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Sinossi

Uno studio del Massachusetts Institute of Technology ha dimostrato che, poiché la maggior parte dei professionisti lavora in media 45 anni, è molto probabile che passerai 22 anni in riunioni. A meno che tu non prenda il controllo e renda ogni minuto prezioso. Assicurati che le tue riunioni siano produttive con la nostra presentazione Riunione & Agenda (Parte 2) e utilizzala per risparmiare ore di lavoro per te e i tuoi colleghi e raggiungere sempre i tuoi obiettivi. Per ancora più opzioni di slide, dai un'occhiata al nostro mazzo Meeting & Agenda.

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The Meeting & Agenda presentation aligns with the goal of efficient time management in professional settings by providing a structured format for meetings. This structure helps to keep the meeting focused and on track, reducing the likelihood of unnecessary tangents or discussions. Additionally, the presentation can help to clearly define the goals of the meeting, ensuring that all participants are aware of what needs to be achieved. This can lead to more productive discussions and a more efficient use of time.

Without specific resources to compare with, it's challenging to provide a direct comparison. However, the Meeting & Agenda presentation is designed to make meetings more productive and engaging. It can save hours of work and help reach meeting goals. It's effectiveness would depend on how well it's utilized and the specific needs of the user. Comparatively, other resources may offer different features or approaches, but without specific examples, a detailed comparison isn't possible.

The key features of the Meeting & Agenda presentation that help in reaching meeting goals include a clear and concise agenda, time management tools, and interactive elements to engage the audience. The presentation also includes tools for tracking progress towards goals and follow-up actions. It's designed to make meetings more productive and engaging, saving hours of work and ensuring that goals are met.

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Applicazione

Steven G. Rogelberg, il professore del Cancelliere presso l'Università della Carolina del Nord a Charlotte, afferma che una riunione efficace riguarda l'ordine del giorno giusto, e l'ordine del giorno giusto riguarda il porre le domande giuste prima, durante e dopo la riunione. Suggerisce le seguenti tattiche per raggiungere questo obiettivo nel suo articolo per Harvard Business Review (HBR):

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Steven G. Rogelberg's meeting agenda tactics align with initiatives to improve corporate communication and efficiency by emphasizing the importance of asking the right questions before, during, and after the meeting. This approach ensures that all participants are on the same page and that the meeting is focused on achieving specific goals. By having a clear agenda, participants can prepare in advance, which leads to more productive discussions. Furthermore, by asking questions after the meeting, it allows for reflection and continuous improvement of the meeting process.

While the content does not provide specific case studies, Steven G. Rogelberg's meeting agenda tactics are widely recognized and implemented in various organizations. His approach emphasizes the importance of asking the right questions before, during, and after the meeting, which has been found to improve meeting productivity and engagement. However, for specific case studies demonstrating the effectiveness of these tactics, one may need to refer to his articles or other scholarly resources.

Steven G. Rogelberg's meeting agenda tactics can be applied in a corporate setting by first understanding the purpose of the meeting and then formulating the right questions to guide the meeting. Before the meeting, questions should be asked to clarify the meeting's objectives and to prepare the participants. During the meeting, questions should be used to guide the discussion and ensure that the meeting's objectives are being met. After the meeting, questions should be asked to evaluate the effectiveness of the meeting and to identify areas for improvement. These tactics can help to make corporate meetings more effective and productive.

