Cos'è "Kanban"? Kanban è un framework di gestione dei progetti che utilizza una visualizzazione su scheda per stilare le carte su una tavola in modo che i membri del team possano facilmente vedere dove si trova ogni compito o progetto in una serie di fasi di flusso di lavoro. Il sistema Kanban, inventato da Toyota, ha aiutato a trasformare il produttore di automobili da una vendita di meno di trecento auto all'anno a uno dei più grandi produttori di automobili al mondo e a realizzare centinaia di miliardi di entrate nel 2021. Di seguito, spieghiamo Kanban e le sue origini, come funziona una "Tavola Kanban" e come è possibile scaricare e personalizzare il modello di foglio di calcolo Kanban Board che abbiamo creato per iniziare.
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Il sistema Kanban è stato sviluppato dall'ingegnere industriale Taiichi Ohno presso Toyota negli anni '50. Il termine Kanban deriva da due parole giapponesi, "Kan" 看 che significa segno, e "Ban" 板, che significa tavola, aka "cartello." Il termine è stato popolarizzato in Giappone intorno al 1600 quando l'economia decollò, e le città giapponesi furono invase da imprese concorrenti che avevano bisogno di cartelli artistici per distinguersi e competere per i clienti. Questa tradizione è continuata fino ai cartelli al neon, LED e 3D che popolano le città giapponesi oggi. I migliori di questi cartelli comunicavano il loro valore fondamentale nel modo più chiaro e conciso possibile.
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Il sistema Kanban di Ohno utilizza cartellini su una bacheca per mostrare visivamente in quale fase si trova un compito, e suggerire agli osservatori quali azioni intraprendere successivamente in un flusso di lavoro di processo. Nelle parole di Ohno, il sistema è stato progettato, "per produrre solo ciò che è necessario, quando è necessario e nella quantità necessaria." Ohno ha inventato questo sistema su richiesta del CEO di Toyota, Kiichiro Toyoda, che voleva che Toyota competesse con la produttività delle aziende automobilistiche americane in meno di tre anni. Tuttavia, l'azienda era in condizioni così precarie che non potevano nemmeno assumere nuovi dipendenti. Non avevano le attrezzature che avevano gli americani, e non potevano assumere nuove persone, quindi dovevano sviluppare un sistema interno per aumentare la loro produttività.
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Taiichi Ohno ha lavorato fino a diventare il responsabile dell'officina e alla fine è diventato un direttore. Durante questo periodo, ha identificato sette aree chiave di spreco che contribuivano a ridurre le prestazioni dell'azienda. In particolare, hanno affrontato problemi di sovrapproduzione e accumulo di materie prime, che creavano sprechi quando la domanda dei consumatori fluttuava. Quindi Ohno doveva creare un sistema per segnalare quando era richiesto un nuovo prodotto, che potesse essere condiviso con la linea di produzione e il fornitore di materie prime al momento giusto…
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L'illuminazione è arrivata nel 1956 quando Ohno è andato negli Stati Uniti e ha visitato la catena di supermercati americana Piggly Wiggly.Il sistema lo ha ispirato ad utilizzare schede di carta lungo la catena di fornitura per monitorare la domanda e segnalare le azioni necessarie. Queste schede sarebbero state attaccate alla linea di produzione fino a quando una scheda non fosse stata completata. La scheda sarebbe poi stata attaccata all'auto, e una volta venduta, la scheda sarebbe tornata alla linea di produzione. Solo quando la scheda sarebbe tornata alla linea, i lavoratori avrebbero potuto iniziare a sviluppare un nuovo prodotto. Anche in questo caso, le schede sarebbero state tenute in una "coda in attesa" fino a quando non avessero raggiunto un numero specifico, che indicava che c'era abbastanza domanda per continuare. (Fonte)
Le schede non venivano utilizzate solo per le auto - ma ogni materiale nel processo di produzione aveva la sua scheda Kanban in modo che i fornitori lavorassero con lo stesso sistema. Questo riduceva l'accumulo di scorte, migliorava l'efficienza e forniva visibilità lungo tutta la catena di fornitura. Entro il 1964, il sistema Kanban si diffuse in tutta l'azienda e veniva utilizzato in tutti i processi presso Toyota. Ha infine portato al più ampio sistema di produzione Toyota, di cui puoi leggere di più nel nostro Sistema di Produzione Toyota riassunto del libro dello stesso nome, o guardare un video a riguardo come parte del nostro Process Optimization Methodologies modello di presentazione esplicativo.
