Qu'est-ce que "Kanban" ? Kanban est un cadre de gestion de projet qui utilise une visualisation par carte pour styliser les cartes sur un tableau afin que les membres de l'équipe puissent facilement voir où chaque tâche ou projet se trouve dans une série d'étapes de flux de travail. Le système Kanban, inventé chez Toyota, a aidé à transformer le constructeur automobile de la vente de moins de trois cents voitures par an à l'un des plus grands constructeurs automobiles du monde et à réaliser des centaines de milliards de revenus en 2021. Ci-dessous, nous expliquons Kanban et ses origines, comment fonctionne un "Tableau Kanban", et comment vous pouvez télécharger et personnaliser le modèle de feuille de calcul Kanban Board que nous avons créé pour commencer.
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Le système Kanban a été développé par l'ingénieur industriel Taiichi Ohno chez Toyota dans les années 1950. Le terme Kanban provient de deux mots japonais, "Kan" 看 qui signifie signe, et "Ban" 板, qui signifie tableau, aka "panneau d'affichage." Le terme a été popularisé au Japon vers les années 1600 lorsque l'économie a décollé, et les villes japonaises ont été inondées d'entreprises concurrentes qui avaient besoin de panneaux d'affichage artistiques pour se démarquer et concurrencer pour les clients. Cette tradition s'est poursuivie jusqu'aux panneaux d'affichage au néon, LED, et 3D qui peuplent les villes japonaises aujourd'hui. Les meilleurs de ces panneaux d'affichage communiquaient leur valeur fondamentale de la manière la plus claire et concise possible.
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Le système Kanban d'Ohno utilise des cartes de signes sur un tableau pour montrer visuellement à quel stade se trouve une tâche, et indiquer aux spectateurs quelles actions entreprendre ensuite dans un flux de travail de processus. Dans les propres mots d'Ohno, le système a été conçu, "pour produire uniquement ce qui est nécessaire, quand il est nécessaire et dans la quantité nécessaire." Ohno a inventé ce système à la demande du PDG de Toyota, Kiichiro Toyoda, qui voulait que Toyota concurrence la productivité des entreprises automobiles américaines en moins de trois ans. Cependant, l'entreprise était en si mauvais état qu'elle ne pouvait même pas embaucher de nouveaux employés. Ils n'avaient pas l'équipement que possédaient les Américains, et ne pouvaient pas embaucher de nouvelles personnes, ils ont donc dû développer un système interne pour augmenter leur productivité.
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Taiichi Ohno a gravi les échelons jusqu'au poste de directeur de l'atelier de machines et est finalement devenu directeur. Pendant cette période, il a identifié sept domaines clés de gaspillage qui contribuaient à réduire les performances de l'entreprise. En particulier, ils étaient confrontés à des problèmes de surproduction et d'accumulation de matières premières, ce qui créait du gaspillage lorsque la demande des consommateurs fluctuait. Ohno devait donc créer un système pour signaler quand un nouveau produit était nécessaire, qui pourrait être partagé avec la ligne de production et le fournisseur de matières premières au bon moment…
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L'épiphanie est survenue en 1956 lorsque Ohno s'est rendu aux États-Unis et a visité la chaîne de supermarchés américaine Piggly Wiggly.Le système l'a inspiré à utiliser des cartes en papier à travers la chaîne d'approvisionnement pour suivre la demande et signaler les actions au besoin. Ces cartes seraient attachées à la ligne de production jusqu'à ce qu'une carte soit terminée. La carte serait alors attachée à la voiture, et une fois qu'elle est vendue, la carte retournerait à la ligne de production. Ce n'est que lorsque la carte retournerait à la ligne que les travailleurs pourraient commencer à développer un nouveau produit. Même alors, les cartes seraient conservées dans une "file d'attente en attente" jusqu'à ce qu'elles atteignent un nombre spécifique, ce qui indiquait qu'il y avait suffisamment de demande pour continuer. (Source)
Les cartes n'étaient pas seulement utilisées pour les voitures - mais chaque matériau du processus de production avait sa propre carte Kanban afin que les fournisseurs travaillent sur le même système. Cela a réduit l'accumulation de stocks, amélioré l'efficacité et fourni une visibilité à travers toute la chaîne d'approvisionnement. D'ici 1964, le système Kanban s'est répandu dans toute l'entreprise et a été utilisé dans tous les processus chez Toyota. Il a finalement conduit au plus grand système de production Toyota, dont vous pouvez en savoir plus dans notre Système de Production Toyota résumé du livre du même nom, ou regarder une vidéo à ce sujet dans le cadre de notre Process Optimization Methodologies présentation du modèle explicatif.
