پر ایک ویڈیو دیکھ سکتے ہیں۔
کینبان بورڈز کیسے کام کرتے ہیں
آج کل، کینبان نظام کو حقیقی نوٹ کارڈز کے ساتھ نہیں کیا جاتا۔ کینبان کو آخر کار سافٹ ویئر صنعت نے اپنایا اور یہ عموما لین یا آگائل منصوبہ بندی کے طریقہ کار کے ساتھ استعمال ہوتا ہے۔ آگائل ایک مکرر منصوبہ بندی کا انداز ہے، جہاں منیجر ایک بڑے منصوبے کو چھوٹے منصوبوں میں تقسیم کرتا ہے جو منفرد طور پر منصوبہ بندی، ڈیزائن، تعمیر، اور تجربہ کی جاتی ہیں تاکہ تیزی سے بھیجا جا سکے۔چونکہ Agile ایک پروجیکٹ مینجمنٹ کا فلسفہ ہے، اور Kanban ایک پروجیکٹ مینجمنٹ کا آلہ ہے، دونوں کو بیک وقت استعمال کیا جا سکتا ہے اور حتی کہ Scrum طریقہ کار کے ساتھ شامل کیا جا سکتا ہے تاکہ کچھ وقت کے لئے ایک گروہ کے کاموں پر کام کیا جا سکے جسے ایک سپرنٹ کہا جاتا ہے۔ (ماخذ)
ڈیجیٹل کینبان بورڈز آج کل رنگ بھرے کالمز کو شامل کرتے ہیں، جو ہر علیحدہ کام کے مرحلے کو نمائندہ کرتے ہیں، اور کارڈز، جو مکمل کرنے کے لئے فردی کاموں یا پروجیکٹس کو نمائندہ کرتے ہیں۔ کینبان بورڈز عموماً "WIP" حدود کے ساتھ آتے ہیں، جو "کام-میں-ترقی" کی حدود کے لئے کھڑے ہوتے ہیں۔ یہ ایک دیے گئے کالم / مرحلے میں کاموں کی تعداد کو محدود کرتے ہیں، تاکہ کوئی بھی مرحلہ بیک لاگ نہ ہو جائے اور بوتل نیک بن جائے۔ سوئملینز کو ٹیموں، سرگرمیوں یا خدمات کی قسموں میں کاموں کو علیحدہ کرنے کے لئے استعمال کیا جا سکتا ہے۔ (ماخذ)
ڈیجیٹل کینبان بورڈز جیسے کہ Atlassian کی Trello کینبان سسٹم کا استعمال کرتے ہیں اور ہر کام اور مصنوعات کے بارے میں معلومات کو منظم کرنے کی اضافی فنکشنلٹی پیش کرتے ہیں۔اس طرح، کینبان بورڈز کو ذاتی کاموں کو منظم کرنے، ایڈیٹوریل کیلنڈر بنانے، یا سیلز پائپ لائن کو منظم کرنے کے لئے استعمال کیا جا سکتا ہے۔ وہ مصنوعات کی ترقی کی روڈ میپ کو منظم کرنے یا بھرتی فنل کو ٹریک کرنے میں مدد کر سکتے ہیں۔ لیکن زیادہ تر تنظیموں اور مصنوعات کے منیجرز کو اپنا کینبان بورڈ بنانے کے لئے ایڈوانس سافٹ ویئر کی ضرورت نہیں ہوتی۔ جیسا کہ ٹویوٹا نے دکھایا، آپ کو صرف اپنے کام کی فلو کی واضح تصویر اور اپنے منصوبے کو ہر مرحلے کے ذریعے گزرتے ہوئے بصری کرنے کا طریقہ چاہیے۔
کینبان بورڈ اسپریڈ شیٹ
کاموں کو بصری طور پر منظم کریں
سب سے پہلے، موجودہ منصوبے کے لئے تمام کاموں کو کام کی فہرست میں درج کریں۔ ہر کام کو اس کے مرحلے، ترجیح، ذمہ دار مالک، اور شروع اور مقررہ تاریخ کو مقرر کریں۔ پھر، پروگریس بارز کے ساتھ کام میں ترقی کا ٹریک رکھیں، یہ کتنے گھنٹوں میں مکمل ہوا، اور ایک بار مکمل ہونے کے بعد، اس کی آخری تاریخ۔ ان ڈراپ ڈاؤنز کو ترمیم کرنے کے لئے، آپ فیلڈز ٹیب کا استعمال کر سکتے ہیں، تاکہ نئے ذمہ دار ٹیم کے رکن، مراحل، اور ترجیحی سطحوں کو شامل کر سکیں۔ آپ اپنی کام میں ترقی کی حد بھی مقرر کر سکتے ہیں، جو کینبان کا اہم حصہ ہے۔
کینبان میں، ہر کام کو اس کی ترجیح کی سطح کے مطابق رنگ بھرا کیا گیا ہوتا ہے، جو اس کے مرحلے کے مطابق ہوتا ہے۔ اگر کوئی خاص مرحلہ اپنی WIP حد تک پہنچ گیا ہے تو مرحلے کا کالم خاکستری ہو جائے گا۔ اس کا استعمال اس لئے کیا جاتا ہے تاکہ کام کی فلو کا کوئی حصہ زیادہ سے زیادہ نہ ہو جائے۔
اپنے کاموں کو کیلنڈر پر دیکھیں
اگر آپ اپنے کاموں کو ان کی آنے والی تاریخ کے مطابق ترتیب دینا چاہتے ہیں، تو کیلنڈر کی تصویری ترتیب آپ کی فہرست میں پہلی تاریخ کے مطابق کام کو ترتیب دیتی ہے، تاکہ آپ اپنے آنے والے تمام کاموں کا پورا 12 ماہ کا کیلنڈر نظارہ دیکھ سکیں۔
اپنے کاموں کو ڈیش بورڈ کے ساتھ دیکھیں
اور ڈیش بورڈ کل کاموں کی تعداد کو ٹریک کرتا ہے جو مکمل ہو چکے ہیں اور انہیں مکمل کرنے کے خلاف، ساتھ ہی ہر شخص کو تفویض کی گئی کتنی کاموں کی تعداد ہے اور ہر مرحلے میں۔ اور یہ کینبان کے بارے میں آپ کو جاننے کی ضرورت ہے۔ مت بھولیں، آپ اس کینبان بورڈ اسپریڈ شیٹ کو ڈاؤن لوڈ کر سکتے ہیں اور اپنی پروجیکٹ مینجمنٹ کی ضروریات کے لئے اسے ترتیب دے سکتے ہیں تاکہ وقت اور کام کی گھڑیوں کو بچا سکیں۔
اور اگر آپ چاہتے ہیں کہ مزید اسپریڈ شیٹ کے اوزار آپ کی سب سے زیادہ اہم مقاصد کو حاصل کرنے میں مدد کریں، تو ہمارے [related bracelet="todosheet"] اسپریڈ شیٹ ٹیمپلیٹ کے ساتھ ساتھ ہمارے [related bracelet="task"] پریزینٹیشن ٹیمپلیٹ کو بھی چیک کریں جو متبادل ٹاسک ٹریکر تصویری ظاہری اور منصوبہ بندی کے اوزار فراہم کرتا ہے تاکہ آپ کا کام ہر بار وقت پر مکمل ہو سکے۔
