Reunión y Agenda (Parte 2)

Sinopsis

Un estudio del Instituto de Tecnología de Massachusetts mostró que, dado que la mayoría de los profesionales trabajan en promedio 45 años, es probable que pases 22 años en reuniones. A menos que tomes el control y hagas que cada minuto cuente. Asegura que tus reuniones sean productivas con nuestra presentación Reunión y Agenda (Parte 2) y úsala para ahorrar horas de trabajo para ti y tus colegas y siempre alcanzar tus metas. Para aún más opciones de diapositivas, consulta nuestro mazo Reunión y Agenda.

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Aplicación

Steven G. Rogelberg, el profesor de la Universidad de Carolina del Norte en Charlotte, dice que una reunión efectiva se trata de la agenda correcta, y la agenda correcta se trata de hacer las preguntas correctas antes, durante y después de la reunión. Sugiere las siguientes tácticas para lograr esto en su artículo para Harvard Business Review (HBR):

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• Diseñar preguntas que sean específicas y desafiantes – la investigación muestra que los objetivos difíciles, pero alcanzables son los tipos de objetivos más motivadores. "De manera similar, las preguntas de la agenda deben ser diseñadas para desafiar, pero no ser tan descabelladas que los asistentes no las tomen en serio y experimenten frustración", dice Rogelberg.
• Colaborar para identificar lo que realmente importa – para identificar las preguntas correctas, el líder de una reunión primero debe generar preguntas potenciales desde su punto de vista; luego pedir a los asistentes su aporte mientras se está creando la agenda. Después de que se definen tus propias preguntas potenciales para la reunión y se recogen los puntos de vista de los asistentes, reflexiona cuidadosamente sobre el valor y la importancia estratégica de cada pregunta, y excluye las preguntas que son menos importantes.
• Privilegiar las preguntas más importantes primero – los estudios muestran que el contenido al inicio de una agenda recibe cantidades desproporcionadas de tiempo y atención, independientemente de su importancia, dice Rogelberg. Por lo tanto, coloca tus preguntas más convincentes al inicio de la reunión. "Esto no solo asegurará la cobertura de los temas clave; también es una forma de captar rápidamente la atención de los asistentes y transmitir el valor de la reunión. Y aunque está bien comenzar una reunión con 5 minutos o más de noticias y notas, después de que eso concluya, aborda de lleno las preguntas más desafiantes, importantes y vexantes", recomienda.
• Ejecutar la agenda – cuando tus preguntas están finalizadas, distribuye la agenda de la reunión con anticipación, para que los asistentes tengan tiempo de prepararse para las preguntas que se abordarán en la reunión. Rogelberg también alienta a los líderes de reuniones a incluir la agenda de la reunión directamente en la invitación a la reunión para que sea fácil de localizar; luego ejecuta la agenda. Rogelberg dice: "Los líderes más exitosos no solo consideran qué se debe cubrir en una reunión, sino también cómo cubrir cada ítem."

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Consejo de expertos

Recopilamos citas de los líderes empresariales mundiales sobre reuniones que brindan consejos brillantes y aplicables:

• Elon Musk: – "Si no estás aportando valor a una reunión, sal de ella o cuelga la llamada."
• Bill Gates: – "Tienes una reunión para tomar una decisión, no para decidir sobre la pregunta."
• Jason Fried: – "Las reuniones deberían ser como la sal – una especia espolvoreada con cuidado para realzar un plato, no vertida imprudentemente sobre cada bocado. Demasiada sal arruina un plato. Demasiadas reuniones destruyen la moral y la motivación."
• Mark Zuckerberg: – "pide a las personas que envíen materiales con anticipación para que [el equipo] pueda usar el tiempo para la discusión," y "[los equipos de Facebook] intentan ser claros sobre [su] objetivo cuando [ellos] se sientan para una reunión – ¿están [ellos] en la sala para tomar una decisión o para tener una discusión?" dice la Directora de Operaciones de Facebook, Sheryl Sandberg.
• Sundar Pichai: – "[...] No sé cómo estar en una reunión y participar y estar en el correo electrónico al mismo tiempo. Veo que algunas personas lo hacen de manera más efectiva. Nunca he descubierto cómo hacer eso."
• Jeff Bezos: – "[En Amazon], leemos [...] memorandos, en silencio, durante la reunión. Es como una sala de estudio. Todos nos sentamos alrededor de la mesa, y leemos en silencio, generalmente durante unos treinta minutos, el tiempo que nos lleva leer el documento. Y luego lo discutimos."
• Tim Cook: – "Cuanto más larga es la reunión, menos se logra."

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