Uno studio del Massachusetts Institute of Technology ha dimostrato che, poiché la maggior parte dei professionisti lavora in media 45 anni, è molto probabile che passerai 22 anni in riunioni. A meno che tu non prenda il controllo e renda ogni minuto prezioso. Assicurati che le tue riunioni siano produttive con la nostra presentazione Riunione & Agenda (Parte 2) e utilizzala per risparmiare ore di lavoro per te e i tuoi colleghi e raggiungere sempre i tuoi obiettivi. Per ancora più opzioni di slide, dai un'occhiata al nostro mazzo Meeting & Agenda.
The Meeting & Agenda presentation aligns with the goal of efficient time management in professional settings by providing a structured format for meetings. This structure helps to keep the meeting focused and on track, reducing the likelihood of unnecessary tangents or discussions. Additionally, the presentation can help to clearly define the goals of the meeting, ensuring that all participants are aware of what needs to be achieved. This can lead to more productive discussions and a more efficient use of time.
Without specific resources to compare with, it's challenging to provide a direct comparison. However, the Meeting & Agenda presentation is designed to make meetings more productive and engaging. It can save hours of work and help reach meeting goals. It's effectiveness would depend on how well it's utilized and the specific needs of the user. Comparatively, other resources may offer different features or approaches, but without specific examples, a detailed comparison isn't possible.
Steven G. Rogelberg, il professore del Cancelliere presso l'Università della Carolina del Nord a Charlotte, afferma che una riunione efficace riguarda l'ordine del giorno giusto, e l'ordine del giorno giusto riguarda il porre le domande giuste prima, durante e dopo la riunione. Suggerisce le seguenti tattiche per raggiungere questo obiettivo nel suo articolo per Harvard Business Review (HBR):
Steven G. Rogelberg's tactics enhance business strategy by improving the effectiveness of meetings. He emphasizes the importance of having the right agenda, which is achieved by asking the right questions before, during, and after the meeting. This approach ensures that meetings are productive, goal-oriented, and engaging, which in turn contributes to the overall business strategy by facilitating better decision-making, improving communication, and fostering collaboration.
I'm sorry, but as this is a general question and answer service, we do not have access to specific case studies. However, Steven G. Rogelberg's tactics for effective meetings are widely recognized and implemented in various organizations. His emphasis on the right agenda and asking the right questions before, during, and after the meeting has proven to be effective in making meetings more productive. You may find specific case studies demonstrating the effectiveness of his tactics in business and management journals or by reaching out to organizations that have implemented his tactics.
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Progetta domande che siano specifiche e impegnative - la ricerca mostra che gli obiettivi difficili, ma raggiungibili, sono i tipi di obiettivi più motivanti. "Allo stesso modo, le domande dell'ordine del giorno dovrebbero essere progettate per sfidare, ma non essere così stravaganti che i partecipanti non le prendano sul serio e provino frustrazione," afferma Rogelberg.
Collaborare per identificare ciò che conta davvero - per identificare le domande giuste, il leader di una riunione dovrebbe prima generare domande potenziali dal suo punto di vista; poi chiedere ai partecipanti un input mentre l'ordine del giorno viene creato. Dopo che le tue potenziali domande per la riunione sono definite e le intuizioni dei partecipanti sono raccolte, rifletti attentamente sul valore e sull'importanza strategica di ogni domanda, ed escludi le domande meno importanti.
Privilegiare le domande più importanti prima - gli studi mostrano che il contenuto all'inizio di un ordine del giorno riceve quantità sproporzionate di tempo e attenzione, indipendentemente dalla sua importanza, dice Rogelberg. Quindi metti le tue domande più convincenti all'inizio della riunione. "Questo non solo garantirà la copertura delle questioni chiave; è anche un modo per attirare rapidamente l'attenzione dei partecipanti e trasmettere il valore della riunione. E mentre è accettabile iniziare una riunione con 5 minuti o giù di lì di notizie e note, dopo che queste si concludono, affronta a tutto campo le domande più impegnative, importanti e spinose," raccomanda.
