¿Qué es "Kanban"? Kanban es un marco de gestión de proyectos que utiliza una visualización de tarjetas para estilizar tarjetas en un tablero de manera que los miembros del equipo puedan ver fácilmente en qué etapa se encuentra cada tarea o proyecto en una serie de etapas de flujo de trabajo. El sistema Kanban, inventado en Toyota, ayudó a transformar al fabricante de automóviles de vender menos de trescientos coches al año a ser uno de los mayores fabricantes de automóviles del mundo y generar cientos de miles de millones en ingresos a partir de 2021. A continuación, explicamos Kanban y sus orígenes, cómo funciona un "Tablero Kanban", y cómo puedes descargar y personalizar la plantilla de hoja de cálculo Tablero Kanban que hemos creado para empezar.
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El sistema Kanban fue desarrollado por el ingeniero industrial Taiichi Ohno en Toyota en la década de 1950. El término Kanban proviene de dos palabras japonesas, "Kan" 看 que significa señal, y "Ban" 板, que significa tablero, también conocido como "cartel." El término se popularizó en Japón alrededor de los años 1600 cuando la economía despegó, y las ciudades japonesas se inundaron de empresas competidoras que necesitaban carteles artísticos para destacar y competir por los clientes. Esta tradición ha continuado hasta los carteles de neón, LED, y 3D que pueblan las ciudades japonesas hoy en día. Los mejores de estos carteles comunicaban su valor central de la manera más clara y concisa posible.
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El sistema Kanban de Ohno utiliza tarjetas de señales en un tablero para mostrar visualmente en qué etapa se encuentra una tarea y sugerir a los espectadores qué acciones tomar a continuación en un flujo de trabajo de proceso. En palabras de Ohno, el sistema fue diseñado, "para producir solo lo que se necesita, cuando se necesita y en la cantidad necesaria." Ohno inventó este sistema a petición del CEO de Toyota, Kiichiro Toyoda, quien quería que Toyota compitiera con la productividad de las compañías de automóviles americanas en menos de tres años. Sin embargo, la compañía estaba en tan mal estado que ni siquiera podían contratar a nuevos empleados. No tenían el equipo que tenían los americanos, y no podían contratar a gente nueva, así que tuvieron que desarrollar un sistema interno para aumentar su productividad.
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Taiichi Ohno trabajó su camino hasta convertirse en el gerente del taller de máquinas y finalmente se convirtió en director. Durante este tiempo, identificó siete áreas clave de desperdicio que contribuían a la disminución del rendimiento en la empresa. En particular, enfrentaban problemas de sobreproducción y acumulación de materias primas, lo que generaba desperdicio cuando la demanda del consumidor fluctuaba. Así que Ohno necesitaba crear un sistema para señalar cuándo se requería un nuevo producto, que pudiera ser compartido con la línea de producción y el proveedor de materias primas en el momento justo…
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La epifanía llegó en 1956 cuando Ohno fue a los Estados Unidos y visitó la cadena de supermercados americana Piggly Wiggly.El sistema lo inspiró a usar tarjetas de papel a lo largo de la cadena de suministro para rastrear la demanda y señalar acciones según sea necesario. Estas tarjetas se adjuntarían a la línea de producción hasta que se terminara una tarjeta. Luego, la tarjeta se adjuntaría al automóvil y, una vez vendido, la tarjeta volvería a la línea de producción. Solo cuando la tarjeta regresara a la línea, los trabajadores podrían comenzar a desarrollar un nuevo producto. Incluso entonces, las tarjetas se mantendrían en una "cola pendiente" hasta que alcanzaran un número específico, lo que indicaba que había suficiente demanda para continuar. (Fuente)
Las tarjetas no solo se usaban para automóviles, sino que cada material en el proceso de producción tenía su propia tarjeta Kanban para que los proveedores trabajaran con el mismo sistema. Esto redujo el acopio, mejoró la eficiencia y proporcionó visibilidad en toda la cadena de suministro. Para 1964, el sistema Kanban se extendió por toda la empresa y se utilizó en todos los procesos en Toyota. Eventualmente, llevó al sistema de producción de Toyota más grande, del cual puede leer más en nuestro resumen del libro del mismo nombre Sistema de Producción Toyota, o ver un video al respecto como parte de nuestra explicación del marco de la plantilla de presentación Metodologías de Optimización de Procesos.