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Oggi, il sistema Kanban non viene eseguito con schede fisiche.Kanban è stato eventualmente adottato dall'industria del software ed è spesso utilizzato con il metodo di gestione del progetto Lean o Agile. Agile è uno stile di gestione del progetto iterativo, dove il manager suddivide un grande progetto in progetti più piccoli che vengono pianificati, progettati, costruiti e testati individualmente per essere spediti più velocemente. Poiché Agile è una filosofia di gestione del progetto, e Kanban è uno strumento di gestione del progetto, i due possono essere utilizzati simultaneamente e persino incorporati con la metodologia Scrum per lavorare su un gruppo di compiti in un breve periodo noto come sprint. (Fonte)
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Le tavole Kanban digitali di oggi incorporano colonne codificate a colori, che rappresentano ogni fase di lavoro separata, e carte, che rappresentano singoli compiti o progetti da realizzare. Le tavole Kanban vengono anche tipicamente fornite con quello che è noto come limiti "WIP", che stanno per limiti di "lavoro-in-corso". Questi limitano il numero di compiti in una determinata colonna/fase, in modo che nessuna fase si accumuli e diventi un collo di bottiglia. Le corsie di nuoto possono essere utilizzate per separare i compiti tra le squadre, le attività o i tipi di servizio. (Fonte)
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Le tavole Kanban digitali come Trello di Atlassian utilizzano il sistema Kanban e offrono funzionalità aggiuntive per organizzare le informazioni su ogni compito e prodotto.In questo modo, le tavole Kanban possono essere utilizzate per gestire le attività personali da fare, costruire un calendario editoriale o gestire un pipeline di vendite. Possono aiutare a gestire una roadmap di sviluppo del prodotto o a monitorare un funnel di reclutamento. Ma la maggior parte delle organizzazioni e dei product manager non ha bisogno di software avanzati per creare la propria tavola Kanban. Come ha dimostrato Toyota, tutto ciò di cui hai bisogno è un'immagine chiara del tuo flusso di lavoro e un modo per visualizzare il tuo progetto mentre passa attraverso ogni fase.
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Prima di tutto, inserisci tutte le attività per un progetto corrente nell'elenco delle attività. Assegna a ciascuna attività la sua fase, priorità, proprietario responsabile e data di inizio e di scadenza. Poi, monitora il lavoro in corso con le barre di avanzamento, quante ore ci sono volute per completarlo e, una volta completato, la sua data di fine finale. Per modificare queste tendine, puoi utilizzare la scheda campi, per aggiungere nuovi membri del team responsabili, fasi e livelli di priorità. Puoi anche impostare il tuo limite di lavoro in corso, che è una parte critica del Kanban.
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Nel Kanban, ogni attività è codificata a colori in base al suo livello di priorità, a seconda della fase in cui si trova. Se una certa fase ha raggiunto il suo limite di WIP, la colonna della fase diventerà grigia. Questo viene utilizzato in modo che nessuna parte del flusso di lavoro venga sopraffatta.
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Se preferisci ordinare i tuoi compiti in base alla loro prossima data di scadenza, una visualizzazione del calendario ordina il compito per la prima data di scadenza sulla tua lista, così puoi vedere una vista completa del calendario di 12 mesi di tutti i tuoi compiti futuri.
E il cruscotto tiene traccia del totale dei compiti che sono stati completati rispetto a quelli che devono ancora essere terminati, così come quanti compiti sono assegnati a ciascuna persona e attraverso ogni fase. E questo è tutto ciò che devi sapere sul Kanban. Non dimenticare, puoi scaricare e personalizzare questo foglio di calcolo Kanban Board per le tue esigenze di gestione del progetto per risparmiare tempo e ore di lavoro.
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E se desideri più strumenti di foglio di calcolo per aiutarti a raggiungere i tuoi obiettivi più importanti, dai un'occhiata al nostro modello di foglio di calcolo Elenco delle Cose da Fare così come al nostro modello di presentazione Task Tracker per visualizzazioni alternative del tracciatore di compiti e strumenti di gestione del progetto per completare il tuo lavoro in tempo, ogni volta.
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