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De nos jours, le système Kanban n'est pas exécuté avec des fiches physiques.Kanban a finalement été adopté par l'industrie du logiciel et est souvent utilisé avec la méthode de gestion de projet Lean ou Agile. Agile est un style de gestion de projet itératif, où le gestionnaire divise un grand projet en plus petits projets qui sont planifiés, conçus, construits et testés individuellement pour être livrés plus rapidement. Comme Agile est une philosophie de gestion de projet, et Kanban est un outil de gestion de projet, les deux peuvent être utilisés simultanément et même incorporés à la méthodologie Scrum pour travailler sur un groupe de tâches dans une courte période connue sous le nom de sprint. (Source)
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Les tableaux Kanban numériques d'aujourd'hui intègrent des colonnes codées en couleurs, qui représentent chaque étape de travail séparée, et des cartes, qui représentent des tâches ou des projets individuels à accomplir. Les tableaux Kanban viennent également généralement avec ce qu'on appelle des limites "WIP", qui signifient des limites de "travail en cours". Celles-ci limitent le nombre de tâches dans une colonne/étape donnée, de sorte qu'aucune étape ne s'accumule et ne devient un goulot d'étranglement. Les couloirs de nage peuvent être utilisés pour séparer les tâches entre les équipes, les activités ou les types de service. (Source)
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Des tableaux Kanban numériques comme Trello d'Atlassian utilisent le système Kanban et offrent des fonctionnalités supplémentaires pour organiser les informations sur chaque tâche et produit.De cette façon, les tableaux Kanban peuvent être utilisés pour gérer des tâches personnelles, construire un calendrier éditorial, ou gérer un pipeline de ventes. Ils peuvent aider à gérer une feuille de route de développement de produit ou à suivre un entonnoir de recrutement. Cependant, la plupart des organisations et des chefs de produit n'ont pas besoin de logiciels avancés pour créer leur propre tableau Kanban. Comme Toyota l'a démontré, tout ce dont vous avez besoin est une image claire de votre flux de travail, et une façon de visualiser votre projet au fur et à mesure qu'il passe par chaque étape.
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Tout d'abord, entrez toutes les tâches pour un projet en cours sur la liste des tâches. Attribuez à chaque tâche son étape, sa priorité, le propriétaire responsable, et la date de début et d'échéance. Ensuite, suivez le travail en cours avec les barres de progression, combien d'heures il a fallu pour le terminer, et une fois terminé, sa date de fin finale. Pour modifier ces listes déroulantes, vous pouvez utiliser l'onglet des champs, pour ajouter de nouveaux membres de l'équipe responsables, des étapes, et des niveaux de priorité. Vous pouvez également définir votre limite de travail en cours, qui est une partie essentielle du Kanban.
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Dans le Kanban, chaque tâche est codée par couleur en fonction de son niveau de priorité, selon l'étape à laquelle elle se trouve. Si une certaine étape a atteint sa limite de WIP, la colonne de l'étape deviendra grise. Ceci est utilisé pour qu'aucune partie du flux de travail ne soit submergée.
Si vous préférez trier vos tâches en fonction de leur date d'échéance à venir, une visualisation de calendrier trie la tâche par la première date d'échéance sur votre liste, afin que vous puissiez voir une vue complète du calendrier de 12 mois de toutes vos tâches à venir.
Et le tableau de bord suit le nombre total de tâches qui ont été terminées par rapport à celles qui restent à être terminées, ainsi que le nombre de tâches qui sont assignées à chaque personne et à chaque étape. Et c'est tout ce que vous devez savoir sur Kanban. N'oubliez pas, vous pouvez télécharger et personnaliser cette Kanban Board feuille de calcul pour vos propres besoins de gestion de projet pour gagner du temps et des heures de travail.
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Et si vous voulez plus d'outils de feuille de calcul pour vous aider à accomplir vos objectifs les plus importants, consultez notre Liste de choses à faire modèle de feuille de calcul ainsi que notre Task Tracker modèle de présentation pour des visualisations alternatives de suivi des tâches et des outils de gestion de projet pour accomplir votre travail à temps, à chaque fois.
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