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Hoy en día, el sistema Kanban no se ejecuta con tarjetas físicas.Kanban fue finalmente adoptado por la industria del software y se utiliza a menudo con el método de gestión de proyectos Lean o Agile. Agile es un estilo de gestión de proyectos iterativo, donde el gerente divide un gran proyecto en proyectos más pequeños que se planifican, diseñan, construyen y prueban individualmente para enviar más rápido. Debido a que Agile es una filosofía de gestión de proyectos, y Kanban es una herramienta de gestión de proyectos, los dos pueden usarse simultáneamente e incluso incorporarse con la metodología Scrum para trabajar en un grupo de tareas en un corto período conocido como sprint. (Fuente)
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Los tableros Kanban digitales de hoy incorporan columnas codificadas por colores, que representan cada etapa de trabajo separada, y tarjetas, que representan tareas individuales o proyectos a realizar. Los tableros Kanban también suelen venir con lo que se conoce como límites "WIP", que representan los límites de "trabajo en progreso". Estos limitan el número de tareas en una columna/etapa dada, para que ninguna etapa se atasque y se convierta en un cuello de botella. Las pistas de nado se pueden usar para separar tareas entre equipos, actividades o tipos de servicio. (Fuente)
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Los tableros Kanban digitales como Trello de Atlassian utilizan el sistema Kanban y ofrecen funcionalidad adicional para organizar información sobre cada tarea y producto.De esta manera, los tableros Kanban pueden ser utilizados para gestionar tareas personales pendientes, construir un calendario editorial, o administrar un embudo de ventas. Pueden ayudar a gestionar una hoja de ruta de desarrollo de producto o a seguir un embudo de reclutamiento. Pero la mayoría de las organizaciones y los gestores de producto no necesitan software avanzado para crear su propio tablero Kanban. Como demostró Toyota, todo lo que necesitas es una imagen clara de tu flujo de trabajo, y una forma de visualizar tu proyecto a medida que transita por cada etapa.
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Primero, introduce todas las tareas de un proyecto actual en la lista de tareas. Asigna a cada tarea su etapa, prioridad, responsable y fecha de inicio y vencimiento. Luego, sigue el trabajo en progreso con las barras de progreso, cuántas horas tomó completar y, una vez completado, su fecha final de finalización. Para editar estos desplegables, puedes usar la pestaña de campos, para agregar nuevos miembros del equipo responsables, etapas y niveles de prioridad. También puedes establecer tu límite de trabajo en progreso, que es una parte crítica de Kanban.
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En el Kanban, cada tarea está codificada por colores según su nivel de prioridad, de acuerdo con la etapa en la que se encuentra. Si una cierta etapa ha alcanzado su límite de WIP, la columna de la etapa se volverá gris. Esto se utiliza para que ninguna parte del flujo de trabajo se vea abrumada.
Si prefieres ordenar tus tareas de acuerdo a su próxima fecha de vencimiento, una visualización de calendario ordena la tarea por la primera fecha de vencimiento en tu lista, para que puedas ver una vista completa de calendario de 12 meses de todas tus próximas tareas.
Y el tablero rastrea la cantidad total de tareas que se han completado contra las que quedan por terminar, así como cuántas tareas hay asignadas a cada persona y en cada etapa. Y eso es todo lo que necesitas saber sobre Kanban. No olvides, puedes descargar y personalizar esta hoja de cálculo Tablero Kanban para tus propias necesidades de gestión de proyectos para ahorrar tiempo y horas de trabajo.
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Y si quieres más herramientas de hoja de cálculo para ayudarte a lograr tus objetivos más importantes, echa un vistazo a nuestra plantilla de hoja de cálculo Lista de Tareas así como nuestra plantilla de presentación Rastreador de Tareas para visualizaciones alternativas de seguimiento de tareas y herramientas de gestión de proyectos para que tu trabajo se realice a tiempo, cada vez.
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