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  • Progetta domande che siano specifiche e impegnative - la ricerca mostra che gli obiettivi difficili, ma raggiungibili, sono i tipi di obiettivi più motivanti. "Allo stesso modo, le domande dell'ordine del giorno dovrebbero essere progettate per sfidare, ma non essere così stravaganti che i partecipanti non le prendano sul serio e provino frustrazione," afferma Rogelberg.
  • Collaborare per identificare ciò che conta davvero - per identificare le domande giuste, il leader di una riunione dovrebbe prima generare domande potenziali dal suo punto di vista; poi chiedere ai partecipanti un input mentre l'ordine del giorno viene creato. Dopo che le tue potenziali domande per la riunione sono definite e le intuizioni dei partecipanti sono raccolte, rifletti attentamente sul valore e sull'importanza strategica di ogni domanda, ed escludi le domande meno importanti.
  • Privilegiare le domande più importanti prima - gli studi mostrano che il contenuto all'inizio di un ordine del giorno riceve quantità sproporzionate di tempo e attenzione, indipendentemente dalla sua importanza, dice Rogelberg. Quindi metti le tue domande più convincenti all'inizio della riunione. "Questo non solo garantirà la copertura delle questioni chiave; è anche un modo per attirare rapidamente l'attenzione dei partecipanti e trasmettere il valore della riunione. E mentre è accettabile iniziare una riunione con 5 minuti o giù di lì di notizie e note, dopo che queste si concludono, affronta a tutto campo le domande più impegnative, importanti e spinose," raccomanda.
  • Esegui l'ordine del giorno - quando le tue domande sono finalizzate, distribuisci l'ordine del giorno della riunione in anticipo, in modo che i partecipanti abbiano tempo per prepararsi alle domande da affrontare in una riunione. Rogelberg incoraggia anche i leader delle riunioni a includere l'ordine del giorno direttamente nell'invito alla riunione in modo che sia facile da trovare; poi esegui l'ordine del giorno.Rogelberg dice: "I leader più di successo non considerano solo ciò che dovrebbe essere trattato in una riunione, ma anche come trattare ogni punto."
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The most important questions should be placed at the start of a meeting agenda because studies show that content at the start of an agenda receives disproportionate amounts of time and attention, regardless of its importance. This means that if you want to ensure that the most important issues are thoroughly discussed and given the attention they deserve, they should be placed at the beginning of the agenda.

The strategic importance of potential meeting questions can be evaluated by first generating potential questions from the meeting leader's perspective. Then, ask attendees for input as the agenda is being created. After your own potential meeting questions are defined and the insights from the attendees are collected, carefully reflect on each question's value and strategic importance. Exclude questions that are less important. Prioritize the most important questions first as studies show that content at the start of an agenda receives disproportionate amounts of time and attention, regardless of its importance.

Collaboration plays a crucial role in identifying important agenda points for a meeting. It involves the meeting's leader generating potential questions or points from their perspective, and then seeking input from attendees as the agenda is being created. This collaborative process ensures that all relevant perspectives are considered, and that the most important and strategically valuable questions are prioritized. It helps in excluding less important questions and focusing on what really matters, thereby making the meeting more productive and effective.

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Consigli degli esperti

Abbiamo raccolto citazioni dai leader mondiali del business sulle riunioni che forniscono consigli brillanti e applicabili:

  • Elon Musk: – "Se non stai aggiungendo valore a una riunione, esci o abbandona la chiamata."
  • Bill Gates: – "Hai una riunione per prendere una decisione, non per decidere sulla questione."
  • Jason Fried: – "Le riunioni dovrebbero essere come il sale - un condimento spolverato con cura per migliorare un piatto, non versato in modo sconsiderato su ogni boccone. Troppo sale rovina un piatto. Troppe riunioni distruggono il morale e la motivazione."
  • Mark Zuckerberg: – "chiede alle persone di inviare materiali in anticipo in modo che [il team] possa utilizzare il tempo per la discussione," e "[i team di Facebook] cercano di essere chiari sul [loro] obiettivo quando [loro] si siedono per una riunione - sono [loro] nella stanza per prendere una decisione o per avere una discussione?" dice la Chief Operating Officer di Facebook, Sheryl Sandberg.
  • Sundar Pichai: – "[...] Non so come essere in una riunione e partecipare e essere su email allo stesso tempo. Vedo che alcune persone lo fanno in modo più efficace. Non l'ho mai capito del tutto."
  • Jeff Bezos: – "[Ad Amazon], leggiamo [...] memorandums, in silenzio, durante la riunione. È come un'aula di studio. Tutti si siedono intorno al tavolo, e leggiamo in silenzio, per solitamente circa mezz'ora, per quanto tempo ci vuole per leggere il documento. E poi ne discutiamo."
  • Tim Cook: – "Più lunga è la riunione, meno si realizza."
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Jeff Bezos employs a unique method during meetings where everyone reads memos silently. This is akin to a study hall where everyone sits around the table and reads. This method can contribute to productivity by ensuring that everyone is on the same page before discussions begin. It allows for a deeper understanding of the topics at hand, reduces misunderstandings, and promotes focused and efficient discussions.

Sundar Pichai's comment reflects his personal perspective on multitasking during meetings. He admits that he finds it challenging to participate in a meeting and be on email at the same time. This suggests that he prefers to focus on one task at a time during meetings, rather than attempting to multitask. It also implies that he values active participation and engagement in meetings, which can be compromised when trying to juggle multiple tasks.

Mark Zuckerberg's approach to preparing for and conducting meetings involves asking people to send materials in advance so that the time can be used for discussion. He also tries to be clear about the goal of the meeting - whether it's to make a decision or to have a discussion.

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