Esegui l'ordine del giorno - quando le tue domande sono finalizzate, distribuisci l'ordine del giorno della riunione in anticipo, in modo che i partecipanti abbiano tempo per prepararsi alle domande da affrontare in una riunione. Rogelberg incoraggia anche i leader delle riunioni a includere l'ordine del giorno direttamente nell'invito alla riunione in modo che sia facile da trovare; poi esegui l'ordine del giorno.Rogelberg dice: "I leader più di successo non considerano solo ciò che dovrebbe essere trattato in una riunione, ma anche come trattare ogni punto."
Not prioritizing important questions in a meeting agenda can lead to several negative consequences. Firstly, it can result in a lack of focus during the meeting, as attendees may spend disproportionate amounts of time on less important topics. This can lead to key issues being overlooked or not given the attention they require. Secondly, it can lead to frustration among attendees, particularly if they feel their time is being wasted on irrelevant discussions. Lastly, it can impact the overall productivity and effectiveness of the meeting, as the meeting may not achieve its intended goals or outcomes.
The most important questions should be privileged at the start of a meeting because studies show that content at the start of an agenda receives disproportionate amounts of time and attention, regardless of its importance. This means that if you place the most important questions at the beginning, they are more likely to be thoroughly discussed and addressed.
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Consigli degli esperti
Abbiamo raccolto citazioni dai leader mondiali del business sulle riunioni che forniscono consigli brillanti e applicabili:
Elon Musk: – "Se non stai aggiungendo valore a una riunione, esci o abbandona la chiamata."
Bill Gates: – "Hai una riunione per prendere una decisione, non per decidere sulla questione."
Jason Fried: – "Le riunioni dovrebbero essere come il sale - un condimento spolverato con cura per migliorare un piatto, non versato in modo sconsiderato su ogni boccone. Troppo sale rovina un piatto. Troppe riunioni distruggono il morale e la motivazione."
Mark Zuckerberg: – "chiede alle persone di inviare materiali in anticipo in modo che [il team] possa utilizzare il tempo per la discussione," e "[i team di Facebook] cercano di essere chiari sul [loro] obiettivo quando [loro] si siedono per una riunione - sono [loro] nella stanza per prendere una decisione o per avere una discussione?" dice la Chief Operating Officer di Facebook, Sheryl Sandberg.
Sundar Pichai: – "[...] Non so come essere in una riunione e partecipare e essere su email allo stesso tempo. Vedo che alcune persone lo fanno in modo più efficace. Non l'ho mai capito del tutto."
Jeff Bezos: – "[Ad Amazon], leggiamo [...] memorandums, in silenzio, durante la riunione. È come un'aula di studio. Tutti si siedono intorno al tavolo, e leggiamo in silenzio, per solitamente circa mezz'ora, per quanto tempo ci vuole per leggere il documento. E poi ne discutiamo."
Tim Cook: – "Più lunga è la riunione, meno si realizza."
Implementing these strategies can have a significant impact on meeting goals and audience engagement. They can make meetings more productive and efficient, leading to better decision-making. They can also enhance audience engagement by ensuring that everyone's time is used effectively and that all participants feel valued and heard. This can lead to improved morale and motivation, and ultimately, better outcomes for the organization.
The insights from successful entrepreneurs can be incorporated into a meeting and agenda presentation in several ways. Firstly, ensure that every participant in the meeting is adding value, as suggested by Elon Musk. If they're not, they should feel free to leave. Secondly, as per Bill Gates' advice, the purpose of the meeting should be to make a decision, not to decide on the question. Thirdly, meetings should be used sparingly and effectively, like salt in a dish, as Jason Fried suggests. Fourthly, Mark Zuckerberg's approach of sending materials in advance for discussion can be adopted. Lastly, Jeff Bezos' method of reading memos silently during the meeting can be incorporated to ensure everyone is on the same page.
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